Bewerbungen sind der Schlüssel zu unserem beruflichen Erfolg. Sie sind unsere Eintrittskarte zu neuen Karrieremöglichkeiten, und daher legen wir Wert auf Präzision und Professionalität. Doch in der Hektik des Bewerbungsprozesses kann es zu ungewöhnlichen Fehlern kommen. Einer dieser Fehler, der überraschend häufig auftritt, ist das Verfassen der Bewerbung im falschen Programm – sei es Excel, PowerPoint oder sogar noch ungewöhnlichere Anwendungen. In diesem Artikel beleuchten wir diesen peinlichen Fauxpas genauer, erklären, warum er passiert, welche Konsequenzen er haben kann und wie du ihn vermeiden kannst.
Der Schockmoment: Bewerbung in Excel oder PowerPoint – Wie passiert das überhaupt?
Man könnte sich fragen: Wie kann jemand eine Bewerbung in Excel oder PowerPoint schreiben? Schließlich sind diese Programme nicht für Textverarbeitung konzipiert. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Verwechslung der Programme: Gerade bei der Nutzung verschiedener Microsoft Office-Programme kann es zu Verwechslungen kommen. Man öffnet das falsche Icon oder wählt im Speichern-Dialog versehentlich das falsche Programm aus.
- Unachtsamkeit: Stress, Zeitdruck oder Multitasking können dazu führen, dass man sich nicht bewusst ist, welches Programm gerade geöffnet ist. Man beginnt einfach zu tippen, ohne auf das Interface zu achten.
- Technische Unkenntnis: Nicht jeder ist mit den Funktionen und der spezifischen Verwendung verschiedener Software vertraut. Für weniger technikaffine Personen kann die Unterscheidung zwischen Word, Excel und PowerPoint verwirrend sein.
- Vorlagen-Fehler: Manchmal werden Vorlagen, die eigentlich für Word gedacht sind, fälschlicherweise als Excel– oder PowerPoint-Dateien gespeichert und weitergegeben. Wer diese Vorlage nutzt, ohne genau hinzuschauen, tappt in die Falle.
- Kreative Ansätze (mit fatalen Folgen): In seltenen Fällen versuchen Bewerber, besonders „kreativ” zu sein und ihre Bewerbung in einem unkonventionellen Format zu erstellen. Das kann nach hinten losgehen, wenn die Datei nicht lesbar ist oder der Personaler den Aufwand nicht zu schätzen weiß.
Die Konsequenzen: Was passiert, wenn die Bewerbung im falschen Format ankommt?
Die Folgen einer Bewerbung, die in Excel oder PowerPoint erstellt wurde, können gravierend sein:
- Unprofessionalität: Eine Bewerbung im falschen Format wirkt unprofessionell und zeigt mangelnde Sorgfalt. Der erste Eindruck zählt, und ein solcher Fehler kann diesen Eindruck nachhaltig negativ beeinflussen.
- Schwierigkeiten beim Lesen: Excel und PowerPoint sind nicht für lange Texte ausgelegt. Das Layout ist oft unübersichtlich und schwer lesbar. Personaler haben wenig Zeit und werden eine schwer lesbare Bewerbung wahrscheinlich aussortieren.
- Inkompatibilität: Nicht jeder Personaler hat die gleichen Softwareversionen installiert. Eine Excel– oder PowerPoint-Datei, die mit einer älteren Version erstellt wurde, kann möglicherweise nicht geöffnet oder korrekt dargestellt werden.
- Aussortierung: Im schlimmsten Fall wird die Bewerbung direkt aussortiert, ohne überhaupt gelesen zu werden. Der Personaler nimmt an, dass der Bewerber unqualifiziert oder unaufmerksam ist.
- Verlust der Glaubwürdigkeit: Ein solcher Fehler kann die Glaubwürdigkeit des Bewerbers untergraben. Es entsteht der Eindruck, dass er sich nicht ausreichend mit dem Bewerbungsprozess auseinandergesetzt hat.
Wie vermeidet man diesen peinlichen Fauxpas? – Eine Checkliste
Glücklicherweise lässt sich dieser Fehler leicht vermeiden. Hier ist eine Checkliste, die dir hilft, sicherzustellen, dass deine Bewerbung im richtigen Format erstellt wird:
- Bewusstes Programm auswählen: Achte beim Erstellen deiner Bewerbung genau darauf, welches Programm du verwendest. Word ist in den meisten Fällen die richtige Wahl für Anschreiben und Lebenslauf.
- Dateiendung überprüfen: Vor dem Speichern und Versenden solltest du die Dateiendung überprüfen. Eine Word-Datei hat die Endung „.doc” oder „.docx”, während Excel-Dateien „.xls” oder „.xlsx” und PowerPoint-Dateien „.ppt” oder „.pptx” haben.
- Vorlage sorgfältig prüfen: Wenn du eine Vorlage verwendest, stelle sicher, dass sie für Word konzipiert ist und korrekt formatiert ist.
- Probeausdruck: Drucke deine Bewerbung vor dem Versenden aus, um sicherzustellen, dass alles korrekt dargestellt wird. So erkennst du Formatierungsfehler oder Layoutprobleme.
- Testversand: Sende dir selbst eine Kopie der Bewerbung, um zu überprüfen, ob sie korrekt geöffnet und angezeigt wird.
- Professionelle Hilfe: Wenn du unsicher bist, kannst du einen Freund, Familienmitglied oder einen professionellen Karriereberater bitten, deine Bewerbung zu überprüfen.
- Sorgfalt walten lassen: Nimm dir ausreichend Zeit für den Bewerbungsprozess und vermeide es, unter Zeitdruck zu arbeiten.
- Konzentriere dich: Schalte Ablenkungen aus und konzentriere dich voll und ganz auf das Verfassen deiner Bewerbung.
- Nimm dir eine Pause: Wenn du lange an deiner Bewerbung arbeitest, mach zwischendurch Pausen, um deine Konzentration aufrechtzuerhalten.
Das richtige Format wählen: Word ist (meistens) dein Freund
In den meisten Fällen ist Word das Programm der Wahl für das Verfassen einer Bewerbung. Es bietet die notwendigen Funktionen für Textverarbeitung, Formatierung und Layoutgestaltung. Du kannst verschiedene Schriftarten, Schriftgrößen und Layoutvorlagen verwenden, um deine Bewerbung professionell zu gestalten.
Es gibt jedoch Ausnahmen. In einigen kreativen Berufen oder bei bestimmten Unternehmen kann es erwünscht sein, die Bewerbung in einem anderen Format einzureichen – beispielsweise als interaktives PDF oder als Teil einer Online-Portfolio. In solchen Fällen solltest du dich jedoch vorab genau informieren, welche Anforderungen gestellt werden und sicherstellen, dass deine Bewerbung trotzdem professionell und lesbar ist.
Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus
Das Verfassen einer Bewerbung in Excel oder PowerPoint ist ein vermeidbarer Fehler, der schwerwiegende Konsequenzen haben kann. Mit Sorgfalt, Aufmerksamkeit und den richtigen Werkzeugen kannst du sicherstellen, dass deine Bewerbung einen positiven Eindruck hinterlässt und deine Chancen auf ein Vorstellungsgespräch erhöht. Nimm dir die Zeit, deine Bewerbung sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass sie im richtigen Format vorliegt. Deine Karriere wird es dir danken!