Willkommen zu einem weiteren Excel-Tutorial, das deine Datenverarbeitung auf ein neues Level heben wird! Kennst du das Problem: Du hast eine riesige Tabelle und musst bestimmte Informationen finden, basierend auf Kriterien in einer Spalte, um dann Daten aus einer anderen Spalte zu extrahieren? Keine Sorge, wir zeigen dir, wie du das supereffizient in Excel löst. In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, wie du in Spalte C nach einem bestimmten „Wert” suchen und den entsprechenden Treffer aus Spalte D kopieren kannst. Egal, ob du Anfänger oder fortgeschrittener Excel-Nutzer bist, hier findest du garantiert nützliche Tipps und Tricks.
Warum ist das überhaupt nützlich?
Stell dir vor, du hast eine Liste mit Kundennamen in Spalte C und die zugehörigen Bestellnummern in Spalte D. Du möchtest jetzt schnell die Bestellnummer für einen bestimmten Kunden herausfinden. Anstatt manuell durch die Liste zu scrollen, kannst du Excel nutzen, um das automatisch zu erledigen. Oder vielleicht hast du eine Inventarliste mit Produktcodes in Spalte C und Lagerbeständen in Spalte D. Du möchtest wissen, wie viele Einheiten eines bestimmten Produkts noch auf Lager sind. Die Möglichkeiten sind endlos! Diese Technik ist essenziell für die Datenanalyse, Berichterstellung und Automatisierung von Aufgaben.
Die Grundlagen: Suchen und Finden in Excel
Bevor wir in die spezifische Lösung eintauchen, ist es wichtig, die grundlegenden Suchfunktionen von Excel zu verstehen. Excel bietet verschiedene Wege, um nach Daten zu suchen:
- Die Suchfunktion (Strg+F): Eine einfache Möglichkeit, um in einem Arbeitsblatt nach einem bestimmten Wert zu suchen. Diese Funktion findet alle Instanzen des Suchbegriffs, aber sie kopiert keine Daten automatisch.
- Filter: Ermöglicht das Filtern der Daten in einer Tabelle, sodass nur die Zeilen angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Auch hier wird nichts automatisch kopiert.
- Formeln: Der Königsweg für automatisierte Aufgaben! Hier kommen Funktionen wie
SVERWEIS,INDEXundVERGLEICHins Spiel.
Für unser Ziel, einen Wert in Spalte C zu finden und den zugehörigen Wert aus Spalte D zu kopieren, sind Formeln die beste Wahl. Lass uns die gängigsten Optionen genauer ansehen.
Methode 1: SVERWEIS (VLOOKUP) – Der Klassiker
SVERWEIS (oder VLOOKUP in der englischen Version von Excel) ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen, um in einer Tabelle nach Daten zu suchen. Sie sucht in der ersten Spalte einer Tabelle (in unserem Fall Spalte C) nach einem Wert und gibt den zugehörigen Wert aus einer anderen Spalte (in unserem Fall Spalte D) in derselben Zeile zurück.
Die Syntax von SVERWEIS ist wie folgt:
=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])- Suchkriterium: Der Wert, nach dem du in Spalte C suchst. Das kann ein Text, eine Zahl oder eine Zellreferenz sein.
- Matrix: Der Bereich der Tabelle, in dem du suchen möchtest. In unserem Fall wäre das
C:D, da wir in Spalte C suchen und den Wert aus Spalte D zurückgeben wollen. - Spaltenindex: Die Nummer der Spalte in der Matrix, aus der du den Rückgabewert beziehen möchtest. Da wir den Wert aus Spalte D (der zweiten Spalte in unserer Matrix
C:D) zurückgeben möchten, ist der Spaltenindex2. - [Bereich_Verweis]: Ein optionaler Parameter, der angibt, ob eine genaue Übereinstimmung oder eine ungefähre Übereinstimmung gefunden werden soll.
FALSCH(oder0) für eine genaue Übereinstimmung undWAHR(oder1) für eine ungefähre Übereinstimmung. In den meisten Fällen möchtest du eine genaue Übereinstimmung, also verwenden wirFALSCH.
Beispiel:
Nehmen wir an, du suchst nach dem Wert „Apfel” in Spalte C und möchtest den zugehörigen Preis (in Spalte D) erhalten. Du kannst die folgende Formel in eine leere Zelle eingeben (z.B. in Zelle F1):
=SVERWEIS("Apfel";C:D;2;FALSCH)Wenn „Apfel” in Spalte C gefunden wird, gibt die Formel den entsprechenden Preis aus Spalte D zurück. Wenn „Apfel” nicht gefunden wird, gibt die Formel den Fehlerwert #NV zurück.
Wichtiger Hinweis: SVERWEIS funktioniert nur, wenn der Suchwert in der ersten Spalte der angegebenen Matrix (in diesem Fall Spalte C) gefunden wird. Außerdem gibt SVERWEIS immer nur den ersten Treffer zurück. Wenn „Apfel” mehrmals in Spalte C vorkommt, wird nur der Wert aus Spalte D der ersten Zeile mit „Apfel” zurückgegeben.
Methode 2: INDEX und VERGLEICH – Die flexible Alternative
Eine flexiblere Alternative zu SVERWEIS ist die Kombination aus den Funktionen INDEX und VERGLEICH. Diese Kombination ermöglicht es dir, in beliebigen Spalten zu suchen und Werte aus beliebigen anderen Spalten zurückzugeben. Sie ist besonders nützlich, wenn die Suchspalte nicht die erste Spalte der Tabelle ist.
VERGLEICH (MATCH): Die Funktion VERGLEICH sucht nach einem Wert in einem Bereich und gibt die relative Position dieses Werts in dem Bereich zurück.
Die Syntax von VERGLEICH ist wie folgt:
=VERGLEICH(Suchkriterium; Suchbereich; [Übereinstimmungstyp])- Suchkriterium: Der Wert, nach dem du suchst.
- Suchbereich: Der Bereich, in dem du suchen möchtest (in unserem Fall Spalte C).
- [Übereinstimmungstyp]: Ähnlich wie bei
SVERWEIS, gibt dieser Parameter an, ob eine genaue Übereinstimmung oder eine ungefähre Übereinstimmung gefunden werden soll.0für eine genaue Übereinstimmung.
INDEX: Die Funktion INDEX gibt den Wert an einer bestimmten Position in einem Bereich zurück.
Die Syntax von INDEX ist wie folgt:
=INDEX(Matrix; Zeile; [Spalte])- Matrix: Der Bereich, aus dem du den Wert zurückgeben möchtest (in unserem Fall Spalte D).
- Zeile: Die Zeilennummer, aus der du den Wert zurückgeben möchtest. Hier kommt die
VERGLEICH-Funktion ins Spiel, um die Zeilennummer zu ermitteln. - [Spalte]: Optional. Wenn die Matrix mehr als eine Spalte hat, gibst du hier die Spaltennummer an. Da wir nur eine Spalte (Spalte D) verwenden, ist dieser Parameter nicht erforderlich.
Beispiel:
Um den gleichen Wert wie im vorherigen Beispiel (Preis für „Apfel”) zu finden, verwendest du folgende Formel in Zelle F1:
=INDEX(D:D;VERGLEICH("Apfel";C:C;0))Diese Formel funktioniert wie folgt:
VERGLEICH("Apfel";C:C;0)sucht nach „Apfel” in Spalte C und gibt die Zeilennummer zurück, in der „Apfel” gefunden wurde (z.B. 5, wenn „Apfel” in Zeile 5 steht).INDEX(D:D;[Zeilennummer])gibt den Wert aus Spalte D in der entsprechenden Zeile zurück (in diesem Fall den Preis aus Zeile 5).
Der Vorteil dieser Methode ist, dass du die Suchspalte (Spalte C) und die Rückgabespalte (Spalte D) unabhängig voneinander definieren kannst. Außerdem ist sie weniger anfällig für Fehler, wenn du Spalten in deiner Tabelle einfügst oder löschst.
Fehlerbehandlung: Was tun, wenn der Wert nicht gefunden wird?
Wie bereits erwähnt, geben sowohl SVERWEIS als auch die Kombination aus INDEX und VERGLEICH einen Fehlerwert (#NV) zurück, wenn der Suchwert nicht gefunden wird. Um diesen Fehler zu vermeiden und stattdessen eine aussagekräftige Meldung anzuzeigen, kannst du die Funktion WENNFEHLER (oder IFERROR in der englischen Version von Excel) verwenden.
Die Syntax von WENNFEHLER ist wie folgt:
=WENNFEHLER(Wert; Wert_wenn_Fehler)- Wert: Die Formel, die du auswerten möchtest (z.B.
SVERWEISoderINDEX/VERGLEICH). - Wert_wenn_Fehler: Der Wert, der zurückgegeben werden soll, wenn die Formel einen Fehler zurückgibt (z.B. „Nicht gefunden” oder 0).
Beispiel:
Um die SVERWEIS-Formel mit Fehlerbehandlung zu versehen, verwendest du:
=WENNFEHLER(SVERWEIS("Apfel";C:D;2;FALSCH);"Nicht gefunden")Und für die INDEX/VERGLEICH-Formel:
=WENNFEHLER(INDEX(D:D;VERGLEICH("Apfel";C:C;0));"Nicht gefunden")Wenn „Apfel” nicht in Spalte C gefunden wird, zeigen diese Formeln „Nicht gefunden” an, anstatt #NV.
Fazit: Excel-Meister der Datensuche
Mit diesen Methoden bist du bestens gerüstet, um in Excel effizient nach Daten zu suchen und Werte aus Spalte D zu kopieren, basierend auf Kriterien in Spalte C. Ob du dich für den Klassiker SVERWEIS oder die flexible Alternative INDEX/VERGLEICH entscheidest, hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Denke daran, die Fehlerbehandlung mit WENNFEHLER zu integrieren, um deine Arbeitsblätter benutzerfreundlicher zu gestalten.
Experimentiere mit diesen Formeln und passe sie an deine eigenen Daten an. Mit etwas Übung wirst du zum Excel-Meister der Datensuche!