So lassen Sie in Ihrem **Access Formular die Summe aller Datensätze** (oder Namen) aus einer Tabelle anzeigen

Microsoft Access ist ein leistungsstarkes Datenbankverwaltungssystem, das häufig für kleine bis mittelständische Unternehmen verwendet wird. Eines der häufigsten Anliegen bei der Arbeit mit Access ist die Anzeige von zusammenfassenden Informationen, wie beispielsweise die Gesamtzahl der Datensätze in einer Tabelle, direkt in einem Formular. Dies kann äußerst nützlich sein, um einen schnellen Überblick über die Daten zu erhalten und Berichte und Analysen zu erleichtern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Methoden, um dieses Ziel zu erreichen, und geben Ihnen praktische Tipps und Beispiele.

Warum die Gesamtzahl der Datensätze anzeigen?

Bevor wir uns den technischen Details zuwenden, wollen wir kurz darüber sprechen, warum die Anzeige der Gesamtzahl der Datensätze in einem Formular überhaupt sinnvoll ist. Hier sind einige Beispiele:

• Überblick: Sie erhalten sofort einen Überblick über die Größe Ihrer Daten.
• Qualitätskontrolle: Sie können schnell feststellen, ob die Anzahl der Datensätze Ihren Erwartungen entspricht. Wenn beispielsweise eine Tabelle mit Kundenadressen plötzlich weniger Einträge hat als erwartet, könnte dies auf einen Fehler oder Datenverlust hinweisen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Anzeige der Gesamtzahl trägt zur Benutzerfreundlichkeit Ihrer Anwendung bei, indem sie wichtige Informationen übersichtlich präsentiert.
• Berichterstellung: Die Information lässt sich auch einfach in andere Steuerelemente einbinden um dynamische Übersichten zu schaffen.

Methode 1: Verwenden eines ungebundenen Textfelds und der DomSumme-Funktion

Die einfachste und oft schnellste Methode zur Anzeige der Gesamtzahl der Datensätze ist die Verwendung eines ungebundenen Textfelds in Ihrem Formular und die Nutzung der DomAnzahl-Funktion (bzw. DCount im englischen Access). Ein ungebundenes Textfeld ist ein Textfeld, das nicht direkt an ein Feld in Ihrer Tabelle gebunden ist. Stattdessen können Sie darin einen Ausdruck oder Code platzieren, der einen Wert berechnet und anzeigt.

1. Erstellen Sie ein ungebundenes Textfeld: Öffnen Sie Ihr Formular im Entwurfsmodus. Fügen Sie über die Toolbox ein neues Textfeld hinzu. Achten Sie darauf, dass die Steuerelementquelle (Control Source) des Textfelds leer ist.
2. Geben Sie den Ausdruck in die Steuerelementquelle ein: Klicken Sie in das Textfeld und öffnen Sie die Eigenschaftenpalette (meist mit F4). Suchen Sie die Eigenschaft „Steuerelementquelle” (Control Source) und geben Sie den folgenden Ausdruck ein:

   =DomAnzahl("*";"IhreTabelle")

   Ersetzen Sie `”IhreTabelle”` durch den tatsächlichen Namen der Tabelle, deren Datensätze Sie zählen möchten. Das `”*”` gibt an, dass alle Datensätze gezählt werden sollen. Alternativ können Sie auch ein bestimmtes Feld angeben, um nur Datensätze zu zählen, in denen dieses Feld nicht leer ist (z.B. `DomAnzahl(„KundenID”;”IhreTabelle”)`).

3. Formatieren Sie das Textfeld: Passen Sie das Format des Textfelds nach Bedarf an, z.B. Schriftart, Größe und Farbe. Sie können auch eine Beschriftung hinzufügen, um den Zweck des Felds zu erklären (z.B. „Anzahl der Datensätze:”).

Beispiel: Wenn Ihre Tabelle „Kunden” heißt, lautet der Ausdruck in der Steuerelementquelle: =DomAnzahl("*";"Kunden").

Vorteile dieser Methode:

• Einfach und schnell zu implementieren.
• Benötigt keinen VBA-Code.

Nachteile dieser Methode:

• Die DomAnzahl-Funktion kann bei sehr großen Tabellen etwas langsam sein.
• Die Gesamtzahl wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Datensätze hinzugefügt oder gelöscht werden. Um die Anzeige zu aktualisieren, müssen Sie das Formular neu laden oder das Textfeld manuell aktualisieren (z.B. durch Klicken auf eine Schaltfläche).

Methode 2: Verwenden von VBA-Code und dem Recordset-Objekt

Für eine dynamischere und potenziell schnellere Lösung können Sie VBA-Code verwenden, um die Gesamtzahl der Datensätze zu ermitteln und in einem Textfeld anzuzeigen. Diese Methode verwendet das Recordset-Objekt, um die Datensätze zu durchlaufen und die Anzahl zu ermitteln.

1. Erstellen Sie ein ungebundenes Textfeld: Wie in Methode 1 erstellen Sie ein ungebundenes Textfeld in Ihrem Formular.
2. Öffnen Sie den VBA-Editor: Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
3. Fügen Sie Code zum Formularereignis hinzu: Doppelklicken Sie im Projektfenster auf Ihr Formular, um das Codefenster für das Formular zu öffnen. Fügen Sie den folgenden Code zum Ereignis „Beim Öffnen” (On Open) des Formulars hinzu:

   Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
       Dim rs As DAO.Recordset
       Dim strSQL As String
   
       strSQL = "SELECT * FROM IhreTabelle" ' Ersetzen Sie "IhreTabelle" durch den tatsächlichen Tabellennamen
       Set rs = CurrentDb.OpenRecordset(strSQL)
   
       Me.IhrTextfeld.Value = rs.RecordCount ' Ersetzen Sie "IhrTextfeld" durch den Namen Ihres Textfelds
   
       rs.Close
       Set rs = Nothing
   
   End Sub

   Ersetzen Sie `”IhreTabelle”` durch den Namen Ihrer Tabelle und `”IhrTextfeld”` durch den Namen des ungebundenen Textfelds, das Sie erstellt haben.

4. Aktualisieren Sie die Anzeige bei Änderungen: Um die Anzahl bei Änderungen (Hinzufügen, Löschen von Datensätzen) zu aktualisieren, können Sie den Code zum Ereignis „Nach Aktualisierung” (After Update) eines Steuerelements hinzufügen, das Änderungen an der Tabelle verursacht. Alternativ können Sie ein separates Ereignis verwenden, z. B. das Klicken auf eine Schaltfläche „Aktualisieren”.

   Private Sub IhreSchaltfläche_Click()
       Dim rs As DAO.Recordset
       Dim strSQL As String
   
       strSQL = "SELECT * FROM IhreTabelle"
       Set rs = CurrentDb.OpenRecordset(strSQL)
   
       Me.IhrTextfeld.Value = rs.RecordCount
   
       rs.Close
       Set rs = Nothing
   
   End Sub

   Ersetzen Sie „IhreSchaltfläche” mit dem Namen Ihrer Schaltfläche.

Vorteile dieser Methode:

• Potenziell schneller als die DomAnzahl-Funktion bei großen Tabellen.
• Bietet mehr Flexibilität bei der Steuerung, wann die Gesamtzahl aktualisiert wird.

Nachteile dieser Methode:

• Erfordert VBA-Kenntnisse.
• Etwas komplexer zu implementieren als die DomAnzahl-Funktion.

Methode 3: Verwenden einer Abfrage und eines Formulars mit Abfragemodus

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Abfrage zu erstellen, die die Gesamtzahl der Datensätze ermittelt, und dann ein Formular zu erstellen, das auf dieser Abfrage basiert. In diesem Fall verweist das Textfeld direkt auf das berechnete Feld der Abfrage.

1. Erstellen Sie eine Abfrage: Erstellen Sie eine neue Abfrage im Entwurfsmodus. Fügen Sie Ihre Tabelle hinzu. Erstellen Sie eine neue berechnete Spalte mit dem Namen „AnzahlDatensätze” und dem folgenden Ausdruck:

   AnzahlDatensätze: DomAnzahl("*";"IhreTabelle")

   Speichern Sie die Abfrage unter einem passenden Namen (z.B. „AbfrageAnzahlDatensätze”).

2. Erstellen Sie ein Formular: Erstellen Sie ein neues Formular im Entwurfsmodus. Setzen Sie die Eigenschaft „Datensatzquelle” (Record Source) des Formulars auf die erstellte Abfrage („AbfrageAnzahlDatensätze”).
3. Fügen Sie ein Textfeld hinzu: Fügen Sie ein ungebundenes Textfeld hinzu. Setzen Sie die Steuerelementquelle des Textfelds auf „[AnzahlDatensätze]”.

Vorteile dieser Methode:

• Verwendet hauptsächlich die Access-Oberfläche, weniger VBA-Code.
• Die Abfrage kann auch für andere Zwecke verwendet werden.

Nachteile dieser Methode:

• Erfordert das Erstellen einer zusätzlichen Abfrage.
• Die DomAnzahl-Funktion wird weiterhin verwendet, daher können Leistungsprobleme bei großen Tabellen auftreten.

Fazit

Die Anzeige der Gesamtzahl der Datensätze in einem Access-Formular ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, die Benutzerfreundlichkeit und den Informationsgehalt Ihrer Anwendung zu verbessern. Wir haben Ihnen drei verschiedene Methoden vorgestellt: die Verwendung der DomAnzahl-Funktion, VBA-Code und eine Abfrage. Welche Methode für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen, Ihren VBA-Kenntnissen und der Größe Ihrer Tabellen ab. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Optionen, um die optimale Lösung für Ihre Access-Anwendung zu finden.

Unabhängig von der gewählten Methode sollten Sie stets darauf achten, dass die angezeigte Gesamtzahl der Datensätze korrekt und aktuell ist. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Implementierung und passen Sie sie bei Bedarf an, um eine optimale Leistung und Genauigkeit zu gewährleisten.