Ein Systemwechsel in der Buchhaltung oder Warenwirtschaft ist oft mit Herausforderungen verbunden. Eine davon betrifft die fortlaufende Rechnungsnummerierung. Darf man die bestehende Rechnungsnummer nach dem Umstieg auf eine neue Software einfach weiterführen, oder drohen Probleme mit dem Finanzamt? Dieser Artikel klärt die wichtigsten Fragen und hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden, die im schlimmsten Fall zu Beanstandungen bei der nächsten Betriebsprüfung führen könnten.
Warum ist die Rechnungsnummer so wichtig?
Die Rechnungsnummer ist mehr als nur eine zufällige Ziffernfolge. Sie ist ein wesentliches Element einer ordnungsgemäßen Rechnung und dient der eindeutigen Identifizierung jeder einzelnen Transaktion. Das Finanzamt nutzt die Rechnungsnummer, um die Vollständigkeit Ihrer Buchhaltung zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine Rechnungen doppelt erfasst oder gar unterschlagen wurden. Eine lückenlose und nachvollziehbare Rechnungsnummerierung ist daher essentiell für die Steuererklärung und die Vermeidung von Problemen bei Prüfungen.
Die gesetzlichen Grundlagen zur Rechnungsnummerierung
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt in § 14 Abs. 4 UStG vor, dass eine Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten muss, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer). Wichtig dabei ist der Begriff „fortlaufend”. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Nummern ohne Unterbrechung aufeinander folgen müssen. Lücken sind erlaubt, z.B. wenn versehentlich eine Rechnungsnummer übersprungen wurde oder wenn bestimmte Nummernkreise für interne Zwecke reserviert sind. Entscheidend ist, dass das System erkennbar fortlaufend ist und keine Nummer doppelt vergeben wird.
Darüber hinaus fordert die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), dass die elektronische Buchführung nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein muss. Die Rechnungsnummerierung spielt dabei eine wichtige Rolle.
Rechnungsnummerierung nach Systemwechsel: Was ist erlaubt?
Grundsätzlich gilt: Ein Systemwechsel darf nicht dazu missbraucht werden, die Rechnungsnummerierung zu manipulieren oder zu unterbrechen, um Umsätze zu verschleiern. Wenn Sie ein neues System einführen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Rechnungsnummerierung korrekt weiterzuführen:
- Fortsetzung der alten Nummerierung: Dies ist die einfachste und in der Regel unproblematischste Lösung. Das neue System übernimmt die letzte Rechnungsnummer des alten Systems und setzt die Nummerierung fortlaufend fort. Achten Sie darauf, dass es keine Überschneidungen oder Dopplungen gibt.
- Einführung eines neuen Nummernkreises: Es ist erlaubt, einen neuen Nummernkreis zu beginnen, z.B. mit einem neuen Präfix oder Suffix. Wichtig ist, dass der neue Nummernkreis eindeutig von dem alten unterscheidbar ist und die Fortlaufendigkeit innerhalb des neuen Kreises gewährleistet ist. Beispiel: Statt „RE-2023-1234” könnte der neue Nummernkreis „RE-2024-0001” lauten.
- Kombination aus Fortsetzung und neuem Präfix/Suffix: Sie können die alte Nummerierung fortsetzen und gleichzeitig ein neues Präfix oder Suffix einführen, um den Systemwechsel zu dokumentieren. Beispiel: Aus „RE-1234” wird „NEU-RE-1235”.
Wichtig: Dokumentieren Sie den Systemwechsel und die gewählte Methode der Rechnungsnummerierung sorgfältig. Bewahren Sie die Dokumentation zusammen mit Ihren Buchhaltungsunterlagen auf. So können Sie im Falle einer Prüfung nachweisen, dass die Rechnungsnummerierung ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfolgt ist.
Fallstricke und wie man sie vermeidet
Trotz der oben genannten Möglichkeiten gibt es einige Fallstricke, die Sie bei der Rechnungsnummerierung nach einem Systemwechsel vermeiden sollten:
- Doppelte Rechnungsnummern: Dies ist der häufigste Fehler und kann zu erheblichen Problemen mit dem Finanzamt führen. Stellen Sie sicher, dass das neue System keine bereits vergebenen Rechnungsnummern verwendet.
- Lückenhafte Rechnungsnummerierung ohne nachvollziehbaren Grund: Zwar sind Lücken grundsätzlich erlaubt, sollten aber vermieden werden, wenn sie nicht plausibel erklärt werden können. Dokumentieren Sie, warum bestimmte Nummern fehlen (z.B. Stornierungen, Testrechnungen).
- Unregelmäßigkeiten in der Nummerierung: Vermeiden Sie Sprünge in der Rechnungsnummerierung, die nicht nachvollziehbar sind. Das Finanzamt könnte dies als Indiz für Manipulationen werten.
- Fehlende Dokumentation: Dokumentieren Sie den Systemwechsel und die gewählte Methode der Rechnungsnummerierung nicht ausreichend. Im Falle einer Prüfung können Sie dann nicht nachweisen, dass alles ordnungsgemäß abgelaufen ist.
Best Practices für die Rechnungsnummerierung nach Systemwechsel
Um sicherzustellen, dass die Rechnungsnummerierung nach einem Systemwechsel korrekt und problemlos verläuft, sollten Sie folgende Best Practices beachten:
- Planung ist das A und O: Planen Sie den Systemwechsel sorgfältig und berücksichtigen Sie dabei die Auswirkungen auf die Rechnungsnummerierung.
- Testen Sie das neue System gründlich: Bevor Sie das neue System produktiv nutzen, testen Sie die Rechnungsnummerierung ausgiebig, um Fehler zu vermeiden.
- Dokumentieren Sie alles: Dokumentieren Sie den Systemwechsel, die gewählte Methode der Rechnungsnummerierung und alle relevanten Informationen.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die korrekte Rechnungsnummerierung im neuen System informiert sind.
- Sichern Sie Ihre Daten: Sichern Sie die Daten des alten und des neuen Systems regelmäßig, um Datenverluste zu vermeiden.
- Ziehen Sie einen Experten hinzu: Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die Rechnungsnummerierung nach einem Systemwechsel korrekt durchführen, ziehen Sie einen Steuerberater oder einen Experten für Buchhaltungssoftware hinzu.
Fazit: Sorgfalt zahlt sich aus
Die Rechnungsnummerierung ist ein wichtiges Element einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Ein Systemwechsel kann zu Herausforderungen führen, aber mit sorgfältiger Planung, gründlicher Vorbereitung und konsequenter Dokumentation lassen sich Probleme vermeiden. Achten Sie darauf, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und die Rechnungsnummerierung nachvollziehbar und lückenlos zu gestalten. So vermeiden Sie unnötige Beanstandungen durch das Finanzamt und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Ein Systemwechsel ist oft eine große Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens – stellen Sie sicher, dass Sie ihn korrekt und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen durchführen.