SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Oftmals müssen wir Bilder in SharePoint-Listen oder -Bibliotheken verwalten. Eine häufige Anforderung ist die visuelle Aktualisierung von Bildern in SharePoint-Spalten, beispielsweise um den Fortschritt eines Projekts, den Status einer Aufgabe oder die Bewertung eines Produkts darzustellen. Microsoft Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, ist ein Cloud-basierter Dienst, mit dem Sie automatisierte Workflows zwischen Ihren bevorzugten Apps und Diensten erstellen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Power Automate nutzen können, um diesen Prozess zu automatisieren und die Aktualisierung von Bildern in SharePoint-Spalten zu vereinfachen.
Warum Bilder visuell in SharePoint-Spalten aktualisieren?
Es gibt viele Gründe, warum die visuelle Aktualisierung von Bildern in SharePoint-Spalten nützlich sein kann:
- Verbesserte Visualisierung: Bilder sind aussagekräftiger als Text. Eine visuelle Darstellung von Daten, wie z.B. Status-Symbole, verbessert das Verständnis und die schnelle Erfassung von Informationen.
- Effiziente Kommunikation: Bilder können schnell und präzise Botschaften vermitteln. Ein rotes Symbol kann sofort auf ein Problem hinweisen, während ein grünes Symbol signalisiert, dass alles in Ordnung ist.
- Benutzerfreundlichkeit: Visuelle Elemente erleichtern die Navigation und Interaktion mit SharePoint-Listen und -Bibliotheken.
- Automatisierung: Durch die Automatisierung des Prozesses mit Power Automate sparen Sie Zeit und reduzieren das Risiko menschlicher Fehler.
Voraussetzungen
Bevor wir beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Ein Microsoft 365-Abonnement mit Zugriff auf SharePoint Online und Power Automate.
- Eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek, die die Spalte enthält, die Sie mit Bildern aktualisieren möchten.
- Eine Spalte in der SharePoint-Liste oder -Bibliothek, die vom Typ „Bild” oder „Hyperlink” ist, je nachdem, wie Sie die Bilder speichern möchten.
- Die Bilder, die Sie verwenden möchten, gespeichert in einer zugänglichen Quelle (z. B. einer SharePoint-Bibliothek, einem OneDrive-Ordner oder einer externen URL).
- Grundkenntnisse in Power Automate.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So aktualisieren Sie Bilder mit Power Automate
Hier ist eine detaillierte Anleitung, wie Sie einen Power Automate-Flow erstellen, um Bilder in SharePoint-Spalten visuell zu aktualisieren:
Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Flow
- Gehen Sie zu Power Automate und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an.
- Klicken Sie auf „Erstellen” in der linken Navigationsleiste.
- Wählen Sie den Auslöser, der Ihren Workflow starten soll. Dies kann ein „Automatisierter Cloud-Flow” sein, der auf ein bestimmtes Ereignis in SharePoint reagiert (z. B. wenn ein Element erstellt oder geändert wird), oder ein „Geplanter Cloud-Flow”, der in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird. In diesem Beispiel verwenden wir einen „Automatisierter Cloud-Flow”, der ausgelöst wird, wenn ein Element in einer SharePoint-Liste geändert wird.
- Wählen Sie den Auslöser „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird” aus der Liste der Auslöser.
- Geben Sie Ihrem Flow einen Namen (z. B. „Bildaktualisierung in SharePoint”).
- Klicken Sie auf „Erstellen”.
Schritt 2: Konfigurieren Sie den SharePoint-Auslöser
- Wählen Sie in der Auslöser-Konfiguration die SharePoint-Site-Adresse aus, die Ihre Liste enthält.
- Wählen Sie die SharePoint-Liste aus, die Sie überwachen möchten.
Schritt 3: Fügen Sie eine Bedingung hinzu
- Klicken Sie auf das „+” Zeichen unter dem Auslöser und wählen Sie „Bedingung” aus der Liste der Aktionen.
- Konfigurieren Sie die Bedingung basierend auf den Kriterien, die bestimmen, welches Bild in der Spalte aktualisiert werden soll. Beispielsweise können Sie prüfen, ob der Wert einer anderen Spalte (z. B. „Status”) einem bestimmten Wert entspricht.
- Klicken Sie in das linke Feld der Bedingung und wählen Sie die Spalte aus, auf die Sie prüfen möchten (z. B. „Status”).
- Wählen Sie den Operator (z. B. „ist gleich”).
- Geben Sie den Wert ein, mit dem Sie die Spalte vergleichen möchten (z. B. „In Bearbeitung”).
Schritt 4: Fügen Sie die Aktion „Element aktualisieren” hinzu
- Klicken Sie im „Wenn ja”- oder „Wenn nein”-Zweig (je nachdem, welcher Zweig die Bedingung erfüllt, um das Bild zu aktualisieren) auf das „+” Zeichen und wählen Sie „SharePoint” aus der Liste der Konnektoren.
- Wählen Sie die Aktion „Element aktualisieren”.
- Wählen Sie die SharePoint-Site-Adresse aus.
- Wählen Sie die SharePoint-Liste aus.
- Im Feld „ID” wählen Sie die dynamische Inhaltsvariable „ID” aus dem Auslöser „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird”. Dies stellt sicher, dass das richtige Element aktualisiert wird.
- Suchen Sie die Spalte, die das Bild enthält, das Sie aktualisieren möchten.
- Geben Sie im Feld für die Bildspalte die URL des neuen Bildes ein, das Sie anzeigen möchten. Dies kann eine direkte URL zu einem Bild in einer SharePoint-Bibliothek, einem OneDrive-Ordner oder einer externen Website sein. Sie können auch dynamische Inhalte verwenden, um die URL basierend auf den Werten anderer Spalten zu erstellen.
Schritt 5: Wiederholen Sie Schritt 4 für andere Bedingungen
Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede Bedingung, die Sie haben. Fügen Sie für jede Bedingung eine neue „Bedingung”-Aktion und eine „Element aktualisieren”-Aktion hinzu, um das Bild entsprechend zu aktualisieren.
Schritt 6: Speichern und testen Sie Ihren Flow
- Klicken Sie auf „Speichern” in der oberen rechten Ecke des Power Automate-Editors.
- Testen Sie Ihren Flow, indem Sie ein Element in Ihrer SharePoint-Liste erstellen oder ändern, das die Bedingungen erfüllt, die Sie in Ihrem Flow konfiguriert haben.
- Überprüfen Sie, ob das Bild in der SharePoint-Spalte wie erwartet aktualisiert wird.
Beispiel-Szenario: Projektstatusanzeige
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten eine SharePoint-Liste für ein Projekt, die eine Spalte namens „Status” (mit Werten wie „Neu”, „In Bearbeitung”, „Abgeschlossen”) und eine Spalte namens „Status-Symbol” (vom Typ Bild) enthält. Sie können einen Power Automate-Flow erstellen, der die Spalte „Status-Symbol” basierend auf dem Wert der Spalte „Status” automatisch aktualisiert:
- Wenn „Status” = „Neu”, dann „Status-Symbol” = URL zu einem grauen Punkt.
- Wenn „Status” = „In Bearbeitung”, dann „Status-Symbol” = URL zu einem gelben Punkt.
- Wenn „Status” = „Abgeschlossen”, dann „Status-Symbol” = URL zu einem grünen Punkt.
Durch die Verwendung dieser Logik visualisiert Ihre SharePoint-Liste den Projektstatus auf einen Blick.
Tipps und Tricks
- Verwenden Sie beschreibende Namen: Benennen Sie Ihre Aktionen und Bedingungen in Power Automate mit klaren und beschreibenden Namen, damit Sie später leichter verstehen, was der Flow tut.
- Fehlerbehandlung: Implementieren Sie eine Fehlerbehandlung in Ihrem Flow, um sicherzustellen, dass er auch dann reibungslos funktioniert, wenn Fehler auftreten. Verwenden Sie beispielsweise einen „Konfigurieren ausführen nach”-Schritt, um Aktionen auszuführen, wenn ein vorheriger Schritt fehlgeschlagen ist.
- Testen Sie gründlich: Testen Sie Ihren Flow gründlich mit verschiedenen Datensätzen, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert und alle möglichen Szenarien abdeckt.
- Optimieren Sie Ihren Flow: Verwenden Sie effiziente Aktionen und vermeiden Sie unnötige Schleifen, um die Leistung Ihres Flows zu verbessern.
- Verwenden Sie SharePoint-Bibliotheken für Bilder: Speichern Sie Ihre Bilder in SharePoint-Bibliotheken, um eine einfache Verwaltung und Versionskontrolle zu gewährleisten.
Fazit
Die visuelle Aktualisierung von Bildern in SharePoint-Spalten mit Microsoft Power Automate ist eine effektive Möglichkeit, Informationen ansprechender und verständlicher darzustellen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses sparen Sie Zeit, reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und verbessern die allgemeine Benutzererfahrung. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten können Sie problemlos Ihre eigenen Power Automate-Flows erstellen, um Bilder in Ihren SharePoint-Listen und -Bibliotheken dynamisch zu aktualisieren. Experimentieren Sie mit verschiedenen Bedingungen und Aktionen, um Ihren Workflow an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen.