Kennen Sie das? Ihr Posteingang quillt über, Sie fühlen sich von E-Mails erschlagen und wichtige Nachrichten gehen im Chaos unter. Die tägliche E-Mail-Flut ist für viele Menschen eine enorme Belastung. Zum Glück gibt es eine einfache, aber unglaublich effektive Lösung, um diesem Problem Herr zu werden: Die Zurückstellen-Funktion in Gmail und Outlook. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion optimal nutzen können, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihren Posteingang zu entlasten.
Was ist die Zurückstellen-Funktion und wie funktioniert sie?
Die Zurückstellen-Funktion ermöglicht es Ihnen, E-Mails aus Ihrem Posteingang zu entfernen und sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut erscheinen zu lassen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine E-Mail, die Sie erst nächste Woche bearbeiten müssen. Anstatt sie ungelesen im Posteingang liegen zu lassen oder sie als „ungelesen” zu markieren (was oft vergessen wird), können Sie sie einfach zurückstellen. Die E-Mail verschwindet aus Ihrem Posteingang und taucht erst zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt wieder auf, als wäre sie gerade erst angekommen.
Technisch gesehen wird die E-Mail nicht gelöscht oder archiviert. Sie wird lediglich in einen separaten Ordner verschoben und zum festgelegten Zeitpunkt wieder in Ihren Posteingang zurückbefördert. Das bedeutet, Sie verlieren keine wichtigen Informationen und können die E-Mail jederzeit über die Suchfunktion oder den entsprechenden Ordner finden.
Warum sollten Sie E-Mails zurückstellen?
Die Zurückstellen-Funktion bietet eine Reihe von Vorteilen:
- Reduzierter Stress und verbesserte Übersicht: Ein leerer oder zumindest übersichtlicherer Posteingang wirkt beruhigend und hilft Ihnen, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
- Bessere Priorisierung: Sie können E-Mails, die keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, zurückstellen und sich stattdessen den dringenden Angelegenheiten widmen.
- Effektivere Zeitplanung: Sie können E-Mails zu dem Zeitpunkt zurückstellen, an dem Sie sie tatsächlich bearbeiten können. Das verhindert, dass Sie sich unnötig mit Informationen auseinandersetzen, die Sie momentan nicht benötigen.
- Vermeidung von Prokrastination: Manchmal schieben wir Aufgaben auf, weil sie uns überfordern. Die Zurückstellen-Funktion kann helfen, den ersten Schritt zu erleichtern, indem Sie die Aufgabe zumindest gedanklich bis zum gewünschten Zeitpunkt „parken”.
- Keine wichtigen E-Mails mehr übersehen: Durch das Zurückstellen verpassen Sie keine wichtigen E-Mails, da sie automatisch wieder in Ihrem Posteingang landen.
Zurückstellen in Gmail: Eine detaillierte Anleitung
Gmail bietet eine intuitive und flexible Zurückstellen-Funktion. So nutzen Sie sie:
- E-Mail auswählen: Öffnen Sie die E-Mail, die Sie zurückstellen möchten, oder wählen Sie sie in der Posteingangsansicht aus.
- Zurückstellen-Symbol finden: Klicken Sie auf das Uhrensymbol in der oberen Menüleiste (zwischen dem Archivieren- und Löschen-Symbol).
- Zeitpunkt auswählen: Wählen Sie aus den vordefinierten Zeitpunkten („Später heute”, „Morgen”, „Nächste Woche”, „Nächstes Wochenende”) oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Zeitpunkt und ein Datum.
- Benutzerdefinierten Zeitpunkt festlegen: Wenn Sie „Datum und Uhrzeit auswählen” wählen, können Sie ein spezifisches Datum und eine Uhrzeit für das Wiedererscheinen der E-Mail festlegen.
- Bestätigung: Nachdem Sie den Zeitpunkt ausgewählt haben, verschwindet die E-Mail aus Ihrem Posteingang und wird in den Ordner „Zurückgestellt” verschoben.
Wichtige Gmail-Tipps:
- Zurückgestellte E-Mails finden: Sie finden alle zurückgestellten E-Mails im Ordner „Zurückgestellt” in der linken Navigationsleiste.
- Zurückstellung bearbeiten: Wenn Sie den Zeitpunkt der Zurückstellung ändern möchten, öffnen Sie die E-Mail im Ordner „Zurückgestellt” und klicken Sie erneut auf das Uhrensymbol. Sie können dann einen neuen Zeitpunkt auswählen.
- Zurückstellung aufheben: Um eine E-Mail sofort wieder in Ihren Posteingang zu verschieben, öffnen Sie sie im Ordner „Zurückgestellt” und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückstellung aufheben”.
- Gmail-App: Die Zurückstellen-Funktion ist auch in der Gmail-App für Android und iOS verfügbar. Die Bedienung ist sehr ähnlich wie in der Desktop-Version.
Zurückstellen in Outlook: Eine detaillierte Anleitung
Auch Outlook bietet eine leistungsstarke Zurückstellen-Funktion, die Ihnen hilft, Ihren Posteingang zu organisieren. Die genaue Bezeichnung und Funktionsweise kann je nach Outlook-Version variieren, aber das Grundprinzip bleibt gleich:
- E-Mail auswählen: Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zurückstellen möchten.
- Zurückstellen-Option finden:
- Neuere Outlook-Versionen (Microsoft 365): Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail in der Posteingangsansicht und wählen Sie „Zurückstellen” aus dem Kontextmenü. Alternativ können Sie die E-Mail öffnen und in der Menüleiste „Nachverfolgung” und dann „Zurückstellen” auswählen.
- Ältere Outlook-Versionen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie „Nachverfolgung” und dann „Zurückstellen”.
- Zeitpunkt auswählen: Wählen Sie einen der vordefinierten Zeitpunkte („Heute”, „Morgen”, „Diese Woche”, „Nächste Woche”) oder legen Sie einen benutzerdefinierten Zeitpunkt fest.
- Benutzerdefinierten Zeitpunkt festlegen: Wenn Sie einen benutzerdefinierten Zeitpunkt wählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit für die Zurückstellung festlegen können.
- Bestätigung: Die E-Mail verschwindet aus Ihrem Posteingang und wird zum festgelegten Zeitpunkt wieder angezeigt.
Wichtige Outlook-Tipps:
- Zurückgestellte E-Mails finden: In Outlook werden zurückgestellte E-Mails in der Regel nicht in einem separaten Ordner gespeichert. Stattdessen werden sie bis zum festgelegten Zeitpunkt „ausgeblendet” und tauchen dann wieder im Posteingang auf.
- Erinnerungen: Outlook verwendet oft Erinnerungen für zurückgestellte E-Mails. Stellen Sie sicher, dass Ihre Erinnerungseinstellungen korrekt konfiguriert sind, damit Sie die E-Mail nicht verpassen, wenn sie wieder in Ihrem Posteingang erscheint.
- Flaggen: In Outlook können Sie auch Flaggen verwenden, um E-Mails zu markieren und sie zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Die Flaggen-Funktion ist eine ähnliche, aber etwas weniger automatisierte Alternative zur Zurückstellen-Funktion.
Best Practices für das Zurückstellen von E-Mails
Um die Zurückstellen-Funktion optimal zu nutzen, sollten Sie folgende Tipps beachten:
- Seien Sie ehrlich zu sich selbst: Stellen Sie E-Mails nicht nur zurück, um sie aus dem Blickfeld zu verlieren. Legen Sie einen realistischen Zeitpunkt fest, an dem Sie die E-Mail tatsächlich bearbeiten können.
- Übertreiben Sie es nicht: Stellen Sie nicht jede E-Mail zurück. Konzentrieren Sie sich auf die Nachrichten, die Sie nicht sofort bearbeiten müssen und die zu einem späteren Zeitpunkt relevanter sind.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre zurückgestellten E-Mails, um sicherzustellen, dass Sie keine Fristen verpassen.
- Automatisierung: Nutzen Sie Filter und Regeln, um bestimmte E-Mails automatisch zurückzustellen. Zum Beispiel können Sie alle Newsletter automatisch auf das Wochenende zurückstellen, wenn Sie Zeit zum Lesen haben.
- Kombination mit anderen Tools: Kombinieren Sie die Zurückstellen-Funktion mit anderen Produktivitätstools wie Aufgabenlisten oder Kalendern, um Ihre Zeit noch effektiver zu planen.
Fazit: Die Zurückstellen-Funktion als Schlüssel zur E-Mail-Meisterschaft
Die Zurückstellen-Funktion in Gmail und Outlook ist ein mächtiges Werkzeug, um die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen und Ihre Produktivität zu steigern. Indem Sie E-Mails gezielt zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang, vermeiden Stress und konzentrieren sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Probieren Sie es aus und erleben Sie selbst, wie die Zurückstellen-Funktion Ihr E-Mail-Management revolutionieren kann!