Der Urlaub ist gebucht, die Koffer gepackt und die Vorfreude steigt ins Unermessliche. Bevor Sie sich aber wirklich entspannen können, gilt es noch, die letzten To-Dos abzuarbeiten – und dazu gehört auch die Einrichtung einer professionellen Outlook-Abwesenheitsnotiz. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz ist mehr als nur eine formelle Floskel; sie ist Ihre Visitenkarte während Ihrer Abwesenheit und sorgt dafür, dass Ihre Kontakte informiert sind und Sie ungestört Ihren Urlaub genießen können.
Warum eine gute Abwesenheitsnotiz wichtig ist
Eine Abwesenheitsnotiz ist weit mehr als nur eine höfliche Information. Sie dient folgenden Zwecken:
* **Information:** Sie informiert Absender darüber, dass Sie nicht erreichbar sind.
* **Erwartungsmanagement:** Sie teilt mit, wann Sie zurück sind und wer sich in dringenden Fällen kümmert.
* **Professionalität:** Sie wahrt einen professionellen Eindruck, auch wenn Sie nicht im Büro sind.
* **Stressreduktion:** Sie verhindert, dass Sie während des Urlaubs ständig E-Mails checken müssen.
* **Schutz vor Missverständnissen:** Sie verhindert Frustration und Missverständnisse bei Absendern.
Eine unzureichende oder fehlende Abwesenheitsnotiz kann hingegen zu Frustration führen und den Eindruck erwecken, dass Sie unzuverlässig sind. Stellen Sie sich vor, ein wichtiger Geschäftspartner schickt Ihnen eine dringende Anfrage und erhält keine Antwort. Das kann nicht nur zu Verzögerungen führen, sondern auch das Vertrauen in Ihre Zusammenarbeit beeinträchtigen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Die perfekte Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten
Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Hier ist eine detaillierte Anleitung für die verschiedenen Outlook-Versionen:
**1. Outlook-Desktop-App (Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013)**
* **Datei-Menü öffnen:** Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei”.
* **Informationen auswählen:** Wählen Sie im linken Menü „Informationen” aus.
* **Automatische Antworten (Abwesenheit) auswählen:** Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatische Antworten (Abwesenheit)”.
* **Automatische Antworten aktivieren:** Wählen Sie im Dialogfenster die Option „Automatische Antworten senden” aus.
* **Zeitraum festlegen (optional):** Wenn Sie einen bestimmten Zeitraum für Ihre Abwesenheit festlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur in diesem Zeitraum senden” und geben Sie Start- und Endzeitpunkt ein.
* **Interne und externe Antworten konfigurieren:**
* **Innerhalb meiner Organisation:** Hier geben Sie die Nachricht ein, die an Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens gesendet wird. Diese Nachricht kann informeller sein.
* **Außerhalb meiner Organisation:** Hier geben Sie die Nachricht ein, die an Absender außerhalb Ihres Unternehmens gesendet wird. Diese Nachricht sollte professioneller formuliert sein. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen „Automatische Antworten an Absender außerhalb meiner Organisation senden” und wählen Sie aus, ob die Nachricht an „Nur meine Kontakte” oder „Jeder” gesendet werden soll.
* **Regeln hinzufügen (optional):** Sie können Regeln hinzufügen, um bestimmte E-Mails während Ihrer Abwesenheit automatisch zu bearbeiten (z.B. weiterleiten oder löschen).
* **Speichern:** Klicken Sie auf „OK”, um die Einstellungen zu speichern.
**2. Outlook Web App (OWA)**
* **Einstellungen öffnen:** Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
* **Alle Outlook-Einstellungen anzeigen:** Klicken Sie unten im Menü auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen”.
* **Automatische Antworten auswählen:** Navigieren Sie zu „E-Mail” > „Automatische Antworten”.
* **Automatische Antworten aktivieren:** Wählen Sie die Option „Automatische Antworten aktivieren” aus.
* **Zeitraum festlegen (optional):** Geben Sie den Zeitraum für Ihre Abwesenheit unter „Nur Antworten während dieses Zeitraums senden” ein.
* **Interne und externe Antworten konfigurieren:** Ähnlich wie bei der Desktop-App können Sie separate Nachrichten für interne und externe Absender verfassen.
* **Absender außerhalb meiner Organisation:** Aktivieren Sie diese Option und wählen Sie aus, ob nur Ihre Kontakte oder alle Absender eine automatische Antwort erhalten sollen.
* **Speichern:** Klicken Sie auf „Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.
**3. Neue Outlook für Windows App:**
* **Einstellungen öffnen:** Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
* **E-Mail → Automatische Antworten auswählen:** Navigieren Sie zu „E-Mail” und dann zu „Automatische Antworten”.
* **Automatische Antworten aktivieren:** Schieben Sie den Regler auf „Automatische Antworten aktivieren”.
* **Zeitraum festlegen (optional):** Aktivieren Sie „Nur Antworten während eines Zeitraums senden” und geben Sie Start- und Enddatum ein.
* **Antworten für meine Organisation und externe Absender:** Formulieren Sie die entsprechenden Nachrichten.
* **Automatische Antworten an externe Absender senden:** Aktivieren Sie diese Option und wählen Sie, ob Antworten nur an Ihre Kontakte oder an alle Absender gesendet werden sollen.
* **Speichern:** Klicken Sie auf „Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.
Was gehört in eine perfekte Abwesenheitsnotiz?
Eine gute Abwesenheitsnotiz sollte folgende Informationen enthalten:
* **Begrüßung:** Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung, z.B. „Vielen Dank für Ihre E-Mail.”
* **Information über die Abwesenheit:** Geben Sie klar an, dass Sie sich im Urlaub oder außer Haus befinden. Zum Beispiel: „Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro.”
* **Grund für die Abwesenheit (optional):** Sie können, aber müssen nicht den Grund für Ihre Abwesenheit angeben. Ein einfaches „Ich befinde mich im Urlaub” reicht oft aus.
* **Rückkehrdatum:** Nennen Sie das Datum, an dem Sie voraussichtlich wieder erreichbar sind. „Ich bin ab dem [Datum] wieder erreichbar.”
* **Ansprechpartner in dringenden Fällen:** Nennen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Kollegen, der sich in dringenden Fällen um Anliegen kümmern kann. „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail-Adresse] oder [Telefonnummer].”
* **Hinweis zur Bearbeitung der E-Mail:** Geben Sie an, ob Ihre E-Mails während Ihrer Abwesenheit gelesen und bearbeitet werden oder ob Sie diese erst nach Ihrer Rückkehr bearbeiten werden. „Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr bearbeitet.” oder „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ich werde sie nach meiner Rückkehr bearbeiten.”
* **Dank und Gruß:** Schließen Sie mit einem Dank und einer freundlichen Grußformel. „Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]”
Beispiel für eine perfekte Abwesenheitsnotiz (intern):
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin vom 24. Juli bis zum 7. August 2024 im Urlaub und stehe Ihnen in dieser Zeit nicht zur Verfügung. Ab dem 8. August 2024 bin ich wieder erreichbar.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Müller unter [email protected] oder an Herrn Schmidt unter [email protected].
Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr bearbeitet.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Beispiel für eine perfekte Abwesenheitsnotiz (extern):
Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich befinde mich vom 24. Juli bis zum 7. August 2024 im Urlaub und kann Ihre Anfrage in dieser Zeit nicht beantworten. Ab dem 8. August 2024 bin ich wieder für Sie da.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice unter [email protected].
Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr bearbeitet.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Zusätzliche Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz
* **Seien Sie präzise:** Vermeiden Sie vage Formulierungen und geben Sie klare Informationen.
* **Seien Sie freundlich und professionell:** Achten Sie auf einen höflichen Ton und eine professionelle Formulierung.
* **Überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik:** Eine fehlerhafte Abwesenheitsnotiz hinterlässt keinen guten Eindruck.
* **Testen Sie die Abwesenheitsnotiz:** Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass die Abwesenheitsnotiz korrekt funktioniert.
* **Denken Sie an Ihre Signatur:** Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur in der Abwesenheitsnotiz korrekt angezeigt wird.
* **Passen Sie die Nachricht an Ihre Zielgruppe an:** Formulieren Sie interne und externe Nachrichten unterschiedlich.
* **Setzen Sie klare Erwartungen:** Geben Sie an, ob Ihre E-Mails gelesen und bearbeitet werden oder nicht.
* **Informieren Sie Ihren Vertretungs-Ansprechpartner:** Stellen Sie sicher, dass derjenige, den Sie als Vertretung angegeben haben, über Ihre Abwesenheit und seine Aufgaben informiert ist.
* **Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz rechtzeitig:** Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz am besten bereits am letzten Arbeitstag vor Ihrem Urlaub.
* **Deaktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz nach Ihrer Rückkehr:** Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz direkt nach Ihrer Rückkehr zu deaktivieren, damit Absender nicht unnötig eine automatische Antwort erhalten.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
* **Zu lange oder zu komplizierte Nachrichten:** Halten Sie die Nachricht kurz und prägnant.
* **Fehlende Angaben zum Rückkehrdatum:** Geben Sie immer ein Rückkehrdatum an, damit Absender wissen, wann sie wieder mit einer Antwort rechnen können.
* **Kein Ansprechpartner in dringenden Fällen:** Nennen Sie immer einen Ansprechpartner, an den sich Absender in dringenden Fällen wenden können.
* **Unprofessionelle Sprache:** Verwenden Sie eine professionelle und höfliche Sprache.
* **Rechtschreib- und Grammatikfehler:** Überprüfen Sie die Nachricht sorgfältig auf Fehler.
Mit einer gut durchdachten und professionell formulierten Outlook-Abwesenheitsnotiz können Sie sicherstellen, dass Ihre Kontakte während Ihrer Abwesenheit gut informiert sind und Sie Ihren Urlaub unbeschwert genießen können. Nehmen Sie sich die Zeit, die Abwesenheitsnotiz sorgfältig einzurichten, und Sie werden es nicht bereuen! Genießen Sie Ihren Urlaub!