Das Fax-Mysterium gelöst: Was genau passiert mit der Kopfzeile beim Weiterleiten eines Faxes?

Das Fax – ein Kommunikationsmittel, das in unserer digitalen Welt oft als Relikt vergangener Zeiten belächelt wird. Doch trotz E-Mails, Messengern und Videokonferenzen trotzt es allen Abgesängen und ist in vielen Branchen, insbesondere dort, wo Rechtssicherheit, Authentizität oder die Überbrückung digitaler Gräben gefragt sind, immer noch unverzichtbar. Aber haben Sie sich jemals gefragt, was genau mit der Fax-Kopfzeile passiert, wenn ein Fax weitergeleitet wird? Dieses scheinbar einfache Detail birgt ein kleines Mysterium, das weitaus komplexer ist, als man zunächst annehmen könnte. Tauchen wir ein in die Welt der Fax-Technologie, um dieses Rätsel endgültig zu lüften.

Grundlagen: Was ist eine Fax-Kopfzeile überhaupt?

Bevor wir uns dem Weiterleiten widmen, müssen wir verstehen, was eine Fax-Kopfzeile (auch als Header oder Transmitting Subscriber Identification – TSI bekannt) überhaupt ist. Sie ist die Informationszeile, die oben auf jeder Seite eines empfangenen Faxes erscheint. Typischerweise enthält sie folgende Angaben:

• Datum und Uhrzeit der Übertragung.
• Die Faxnummer des Senders (oder eine alphanumerische Kennung, falls konfiguriert).
• Die Faxnummer des Empfängers.
• Die Seitenanzahl (z.B. 1/3, 2/3, 3/3).
• Manchmal auch der Name des Senders oder des Unternehmens.

Diese Kopfzeile wird nicht vom Sender als Teil des Dokuments gesendet, sondern vom empfangenden Faxgerät selbst erzeugt und auf die Seite gedruckt. Die Informationen dafür werden während des Handshakes zu Beginn der Faxverbindung über das T.30-Protokoll ausgetauscht. Das sendende Gerät übermittelt seine Kennung (TSI) und das empfangende Gerät seine (CSI – Called Subscriber Identification). Das empfangende Gerät kombiniert diese Informationen mit der aktuellen Zeit, dem Datum und der Seitennummer, um die sichtbare Kopfzeile zu erstellen.

Der klassische Weg: Manuelles Weiterleiten

Beginnen wir mit dem einfachsten Szenario: Sie erhalten ein Fax auf einem physischen Faxgerät, drucken es aus und leiten es manuell an jemand anderen weiter, indem Sie es erneut in ein Faxgerät einlegen und versenden.

In diesem Fall ist die Antwort klar: Die ursprüngliche Fax-Kopfzeile ist bereits auf dem Papier gedruckt und wird nun Teil des gescannten Dokuments, das Sie erneut versenden. Das sendende Faxgerät, das Sie für die Weiterleitung nutzen, ist sich dieser aufgedruckten Kopfzeile nicht bewusst; es sieht sie nur als normalen Bildinhalt. Wenn dieses Fax nun an den neuen Empfänger gesendet wird, generiert das sendende Gerät eine völlig neue Kopfzeile für diese neue Übertragung. Der Empfänger sieht dann also:

1. Die alte Kopfzeile, die als Teil des Dokuments gescannt wurde.
2. Die neue Kopfzeile, die von seinem eigenen Faxgerät für die aktuelle Übertragung hinzugefügt wurde.

Das Ergebnis ist eine Seite mit potenziell zwei Kopfzeilen – der ursprünglichen und der durch die Weiterleitung hinzugefügten. Dies kann zu Verwirrung führen, insbesondere wenn es um die Nachverfolgung des Ursprungs geht.

Die digitale Revolution: Fax-Server und FoIP

Die Dinge werden komplexer, wenn wir uns in die digitale Welt begeben. Moderne Faxlösungen basieren oft auf Fax-Servern, Fax-zu-E-Mail-Diensten (Fax2Mail) oder Fax over IP (FoIP) via T.38. Hier wird das Fax nicht mehr physisch gedruckt, sondern digital verarbeitet.

Fax-Server-Lösungen (On-Premise oder Cloud)

Bei Fax-Servern empfängt der Server das Fax digital und leitet es dann oft per E-Mail an den Empfänger weiter, typischerweise als PDF- oder TIFF-Anhang. Was passiert hier mit der Kopfzeile?

Wenn der Fax-Server das Fax empfängt, verhält er sich im Grunde wie ein digitales Faxgerät. Er empfängt die Informationen über das T.30-Protokoll, einschließlich der TSI des Senders. Der Server generiert dann eine digitale Repräsentation der Fax-Kopfzeile und fügt diese in das empfangene Dokument ein, bevor es in ein gängiges Format wie PDF konvertiert wird. Diese Kopfzeile ist also integraler Bestandteil des PDF-Bildes.

Wenn dieses Fax nun weitergeleitet wird (z.B. indem die E-Mail mit dem Fax-Anhang weitergeleitet wird):

• Die ursprüngliche Fax-Kopfzeile, die vom Fax-Server generiert und in das PDF/TIFF-Bild eingebettet wurde, bleibt unverändert im Anhang enthalten.
• Es wird keine neue Fax-Kopfzeile hinzugefügt, da es sich um eine E-Mail-Weiterleitung des digitalen Dokuments handelt, nicht um eine neue Fax-Übertragung.

Sollte der Fax-Server das empfangene Fax jedoch nicht als E-Mail weiterleiten, sondern es erneut als Fax an einen anderen Empfänger senden (was bei manchen Workflow-Konfigurationen möglich ist), dann gilt wieder das Prinzip der Neugenerierung: Der Server würde eine neue Fax-Übertragung initiieren und eine neue Kopfzeile generieren, während die ursprüngliche Kopfzeile weiterhin Teil des digitalen Dokuments wäre.

Fax-zu-E-Mail-Dienste (Fax2Mail)

Diese Dienste funktionieren ähnlich wie Fax-Server. Ein externer Dienst empfängt das Fax und sendet es als E-Mail-Anhang an Ihre Inbox. Die ursprüngliche Fax-Kopfzeile ist dann als Teil des Bildes im PDF/TIFF-Anhang enthalten. Beim Weiterleiten dieser E-Mail bleibt sie Teil des Anhangs.

Fax over IP (FoIP) und T.38

FoIP ist die Technologie, die es ermöglicht, Faxe über ein IP-Netzwerk zu senden. Eine Schlüsseltechnologie dabei ist T.38, ein Protokoll, das speziell für die Echtzeit-Faxübertragung über IP entwickelt wurde, um die Probleme zu umgehen, die durch Paketverluste und Jitter bei Voice over IP (VoIP) auftreten können. T.38 kapselt im Wesentlichen die analogen Fax-Signale (die durch das T.30-Protokoll definiert sind) in IP-Pakete.

Wenn ein Fax über T.38 weitergeleitet wird, bedeutet das in der Regel, dass ein Fax-Gateway oder ein Fax-Server die Rolle des Empfängers und des erneuten Senders übernimmt. Das Verfahren ist dabei ähnlich wie bei einem Fax-Server:

1. Das Faxgerät sendet das Fax (mit seinen T.30-Informationen) an das erste Gateway.
2. Das Gateway empfängt die Faxdaten und erstellt eine digitale Darstellung des Dokuments, wobei die ursprüngliche Kopfzeile in dieses Bild eingefügt wird.
3. Wenn das Gateway oder ein angeschlossener Fax-Server das Fax nun an einen neuen Empfänger weiterleiten soll, initiiert es eine neue T.38/T.30-Verbindung.
4. Für diese neue Verbindung wird eine neue Fax-Kopfzeile generiert (basierend auf den Informationen des weiterleitenden Systems).

Auch hier bleibt die alte Kopfzeile Teil des Dokumentenbildes, und eine neue Kopfzeile wird von der weiterleitenden Maschine hinzugefügt. Das ist der Regelfall, da Fax-Gateways darauf ausgelegt sind, Fax-Übertragungen zu emulieren.

Die technische Tiefenbohrung: T.30, T.37 und T.38 im Detail

Um das „Mysterium” wirklich zu lösen, müssen wir die zugrunde liegenden Protokolle verstehen:

• T.30: Das Herzstück der Fax-Kommunikation

  T.30 ist der ITU-T-Standard, der die Prozeduren für die Fax-Kommunikation über das Öffentliche Telefonnetz (PSTN) definiert. Es regelt den gesamten Prozess von der Anrufannahme über den „Handshake” (Aushandlung der Fähigkeiten zwischen den Faxgeräten), die Übertragung der Daten bis zum Verbindungsabbau. Die Informationen für die Kopfzeile (TSI des Senders, CSI des Empfängers) werden genau in dieser Handshake-Phase ausgetauscht. Wichtig ist: T.30 übermittelt diese Informationen als Metadaten, nicht als Teil des Bildes. Das empfangende Gerät ist dann dafür verantwortlich, diese Metadaten in die sichtbare Kopfzeile auf dem Dokument zu rendern.

  Beim Weiterleiten eines Faxes wird immer ein neuer T.30-Verbindungsaufbau initiiert. Das bedeutet, es werden neue Metadaten ausgetauscht, die zur Generierung einer neuen Kopfzeile führen. Die alte Kopfzeile ist zu diesem Zeitpunkt bereits Teil des Bildinhalts und wird einfach mit dem Rest des Faxes als Grafik übertragen.

• T.37: Fax über E-Mail (Store and Forward)

  T.37 ist ein Standard für das „Fax-over-Email”-Verfahren. Hierbei werden Faxe nicht in Echtzeit übermittelt, sondern als Anhang einer E-Mail gesendet. Ein Faxgerät sendet das Fax an ein Gateway, das es in ein E-Mail-Format umwandelt (z.B. TIFF-F oder PDF) und per E-Mail versendet. Beim Weiterleiten eines T.37-Faxes wird die E-Mail mit dem Fax-Anhang einfach weitergeleitet. Die Kopfzeile, die ursprünglich vom Gateway beim Empfang des Faxes in das Bild eingefügt wurde, bleibt als Teil des Bildes erhalten. Es wird keine neue Kopfzeile hinzugefügt, da keine erneute T.30-Verbindung stattfindet.

• T.38: Fax über IP (Echtzeit)

  T.38 ist darauf ausgelegt, T.30-Faxverbindungen in Echtzeit über IP-Netzwerke zu transportieren. Es wandelt die Audiosignale (Modulationen) des Faxgeräts in IP-Pakete um. Wenn ein Fax über ein T.38-Gateway empfangen und dann über ein anderes T.38-Gateway weitergeleitet wird, emuliert das weiterleitende Gateway im Grunde ein neues Faxgerät. Es empfängt die Fax-Daten (inklusive der aufgedruckten alten Kopfzeile als Bildinhalt) und initiiert dann eine neue T.30-Sitzung mit dem endgültigen Empfänger. Für diese neue Sitzung wird eine neue Kopfzeile basierend auf den Informationen des weiterleitenden Systems generiert und vom empfangenden Gerät hinzugefügt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wann immer ein Fax *als Fax* (also über T.30, sei es über PSTN oder T.38) erneut gesendet wird, wird eine neue Kopfzeile hinzugefügt. Wenn es als digitales Dokument (z.B. PDF per E-Mail) weitergeleitet wird, bleibt die bereits in das Dokument eingebettete Kopfzeile erhalten und es kommt keine neue hinzu.

Das „Warum”: Motivationen und Implikationen des Weiterleitens

Das Weiterleiten von Faxen ist aus verschiedenen Gründen notwendig:

• Verteilung interner Dokumente: Ein zentrales Faxgerät empfängt alle eingehenden Faxe, die dann an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden müssen.
• Fehlgeleitete Faxe: Ein Fax landet in der falschen Abteilung und muss zur richtigen Stelle gesandt werden.
• Archivierung und Prozessoptimierung: Digitale Faxlösungen leiten Faxe oft automatisch an bestimmte Ordner oder E-Mail-Adressen weiter, um Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Die Implikationen der Kopfzeilen-Behandlung sind nicht zu unterschätzen:

• Verwirrung und Nachvollziehbarkeit: Mehrere Kopfzeilen können die Lesbarkeit erschweren und die Nachverfolgung des Ursprungs eines Faxes komplizieren. Welche Kopfzeile repräsentiert die „echte” Übertragung?
• Datenintegrität: Obwohl die alte Kopfzeile als Bildinhalt erhalten bleibt, ist sie nicht mehr die primäre Metainformation der *aktuellen* Übertragung.

Sicherheits- und rechtliche Aspekte: Ist die Kopfzeile noch vertrauenswürdig?

Die Frage nach der Vertrauenswürdigkeit der Fax-Kopfzeile ist entscheidend, besonders in rechtlichen oder sicherheitssensiblen Kontexten. Die Kopfzeile bietet einen gewissen Grad an Authentifizierung und Nachweisbarkeit, da sie Zeitstempel und Absendernummern enthält. Aber wie verhält es sich beim Weiterleiten?

• Authentizität: Wenn ein Fax manuell oder über ein System weitergeleitet wird, das eine neue Kopfzeile generiert, ist die zuletzt hinzugefügte Kopfzeile diejenige, die die *aktuelle* Übertragung bezeugt. Die ursprüngliche Kopfzeile ist zwar noch sichtbar, aber sie beweist nur, dass das Dokument *ursprünglich* von dieser Nummer zu diesem Zeitpunkt gesendet wurde. Sie beweist nicht, dass die *Weiterleitung* von der ursprünglichen Nummer kam. Dies kann bei der Überprüfung der Herkunft zu Problemen führen.
• Manipulation: Während die vom Gerät generierte Kopfzeile selbst schwer zu manipulieren ist, kann der Inhalt eines Faxes (einschließlich der alten, aufgedruckten Kopfzeile) vor der Weiterleitung verändert werden. Dies unterstreicht, dass die Kopfzeile allein kein ausreichender Nachweis für die Unverfälschtheit des Inhalts ist.
• Datenschutz: Die Kopfzeile enthält Absender- und Empfängerinformationen. Beim Weiterleiten müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese Daten weiterhin den Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO) entsprechen. Eine unbedachte Weiterleitung an unbefugte Dritte könnte eine Datenschutzverletzung darstellen.
• Beweiskraft: In rechtlichen Auseinandersetzungen kann die Fax-Kopfzeile als Beweismittel dienen. Eine Kette von Kopfzeilen (bei mehrfacher Weiterleitung) kann die Nachweisbarkeit komplizieren. Digitale Fax-Lösungen mit detaillierten Übertragungsprotokollen (Logs) bieten hier oft eine höhere Beweiskraft, da sie den gesamten Übertragungsweg dokumentieren.

Es ist daher ratsam, sich nicht blind auf die Kopfzeile eines weitergeleiteten Faxes zu verlassen. Im Zweifelsfall sollte man sich immer die Originalübertragung bestätigen lassen oder auf digitale Faxdienste mit lückenloser Audit-Trail-Funktion setzen.

Best Practices: So gehen Sie sicher mit Fax-Weiterleitungen um

Um die Verwirrung und potenziellen Fallstricke beim Weiterleiten von Faxen zu minimieren, hier einige Empfehlungen:

• Digitale Fax-Lösungen nutzen: Fax-Server oder Cloud-Fax-Dienste, die Faxe direkt in E-Mails oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) umwandeln, sind der manuellen Weiterleitung vorzuziehen. Die Original-Kopfzeile ist hier in der Regel fest im Dokument verankert und die Historie oft über Systemprotokolle nachvollziehbar.
• Transparenz schaffen: Wenn Sie ein Fax manuell oder über ein System weiterleiten, das eine neue Kopfzeile hinzufügt, machen Sie den Weiterleitungsprozess transparent. Fügen Sie eine Notiz hinzu, wer das Fax von wem erhalten und wohin weitergeleitet hat.
• Klare Richtlinien etablieren: Definieren Sie in Ihrem Unternehmen klare Regeln für den Empfang, die Weiterleitung und die Archivierung von Faxen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend.
• Archivierung des Originals: Bewahren Sie das Original-Fax (physisch oder digital) mit seiner originalen Kopfzeile auf, insbesondere bei rechtlich relevanten Dokumenten.
• Audit-Trails nutzen: Wenn Sie digitale Fax-Systeme verwenden, nutzen Sie deren Audit-Trail-Funktionen. Diese Protokolle können genau aufzeigen, wann ein Fax empfangen, von wem bearbeitet und wohin es weitergeleitet wurde.

Fazit: Das Mysterium ist gelüftet!

Das scheinbare Mysterium der Fax-Kopfzeile beim Weiterleiten ist im Grunde ein Zusammenspiel von Technologie (insbesondere dem T.30-Protokoll), dem Weiterleitungsverfahren und der Funktionsweise von Faxgeräten und -servern. Die entscheidende Erkenntnis ist, dass die ursprüngliche Fax-Kopfzeile, die vom ersten Empfänger hinzugefügt wurde, immer Teil des Dokumenteninhalts bleibt, wenn das Fax erneut als Bild gesendet oder weitergeleitet wird. Wird das Fax jedoch als *neue Übertragung* gesendet, wird immer eine neue Kopfzeile vom weiterleitenden Gerät oder System hinzugefügt. Dies gilt sowohl für physische Faxe als auch für digitale Fax-over-IP-Lösungen.

Während das Fax als Technologie weiterhin seine Nische behauptet, ist es entscheidend, die Mechanismen hinter seiner Funktionsweise zu verstehen, insbesondere wenn es um die Nachvollziehbarkeit und Authentizität von Dokumenten geht. Das Wissen um das Verhalten der Fax-Kopfzeile beim Weiterleiten ist ein wichtiger Baustein für einen sicheren und transparenten Dokumentenworkflow in der immer noch bestehenden Welt der Fax-Kommunikation.