In Microsoft Teams nur OneDrive und keine andere Cloud sichtbar? So kannst du den Speicher einrichten und erweitern

Kennen Sie das? Sie arbeiten täglich mit Microsoft Teams, schätzen die zentrale Kommunikationsplattform, stoßen aber immer wieder an die scheinbare Grenze, dass in Teams primär Dateien aus OneDrive und SharePoint sichtbar sind. Andere Cloud-Speicherdienste, die Ihr Team oder Ihr Unternehmen möglicherweise nutzt – sei es Dropbox, Google Drive, Box oder andere – scheinen unsichtbar zu bleiben. Diese Situation ist nicht nur frustrierend, sondern kann auch die Effizienz und den Workflow erheblich beeinträchtigen. Die gute Nachricht ist: Sie sind mit diesem Problem nicht allein, und es gibt effektive Wege, um den Speicher in Microsoft Teams einzurichten und zu erweitern, sodass auch andere Cloud-Dienste nahtlos integriert werden können.

Dieser Artikel beleuchtet die Hintergründe dieser Standardeinstellung und zeigt Ihnen detailliert, wie Administratoren und auch Endbenutzer Möglichkeiten schaffen können, um eine breitere Palette von Cloud-Speicherlösungen in ihre Teams-Umgebung einzubinden. Wir gehen Schritt für Schritt durch die notwendigen Einstellungen, erläutern die Vor- und Nachteile der verschiedenen Ansätze und geben Ihnen wertvolle Tipps für eine optimale Kollaboration und Datenverwaltung.

Warum ist OneDrive der Standard in Microsoft Teams? Eine Frage der Integration

Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum Microsoft Teams so eng mit OneDrive und SharePoint verknüpft ist. Die Antwort liegt in der Architektur des Microsoft 365 Ökosystems. Teams ist nicht einfach nur eine Chat-App, sondern ein Hub für Teamwork, das auf verschiedenen Microsoft 365-Diensten aufbaut. Wenn Sie in einem Kanal eine Datei teilen, wird diese tatsächlich in der zugehörigen SharePoint-Website des Teams gespeichert. Persönliche Dateien, die Sie in Chats oder im Reiter „Dateien” Ihrer persönlichen Teams-Ansicht speichern, landen in Ihrem persönlichen OneDrive for Business.

Diese tiefe Integration hat viele Vorteile: Sie ermöglicht eine nahtlose Co-Autorisierung von Dokumenten, eine detaillierte Versionsverwaltung, robuste Sicherheitsfunktionen und eine einheitliche Verwaltung von Berechtigungen über die Microsoft 365-Admin-Zentrale. Aus Microsofts Sicht ist dies die sicherste, effizienteste und kohärenteste Lösung für die Dateiverwaltung innerhalb ihres eigenen Ökosystems. Daher ist es die Standardeinstellung und die primär sichtbare Cloud-Lösung.

Das „Problem” erklärt: Die fehlende Sichtbarkeit externer Cloud-Dienste

Die Kehrseite dieser tiefen Integration ist, dass andere, möglicherweise bereits etablierte Cloud-Speicherlösungen, nicht standardmäßig in der Teams-Oberfläche auftauchen. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen bereits große Mengen an Daten in Dropbox, Google Drive oder Box liegen haben und diese weiterhin nutzen möchten, scheint Teams auf den ersten Blick diese Integration zu verweigern. Dies liegt nicht an einem Mangel an technischen Möglichkeiten, sondern oft an einer bewussten Entscheidung von Microsoft, das eigene Ökosystem zu fördern, und an der Notwendigkeit, Drittanbieter-Integrationen explizit durch Administratoren zu genehmigen und zu konfigurieren.

Die gute Nachricht ist, dass Microsoft durchaus die Notwendigkeit von Interoperabilität erkannt hat und Möglichkeiten bietet, diese externen Dienste einzubinden. Diese Einstellungen sind jedoch oft im Teams Admin Center versteckt und erfordern administrative Berechtigungen.

Lösung 1: Direkte Integration externer Cloud-Speicher durch Administratoren (Empfohlen)

Die eleganteste und am besten integrierte Lösung ist die Aktivierung von Drittanbieter-Cloud-Speichern direkt im Microsoft Teams Admin Center. Dies ermöglicht es Benutzern, Dateien aus diesen Diensten direkt in Teams hochzuladen, zu teilen und sogar teilweise zu bearbeiten, ähnlich wie sie es mit OneDrive-Dateien tun würden.

Unterstützte Cloud-Speicheranbieter

Microsoft Teams unterstützt die direkte Integration der folgenden Drittanbieter-Cloud-Speicher:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Egnyte
• ShareFile (Citrix)

Es ist wichtig zu beachten, dass sich diese Liste ändern kann und bestimmte Funktionen je nach Anbieter variieren können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Administratoren:

1. Melden Sie sich im Microsoft Teams Admin Center an:
   Navigieren Sie zu admin.teams.microsoft.com und melden Sie sich mit einem Konto an, das über globale Administratorberechtigungen oder Teams-Administratorrechte verfügt.
2. Navigieren Sie zu den App-Einstellungen:
   Im linken Navigationsbereich erweitern Sie „Teams-Apps” und klicken Sie auf „Apps verwalten”.
3. Überprüfen der App-Verfügbarkeit:
   Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Cloud-Speicher-Apps (z.B. „Box”, „Dropbox”, „Google Drive”) in Ihrer Organisation zugelassen sind. Wenn sie blockiert sind, müssen Sie sie zuerst zulassen. Suchen Sie nach der jeweiligen App und stellen Sie sicher, dass ihr Status auf „Zugelassen” steht. Falls nicht, klicken Sie auf die App und ändern Sie den Status.
4. Aktivieren der Drittanbieter-Speicher im Organisationsbereich:
   Im linken Navigationsbereich gehen Sie zu „Organisationsweite Einstellungen” (manchmal auch „Org-weite App-Einstellungen” oder „Org-weite Einstellungen für Teams-Apps”).
   Suchen Sie die Einstellung „Drittanbieter-Cloud-Speicher”.
   Stellen Sie sicher, dass diese Option auf „Ein” oder „Aktiviert” gestellt ist. Diese Einstellung steuert, ob Benutzer die Option erhalten, diese Dienste hinzuzufügen.
5. Überprüfen der App-Berechtigungsrichtlinien (optional, aber empfohlen):
   Gehen Sie im linken Navigationsbereich zu „Teams-Apps” und dann zu „Berechtigungsrichtlinien”.
   Überprüfen Sie die Richtlinie, die den Benutzern zugewiesen ist. Standardmäßig ist dies die „Globale (organisationsweite Standardeinstellung)”-Richtlinie.
   Stellen Sie sicher, dass unter „Drittanbieter-Apps” die Option „Bestimmte Drittanbieter-Apps zulassen und alle anderen blockieren” ausgewählt ist und die gewünschten Cloud-Speicher-Apps explizit zugelassen sind, ODER dass „Alle Apps zulassen” ausgewählt ist. Alternativ können Sie „Bestimmte Drittanbieter-Apps blockieren” wählen und sicherstellen, dass die Cloud-Speicher-Apps nicht in der Blockierliste stehen.
6. Speichern der Änderungen:
   Klicken Sie auf „Speichern” oder „Anwenden”, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Es kann einige Stunden dauern, bis die Änderungen für alle Benutzer wirksam werden.

Was Benutzer danach sehen und tun können:

Sobald diese Einstellungen vorgenommen wurden, können Benutzer in Teams in einem Kanal unter dem Reiter „Dateien” auf „Cloud-Speicher hinzufügen” klicken. Eine Liste der von der Organisation zugelassenen Drittanbieter-Dienste wird angezeigt. Benutzer können dann ihr Konto für den jeweiligen Dienst verbinden und dessen Inhalte direkt in Teams durchsuchen, Dateien teilen und – je nach Integrationsgrad – sogar grundlegende Bearbeitungsfunktionen nutzen.

Vorteile der direkten Integration:

• Nahtloser Workflow: Dateien sind direkt in Teams zugänglich und können dort verwaltet werden.
• Verbesserte Kollaboration: Ermöglicht Teams, die bereits externe Speicherdienste nutzen, diese weiter zu verwenden, ohne Daten migrieren zu müssen.
• Zentrale Verwaltung: Administratoren behalten die Kontrolle darüber, welche Dienste zugelassen sind.

Einschränkungen der direkten Integration:

• Nicht alle Dienste werden unterstützt: Spezialisierte oder weniger verbreitete Cloud-Dienste werden möglicherweise nicht direkt unterstützt.
• Funktionsunterschiede: Die Integration ist möglicherweise nicht so tiefgreifend wie bei OneDrive/SharePoint (z.B. bei der Co-Autorisierung oder Versionsverwaltung).
• Admin-Eingriff erforderlich: Endbenutzer können diese Integration nicht selbst vornehmen.

Lösung 2: Benutzerseitige Workarounds und alternative Ansätze

Was aber, wenn die direkte Integration durch den Administrator nicht möglich ist oder wenn Sie einen Cloud-Dienst nutzen, der nicht von Microsoft Teams direkt unterstützt wird? Auch dann gibt es mehrere pragmatische Ansätze, um Dateien aus externen Quellen in Ihre Teams-Kommunikation zu integrieren.

1. Teilen von Links zu externen Cloud-Dateien

Dies ist die einfachste und am weitesten verbreitete Methode. Anstatt die Datei selbst hochzuladen, teilen Sie einfach einen Freigabelink zur Datei, die in Ihrem bevorzugten Cloud-Dienst (z.B. Google Drive, WeTransfer, etc.) gespeichert ist. Teams erkennt viele dieser Links und kann sogar eine Vorschau des Dokuments oder den Titel des Links anzeigen.

• Vorgehensweise:
  1. Generieren Sie einen Freigabelink für Ihre Datei im jeweiligen Cloud-Dienst (achten Sie auf die Berechtigungen: „Jeder mit dem Link kann anzeigen/bearbeiten”, „Nur bestimmte Personen”, etc.).
  2. Fügen Sie diesen Link direkt in einen Teams-Chat oder Kanalbeitrag ein.
  3. Optional können Sie eine kurze Beschreibung hinzufügen, um den Kontext zu erklären.
• Vorteile: Schnell, einfach, universell einsetzbar für jeden Cloud-Dienst.
• Nachteile: Keine direkte Vorschau/Bearbeitung in Teams, Abhängigkeit von externen Links, mögliche Link-Verfall oder Berechtigungsprobleme, wenn die Datei außerhalb von Teams verwaltet wird.

2. Einbetten von Cloud-Inhalten als Registerkarten (Tabs) in Kanälen

Für Ordner oder Dokumente, auf die ein Team häufig zugreifen muss, können Sie diese als Registerkarte (Tab) in einem Teams-Kanal einbetten. Dies ist besonders nützlich für Dienste, die eine Webansicht ihrer Inhalte bieten.

• Vorgehensweise für Google Drive (als Beispiel):
  1. Öffnen Sie den Google Drive-Ordner oder das Dokument, das Sie einbetten möchten, in Ihrem Webbrowser.
  2. Kopieren Sie die URL aus der Adressleiste.
  3. Wechseln Sie in Microsoft Teams zum gewünschten Kanal.
  4. Klicken Sie oben im Kanal auf das „+” (Registerkarte hinzufügen).
  5. Wählen Sie „Website” aus der Liste der Apps.
  6. Geben Sie einen Namen für die Registerkarte ein (z.B. „Google Drive Projekte”) und fügen Sie die kopierte URL ein.
  7. Klicken Sie auf „Speichern”.

  Die Google Drive-Inhalte werden nun direkt als Registerkarte im Teams-Kanal angezeigt. Ähnliche Schritte sind für andere Cloud-Dienste mit Web-Zugriff möglich.

• Vorteile: Permanente, leicht zugängliche Integration wichtiger Ordner/Dokumente, visuelle Integration in Teams.
• Nachteile: Funktionalität kann eingeschränkt sein (z.B. kein direkter Upload von Teams in den eingebetteten Ordner), erfordert eine separate Anmeldung im eingebetteten Dienst, wenn nicht bereits geschehen.

3. Nutzung von Teams-Apps und Konnektoren

Der Microsoft Teams App Store ist eine riesige Bibliothek von Drittanbieter-Anwendungen, die die Funktionalität von Teams erweitern. Es gibt spezifische Apps und Konnektoren, die die Integration mit bestimmten Cloud-Diensten verbessern können, auch wenn diese nicht zu den nativ unterstützten gehören. Suchen Sie im App Store (im Teams-Client im linken Menü unter „Apps”) nach dem Namen Ihres Cloud-Dienstes. Möglicherweise finden Sie eine offizielle oder eine von Drittanbietern entwickelte App, die eine spezifischere Integration bietet als die generelle „Website”-Registerkarte.

• Vorteile: Maßgeschneiderte Integration, erweiterte Funktionen.
• Nachteile: Nicht für jeden Dienst verfügbar, erfordert möglicherweise separate Lizenzierung oder Konfiguration.

4. Migration von Daten zu SharePoint/OneDrive

Auch wenn dies nicht immer die gewünschte Lösung ist, ist es oft die langfristig effizienteste, wenn Ihr Unternehmen stark in das Microsoft 365 Ökosystem investiert. Die Migration von Daten von Drittanbieter-Cloud-Diensten zu SharePoint Online (für Team-Dateien) und OneDrive for Business (für persönliche Dateien) stellt die tiefste Integration und die beste Nutzung aller Teams-Funktionen sicher (z.B. Co-Autorisierung in Echtzeit, erweiterte Suche, Compliance-Features).

• Vorgehensweise:

  Dies erfordert in der Regel Planung und den Einsatz von Migrationstools (entweder von Microsoft oder Drittanbietern wie ShareGate, AvePoint, Mover.io (jetzt Microsoft) oder manuelles Hochladen/Synchronisieren großer Datenmengen). Administratoren sollten hier eine detaillierte Strategie entwickeln.

• Vorteile: Volle Nutzung aller Microsoft 365-Features, optimierte Leistung, vereinfachte Berechtigungsverwaltung, verbesserte Compliance.
• Nachteile: Zeit- und ressourcenintensiv, erfordert Change Management für Benutzer, potenzielle Unterbrechung des Workflows während der Migration.

Best Practices und wichtige Überlegungen

Die Integration externer Cloud-Speicher in Microsoft Teams ist mehr als nur eine technische Übung. Sie hat Auswirkungen auf Sicherheit, Compliance und die Benutzererfahrung.

• Sicherheit und Compliance:
  Stellen Sie sicher, dass externe Cloud-Dienste den Sicherheits- und Compliance-Standards Ihres Unternehmens entsprechen. Wenn Daten in verschiedenen Clouds liegen, erschwert dies die Durchsetzung einheitlicher Richtlinien und die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO oder HIPAA. Die Kontrolle über Datenzugriffe und Freigaben ist bei nativen Microsoft-Diensten oft einfacher zu handhaben.
• Berechtigungsverwaltung:
  Wer hat Zugriff auf welche Daten? Bei der direkten Integration in Teams werden die Berechtigungen des externen Dienstes verwendet. Bei geteilten Links müssen Benutzer sicherstellen, dass die Freigabeeinstellungen korrekt sind. Konsistenz ist der Schlüssel, um Datensicherheitsverletzungen zu vermeiden.
• Benutzerakzeptanz und Schulung:
  Kommunizieren Sie klar, welche Speichermöglichkeiten verfügbar sind und wann welche Option zu bevorzugen ist. Schulungen können helfen, Unsicherheiten abzubauen und sicherzustellen, dass Benutzer die richtigen Kanäle für ihre Dateien nutzen.
• Co-Autorisierung und Kollaboration:
  Prüfen Sie, ob die Co-Autorisierung in Echtzeit mit externen Diensten in gleicher Qualität funktioniert wie mit OneDrive/SharePoint. Dies ist oft ein entscheidender Faktor für die Produktivität von Teams.
• Performance und Zuverlässigkeit:
  Direkt integrierte Dienste von Drittananbietern können eine gute Performance bieten, aber das Laden externer Links oder eingebetteter Webseiten kann manchmal langsamer sein als die native Integration.
• Langfristige Strategie:
  Überlegen Sie, ob die Integration externer Dienste eine Übergangslösung oder Teil einer langfristigen Hybridstrategie ist. Eine vollständige Konsolidierung auf OneDrive/SharePoint bietet oft die größte Einfachheit und Effizienz im Microsoft 365-Ökosystem.

Troubleshooting – Was tun, wenn es nicht funktioniert?

Sollten trotz korrekter Konfiguration Probleme auftreten, prüfen Sie folgende Punkte:

• Wartezeit: Änderungen im Teams Admin Center können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie vollständig repliziert sind.
• Benutzer-Cache: Bitten Sie Benutzer, den Teams-Client neu zu starten oder den Cache zu leeren (besonders bei Desktop-Clients).
• Anmeldeinformationen: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer gültige Anmeldeinformationen für den externen Cloud-Dienst haben und sich erfolgreich anmelden können.
• Netzwerk-/Firewall-Regeln: Prüfen Sie, ob Firewalls oder Proxys den Zugriff auf die externen Cloud-Dienste blockieren.
• App-Berechtigungen: Überprüfen Sie im Teams Admin Center erneut die App-Berechtigungsrichtlinien.
• Lizenzierung: Bestimmte Funktionen oder Integrationen erfordern möglicherweise spezifische Microsoft 365-Lizenzen.

Fazit: Flexibilität ist der Schlüssel

Die anfängliche „Einschränkung”, dass in Microsoft Teams nur OneDrive und SharePoint direkt sichtbar sind, ist eine Designentscheidung, die tief in der Architektur des Microsoft 365-Ökosystems verwurzelt ist. Doch wie wir gesehen haben, gibt es verschiedene wirksame Wege, um diese Situation zu überwinden und Ihren Teams die benötigte Flexibilität bei der Nutzung ihres bevorzugten Cloud-Speichers zu geben. Die direktere, administrative Integration von Box, Dropbox und Google Drive bietet eine nahtlose Benutzererfahrung, während Workarounds wie das Teilen von Links oder das Einbetten von Registerkarten praktische Alternativen für spezifische Anwendungsfälle darstellen.

Letztendlich hängt die beste Lösung von den individuellen Anforderungen und der IT-Strategie Ihres Unternehmens ab. Eine sorgfältige Abwägung von Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und langfristigen Zielen hilft Ihnen dabei, die optimale Speicherlösung für Microsoft Teams einzurichten und zu erweitern und so die Kollaboration in Ihrem Team auf die nächste Stufe zu heben.