In der dynamischen Welt des Vertriebs sind flexible Genehmigungsprozesse entscheidend für Effizienz und Agilität. Salesforce Sales Cloud bietet mächtige Werkzeuge, um Genehmigungsworkflows zu automatisieren, aber die Einrichtung von variablen Genehmigern – also unterschiedlichen Personen oder Gruppen, die je nach bestimmten Kriterien Genehmigungen erteilen – kann eine Herausforderung darstellen. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die Implementierung variabler Genehmiger in Ihren Salesforce-Freigabeprozessen und hilft Ihnen, Ihre Vertriebsabläufe zu optimieren.
Warum variable Genehmiger?
Herkömmliche Freigabeprozesse sind oft starr: Ein bestimmter Manager genehmigt immer alle Anfragen. Dies ist jedoch nicht immer ideal. Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:
- Ein Deal über 100.000 € muss vom Vertriebsleiter genehmigt werden, während ein Deal unter dieser Summe vom regionalen Manager ausreicht.
- Anfragen von Kunden in bestimmten Branchen müssen von einem Fachexperten genehmigt werden.
- Urlaubsanträge müssen vom direkten Vorgesetzten genehmigt werden, aber bei dessen Abwesenheit von einem Stellvertreter.
Variable Genehmiger ermöglichen es Ihnen, diese komplexen Szenarien abzubilden und den Genehmigungsprozess an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Das Ergebnis sind schnellere Genehmigungen, weniger Engpässe und eine höhere Effizienz.
Methoden zur Einrichtung variabler Genehmiger in Salesforce Sales Cloud
Salesforce bietet verschiedene Methoden, um variable Genehmiger zu implementieren. Die gängigsten sind:
- Hierarchiebasierte Genehmigungen: Verwenden Sie die Hierarchie der Benutzerrollen, um Genehmiger basierend auf der Rolle des Antragstellers zu bestimmen.
- Bedingungsbasierte Genehmigungen: Definieren Sie Regeln, die basierend auf bestimmten Kriterien (z.B. Deal-Größe, Kundenbranche) den zuständigen Genehmiger festlegen.
- Benutzerdefinierte Formelfelder: Erstellen Sie Formelfelder, die den Genehmiger dynamisch berechnen.
- Apex-Code: Verwenden Sie Apex-Code für hochkomplexe Szenarien, die mit den Standardfunktionen nicht abgebildet werden können.
1. Hierarchiebasierte Genehmigungen
Die einfachste Methode ist die Nutzung der Benutzerrollen-Hierarchie. Salesforce kann automatisch den Manager des Antragstellers als Genehmiger festlegen. So richten Sie es ein:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Benutzerrollen-Hierarchie korrekt ist und jeder Benutzer den korrekten Manager in seinem Benutzerprofil hinterlegt hat. Gehen Sie zu Setup -> Benutzer -> Benutzer, wählen Sie einen Benutzer aus und überprüfen Sie das Feld „Manager”.
- Erstellen Sie einen neuen Freigabeprozess. Gehen Sie zu Setup -> Workflow-Regeln & Genehmigungen -> Freigabeprozesse. Wählen Sie das Objekt aus, für das Sie den Freigabeprozess erstellen möchten (z.B. Opportunity).
- Wählen Sie den Freigabeprozess-Typ „Freigabeassistent verwenden – Standard”.
- Definieren Sie die Startkriterien für den Freigabeprozess (z.B. „Opportunity Stage” ist „Qualifizierung” und „Amount” ist größer als 10.000 €).
- Im Schritt „Genehmigungszuordnung” wählen Sie „Senden an Manager des Benutzers”. Sie können auch „Der Genehmiger muss einheitlich aus der Hierarchie der Benutzer stammen” auswählen, um sicherzustellen, dass der Genehmigungspfad der Hierarchie folgt.
- Definieren Sie die Freigabeaktionen und Ablehnungsaktionen (z.B. Felder aktualisieren, E-Mails senden).
- Aktivieren Sie den Freigabeprozess.
Diese Methode ist einfach zu implementieren, aber weniger flexibel. Sie funktioniert nur, wenn die Genehmigungslogik direkt mit der Benutzerrollen-Hierarchie verbunden ist.
2. Bedingungsbasierte Genehmigungen
Mit bedingungsbasierten Genehmigungen können Sie den Genehmiger basierend auf den Feldern des Datensatzes (z.B. Opportunity) festlegen. Dies ermöglicht eine viel größere Flexibilität. So richten Sie es ein:
- Erstellen Sie einen neuen Freigabeprozess (wie oben beschrieben).
- Wählen Sie den Freigabeprozess-Typ „Freigabeassistent verwenden – Standard”.
- Definieren Sie die Startkriterien für den Freigabeprozess.
- Im Schritt „Genehmigungszuordnung” wählen Sie „Den Antrag an Benutzer, verwandtes Benutzerfeld oder Warteschlange automatisch zuweisen”.
- Wählen Sie die Option „Wählen Sie den Genehmiger basierend auf Kriterien aus”. Klicken Sie auf „Kriterien hinzufügen”.
- Definieren Sie Ihre Kriterien. Zum Beispiel:
- Kriterium 1: „Amount” ist größer als 100.000 € und weisen Sie den Antrag dem Vertriebsleiter zu (wählen Sie den Benutzer/die Warteschlange im Feld „Nächster Genehmiger”).
- Kriterium 2: „Amount” ist kleiner oder gleich 100.000 € und weisen Sie den Antrag dem regionalen Manager zu (wählen Sie den Benutzer/die Warteschlange im Feld „Nächster Genehmiger”).
- Definieren Sie die Standard-Routing-Option, falls keine der Kriterien zutrifft.
- Definieren Sie die Freigabeaktionen und Ablehnungsaktionen.
- Aktivieren Sie den Freigabeprozess.
Diese Methode bietet mehr Flexibilität als die hierarchiebasierte Methode, kann aber bei sehr komplexen Kriterien unübersichtlich werden.
3. Benutzerdefinierte Formelfelder
Formelfelder ermöglichen es Ihnen, komplexe Logik in einem Feld zu kapseln und dieses Feld dann im Freigabeprozess zu verwenden. So richten Sie es ein:
- Erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Formelfeld auf dem Objekt, das Sie genehmigen möchten (z.B. Opportunity). Das Feld sollte vom Datentyp „Text” sein.
- Definieren Sie die Formel, die den Genehmiger basierend auf verschiedenen Kriterien ermittelt. Zum Beispiel:
IF(Amount > 100000, "[email protected]", IF(TEXT(Industry) = "Technologie", "[email protected]", $User.ManagerEmail))Diese Formel prüft, ob der Betrag größer als 100.000 € ist, und gibt in diesem Fall die E-Mail-Adresse des Vertriebsleiters zurück. Wenn der Betrag kleiner oder gleich 100.000 € ist, prüft sie, ob die Branche „Technologie” ist, und gibt in diesem Fall die E-Mail-Adresse des Fachexperten zurück. Andernfalls gibt sie die E-Mail-Adresse des Managers des aktuellen Benutzers zurück. **Wichtig:** Diese Formel gibt E-Mail-Adressen zurück. Sie müssen sicherstellen, dass Salesforce diese E-Mail-Adressen den korrekten Benutzern zuordnen kann.
- Erstellen Sie einen neuen Freigabeprozess (wie oben beschrieben).
- Wählen Sie den Freigabeprozess-Typ „Freigabeassistent verwenden – Standard”.
- Definieren Sie die Startkriterien für den Freigabeprozess.
- Im Schritt „Genehmigungszuordnung” wählen Sie „Den Antrag an Benutzer, verwandtes Benutzerfeld oder Warteschlange automatisch zuweisen”.
- Wählen Sie „Das folgende Feld” und wählen Sie das erstellte Formelfeld aus.
- Definieren Sie die Freigabeaktionen und Ablehnungsaktionen.
- Aktivieren Sie den Freigabeprozess.
Diese Methode ist sehr flexibel und ermöglicht es Ihnen, komplexe Genehmigungslogiken zu implementieren. Allerdings erfordert sie ein gutes Verständnis von Salesforce-Formeln.
4. Apex-Code
Für hochkomplexe Szenarien, die mit den Standardfunktionen nicht abgebildet werden können, können Sie Apex-Code verwenden. Dies erfordert fortgeschrittene Salesforce-Kenntnisse und Programmiererfahrung.
Der Apex-Code würde die Genehmigungslogik implementieren und den korrekten Genehmiger basierend auf beliebigen Kriterien festlegen. Sie können den Apex-Code entweder in einem Freigabe-Einstiegspunkt aufrufen oder einen eigenen Mechanismus zum Auslösen des Freigabeprozesses implementieren.
Die Verwendung von Apex-Code bietet maximale Flexibilität, ist aber auch die komplexeste und aufwändigste Methode.
Best Practices für variable Freigabeprozesse
- Planung ist entscheidend: Definieren Sie Ihre Genehmigungskriterien klar und dokumentieren Sie diese.
- Testen Sie gründlich: Testen Sie Ihre Freigabeprozesse mit verschiedenen Datensätzen, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
- Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie den Freigabeprozess so einfach wie möglich für die Endbenutzer.
- Überwachung und Optimierung: Überwachen Sie die Performance Ihrer Freigabeprozesse und optimieren Sie diese bei Bedarf.
- Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Freigabeprozesse detailliert, damit diese auch für andere Administratoren und Entwickler verständlich sind.
- Berücksichtigen Sie Vertretungsregelungen: Stellen Sie sicher, dass auch bei Abwesenheit eines Genehmigers der Prozess nicht ins Stocken gerät. Dies kann durch die Zuweisung von Stellvertretern oder die Nutzung von Eskalationsregeln erreicht werden.
Fazit
Flexible Freigabeprozesse mit variablen Genehmigern sind ein Schlüsselelement für effiziente Vertriebsabläufe in Salesforce Sales Cloud. Durch die Auswahl der passenden Methode (hierarchiebasierte Genehmigungen, bedingungsbasierte Genehmigungen, benutzerdefinierte Formelfelder oder Apex-Code) und die Beachtung der Best Practices können Sie Ihre Genehmigungsworkflows optimieren, Engpässe vermeiden und die Produktivität Ihres Vertriebsteams steigern. Beginnen Sie noch heute mit der Implementierung variabler Genehmiger und erleben Sie die Vorteile eines flexibleren und agileren Vertriebsprozesses.