Sokunkkal megesett már, hogy a zsúfolt Gmail postafiókban rendet szeretnénk tenni. Az egyik leggyakoribb megoldás a levelek archiválása. De mi történik az archivált levelekkel? Hová tűnnek? És ami a legfontosabb, hogyan találhatók meg és hívhatók elő?
Mi az az archiválás a Gmailben?
Az archiválás a Gmailben egy nagyszerű módja annak, hogy leveleket elrejtsünk a beérkező levelek mappából anélkül, hogy véglegesen törölnénk őket. Gondolj rá úgy, mint egy rendrakásra: a fontos, de pillanatnyilag nem szükséges leveleket elpakolod egy dobozba, hogy ne foglalják a helyet, de bármikor előveheted őket, ha szükséged van rájuk.
Az archiválás nem törlés! A törlés a levelet a kukába helyezi, ahonnan egy idő után automatikusan eltávolításra kerül. Az archivált levelek ezzel szemben megmaradnak a Google szerverein, és továbbra is elérhetőek.
Hol találhatók az archivált levelek?
Az archivált levelek nem tűnnek el nyomtalanul. Több helyen is megtalálhatók:
- Minden levél: Ez a legkézenfekvőbb hely. Itt minden levél megtalálható, beleértve a beérkezőket, elküldötteket, piszkozatokat, spam-eket és az archiváltakat is. A „Minden levél” mappa a Gmail bal oldali menüjében található, de lehet, hogy először a „Továbbiak” opcióra kell kattintanod a megjelenítéshez.
- Keresés: A Gmail keresőfunkciója rendkívül hatékony. Ha emlékszel egy kulcsszóra, a feladóra, a címzettre vagy bármilyen más információra a levélből, egyszerűen beírhatod a keresőmezőbe, és a rendszer megtalálja az archivált levelet is.
- Címkék: Ha a leveleket címkékkel rendezted, akkor az archivált levelek is megtalálhatók a megfelelő címke alatt. A címkék szintén a Gmail bal oldali menüjében találhatók.
Hogyan hívhatók elő az archivált levelek?
Az archivált levelek előhívása egyszerű folyamat. Az alábbi lépéseket követve könnyedén visszahozhatod őket a beérkező levelek mappába:
- Keresd meg az archivált levelet: Használd a fent említett módszerek (Minden levél, Keresés, Címkék) egyikét a levél megtalálásához.
- Nyisd meg a levelet: Kattints a levélre a megnyitáshoz.
- Kattints a „Vissza a beérkező levelek közé” ikonra: A megnyitott levél tetején található ikonsorban találsz egy ikonot, amely úgy néz ki, mint egy bejövő mappa nyíllal. Kattints erre az ikonra.
Ezzel a levél azonnal visszakerül a beérkező levelek mappába.
Tippek az archivált levelek kezeléséhez:
- Használj címkéket: A címkék segítségével hatékonyan rendszerezheted a leveleidet, így könnyebben megtalálhatod az archivált tartalmakat is. Különböző címkéket hozhatsz létre projektekhez, feladatokhoz vagy bármilyen más kategóriához, amely segít a rendszerezésben.
- Használd a szűrőket: A szűrőkkel automatikusan archiválhatsz leveleket bizonyos feladóktól vagy bizonyos kulcsszavakkal. Ez hasznos lehet például hírlevelek vagy értesítések automatikus archiválására.
- Rendszeresen nézd át az archivált leveleket: Időről időre érdemes átnézni az archivált leveleket, hogy megbizonyosodj arról, nincsenek-e köztük olyanok, amelyekre már nincs szükséged, és törölheted őket.
- Ne feledd a keresést: A Gmail keresőfunkciója a barátod. Minél pontosabban tudsz keresni, annál gyorsabban megtalálod, amit keresel.
Mi a különbség az archiválás és a némítás között?
A Gmailben van egy „Némítás” funkció is, ami hasonlít az archiváláshoz, de másképp működik. A némítás egy adott beszélgetést „csendben” tart. A némított beszélgetésben érkező új levelek nem jelennek meg a beérkező levelek között, hanem egyenesen az „Minden levél” mappába kerülnek. Csak akkor jelenik meg újra a beérkező levelek között, ha te magad írsz a beszélgetésbe, vagy ha kifejezetten megkeresed és „feloldod” a némítást.
Az archiválás viszont a kiválasztott leveleket helyezi át az „Minden levél” mappába, de a továbbiakban érkező levelek továbbra is a beérkező levelek között jelennek meg.
Összefoglalás
A Gmail archiválás egy remek eszköz a postafiók rendszerezéséhez. Ne félj használni, hiszen az archivált levelek nem vesznek el, könnyen megtalálhatók és előhívhatók. A fenti tippekkel és trükkökkel pedig még hatékonyabban kezelheted az archivált leveleidet, és tisztán tarthatod a beérkező levelek mappádat.
