Die Digitalisierung hat unser Leben in vielerlei Hinsicht vereinfacht – und das gilt auch für das Unterschreiben von Dokumenten. Vergessen Sie das Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden per Post! Heutzutage können Sie Word-Dokumente ganz einfach elektronisch unterschreiben, und das auch noch rechtsgültig. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das geht und worauf Sie achten müssen.
Warum Word-Dokumente elektronisch unterschreiben?
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Der Prozess ist deutlich schneller als das herkömmliche Verfahren.
- Kostenersparnis: Sie sparen Papier, Druckertinte und Versandkosten.
- Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
- Effizienz: Dokumente können schneller bearbeitet und versendet werden.
- Sicherheit: Elektronische Signaturen können manipulationssicher sein und die Authentizität des Dokuments gewährleisten.
Gerade in Zeiten von Homeoffice und verteilten Teams ist die elektronische Signatur eine unverzichtbare Technologie.
Die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die sich in ihrer Sicherheitsstufe und Rechtsgültigkeit unterscheiden. Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) der Europäischen Union definiert drei Stufen:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Die einfachste Form, die keine besonderen Sicherheitsanforderungen erfüllt. Sie ist in der Regel nicht rechtsgültig, es sei denn, ihre Beweiskraft wird im Einzelfall nachgewiesen. Ein Beispiel ist das Einfügen eines gescannten Unterschriftenbildes in ein Word-Dokument.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen, unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden und so mit den unterzeichneten Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung erkennbar ist.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die höchste Sicherheitsstufe. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt. Die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Welche Art der elektronischen Signatur Sie benötigen, hängt vom Anwendungsfall und den rechtlichen Anforderungen ab. Für einfache Dokumente, die keine hohe Beweiskraft erfordern, kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichend sein. Bei Verträgen, die rechtlich bindend sein müssen, ist in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
So unterschreiben Sie Word-Dokumente elektronisch: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Word-Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Wir stellen Ihnen einige der gängigsten Methoden vor:
1. Microsoft Word selbst
Microsoft Word bietet eine integrierte Funktion zum Hinzufügen von digitalen Signaturen. Diese Funktion ist jedoch in ihren Möglichkeiten begrenzt und bietet in der Regel nur eine einfache elektronische Signatur.
- Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie unterschreiben möchten.
- Klicken Sie auf „Datei” > „Informationen”.
- Klicken Sie auf „Dokument schützen” > „Digitale Signatur hinzufügen”.
- Geben Sie im Feld „Zweck des Signierens dieses Dokuments” einen Grund für die Signatur an.
- Klicken Sie auf „Signieren”.
- Wählen Sie ein Zertifikat aus, falls Sie bereits eines haben. Andernfalls können Sie ein neues Zertifikat erstellen.
- Geben Sie Ihr Passwort ein (falls erforderlich) und klicken Sie auf „OK”.
Beachten Sie, dass diese Methode in der Regel nur eine einfache elektronische Signatur erzeugt. Für rechtsgültige Unterschriften benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur.
2. Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Sign (früher bekannt als Adobe EchoSign) ist eine weit verbreitete Lösung für elektronische Signaturen. Es bietet verschiedene Sicherheitsstufen und ist sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen geeignet.
- Laden Sie das Word-Dokument in Adobe Acrobat Sign hoch.
- Fügen Sie Signaturfelder an den gewünschten Stellen im Dokument hinzu.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein.
- Versenden Sie das Dokument zur Unterschrift.
- Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
- Sie können das Dokument online einsehen und mit einer elektronischen Signatur versehen.
- Nachdem alle Unterzeichner unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten eine Kopie des signierten Dokuments.
Adobe Acrobat Sign unterstützt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, einschließlich fortgeschrittener und qualifizierter Signaturen. Die genauen Funktionen hängen von Ihrem Abonnement ab.
3. DocuSign
DocuSign ist ein weiterer führender Anbieter von elektronischen Signaturlösungen. Es bietet ähnliche Funktionen wie Adobe Acrobat Sign und ist ebenfalls weit verbreitet.
- Laden Sie das Word-Dokument in DocuSign hoch.
- Fügen Sie Signaturfelder an den gewünschten Stellen im Dokument hinzu.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein.
- Versenden Sie das Dokument zur Unterschrift.
- Die Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Dokument.
- Sie können das Dokument online einsehen und mit einer elektronischen Signatur versehen.
- Nachdem alle Unterzeichner unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten eine Kopie des signierten Dokuments.
Auch DocuSign unterstützt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen und bietet eine Vielzahl von Integrationen mit anderen Anwendungen.
4. Weitere Anbieter von elektronischen Signaturlösungen
Neben Adobe Acrobat Sign und DocuSign gibt es noch eine Reihe weiterer Anbieter von elektronischen Signaturlösungen, wie z.B.:
- SignNow
- HelloSign
- PandaDoc
- Nitro Sign
Die Wahl des richtigen Anbieters hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Ihrem Budget ab. Vergleichen Sie die verschiedenen Angebote sorgfältig, bevor Sie sich entscheiden.
Worauf Sie bei der Wahl einer elektronischen Signaturlösung achten sollten
Bei der Auswahl einer elektronischen Signaturlösung sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
- Sicherheitsstandards: Achten Sie darauf, dass die Lösung den relevanten Sicherheitsstandards entspricht, wie z.B. eIDAS in der EU.
- Rechtsgültigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Lösung die erforderliche Art von elektronischer Signatur für Ihre Anwendungsfälle unterstützt (EES, FES oder QES).
- Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung sollte einfach zu bedienen sein, sowohl für Sie als auch für Ihre Unterzeichner.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob die Lösung sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt (z.B. CRM, ERP).
- Preis: Vergleichen Sie die Preise der verschiedenen Anbieter und wählen Sie das Angebot, das am besten zu Ihrem Budget passt.
- Support: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter einen guten Kundensupport bietet, falls Sie Fragen oder Probleme haben.
Rechtliche Aspekte der elektronischen Signatur
Die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen ist in vielen Ländern gesetzlich geregelt. In der Europäischen Union ist die eIDAS-Verordnung die maßgebliche Rechtsgrundlage. Sie regelt die Anerkennung und Verwendung von elektronischen Signaturen und legt die Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitsstufen fest.
Es ist wichtig, sich vor der Verwendung einer elektronischen Signatur über die geltenden rechtlichen Bestimmungen in Ihrem Land oder Ihrer Region zu informieren. Sprechen Sie im Zweifelsfall mit einem Rechtsanwalt, um sicherzustellen, dass Ihre elektronischen Signaturen rechtsgültig sind.
Fazit
Das elektronische Unterschreiben von Word-Dokumenten ist eine einfache, effiziente und sichere Möglichkeit, Papier zu sparen und Prozesse zu beschleunigen. Mit den richtigen Werkzeugen und der Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen können Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen rechtsgültig unterzeichnen. Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und machen Sie Ihr Büro papierlos!
