Haben Sie es satt, stundenlang in riesigen Excel-Tabellen nach dem richtigen Artikel Code zu suchen, nur anhand der Artikel Beschreibung? Das manuelle Durchforsten von Zeilen ist nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit und Nerven Sie sparen könnten, wenn Sie diesen Prozess automatisieren könnten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit leistungsstarken Excel-Formeln den passenden Artikel Code blitzschnell finden – und das ganz ohne VBA-Programmierung!
Warum die manuelle Suche nach Artikel Codes ineffizient ist
Bevor wir in die Details der Formeln eintauchen, wollen wir kurz beleuchten, warum die manuelle Suche so problematisch ist:
- Zeitverschwendung: Je größer Ihre Artikelliste, desto länger dauert die Suche. Diese Zeit könnte für wichtigere Aufgaben genutzt werden.
- Fehleranfälligkeit: Bei langen Listen und ähnlichen Beschreibungen sind Tippfehler und Verwechslungen vorprogrammiert.
- Frustration: Stundenlanges Scrollen und Suchen ist schlichtweg frustrierend und demotivierend.
- Mangelnde Skalierbarkeit: Wenn Ihre Artikelliste wächst, wird die manuelle Suche immer ineffizienter.
Die Lösung liegt in der Automatisierung. Mit den richtigen Excel-Formeln können Sie den Prozess deutlich beschleunigen und die Genauigkeit erhöhen.
Die Grundlagen: SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH
Die beiden wichtigsten Funktionen, die wir für die automatische Suche nach Artikel Codes verwenden werden, sind SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH. Beide dienen dazu, Werte in Tabellen zu suchen und zurückzugeben, aber sie unterscheiden sich in ihrer Funktionsweise und ihren Stärken.
SVERWEIS: Der Klassiker
SVERWEIS (oder VLOOKUP auf Englisch) ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in Excel. Sie sucht in der ersten Spalte einer Tabelle nach einem Suchwert und gibt den Wert aus einer anderen Spalte in derselben Zeile zurück. Die Syntax lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;[Bereich_Verweis])Hier die einzelnen Argumente erklärt:
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie suchen (in unserem Fall die Artikel Beschreibung).
- Matrix: Der Zellbereich, in dem sich die Tabelle befindet (z.B. A1:B100). Die erste Spalte muss die Spalte sein, in der sich die Artikel Beschreibungen befinden.
- Spaltenindex: Die Nummer der Spalte innerhalb der Matrix, die den Artikel Code enthält (z.B. 2, wenn sich der Code in der zweiten Spalte befindet).
- [Bereich_Verweis]: Optional. TRUE (oder weggelassen) für eine ungefähre Übereinstimmung (die erste Spalte muss aufsteigend sortiert sein!). FALSE für eine genaue Übereinstimmung. Wir wollen in der Regel eine genaue Übereinstimmung, daher verwenden wir FALSE.
Beispiel:
Angenommen, Ihre Artikel Beschreibungen befinden sich in Spalte A und die entsprechenden Artikel Codes in Spalte B. Sie möchten den Artikel Code für die Beschreibung in Zelle D1 finden. Die Formel wäre:
=SVERWEIS(D1;A1:B100;2;FALSCH)Vorteile von SVERWEIS:
- Einfach zu verstehen und zu verwenden.
- Weit verbreitet und gut dokumentiert.
Nachteile von SVERWEIS:
- Funktioniert nur, wenn sich die Suchspalte (mit den Artikel Beschreibungen) links von der Ergebnisspalte (mit den Artikel Codes) befindet.
- Ist anfälliger für Fehler, wenn Spalten in der Tabelle eingefügt oder gelöscht werden, da der Spaltenindex hart codiert ist.
INDEX/VERGLEICH: Die flexiblere Alternative
INDEX und VERGLEICH sind zwei separate Funktionen, die in Kombination eine flexiblere und robustere Alternative zu SVERWEIS darstellen. VERGLEICH findet die Position eines Suchwertes innerhalb eines Bereichs, und INDEX gibt den Wert an einer bestimmten Position in einem Bereich zurück. Die Syntax lautet:
=INDEX(Matrix;Zeilennummer;[Spaltennummer])=VERGLEICH(Suchkriterium;Suchbereich;[Übereinstimmungstyp])Hier die einzelnen Argumente erklärt:
- INDEX:
- Matrix: Der Zellbereich, aus dem der Wert zurückgegeben werden soll (in unserem Fall die Spalte mit den Artikel Codes).
- Zeilennummer: Die Zeilennummer innerhalb der Matrix, aus der der Wert zurückgegeben werden soll.
- [Spaltennummer]: Optional. Die Spaltennummer innerhalb der Matrix, aus der der Wert zurückgegeben werden soll. Wird nur benötigt, wenn die Matrix mehr als eine Spalte enthält.
- VERGLEICH:
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie suchen (in unserem Fall die Artikel Beschreibung).
- Suchbereich: Der Zellbereich, in dem sich der Suchwert befindet (in unserem Fall die Spalte mit den Artikel Beschreibungen).
- [Übereinstimmungstyp]: Optional. 0 für eine genaue Übereinstimmung, 1 für die größte Wert kleiner oder gleich dem Suchkriterium (Suchbereich muss aufsteigend sortiert sein!), -1 für den kleinsten Wert größer oder gleich dem Suchkriterium (Suchbereich muss absteigend sortiert sein!). Wir wollen in der Regel eine genaue Übereinstimmung, daher verwenden wir 0.
Um INDEX und VERGLEICH zusammen zu verwenden, setzen wir die VERGLEICH-Funktion als Zeilennummer in die INDEX-Funktion ein. Das Ergebnis ist:
=INDEX(Spalte_mit_Artikel_Codes;VERGLEICH(Suchkriterium;Spalte_mit_Artikel_Beschreibungen;0))Beispiel:
Angenommen, Ihre Artikel Beschreibungen befinden sich in Spalte A und die entsprechenden Artikel Codes in Spalte B. Sie möchten den Artikel Code für die Beschreibung in Zelle D1 finden. Die Formel wäre:
=INDEX(B1:B100;VERGLEICH(D1;A1:A100;0))Vorteile von INDEX/VERGLEICH:
- Flexibler als SVERWEIS, da die Spalten mit den Suchkriterien und den Ergebnissen nicht nebeneinander liegen müssen.
- Robuster gegenüber Änderungen in der Tabelle (z.B. Einfügen oder Löschen von Spalten), da die Spalten nicht über ihre Position (Spaltenindex), sondern über ihren Bereich (z.B. B1:B100) referenziert werden.
- Oft performanter als SVERWEIS bei großen Tabellen.
Nachteile von INDEX/VERGLEICH:
- Etwas komplexer in der Syntax als SVERWEIS.
Fehlerbehandlung: Was tun, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird?
Es kann vorkommen, dass keine exakte Übereinstimmung für die Artikel Beschreibung gefunden wird. In diesem Fall geben sowohl SVERWEIS (mit FALSE als Bereich_Verweis) als auch INDEX/VERGLEICH einen Fehlerwert (#NV oder #N/A) zurück. Um dies zu vermeiden und eine benutzerfreundlichere Ausgabe zu erhalten, können Sie die Funktion WENNFEHLER (oder IFERROR auf Englisch) verwenden.
Die Syntax lautet:
=WENNFEHLER(Wert;Wert_wenn_Fehler)Hier die einzelnen Argumente erklärt:
- Wert: Die Formel, die Sie auswerten möchten (z.B. SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH).
- Wert_wenn_Fehler: Der Wert, der zurückgegeben werden soll, wenn die Formel einen Fehler erzeugt (z.B. „Artikel nicht gefunden”).
Beispiel mit SVERWEIS:
=WENNFEHLER(SVERWEIS(D1;A1:B100;2;FALSCH);"Artikel nicht gefunden")Beispiel mit INDEX/VERGLEICH:
=WENNFEHLER(INDEX(B1:B100;VERGLEICH(D1;A1:A100;0));"Artikel nicht gefunden")Diese Formeln geben „Artikel nicht gefunden” zurück, wenn keine Übereinstimmung für die Beschreibung in Zelle D1 gefunden wird.
Zusätzliche Tipps und Tricks
- Datenbereinigung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Artikel Beschreibungen in der Tabelle konsistent sind. Vermeiden Sie unnötige Leerzeichen, Tippfehler und unterschiedliche Schreibweisen für denselben Artikel.
- Namensbereiche: Verwenden Sie Namensbereiche für Ihre Tabellenbereiche (z.B. „ArtikelTabelle”). Dies macht die Formeln lesbarer und einfacher zu verwalten.
- Teilübereinstimmungen: Wenn Sie nach Teilübereinstimmungen suchen müssen (z.B. wenn die Beschreibung nur einen Teil des Artikelnamens enthält), können Sie die Funktion FINDEN oder SUCHEN in Kombination mit ISTZAHL und SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH verwenden. Dies ist jedoch etwas komplexer.
- Case-Insensitive Suche: Standardmäßig sind die oben genannten Funktionen case-sensitive. Wenn Sie eine case-insensitive Suche benötigen, können Sie die Funktionen KLEIN oder GROSS verwenden, um sowohl das Suchkriterium als auch den Suchbereich in Klein- oder Großbuchstaben umzuwandeln.
Fazit
Die manuelle Suche nach Artikel Codes anhand der Artikel Beschreibung gehört der Vergangenheit an. Mit den richtigen Excel-Formeln, insbesondere SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH, können Sie diesen Prozess automatisieren und wertvolle Zeit sparen. Wählen Sie die für Ihre Bedürfnisse passende Funktion und nutzen Sie die Tipps und Tricks, um die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Suche zu maximieren. Vergessen Sie nicht die Fehlerbehandlung mit WENNFEHLER, um eine benutzerfreundliche Ausgabe zu gewährleisten. Investieren Sie jetzt in die Automatisierung Ihrer Artikel Code Suche und profitieren Sie von einem schlankeren und effizienteren Workflow!