Az Access lekérdezések hatékony eszközt jelentenek az adatok kinyerésére és rendszerezésére egy adatbázisból. Gyakran előfordul, hogy az eredményhalmazt nem csak egy, hanem több mező alapján szeretnénk rendezni. Ez a cikk részletesen bemutatja, hogyan végezhető el a többszintű rendezés egy Access lekérdezésben, különös figyelmet fordítva az elsődleges rendezési mező helyes beállítására.
Miért van szükség többszintű rendezésre?
Képzeljük el, hogy van egy táblánk, amelyben a vásárlók adatai szerepelnek, beleértve a nevüket és a vásárlásaik időpontját. Ha csak a név alapján rendeznénk a listát, akkor az azonos nevű vásárlók adatai összekeverednének. Ebben az esetben a vásárlás időpontja alapján történő másodlagos rendezés biztosítja, hogy az azonos nevű vásárlók a vásárlásuk időpontja szerint növekvő sorrendben jelenjenek meg.
A többszintű rendezés tehát lehetővé teszi, hogy az adatokat hierarchikus módon, több szempont szerint csoportosítsuk, így sokkal átláthatóbb és könnyebben értelmezhető eredményeket kapjunk.
Hogyan végezzünk többszintű rendezést Access lekérdezésben?
A többszintű rendezés beállítása Access lekérdezésben meglehetősen egyszerű, és grafikus felületen keresztül is elvégezhető. A következő lépések bemutatják, hogyan kell eljárni:
- Lekérdezés létrehozása: Nyissuk meg az Access adatbázist, és hozzunk létre egy új lekérdezést a „Létrehozás” fülön, a „Lekérdezés tervező” opciót választva.
- Táblák hozzáadása: Adjuk hozzá a lekérdezéshez azokat a táblákat, amelyekből az adatokat ki szeretnénk nyerni.
- Mezők kiválasztása: Húzzuk át a táblák mezőit a lekérdezés tervezőfelületére. Ezek a mezők fognak megjelenni az eredményhalmazban.
- Rendezési beállítások: A lekérdezés tervezőfelületén a „Rendezés” sorban állíthatjuk be az egyes mezők rendezési sorrendjét. A legördülő menüből választhatunk a „Növekvő” vagy „Csökkenő” opciók közül.
- Fontossági sorrend: A rendezési sorrend a mezők sorrendjével határozható meg a tervezőfelületen. Az a mező, amelyik a legbaloldalibb oszlopban van, az lesz az elsődleges rendezési mező. A tőle jobbra található mezők lesznek a másodlagos, harmadlagos, stb. rendezési mezők.
Példa: Vásárlói adatok rendezése
Tegyük fel, hogy van egy „Vásárlók” táblánk, amely a következő mezőket tartalmazza: „Vezetéknév”, „Keresztnév” és „VásárlásDátuma”. Szeretnénk a vásárlókat először vezetéknév, majd keresztnév, és végül a vásárlás dátuma szerint rendezni.
- Hozzuk létre a lekérdezést, és adjuk hozzá a „Vásárlók” táblát.
- Húzzuk át a „Vezetéknév”, „Keresztnév” és „VásárlásDátuma” mezőket a tervezőfelületre.
- Állítsuk a „Vezetéknév” mező „Rendezés” sorát „Növekvő”-re.
- Állítsuk a „Keresztnév” mező „Rendezés” sorát „Növekvő”-re.
- Állítsuk a „VásárlásDátuma” mező „Rendezés” sorát „Növekvő”-re.
Ebben az esetben a „Vezetéknév” mező lesz az elsődleges rendezési mező, a „Keresztnév” a másodlagos, és a „VásárlásDátuma” a harmadlagos. Az eredményhalmazban a vásárlók először vezetéknév szerint lesznek sorba rendezve, majd az azonos vezetéknevű vásárlók keresztnevük szerint, és végül az azonos vezetéknév és keresztnévvel rendelkező vásárlók a vásárlásuk dátuma szerint.
Fontos szempontok
- Null értékek kezelése: Az Access alapértelmezés szerint a NULL értékeket a rendezés során a lista végére helyezi. Ha ezt meg szeretnénk változtatni, akkor a lekérdezés SQL nézetében kell módosítanunk a lekérdezést.
- Indexek használata: A rendezési sebesség jelentősen javítható indexek használatával. Érdemes indexeket létrehozni azokon a mezőkön, amelyeket gyakran használunk a rendezéshez.
- SQL nézet: A lekérdezések rendezési beállításai az SQL nézetben is megtekinthetők és módosíthatók. Az SQL nézetben a „ORDER BY” záradék felelős a rendezésért.
Összefoglalás
A többszintű rendezés egy hatékony eszköz az Access lekérdezésekben, amely lehetővé teszi az adatok hierarchikus módon történő rendszerezését. A rendezési mezők sorrendjének helyes beállításával biztosíthatjuk, hogy az eredményhalmaz a kívánt módon jelenjen meg. A cikkben bemutatott lépések és példák segítségével könnyedén elsajátítható a többszintű rendezés technikája.