Im heutigen digitalen Zeitalter ist der Datenschutz ein wachsendes Anliegen, insbesondere im beruflichen Umfeld. Microsoft Office 365, das von Millionen Unternehmen weltweit genutzt wird, bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Steigerung der Produktivität. Dazu gehören auch sogenannte „Verbundene Erfahrungen“, die zwar nützlich sein können, aber auch Bedenken hinsichtlich der Datenerfassung und -verarbeitung aufwerfen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was „Verbundene Erfahrungen” sind, welche Datenschutz-Implikationen sie haben und wie Sie sie deaktivieren können, um die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens zu schützen.
Was sind „Verbundene Erfahrungen” in Office 365?
Microsofts „Verbundene Erfahrungen” sind cloudbasierte Funktionen in Office 365, die darauf abzielen, Ihre Arbeit zu vereinfachen und Ihre Produktivität zu steigern. Sie nutzen künstliche Intelligenz (KI) und andere Online-Dienste, um Ihnen kontextbezogene Informationen, Vorschläge und Hilfestellungen zu bieten. Einige Beispiele für „Verbundene Erfahrungen” sind:
* **Designer in PowerPoint:** Bietet Designvorschläge, um Ihre Präsentationen optisch ansprechender zu gestalten.
* **Editor in Word:** Überprüft Ihre Grammatik, Rechtschreibung und Ihren Stil und bietet Verbesserungsvorschläge.
* **Übersetzer in Word, Excel, PowerPoint und Outlook:** Ermöglicht die Übersetzung von Texten in verschiedene Sprachen direkt in den Office-Anwendungen.
* **Research in Word:** Bietet Zugriff auf Online-Ressourcen, um Ihre Recherchen zu unterstützen.
* **Smarte Suche:** Ermöglicht die Suche nach Informationen und Definitionen innerhalb von Word.
* **3D-Modelle:** Ermöglicht das Einfügen und Bearbeiten von 3D-Modellen in Dokumente.
* **Karten-Diagramm in Excel:** Erstellt Karten basierend auf Ihren Daten.
Diese Funktionen sind standardmäßig aktiviert, um den Benutzern von Office 365 einen Mehrwert zu bieten. Allerdings sammeln und verarbeiten sie Daten über Ihre Nutzung von Office-Anwendungen, um Ihnen personalisierte Vorschläge und Hilfestellungen zu geben.
Die Datenschutz-Implikationen von „Verbundene Erfahrungen”
Obwohl „Verbundene Erfahrungen” Ihre Arbeit erleichtern können, ist es wichtig, die Datenschutz-Implikationen zu berücksichtigen. Microsoft erfasst Daten über Ihre Nutzung dieser Funktionen, um sie zu verbessern und Ihnen relevantere Vorschläge zu machen. Diese Daten können Folgendes umfassen:
* **Text und Inhalte aus Ihren Dokumenten:** Die KI analysiert möglicherweise den Text, den Sie in Word, Excel oder PowerPoint eingeben, um Ihnen Vorschläge zu machen.
* **Metadaten:** Informationen über Ihre Dokumente, wie z. B. Dateiname, Erstellungsdatum, Autor und verwendete Funktionen.
* **Nutzungsdaten:** Informationen darüber, wie Sie die „Verbundenen Erfahrungen” nutzen, z. B. welche Vorschläge Sie annehmen oder ablehnen.
* **Diagnosedaten:** Technische Daten über die Leistung der Anwendungen und eventuelle Fehler.
Diese Daten werden an Microsoft-Server gesendet und dort verarbeitet. Während Microsoft betont, dass die Daten anonymisiert und aggregiert werden, um die Privatsphäre der Benutzer zu schützen, besteht dennoch das Risiko, dass sensible Informationen offengelegt werden. Insbesondere Unternehmen, die mit vertraulichen Daten arbeiten, sollten die Datenschutz-Risiken von „Verbundenen Erfahrungen” sorgfältig abwägen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen sind verpflichtet, die Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden zu schützen und sicherzustellen, dass die Datenverarbeitung transparent und rechtmäßig erfolgt. Die Nutzung von „Verbundenen Erfahrungen” kann unter Umständen eine zusätzliche Herausforderung darstellen, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
Warum Sie „Verbundene Erfahrungen” deaktivieren sollten
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie die „Verbundenen Erfahrungen” in Office 365 deaktivieren sollten:
* **Datenschutz:** Der wichtigste Grund ist der Schutz Ihrer Daten. Durch die Deaktivierung verhindern Sie, dass Microsoft Daten über Ihre Nutzung von Office-Anwendungen sammelt und verarbeitet.
* **Compliance:** Die Deaktivierung kann Ihnen helfen, die Anforderungen der DSGVO und anderer Datenschutz-Gesetze einzuhalten.
* **Sicherheit:** Weniger Daten, die an externe Server gesendet werden, reduzieren das Risiko von Datenlecks und Cyberangriffen.
* **Kontrolle:** Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten und entscheiden selbst, welche Funktionen Sie nutzen möchten.
* **Leistung:** In einigen Fällen kann die Deaktivierung der „Verbundenen Erfahrungen” die Leistung von Office-Anwendungen verbessern, da weniger Ressourcen für die Datenübertragung und -verarbeitung benötigt werden.
So deaktivieren Sie „Verbundene Erfahrungen” in Office 365
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die „Verbundenen Erfahrungen” in Office 365 zu deaktivieren:
**1. Deaktivierung für einzelne Benutzer:**
* Öffnen Sie eine beliebige Office 365-Anwendung (z. B. Word, Excel oder PowerPoint).
* Klicken Sie auf „Datei” in der oberen linken Ecke.
* Klicken Sie auf „Optionen”.
* Wählen Sie im linken Menü „Trust Center” aus.
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen für das Trust Center”.
* Wählen Sie im linken Menü „Datenschutzoptionen”.
* Suchen Sie den Abschnitt „Datenschutzeinstellungen für alle Office-Anwendungen”.
* Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle verbundenen Erfahrungen deaktivieren”.
* Klicken Sie auf „OK”, um die Änderungen zu speichern.
Diese Methode deaktiviert die „Verbundenen Erfahrungen” für den aktuellen Benutzer auf dem aktuellen Gerät. Wiederholen Sie diese Schritte auf jedem Gerät, auf dem Sie Office 365 verwenden.
**2. Deaktivierung für alle Benutzer in einer Organisation (mit Gruppenrichtlinien):**
Diese Methode ist für IT-Administratoren gedacht, die die „Verbundenen Erfahrungen” für alle Benutzer in ihrer Organisation deaktivieren möchten.
* Laden Sie die neuesten Administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) für Office herunter: [https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=49030](https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=49030). **WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version herunterladen.**
* Installieren Sie die ADMX/ADML-Dateien auf Ihrem Domänencontroller oder einem Computer, der für die Bearbeitung von Gruppenrichtlinien verwendet wird. Normalerweise bedeutet das, die .admx-Dateien in `C:WindowsPolicyDefinitions` und die .adml-Dateien in den entsprechenden Sprachordner (z.B. `C:WindowsPolicyDefinitionsde-DE`) zu kopieren.
* Öffnen Sie die Gruppenrichtlinienverwaltung (GPMC.msc).
* Erstellen Sie ein neues Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) oder bearbeiten Sie ein bestehendes GPO, das für Ihre Office 365-Benutzer gilt.
* Navigieren Sie zu „Benutzerkonfiguration” -> „Richtlinien” -> „Administrative Vorlagen” -> „Microsoft Office 2016” -> „Datenschutzoptionen”.
* Suchen Sie die Einstellung „Verwendung von verbundenen Diensten in Office erlauben”.
* Doppelklicken Sie auf die Einstellung und wählen Sie „Deaktiviert”.
* Klicken Sie auf „Übernehmen” und „OK”, um die Änderungen zu speichern.
Es gibt auch granularere Steuerungsmöglichkeiten über Gruppenrichtlinien:
* **Bestimmte verbundene Erfahrungen erlauben:** Sie können die Option „Verwendung von verbundenen Diensten in Office erlauben” auf „Aktiviert” setzen und dann spezifische Einstellungen darunter konfigurieren, um nur bestimmte verbundene Erfahrungen zu erlauben (z.B. nur die Hilfefunktion).
* **Zusätzliche verbundene Erfahrungen erlauben (optional):** Diese Richtlinie steuert Funktionen, die optionale Downloads oder Anmeldungen erfordern, um zu funktionieren (z. B. 3D-Modelle).
* **Verbundenen Erfahrungen, die Inhalte analysieren, erlauben:** Diese Richtlinie kontrolliert Funktionen, die Ihre Inhalte analysieren (z. B. Editor in Word).
* **Verbundenen Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen, erlauben:** Diese Richtlinie kontrolliert Funktionen, die Onlineinhalte herunterladen (z. B. Onlinevideos).
* Verbinden Sie das GPO mit der Organisationseinheit (OU), die Ihre Office 365-Benutzer enthält.
Nachdem die Gruppenrichtlinie angewendet wurde, werden die „Verbundenen Erfahrungen” für alle Benutzer in der Organisation deaktiviert.
**3. Deaktivierung mit der Office Cloud Policy Service:**
Für cloudbasierte Umgebungen bietet Microsoft den Office Cloud Policy Service. Dies ist ein webbasiertes Tool, mit dem Sie Richtlinien für Office 365-Anwendungen zentral verwalten können. Die Konfiguration ähnelt der mit Gruppenrichtlinien, bietet aber eine cloudbasierte Alternative ohne die Notwendigkeit eines lokalen Domänencontrollers. Informationen zur Nutzung finden Sie in der Microsoft-Dokumentation.
**Wichtiger Hinweis:** Es kann einige Zeit dauern, bis die Änderungen der Gruppenrichtlinien oder des Office Cloud Policy Service wirksam werden. Benutzer müssen möglicherweise ihre Office-Anwendungen neu starten oder sich ab- und wieder anmelden, damit die Änderungen übernommen werden.
Fazit
Der Datenschutz ist ein wichtiges Anliegen, insbesondere im beruflichen Umfeld. Die „Verbundenen Erfahrungen” in Office 365 bieten zwar nützliche Funktionen, bergen aber auch Datenschutz-Risiken. Indem Sie die „Verbundenen Erfahrungen” deaktivieren, können Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens schützen und die Einhaltung der DSGVO sicherstellen. Die hier beschriebenen Methoden ermöglichen es Ihnen, die Kontrolle über Ihre Daten zu behalten und die Nutzung von Office 365 an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Denken Sie daran, die beste Methode für Ihre Organisation hängt von Ihrer IT-Infrastruktur und Ihren Richtlinien ab. Regelmäßige Überprüfung der Datenschutz-Einstellungen ist essenziell, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den Anforderungen entspricht und die Privatsphäre der Benutzer geschützt wird.