Szeretnéd biztosítani, hogy az Excel táblázatodban csak a megfelelő adatok szerepeljenek? Unod már a hibás beviteleket, amik aztán fejfájást okoznak az adatok elemzésekor? Jó hírünk van! Az Excel adatérvényesítés funkciója pontosan erre lett kitalálva. Segítségével könnyedén megakadályozhatod a nem kívánt értékek beírását a cellákba, legyen szó számokról, dátumokról, szövegekről vagy akár listákról.
Mi is az az Adatérvényesítés?
Az adatérvényesítés egy olyan eszköz az Excelben, amely lehetővé teszi, hogy szabályokat állíts be a cellák tartalmára vonatkozóan. Gondolj rá úgy, mint egy virtuális biztonsági őrre, ami figyeli, hogy mi kerül a cellákba, és csak a szabályoknak megfelelő beviteleket engedi át. Ez különösen hasznos, ha:
- Formulákkal dolgozol, amik bizonyos adattípusokra épülnek.
- Adatokat gyűjtesz másoktól és szeretnéd minimalizálni a hibákat.
- Egyértelművé szeretnéd tenni a felhasználók számára, hogy milyen adatokat kell beírni.
Hogyan korlátozzuk a cellákba beírt számokat?
Ebben a cikkben kifejezetten arra fogunk fókuszálni, hogy hogyan korlátozhatod a cellákba beírt számokat. Nézzük is meg lépésről lépésre!
1. A cellák kiválasztása
Először is, válaszd ki azokat a cellákat, amelyekre az adatérvényesítést alkalmazni szeretnéd. Ez lehet egyetlen cella, egy cellatartomány, egy oszlop vagy akár egy egész munkalap is. Kattints az első cellára, majd húzd az egeret a többi cella fölött, vagy használd a Ctrl (Windows) / Cmd (Mac) gombot, hogy nem összefüggő cellákat jelölj ki.
2. Az Adatérvényesítés párbeszédpanel megnyitása
Miután kiválasztottad a cellákat, lépj a „Data” (Adatok) fülre a menüszalagon, majd kattints az „Data Validation” (Adatérvényesítés) gombra. Egy legördülő menü fog megjelenni, ahol ismét az „Data Validation” (Adatérvényesítés) opciót kell választanod. Ekkor megjelenik az Adatérvényesítés párbeszédpanel.
3. A Feltétel beállítása
Az Adatérvényesítés párbeszédpanelen három fül található: „Settings” (Beállítások), „Input Message” (Bemeneti üzenet) és „Error Alert” (Hibaüzenet). Kezdjük a „Settings” (Beállítások) füllel.
A „Allow” (Engedélyez) legördülő menüben válaszd ki a „Whole number” (Egész szám) vagy „Decimal” (Tizedes szám) opciót attól függően, hogy milyen típusú számokat szeretnél engedélyezni.
A „Data” (Adat) legördülő menüben kiválaszthatod a feltételt, aminek a számnak meg kell felelnie. Néhány népszerű lehetőség:
- between (között): Az értéknek egy adott tartományba kell esnie. Itt meg kell adnod a minimum és maximum értéket.
- not between (nem között): Az érték nem eshet egy adott tartományba. Itt is meg kell adnod a minimum és maximum értéket.
- equal to (egyenlő): Az értéknek pontosan meg kell egyeznie a megadott értékkel.
- not equal to (nem egyenlő): Az érték nem egyezhet meg a megadott értékkel.
- greater than (nagyobb, mint): Az értéknek nagyobbnak kell lennie a megadott értéknél.
- less than (kisebb, mint): Az értéknek kisebbnek kell lennie a megadott értéknél.
- greater than or equal to (nagyobb vagy egyenlő): Az értéknek nagyobbnak vagy egyenlőnek kell lennie a megadott értéknél.
- less than or equal to (kisebb vagy egyenlő): Az értéknek kisebbnek vagy egyenlőnek kell lennie a megadott értéknél.
A kiválasztott feltételnek megfelelően meg kell adnod a megfelelő értékeket a „Minimum” és „Maximum” mezőkbe (ha a „between” vagy „not between” opciót választottad), vagy az „Value” mezőbe (a többi opció esetén).
4. Bemeneti Üzenet és Hibaüzenet beállítása
A „Input Message” (Bemeneti üzenet) fülön beállíthatsz egy üzenetet, ami megjelenik, amikor a felhasználó a kiválasztott cellára kattint. Ezzel segítheted a felhasználót a helyes adatok bevitelében. Írd be az üzenet címét a „Title” (Cím) mezőbe, és magát az üzenetet a „Input message” (Bemeneti üzenet) mezőbe.
Az „Error Alert” (Hibaüzenet) fülön beállíthatsz egy üzenetet, ami akkor jelenik meg, ha a felhasználó érvénytelen adatot próbál beírni. Itt is megadhatsz egy címet („Title”) és egy üzenetet („Error message”). A „Style” (Stílus) legördülő menüben kiválaszthatod a hibaüzenet típusát:
- Stop (Állj): A felhasználó nem tudja beírni az érvénytelen adatot.
- Warning (Figyelmeztetés): A felhasználó figyelmeztetést kap, de beírhatja az érvénytelen adatot.
- Information (Információ): A felhasználó tájékoztatást kap, de beírhatja az érvénytelen adatot.
A „Stop” opciót javasoljuk, ha szigorúan szeretnéd korlátozni a beviteleket.
5. Alkalmazás és tesztelés
Miután beállítottad a feltételeket, a bemeneti üzenetet és a hibaüzenetet, kattints az „OK” gombra. Most teszteld a beállításaidat! Próbálj meg érvényes és érvénytelen adatokat beírni a kiválasztott cellákba. Ha mindent jól csináltál, a megfelelő üzeneteknek kell megjelenniük.
Példák
Nézzünk néhány konkrét példát:
- Életkor korlátozása (18-65 év): Válaszd ki a cellákat, válaszd a „Whole number” (Egész szám) típust, a „between” (között) feltételt, a minimum értéket 18-ra, a maximum értéket 65-re.
- Pontszám korlátozása (0-100 pont): Válaszd ki a cellákat, válaszd a „Whole number” (Egész szám) típust, a „between” (között) feltételt, a minimum értéket 0-ra, a maximum értéket 100-ra.
- Minimum érték (legalább 10): Válaszd ki a cellákat, válaszd a „Whole number” (Egész szám) típust, a „greater than or equal to” (nagyobb vagy egyenlő) feltételt, és az értéket 10-re.
Haladó Tippek
- Adatérvényesítés másolása: Ha egy cellára már beállítottad az adatérvényesítést, másold ki a cellát, majd jelöld ki azokat a cellákat, amelyekre szeretnéd alkalmazni a beállítást, és használd a „Paste Special” (Irányított beillesztés) funkciót, majd válaszd a „Validation” (Érvényesítés) opciót.
- Körbejáró jelölés: Az „Error Alert” (Hibaüzenet) fülön bekapcsolhatod a „Show error alert after invalid data is entered” (Hibaüzenet megjelenítése érvénytelen adat beírása után) opciót. Ezzel megakadályozhatod a felhasználót abban, hogy érvénytelen adatot írjon be.
- Adatérvényesítés eltávolítása: Ha el szeretnéd távolítani az adatérvényesítést a cellákról, válaszd ki a cellákat, lépj az „Data Validation” (Adatérvényesítés) párbeszédpanelre, és kattints a „Clear All” (Mindet töröl) gombra.
Az Excel adatérvényesítés egy rendkívül hasznos eszköz, amivel sok időt és energiát spórolhatsz meg. Használd bátran a fenti tippeket, és tegyél szert tiszta, hibamentes adatokra!