Herzlich willkommen, liebe Vereinsvorstände und Kassenwarte! Die Digitalisierung macht auch vor gemeinnützigen Organisationen keinen Halt. Ab 2025 (voraussichtlich) kommt die eRechnungspflicht – und das bedeutet, dass auch kleine Vereine sich mit dem Thema auseinandersetzen müssen. Keine Panik! Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die neue Regelung zu verstehen und die notwendigen Schritte zur Umsetzung zu meistern.
Was ist die eRechnungspflicht überhaupt?
Die eRechnungspflicht bedeutet, dass Unternehmen und Organisationen (und damit auch Vereine) zukünftig in bestimmten Fällen Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als PDF-Datei per E-Mail, sondern in einem strukturierten, elektronischen Format erstellen und empfangen müssen. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten, was zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen soll. Konkret geht es um Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Im Kern bedeutet das, dass Sie Rechnungen, die Sie an Behörden (Bund, Länder, Kommunen) stellen, künftig in einem bestimmten elektronischen Format versenden müssen. Das PDF per E-Mail wird dann nicht mehr ausreichen.
Warum diese Umstellung? Die Vorteile auf einen Blick
Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, bringt die eRechnungspflicht langfristig Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten spart Zeit und reduziert Fehler.
- Kosteneinsparungen: Weniger Papier, weniger Porto, weniger manueller Aufwand.
- Transparenz: Bessere Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung.
- Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch schont Ressourcen.
Bin ich als kleiner Verein überhaupt betroffen?
Ja, die eRechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen und Organisationen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Das heißt, wenn Ihr Verein beispielsweise:
- An einem Förderprogramm der Kommune teilnimmt und dafür eine Rechnung stellt.
- Dienstleistungen für eine öffentliche Einrichtung erbringt (z.B. Sportkurse für Schulen).
- Materialien an eine Behörde liefert.
dann müssen Sie sich mit der eRechnungspflicht auseinandersetzen. Es gibt Ausnahmen, z.B. für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro). Prüfen Sie aber immer den Einzelfall.
Welche Formate sind zugelassen?
Das Standardformat für eRechnungen ist XRechnung. Es gibt aber auch andere zugelassene Formate, die auf dem europäischen Standard EN 16931 basieren. XRechnung ist jedoch die am weitesten verbreitete und vom Bund empfohlene Variante.
Wichtig: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist keine eRechnung im Sinne der neuen Regelung!
Was muss eine eRechnung enthalten?
Im Wesentlichen enthält eine eRechnung die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Rechnung, aber in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dazu gehören:
- Rechnungssteller (Name, Anschrift, Steuernummer)
- Rechnungsempfänger (Name, Anschrift, ggf. Leitweg-ID)
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Menge und Einzelpreis
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen
- Leitweg-ID: Diese ID wird vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt und ist wichtig für die korrekte Zuordnung der Rechnung.
Wie erstelle ich eine eRechnung als kleiner Verein?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine eRechnung zu erstellen:
- Softwarelösungen: Es gibt spezielle Software, die es ermöglicht, eRechnungen im XRechnungs-Format zu erstellen. Diese Lösungen sind oft kostenpflichtig, bieten aber eine komfortable Bedienung und automatische Verarbeitung. Achten Sie auf Angebote speziell für Vereine.
- Online-Portale: Es gibt Online-Portale, auf denen Sie eRechnungen erstellen und versenden können. Diese sind oft günstiger als Softwarelösungen, erfordern aber eine Internetverbindung. Vergleichen Sie die Preise und Funktionen.
- Dienstleister: Sie können die Erstellung und den Versand von eRechnungen auch an einen externen Dienstleister auslagern. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie nur selten Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen.
- Bürgerkonto/Unternehmenskonto (ELSTER): Einige Bundesländer bieten die Möglichkeit, über das Bürgerkonto oder Unternehmenskonto (ELSTER) eRechnungen zu erstellen. Prüfen Sie, ob dies in Ihrem Bundesland möglich ist.
Wie versende ich eine eRechnung?
Der Versand einer eRechnung erfolgt in der Regel elektronisch über:
- E-Mail: Die eRechnung (im XRechnungs-Format) wird als Anhang einer E-Mail versendet.
- Peppol-Netzwerk: Peppol ist ein sicheres Netzwerk für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Einige öffentliche Auftraggeber sind an Peppol angebunden.
- Upload-Portale: Einige Behörden bieten Upload-Portale an, über die eRechnungen hochgeladen werden können.
Die genauen Versandwege werden Ihnen vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt.
Tipps für kleine Vereine zur Umsetzung der eRechnungspflicht
- Informieren Sie sich rechtzeitig: Warten Sie nicht bis kurz vor Inkrafttreten der Pflicht, sondern informieren Sie sich frühzeitig über die Anforderungen.
- Prüfen Sie Ihre Prozesse: Analysieren Sie, welche Rechnungen Sie an öffentliche Auftraggeber stellen und wie diese aktuell erstellt und versendet werden.
- Wählen Sie die passende Lösung: Vergleichen Sie die verschiedenen Softwarelösungen, Online-Portale und Dienstleister und wählen Sie die für Ihren Verein passende Lösung aus.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass die Personen, die für die Rechnungserstellung zuständig sind, mit der neuen Regelung vertraut sind und die gewählte Software bedienen können.
- Kommunizieren Sie mit Ihren Auftraggebern: Klären Sie mit Ihren öffentlichen Auftraggebern, welche Versandwege und Formate bevorzugt werden.
- Nutzen Sie Fördermöglichkeiten: Informieren Sie sich über Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung, die Ihnen bei der Umsetzung der eRechnungspflicht helfen können.
- Beginnen Sie frühzeitig mit der Testphase: Senden Sie Testrechnungen, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert, bevor die Pflicht in Kraft tritt.
Fazit: Die eRechnungspflicht – eine Chance für mehr Effizienz
Die eRechnungspflicht mag zunächst wie eine zusätzliche Belastung erscheinen. Mit der richtigen Vorbereitung und der Wahl der passenden Lösung kann Ihr Verein aber von der Umstellung profitieren und langfristig Zeit und Kosten sparen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Prozesse zu digitalisieren und fit für die Zukunft zu machen. Scheuen Sie sich nicht, Hilfe in Anspruch zu nehmen und von den Erfahrungen anderer Vereine zu lernen.
Dieser Leitfaden soll Ihnen einen ersten Überblick verschaffen. Detaillierte Informationen und aktuelle Entwicklungen finden Sie auf den Webseiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).