Flexibilität in LibreOffice Calc: Wie Sie bei der Datengültigkeit weitere Werte erlauben, die nicht in der Liste enthalten sind

LibreOffice Calc ist eine mächtige Tabellenkalkulation, die viele Funktionen bietet, um Ihre Daten effizient zu verwalten. Eine dieser Funktionen ist die Datengültigkeit, mit der Sie die Eingabe bestimmter Zellen auf vordefinierte Werte beschränken können. Dies ist besonders nützlich, um Fehler zu vermeiden und die Konsistenz Ihrer Daten zu gewährleisten. Aber was, wenn Sie in bestimmten Fällen Werte außerhalb der vordefinierten Liste zulassen müssen? Glücklicherweise bietet Calc hierfür flexible Optionen, die wir in diesem Artikel detailliert untersuchen werden.

Was ist Datengültigkeit in LibreOffice Calc?

Bevor wir uns der erweiterten Funktionalität widmen, sollten wir kurz rekapitulieren, was Datengültigkeit in Calc bedeutet. Im Wesentlichen ermöglicht sie Ihnen, Regeln für die in eine Zelle eingegebenen Daten festzulegen. Sie können beispielsweise festlegen, dass eine Zelle nur Zahlen, Datumsangaben oder bestimmte Textwerte akzeptiert. Die häufigste Anwendung ist die Erstellung einer Dropdown-Liste, aus der Benutzer einen Wert auswählen können.

So richten Sie die Datengültigkeit ein:

1. Wählen Sie die Zelle(n) aus, für die Sie die Datengültigkeit festlegen möchten.
2. Gehen Sie im Menü zu Daten -> Gültigkeit…
3. Im Dialogfenster „Gültigkeit” wählen Sie unter dem Reiter „Kriterien” den gewünschten Typ (z.B. „Liste”) aus.
4. Geben Sie unter „Quelle” die Liste der zulässigen Werte ein, entweder durch direkte Eingabe (durch Semikolons getrennt) oder durch Angabe eines Zellbereichs, der die Liste enthält.
5. Konfigurieren Sie optional die Reiter „Fehlermeldung” und „Hilfemeldung”, um Benutzer bei falschen Eingaben zu informieren.
6. Klicken Sie auf „OK”, um die Einstellungen zu speichern.

Das Problem: Starre Datengültigkeit

Standardmäßig lehnt die Datengültigkeit alle Eingaben ab, die nicht in der definierten Liste enthalten sind. Dies ist oft erwünscht, kann aber in manchen Situationen zu Problemen führen. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste von Produktkategorien, aber gelegentlich kommt ein neues Produkt hinzu, das in keine der bestehenden Kategorien passt. Oder Sie haben eine Liste von Mitarbeiternamen, und ein neuer Mitarbeiter fängt an, bevor die Liste aktualisiert wurde.

In solchen Fällen möchten Sie dem Benutzer erlauben, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist, ohne die gesamte Datengültigkeitsregel aufheben zu müssen. Hier kommen die flexibleren Optionen von Calc ins Spiel.

Lösung 1: „Leere Einträge erlauben” deaktivieren und Makros verwenden (für Fortgeschrittene)

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ist die Verwendung von Makros. Dies ist eine fortgeschrittenere Methode, die Programmierkenntnisse erfordert, aber sie bietet die größte Flexibilität.

1. Richten Sie die Datengültigkeit wie gewohnt ein, aber stellen Sie sicher, dass die Option „Leere Einträge erlauben” *nicht* aktiviert ist (diese finden Sie unter dem Reiter „Einstellungen”).
2. Erstellen Sie ein Makro, das beim Verlassen der Zelle ausgelöst wird (z.B. durch das „CellValueChanged”-Ereignis).
3. Im Makro prüfen Sie, ob der eingegebene Wert in der Liste der zulässigen Werte enthalten ist.
4. Wenn der Wert *nicht* in der Liste enthalten ist, zeigen Sie eine Meldung an, die den Benutzer fragt, ob der Wert der Liste hinzugefügt werden soll.
5. Wenn der Benutzer zustimmt, fügen Sie den Wert dynamisch zur Liste hinzu (z.B. durch Anhängen an den Zellbereich, der die Liste enthält).

Beispiel (Basic Makro):

Sub CheckCellValue(oEvent)
  Dim oCell as Object
  Dim sValue as String
  Dim oRange as Object
  Dim aValues() as String
  Dim i as Integer
  Dim bFound as Boolean

  oCell = oEvent.getCell
  sValue = oCell.String

  'Anpassen: Zellbereich mit der Liste der gültigen Werte
  oRange = ThisComponent.Sheets(0).getCellRangeByName("A1:A10")
  aValues = oRange.getDataArray()

  bFound = False
  For i = LBound(aValues) To UBound(aValues)
    If aValues(i)(0) = sValue Then
      bFound = True
      Exit For
    End If
  Next i

  If Not bFound Then
    msgbox "Der Wert '" & sValue & "' ist nicht in der Liste.  Soll er hinzugefügt werden?", 4, "Ungültiger Wert"
    If MsgBoxResult = 6 Then 'Ja
       'Anpassen:  Finden der nächsten leeren Zelle im Bereich
       Dim oCursor as Object
       oCursor = ThisComponent.Sheets(0).createCursorByRange(oRange)
       oCursor.gotoEndOfUsedArea(true)

       Dim iLastRow as Integer
       iLastRow = oCursor.RangeAddress.EndRow

       ThisComponent.Sheets(0).getCellByPosition(0, iLastRow + 1).String = sValue
       msgbox "Der Wert wurde zur Liste hinzugefügt.", 64, "Information"
    Else
       oCell.String = "" 'Leere die Zelle
    End If
  End If
End Sub

Wichtiger Hinweis: Dieses Makro ist nur ein Beispiel und muss an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden. Sie müssen den Zellbereich mit der Liste der gültigen Werte, die Blattnummer und die Art und Weise, wie die Liste aktualisiert wird, ändern. Außerdem müssen Sie die Makrosicherheitseinstellungen in LibreOffice anpassen, um die Ausführung von Makros zu ermöglichen.

Lösung 2: „Leere Einträge erlauben” aktivieren und bedingte Formatierung nutzen (einfacher)

Eine einfachere, wenn auch nicht ganz so elegante Lösung, ist die Aktivierung von „Leere Einträge erlauben” im Dialogfenster „Gültigkeit” (Reiter „Einstellungen”).

1. Richten Sie die Datengültigkeit wie gewohnt ein, aber aktivieren Sie die Option „Leere Einträge erlauben”.
2. Erstellen Sie eine bedingte Formatierung, die Zellen hervorhebt, die *nicht* in der Liste enthalten sind.

So erstellen Sie die bedingte Formatierung:

1. Wählen Sie die Zelle(n) aus, für die Sie die Datengültigkeit festgelegt haben.
2. Gehen Sie im Menü zu Format -> Bedingte Formatierung -> Bedingung…
3. Wählen Sie unter „Bedingung 1” als „Bedingung” die Option „Formel ist”.
4. Geben Sie in das Feld „Formel” eine Formel ein, die prüft, ob der Zellwert in der Liste enthalten ist. Die Formel könnte wie folgt aussehen: NICHT(ISTZAHL(VERGLEICH(A1;B1:B10;0))), wobei A1 die Zelle mit der Datengültigkeit und B1:B10 der Zellbereich mit der Liste der zulässigen Werte ist.
5. Wählen Sie unter „Zelle Stil” einen Stil aus, der die Zelle hervorhebt, wenn die Bedingung erfüllt ist (z.B. einen roten Hintergrund).
6. Klicken Sie auf „OK”, um die bedingte Formatierung zu speichern.

Diese Lösung erlaubt es dem Benutzer, beliebige Werte einzugeben, warnt aber durch die bedingte Formatierung, wenn der Wert nicht in der Liste enthalten ist. Dies ist ein guter Kompromiss zwischen Flexibilität und Datenkonsistenz.

Lösung 3: Eine zusätzliche Spalte für „Andere” Werte (am einfachsten)

Die einfachste, aber vielleicht optisch am wenigsten ansprechende Lösung ist die Verwendung einer zusätzlichen Spalte für „Andere” oder „Sonstige” Werte.

1. Richten Sie die Datengültigkeit wie gewohnt mit Ihrer Liste ein.
2. Fügen Sie eine zusätzliche Spalte neben der Spalte mit der Datengültigkeit hinzu.
3. Beschriften Sie diese Spalte als „Andere” oder „Sonstige”.
4. Wenn der Benutzer einen Wert eingeben muss, der nicht in der Liste enthalten ist, wählt er einen Platzhalter in der Datengültigkeits-Spalte (z.B. „Sonstige”) und trägt den tatsächlichen Wert in der Spalte „Andere” ein.

Dies ist zwar nicht elegant, aber es ist die einfachste Möglichkeit, Werte außerhalb der Liste zu erfassen, ohne Makros oder komplexe bedingte Formatierungen zu verwenden. Sie können auch eine Formel verwenden, um den tatsächlichen Wert aus der „Andere”-Spalte zu übernehmen, wenn dort ein Wert vorhanden ist, andernfalls den Wert aus der Datengültigkeits-Spalte.

Fazit

LibreOffice Calc bietet verschiedene Möglichkeiten, die Datengültigkeit flexibel zu gestalten und auch Werte außerhalb der Liste zuzulassen. Die Wahl der besten Methode hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Ihren technischen Fähigkeiten ab. Die Verwendung von Makros bietet die größte Flexibilität, erfordert aber Programmierkenntnisse. Die Aktivierung von „Leere Einträge erlauben” in Kombination mit bedingter Formatierung ist ein guter Kompromiss zwischen Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Und die Verwendung einer zusätzlichen Spalte ist die einfachste, wenn auch optisch am wenigsten ansprechende Lösung.

Experimentieren Sie mit den verschiedenen Optionen, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Mit etwas Geschick können Sie die Datengültigkeit in Calc nutzen, um die Datenqualität zu verbessern und gleichzeitig die Flexibilität zu gewährleisten, die Ihre Benutzer benötigen.