E-Mails sind heutzutage mehr als nur elektronische Nachrichten. Sie sind oft wichtige Dokumente, Rechnungen, Vereinbarungen und Erinnerungen. Deshalb ist es so wichtig, dass wir unsere wichtigsten Nachrichten sichern. Im neuen Outlook gibt es einige Möglichkeiten, einzelne E-Mails lokal zu speichern, um sicherzustellen, dass Sie Ihre wertvollen Informationen immer zur Hand haben. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch verschiedene Methoden, um Ihre E-Mails sicher und zuverlässig zu archivieren.
Warum E-Mails lokal speichern?
Cloud-basierte E-Mail-Dienste wie Outlook bieten zwar Bequemlichkeit und Zugänglichkeit, aber es gibt triftige Gründe, warum Sie Ihre E-Mails auch lokal speichern sollten:
- Datensicherheit: Eine lokale Sicherung bietet eine zusätzliche Schutzschicht gegen Datenverlust aufgrund von Hackerangriffen, Serverausfällen oder Kontosperrungen.
- Offline-Zugriff: Sie können Ihre E-Mails jederzeit abrufen, auch wenn Sie keine Internetverbindung haben.
- Kontrolle und Unabhängigkeit: Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten und sind nicht von einem bestimmten E-Mail-Anbieter abhängig.
- Compliance: Für bestimmte Branchen oder Berufe können gesetzliche Anforderungen zur Datensicherung bestehen.
- Langzeitarchivierung: E-Mail-Anbieter können Speicherbeschränkungen haben. Die lokale Speicherung ermöglicht eine unbegrenzte Archivierung wichtiger Korrespondenz.
Methoden zum Speichern einzelner E-Mails im neuen Outlook
Das neue Outlook bietet verschiedene Optionen, um einzelne E-Mails lokal zu speichern. Wir werden die gängigsten und effektivsten Methoden durchgehen.
1. E-Mail als Datei speichern (.msg-Format)
Dies ist die einfachste und vielleicht zuverlässigste Methode, um eine einzelne E-Mail zu speichern. Das .msg-Format bewahrt die E-Mail in ihrem ursprünglichen Zustand, einschließlich Anhängen, Formatierungen und Kopfzeileninformationen.
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, im neuen Outlook.
- Klicken Sie auf die drei Punkte (…) in der oberen rechten Ecke des E-Mail-Fensters.
- Wählen Sie „Speichern unter” aus dem Dropdown-Menü.
- Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer.
- Stellen Sie sicher, dass der Dateityp als „.msg” (Outlook-Nachricht) eingestellt ist.
- Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen.
- Klicken Sie auf „Speichern”.
Vorteile:
- Einfache und schnelle Methode.
- Bewahrt die E-Mail-Formatierung und Anhänge.
- Die .msg-Datei kann problemlos mit anderen Outlook-Benutzern geteilt werden.
Nachteile:
- Nur für einzelne E-Mails geeignet, nicht für Massenexport.
- Erfordert Outlook zum Öffnen (oder einen .msg-Viewer).
2. E-Mail als PDF speichern
Das Speichern einer E-Mail als PDF ist eine gute Option, wenn Sie die E-Mail in einem universellen Format sichern möchten, das auf nahezu jedem Gerät geöffnet werden kann. PDF-Dateien sind auch schwerer zu bearbeiten, was die Integrität der E-Mail sicherstellt.
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, im neuen Outlook.
- Klicken Sie auf die drei Punkte (…) in der oberen rechten Ecke des E-Mail-Fensters.
- Wählen Sie „Drucken” aus dem Dropdown-Menü.
- Im Druckdialogfenster wählen Sie „Microsoft Print to PDF” (oder einen anderen PDF-Drucker, falls installiert) als Drucker aus.
- Klicken Sie auf „Drucken”.
- Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer.
- Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen.
- Klicken Sie auf „Speichern”.
Vorteile:
- Universelles Format, das auf jedem Gerät geöffnet werden kann.
- Sicherstellt die Integrität der E-Mail (schwer zu bearbeiten).
Nachteile:
- Anhänge werden nicht direkt in der PDF-Datei gespeichert (sie müssen separat gespeichert werden).
- Die Formatierung kann leicht abweichen.
- Die Suche innerhalb der PDF-Datei kann manchmal ungenau sein, besonders bei komplexen Formatierungen.
3. Kopieren und Einfügen in ein Textdokument
Dies ist die einfachste, aber auch die am wenigsten empfehlenswerte Methode, um eine E-Mail zu sichern. Sie kopieren einfach den Text der E-Mail und fügen ihn in ein Textdokument (z.B. Microsoft Word oder Notepad) ein.
- Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten, im neuen Outlook.
- Markieren Sie den gesamten Text der E-Mail (Strg+A oder Cmd+A).
- Kopieren Sie den Text (Strg+C oder Cmd+C).
- Öffnen Sie ein Textdokument (z.B. Microsoft Word, Notepad, TextEdit).
- Fügen Sie den Text in das Dokument ein (Strg+V oder Cmd+V).
- Speichern Sie das Dokument.
Vorteile:
- Sehr einfache und schnelle Methode.
- Keine spezielle Software erforderlich.
Nachteile:
- Verliert die gesamte Formatierung.
- Anhänge werden nicht gespeichert.
- Fehleranfällig bei der korrekten Erfassung des gesamten E-Mail-Inhalts.
- Nicht geeignet für E-Mails mit komplexen Layouts oder Bildern.
4. E-Mail als HTML-Datei speichern
Das Speichern einer E-Mail als HTML-Datei behält einen Großteil der Formatierung bei, ist aber möglicherweise nicht so originalgetreu wie das .msg-Format. Diese Option kann nützlich sein, wenn Sie die E-Mail später in einem Webbrowser anzeigen möchten.
Leider bietet das neue Outlook keine direkte „Speichern als HTML”-Option mehr wie ältere Versionen. Sie müssten einen Umweg gehen, indem Sie die E-Mail zunächst als .msg-Datei speichern und dann ein Drittanbieter-Tool verwenden, um die .msg-Datei in eine HTML-Datei zu konvertieren. Es gibt verschiedene kostenlose Online-Konverter oder Desktop-Anwendungen, die diese Funktion bieten.
Vorteile:
- Behält einen Großteil der Formatierung bei (besser als reiner Text).
- Kann in einem Webbrowser angezeigt werden.
Nachteile:
- Erfordert zusätzliche Schritte und eventuell Drittanbieter-Software.
- Die Formatierung ist möglicherweise nicht perfekt.
- Anhänge müssen separat gespeichert werden.
Zusätzliche Tipps für die E-Mail-Sicherung
- Regelmäßigkeit: Legen Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Sicherung Ihrer wichtigsten E-Mails fest.
- Ordnerstruktur: Organisieren Sie Ihre gespeicherten E-Mails in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, um sie später leicht wiederzufinden.
- Benennungskonvention: Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, die den Inhalt der E-Mail widerspiegeln.
- Mehrere Speicherorte: Speichern Sie Ihre Sicherungen an mehreren Orten, z. B. auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder in einem Cloud-Speicher.
- Testen Sie Ihre Sicherungen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie Ihre gesicherten E-Mails öffnen und lesen können.
- Anhänge: Vergessen Sie nicht, wichtige Anhänge separat zu speichern.
Fazit
Das Sichern Ihrer wichtigsten E-Mails ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Daten zu schützen und sicherzustellen, dass Sie jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen haben. Das neue Outlook bietet verschiedene Methoden, um einzelne E-Mails lokal zu speichern. Wählen Sie die Methode, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und befolgen Sie die Tipps in diesem Artikel, um Ihre E-Mail-Sicherungsstrategie zu optimieren. Investieren Sie Zeit in Ihre Datensicherheit, um böse Überraschungen zu vermeiden. Regelmäßige Backups sind der Schlüssel!