Adathalmaz szétbontása Excelben több oszlopba

Szinte mindenki találkozott már azzal a helyzettel, amikor egy Excel táblázatban az adatok egyetlen oszlopba vannak zsúfolva, pedig valójában több információt hordoznak. Például a teljes nevek egy oszlopban, a címek egyben, vagy akár termékkódok, amik több részből állnak. Ilyenkor jön kapóra az adathalmaz szétbontása, ami az Excel egyik leghasznosabb funkciója.

Miért Jó Szétbontani az Adatokat?

A szétbontott adatok sokkal könnyebben kezelhetőek és elemezhetőek. Gondoljunk csak bele: ha a neveket külön tudjuk választani a vezetéknévre és keresztnévre, sokkal egyszerűbb lesz rendezni, szűrni, vagy akár névtári listát generálni. Ugyanez igaz a címekre, telefonszámokra, vagy bármilyen más összetett adatra.

Mikor Van Szükség Adatok Szétbontására?

• Amikor importáltunk egy fájlt (pl. CSV, TXT), és az adatok nem megfelelően tagoltak.
• Amikor valaki rosszul formázott adatokat adott meg.
• Amikor egy régi rendszerből exportáltunk adatokat.
• Amikor szeretnénk részletesebb elemzéseket végezni az adatokon.

Az Excel Eszközei az Adatok Szétbontására

Az Excel többféle módszert kínál az adatok szétbontására. A leggyakoribbak:

1. Szöveg Oszlopokba (Text to Columns)

Ez a legelterjedtebb és leggyorsabb módszer, ha az adatok valamilyen elválasztójel mentén tagoltak. Ilyen elválasztójel lehet a vessző, pontosvessző, szóköz, tabulátor, vagy akár egyedi karakter is.

Hogyan Működik a „Szöveg Oszlopokba” Funkció?

1. Jelöljük ki azt az oszlopot, amelyik az szétbontandó adatokat tartalmazza.
2. Kattintsunk a „Adatok” fülre a menüszalagon.
3. Keressük meg a „Szöveg Oszlopokba” (Text to Columns) ikont, és kattintsunk rá. Megnyílik egy varázsló.
4. A varázsló első lépésében válasszuk ki, hogy „Elválasztott” (Delimited) vagy „Fix Szélességű” (Fixed Width) adatokkal van-e dolgunk. Ha az adatok elválasztójelekkel vannak tagolva (pl. vesszővel), válasszuk az „Elválasztott” opciót.
5. A második lépésben adjuk meg az elválasztójelet. Kipipálhatjuk a leggyakoribbakat (pl. „Vessző”, „Szóköz”), vagy megadhatunk egy egyedi karaktert is a „Más” mezőben. Az előnézeti ablakban láthatjuk, hogyan fogja szétbontani az adatokat az Excel.
6. A harmadik lépésben beállíthatjuk az egyes oszlopok adattípusát (pl. „Szöveg”, „Dátum”, „Általános”). Itt azt is megadhatjuk, hogy melyik oszlopokat szeretnénk importálni, és melyikeket nem. Ha nem akarjuk importálni egy oszlopot, válasszuk a „Ne importálja ezt az oszlopot (kihagyás)” opciót.
7. Kattintsunk a „Befejezés” gombra. Az Excel szétbontja az adatokat a kijelölt oszlopokba.

2. A BAL, JOBB és KÖZÉP Függvények Használata

Ha az adatok nem rendelkeznek egyértelmű elválasztójelekkel, de ismerjük az egyes részek hosszát vagy pozícióját, akkor a BAL (LEFT), JOBB (RIGHT) és KÖZÉP (MID) függvényekkel vághatjuk ki a kívánt részeket.

Példa a BAL Függvény Használatára:

Tegyük fel, hogy egy oszlopban termékkódok vannak, amik mindig 5 karakterből állnak, és az első 2 karakter a termék típusa. A B1 cellába a következő képletet írhatjuk:

=BAL(A1;2)

Ez a képlet az A1 cellában lévő szöveg első 2 karakterét fogja kivágni, és a B1 cellába írni.

Példa a JOBB Függvény Használatára:

Ha a termékkód végén található a gyártási év (utolsó 2 karakter), akkor a következő képletet használhatjuk:

=JOBB(A1;2)

Példa a KÖZÉP Függvény Használatára:

Ha a termékkód közepén található a termék színe (pl. a 3. karaktertől kezdve 3 karakter hosszúságban), akkor a következő képletet használhatjuk:

=KÖZÉP(A1;3;3)

3. Flash Fill (Villámkitöltés)

Az Excel 2013-tól kezdve elérhető a Villámkitöltés (Flash Fill) funkció, ami automatikusan felismeri a mintázatokat az adatokban, és kitölti a többi cellát a minta alapján. Ez rendkívül hasznos, ha az adatok nem teljesen szabályosak, de valamilyen logika azért van bennük.

Hogyan Működik a Villámkitöltés?

1. Írjuk be az első néhány sorba a kívánt eredményt kézzel. Például, ha a teljes nevekből szeretnénk kinyerni a vezetékneveket, írjuk be az első néhány vezetéknevet egy szomszédos oszlopba.
2. Kattintsunk a „Adatok” fülre a menüszalagon.
3. Keressük meg a „Villámkitöltés” (Flash Fill) ikont, és kattintsunk rá. Az Excel megpróbálja kitalálni a mintát, és automatikusan kitölti a többi cellát.
4. Ha az eredmény nem tökéletes, javítsuk ki néhány cellát, hogy az Excel jobban megértse a mintát.

Tippek és Trükkök az Adatok Szétbontásához

• Készítsünk biztonsági másolatot az eredeti adatokról, mielőtt bármilyen módosítást végzünk.
• Ha bonyolultabb szétbontásra van szükség, kombinálhatjuk a különböző módszereket (pl. a „Szöveg Oszlopokba” funkciót a BAL, JOBB és KÖZÉP függvényekkel).
• Használhatjuk a TALÁL (FIND) függvényt az elválasztójelek pozíciójának megtalálására, majd a BAL, JOBB és KÖZÉP függvényekkel vághatjuk ki a kívánt részeket.
• Ha az adatok nagyon szabálytalanok, akkor érdemes lehet egyedi VBA makrót írni a szétbontáshoz.

Összegzés

Az adatok szétbontása az Excelben elengedhetetlen a hatékony adatkezeléshez és elemzéshez. A cikkben bemutatott módszerekkel könnyedén átalakíthatjuk a zsúfolt adatokat strukturált és jól kezelhető formátumra. Próbáljuk ki a különböző módszereket, és válasszuk ki azt, ami a legjobban megfelel az adott feladatnak!