Microsoft Excel ist ein unglaublich leistungsstarkes Werkzeug für die Datenanalyse und -verwaltung. Kombiniert man es mit der Kollaborationsfähigkeit von SharePoint, ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, Daten zentral zu verwalten und gleichzeitig von den individuellen Stärken von Excel zu profitieren. Eine der nützlichsten Funktionen dabei ist die Möglichkeit, eine Excel-Datei, die auf SharePoint gespeichert ist, als neues Tabellenblatt in einer anderen Excel-Datei zu verknüpfen. Dies ermöglicht es dir, Daten aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Datei zu konsolidieren, die automatisch aktualisiert wird, wenn sich die Quelldatei in SharePoint ändert. In dieser umfassenden Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du das machst.
Warum Excel-Dateien aus SharePoint verknüpfen?
Bevor wir uns in die Details der Verknüpfung stürzen, wollen wir kurz erläutern, warum du überhaupt eine Excel-Datei aus SharePoint verknüpfen solltest:
- Zentrale Datenverwaltung: Anstatt Daten in mehreren Dateien zu verteilen und manuell zu synchronisieren, kannst du eine zentrale Quelldatei in SharePoint nutzen und diese mit anderen Excel-Dateien verknüpfen.
- Echtzeit-Aktualisierungen: Änderungen in der Quelldatei in SharePoint werden automatisch in allen verknüpften Tabellenblättern widergespiegelt. Das spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern durch manuelle Aktualisierungen.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an verschiedenen Teilen eines Datenmodells arbeiten, ohne sich gegenseitig zu behindern. SharePoint stellt sicher, dass alle immer die aktuellste Version der Daten haben.
- Effiziente Berichterstellung: Konsolidiere Daten aus verschiedenen SharePoint-basierten Excel-Dateien in einer einzigen Berichtsdokument, was die Erstellung von Dashboards und Präsentationen erheblich vereinfacht.
Voraussetzungen
Bevor du beginnst, stelle sicher, dass du folgende Voraussetzungen erfüllst:
- Zugriff auf SharePoint: Du benötigst Zugriff auf die SharePoint-Site und die Excel-Datei, die du verknüpfen möchtest.
- Microsoft Excel: Du benötigst eine aktuelle Version von Microsoft Excel (vorzugsweise Excel 2016 oder neuer), da die Funktionen und Benutzeroberfläche variieren können.
- Berechtigungen: Du benötigst Leseberechtigungen für die Excel-Datei in SharePoint, um sie verknüpfen zu können.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eine Excel-Datei aus SharePoint verknüpfen
Folge diesen Schritten, um eine Excel-Datei aus SharePoint als neues Tabellenblatt zu verknüpfen:
Schritt 1: Öffne die Ziel-Excel-Datei
Starte Microsoft Excel und öffne die Excel-Datei, in der du das neue Tabellenblatt mit den verknüpften Daten erstellen möchtest. Dies ist die Datei, die die Daten aus der SharePoint-Excel-Datei empfangen wird.
Schritt 2: Gehe zum Reiter „Daten”
In der Menüleiste am oberen Rand des Excel-Fensters klicke auf den Reiter „Daten„. Dieser Reiter enthält alle Funktionen, die für den Import, die Verbindung und die Bearbeitung von Datenquellen benötigt werden.
Schritt 3: Wähle „Daten abrufen (Power Query)”
Im Reiter „Daten” suche die Gruppe „Daten abrufen & transformieren”. Klicke auf den Button „Daten abrufen„. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
Hinweis: Je nach Excel-Version kann dieser Button auch „Abrufen und transformieren” oder ähnlich heißen. Die zugrunde liegende Funktionalität bleibt jedoch gleich. Power Query ist ein leistungsstarkes Tool in Excel, das dir hilft, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren, zu transformieren und zu laden. Es ist ein integraler Bestandteil der Datenverknüpfung mit SharePoint.
Schritt 4: Wähle „Aus Datei” und dann „Aus SharePoint-Ordner”
Im Dropdown-Menü „Daten abrufen” fahre mit der Maus über „Aus Datei„. Ein weiteres Untermenü wird eingeblendet. Wähle in diesem Untermenü „Aus SharePoint-Ordner„. Diese Option ermöglicht es dir, auf die Dateien und Ordner in deiner SharePoint-Umgebung zuzugreifen.
Wichtig: Stelle sicher, dass du die Option „Aus SharePoint-Ordner” wählst und nicht „Aus Text/CSV” oder eine andere Option. „Aus SharePoint-Ordner” ist speziell darauf ausgelegt, mit SharePoint-Dateien zu interagieren und die notwendigen Authentifizierungsmechanismen zu nutzen.
Schritt 5: Gib die SharePoint-URL ein
Ein Dialogfenster „SharePoint-Ordner” wird angezeigt. Gib die URL der SharePoint-Site ein, in der sich die Excel-Datei befindet. Achte darauf, die vollständige URL der Site einzugeben, z.B. `https://deinunternehmen.sharepoint.com/sites/deineSite`. Klicke dann auf „OK”.
Tipp: Wenn du die genaue URL der SharePoint-Site nicht kennst, kannst du sie in deinem Webbrowser finden. Gehe einfach zur SharePoint-Site und kopiere die URL aus der Adressleiste.
Schritt 6: Wähle die Excel-Datei aus
Power Query stellt nun eine Verbindung zum SharePoint-Ordner her und zeigt eine Liste aller Dateien und Ordner in diesem Ordner an. Suche nach der Excel-Datei, die du verknüpfen möchtest. Die Liste enthält verschiedene Spalten wie „Name”, „Erstellungsdatum”, „Änderungsdatum” usw.
Schritt 7: Daten transformieren
Nachdem du die richtige Excel-Datei gefunden hast, klicke auf den Button „Transformieren” am unteren Rand des Power Query Editors. Dies öffnet den Power Query Editor, in dem du die Daten vor dem Import bearbeiten und transformieren kannst.
Warum „Transformieren” und nicht „Laden”? In den meisten Fällen möchtest du die Daten aus der SharePoint-Excel-Datei nicht direkt in dein Tabellenblatt laden. Stattdessen möchtest du sie möglicherweise filtern, sortieren, Spalten entfernen oder andere Transformationen durchführen. Der Power Query Editor bietet dir alle Werkzeuge, die du dafür benötigst.
Schritt 8: Inhalt der Excel-Datei extrahieren
Im Power Query Editor siehst du eine Spalte namens „Content”. Diese Spalte enthält die Binärdaten der Excel-Datei. Klicke auf den Button „Binary” in der „Content” Spalte der Zeile mit der gewünschten Excel-Datei. Das sollte die Excel Datei öffnen. Wähle dann die Tabelle oder das Tabellenblatt aus der Navigation aus, das du laden möchtest.
Schritt 9: Daten laden
Nachdem du die gewünschten Transformationen vorgenommen hast (oder auch keine, wenn du die Daten unverändert übernehmen möchtest), klicke auf „Schließen & laden” in der oberen linken Ecke des Power Query Editors. Du kannst entweder direkt auf „Schließen & laden” klicken, um die Daten in einem neuen Tabellenblatt zu laden, oder auf den Pfeil darunter klicken und „Schließen & laden in…” auswählen, um weitere Optionen festzulegen.
Schritt 10: Ladeoptionen festlegen
Wenn du „Schließen & laden in…” gewählt hast, öffnet sich ein Dialogfenster. Hier kannst du auswählen, wie die Daten in dein Excel-Arbeitsblatt geladen werden sollen. Die wichtigsten Optionen sind:
- Tabelle: Lädt die Daten als formatierte Excel-Tabelle.
- PivotTable-Bericht: Erstellt einen PivotTable-Bericht basierend auf den Daten.
- Nur Verbindung erstellen: Erstellt nur eine Verbindung zur Datenquelle, ohne die Daten direkt zu laden. Dies ist nützlich, wenn du die Daten später über andere Funktionen (z.B. Formeln) abrufen möchtest.
Wähle die gewünschte Option aus und klicke auf „OK”.
Schritt 11: Daten aktualisieren
Nachdem du die Daten geladen hast, wird ein neues Tabellenblatt mit den verknüpften Daten erstellt. Um die Daten zu aktualisieren, wenn sich die Quelldatei in SharePoint ändert, klicke mit der rechten Maustaste in das Tabellenblatt und wähle „Aktualisieren„. Du kannst auch den Reiter „Daten” verwenden und auf „Alle aktualisieren” klicken, um alle Datenverbindungen in der Arbeitsmappe zu aktualisieren.
Automatische Aktualisierung einrichten
Um die Daten automatisch in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren, kannst du die Hintergrundaktualisierung aktivieren:
- Klicke auf den Reiter „Daten„.
- Klicke auf „Verbindungen”.
- Wähle die Verbindung zur SharePoint-Datei aus.
- Klicke auf „Eigenschaften”.
- Aktiviere das Kontrollkästchen „Hintergrundaktualisierung aktivieren”.
- Lege das Aktualisierungsintervall fest.
Fehlerbehebung
Manchmal können bei der Verknüpfung von Excel-Dateien aus SharePoint Probleme auftreten. Hier sind einige häufige Probleme und deren Lösungen:
- Fehler beim Herstellen der Verbindung: Überprüfe die URL der SharePoint-Site und stelle sicher, dass du die korrekten Berechtigungen hast.
- Daten werden nicht aktualisiert: Stelle sicher, dass die Hintergrundaktualisierung aktiviert ist und dass die Verbindung zur SharePoint-Datei noch aktiv ist.
- Formatierungsprobleme: Die Formatierung der Quelldatei kann sich auf die Formatierung des verknüpften Tabellenblatts auswirken. Passe die Formatierung bei Bedarf manuell an.
Fazit
Das Verknüpfen von Excel-Dateien aus SharePoint als neue Tabellenblätter ist eine äußerst nützliche Technik, um Daten zentral zu verwalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Berichterstellung zu vereinfachen. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung solltest du in der Lage sein, problemlos eine Verbindung zu deinen SharePoint-basierten Excel-Daten herzustellen und die Vorteile der automatischen Aktualisierung und der zentralen Datenverwaltung zu nutzen.