Microsoft Lists ist ein fantastisches Tool zur Organisation und Verwaltung von Informationen. Oftmals ist es jedoch wünschenswert, dass bei bestimmten Änderungen in einer Liste, wie z.B. der Auswahl eines bestimmten Wertes in einer Spalte, automatisch eine E-Mail versendet wird. Hier kommt Power Automate ins Spiel! Mit Power Automate können Sie automatisierte Workflows erstellen, die auf Ereignisse in Microsoft Lists reagieren. In diesem Artikel zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine automatische E-Mail versenden, wenn in einer Microsoft List ein bestimmter Wert ausgewählt wird.
Voraussetzungen
Bevor wir beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
* Ein Microsoft 365 Konto mit Zugriff auf Microsoft Lists und Power Automate.
* Eine bestehende Microsoft List mit einer Spalte, deren Auswahl den E-Mail-Versand auslösen soll. Diese Spalte kann ein Auswahlfeld (Choice), ein Ja/Nein Feld oder auch ein Textfeld sein.
* Ein gutes Verständnis der Grundlagen von Microsoft Lists und Power Automate.
Schritt 1: Den Trigger in Power Automate erstellen
Der erste Schritt besteht darin, den Trigger zu erstellen, der den Workflow startet, wenn ein Eintrag in Ihrer Liste geändert wird.
1. Gehen Sie zu [Power Automate](https://make.powerautomate.com/).
2. Klicken Sie auf „Erstellen” in der linken Navigation.
3. Wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow” aus.
4. Geben Sie Ihrem Flow einen Namen, z. B. „E-Mail bei Auswahl in Liste”.
5. Suchen Sie nach dem Trigger „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird” (When an item is created or modified) und wählen Sie ihn aus.
6. Klicken Sie auf „Erstellen”.
Schritt 2: Den Trigger konfigurieren
Nachdem Sie den Trigger erstellt haben, müssen Sie ihn konfigurieren, um die richtige Liste zu überwachen.
1. Im Trigger „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird” wählen Sie die „Site-Adresse” aus, die Ihre Liste enthält.
2. Wählen Sie die „Listenname” aus, auf die der Flow reagieren soll. Dies ist die Liste, die Sie überwachen möchten.
Schritt 3: Eine Bedingung hinzufügen
Nun müssen wir eine Bedingung hinzufügen, um zu überprüfen, ob die Auswahl in der Spalte den gewünschten Wert hat. Diese Bedingung stellt sicher, dass die E-Mail nur versendet wird, wenn der richtige Wert ausgewählt wurde.
1. Klicken Sie unterhalb des Triggers auf „+ Neuer Schritt”.
2. Suchen Sie nach „Bedingung” (Condition) und wählen Sie die Aktion „Bedingung” aus.
3. Klicken Sie in das Feld „Wert auswählen” auf der linken Seite der Bedingung.
4. Suchen Sie nach dem Namen Ihrer Spalte in der Liste der dynamischen Inhalte, die angezeigt werden. Wählen Sie den Spaltennamen aus. Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Typ auswählen (z.B. „Value” für ein Auswahlfeld).
5. Wählen Sie den Operator (z. B. „ist gleich”).
6. Geben Sie den Wert ein, der den E-Mail-Versand auslösen soll (z. B. „Genehmigt”). Achten Sie darauf, dass die Schreibweise exakt mit dem Eintrag in der Liste übereinstimmt.
Schritt 4: Die E-Mail-Aktion konfigurieren
Wenn die Bedingung erfüllt ist (der gewählte Wert stimmt überein), soll eine E-Mail versendet werden. Hier konfigurieren wir die E-Mail-Aktion.
1. Innerhalb des „Ja”-Zweigs der Bedingung (Wenn die Bedingung wahr ist), klicken Sie auf „+ Aktion hinzufügen”.
2. Suchen Sie nach „E-Mail senden” (Send an email) und wählen Sie die Aktion „E-Mail senden (V3)” (Send an email (V3)) aus.
3. Geben Sie im Feld „An” die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Sie können auch dynamische Inhalte verwenden, um die E-Mail-Adresse aus einer Spalte in Ihrer Liste zu beziehen.
4. Geben Sie im Feld „Betreff” den Betreff der E-Mail ein. Sie können auch dynamische Inhalte verwenden, um den Betreff anzupassen.
5. Geben Sie im Feld „Textkörper” den Text der E-Mail ein. Auch hier können Sie dynamische Inhalte verwenden, um die E-Mail mit Informationen aus der Liste anzureichern. Sie können beispielsweise den Namen des Artikels, den gewählten Wert und andere relevante Details einfügen.
Schritt 5: (Optional) Weitere Aktionen im „Nein”-Zweig
Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist (der gewählte Wert stimmt nicht überein), können Sie optional weitere Aktionen ausführen. Dies kann z. B. das Protokollieren des Ereignisses oder das Versenden einer Benachrichtigung an ein anderes Team sein. In unserem Beispiel lassen wir den „Nein”-Zweig leer.
Schritt 6: Den Flow testen und speichern
Bevor Sie den Flow in Produktion einsetzen, ist es wichtig, ihn zu testen.
1. Klicken Sie oben rechts auf „Speichern”.
2. Klicken Sie auf „Testen” und wählen Sie „Manuell”.
3. Ändern Sie einen Eintrag in Ihrer Microsoft List so, dass die Bedingung erfüllt ist.
4. Überprüfen Sie, ob die E-Mail korrekt versendet wird.
5. Überprüfen Sie auch, ob der Flow korrekt funktioniert, wenn die Bedingung *nicht* erfüllt ist (d.h., die E-Mail nicht versendet wird).
Tipps und Tricks
* Verwenden Sie aussagekräftige Namen: Benennen Sie Ihren Flow, die Aktionen und die Variablen aussagekräftig, damit Sie den Workflow später leicht verstehen und warten können.
* Fehlerbehandlung: Fügen Sie Fehlerbehandlungsmechanismen hinzu, um unerwartete Fehler zu behandeln. Dies kann z. B. das Versenden einer Benachrichtigung an einen Administrator sein, wenn ein Fehler auftritt.
* Dynamische Inhalte: Nutzen Sie dynamische Inhalte, um die E-Mails zu personalisieren und relevante Informationen aus der Liste einzufügen.
* Benutzerdefinierte Spalten: Erwägen Sie die Verwendung benutzerdefinierter Spalten in Ihrer Liste, um zusätzliche Informationen zu speichern, die für den Workflow relevant sind.
* Genehmigungsworkflows: Nutzen Sie Power Automate, um komplexere Genehmigungsworkflows zu erstellen. Sie können beispielsweise eine E-Mail an einen Manager senden, der dann den Eintrag genehmigen oder ablehnen kann.
Beispiel-Szenario: Urlaubsanträge
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste mit Urlaubsanträgen. Die Liste enthält Spalten wie „Antragsteller”, „Startdatum”, „Enddatum” und „Status” (Auswahlfeld mit Optionen wie „Eingereicht”, „Genehmigt”, „Abgelehnt”). Sie können einen Flow erstellen, der automatisch eine E-Mail an den Antragsteller sendet, wenn der Status auf „Genehmigt” oder „Abgelehnt” geändert wird.
In diesem Fall wäre die Bedingung: *Wenn Status ist gleich Genehmigt* oder *Wenn Status ist gleich Abgelehnt*. Der E-Mail-Textkörper könnte dann Informationen wie den Namen des Antragstellers, die Urlaubsdaten und den Genehmigungsstatus enthalten.
Fazit
Mit Power Automate können Sie die Funktionalität von Microsoft Lists erheblich erweitern. Das automatische Versenden von E-Mails bei bestimmten Auswahlen ist nur eine von vielen Möglichkeiten, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten können. Durch das Befolgen dieser Schritte können Sie einen einfachen, aber effektiven Workflow erstellen, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben und wichtige Informationen schnell zu kommunizieren. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Funktionen von Power Automate, um noch komplexere und leistungsstärkere Automatisierungen zu erstellen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt! Nutzen Sie die Power Automate Plattform, um Ihre Prozesse in Microsoft 365 zu automatisieren und Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.