Sind Sie es leid, in einem Meer von Papier zu ertrinken? Rechnungen, Verträge, Briefe – alles stapelt sich und der Überblick geht verloren. Die Lösung? Ein digitales Archiv! Und das muss nicht kompliziert oder teuer sein. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Paperless-ngx, eine leistungsstarke und kostenlose Software, einfach und kostengünstig installieren und nutzen können. Machen Sie Schluss mit dem Papierchaos und starten Sie in ein organisiertes, digitales Leben!
Was ist Paperless-ngx und warum sollten Sie es nutzen?
Paperless-ngx ist eine Open-Source-Dokumentenmanagementsoftware (DMS), die Ihnen hilft, Ihre Papierdokumente zu digitalisieren, zu organisieren und zu durchsuchen. Sie können Dokumente scannen, hochladen und automatisch verschlagworten lassen. Paperless-ngx bietet viele Vorteile:
- Ordnung und Übersicht: Alle Ihre Dokumente sind an einem Ort, leicht auffindbar und übersichtlich organisiert.
- Platzersparnis: Befreien Sie sich von Aktenordnern und schaffen Sie Platz in Ihrem Zuhause oder Büro.
- Zeitersparnis: Finden Sie Dokumente in Sekunden, anstatt stundenlang in Papierstapeln zu suchen.
- Umweltfreundlich: Reduzieren Sie Ihren Papierverbrauch und schonen Sie die Umwelt.
- Kostenlos und Open-Source: Paperless-ngx ist kostenlos nutzbar und kann an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
- OCR (Optical Character Recognition): Dank OCR werden Ihre Dokumente durchsuchbar, auch wenn es sich um Scans handelt.
- Automatische Verschlagwortung: Paperless-ngx erkennt Inhalte und schlägt automatisch Schlagwörter vor.
Voraussetzungen für die Installation
Bevor wir mit der Installation beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Hardware: Ein Computer oder Server. Ein Raspberry Pi 4 oder ein vergleichbarer Mini-PC ist ausreichend für den Heimgebrauch. Für größere Dokumentenmengen empfiehlt sich ein leistungsfähigerer Server.
- Betriebssystem: Linux (z.B. Ubuntu, Debian, Fedora) ist die empfohlene Basis. Windows und macOS sind auch möglich, erfordern aber zusätzliche Schritte.
- Docker und Docker Compose: Paperless-ngx wird am einfachsten über Docker und Docker Compose installiert.
- Grundlegende Linux-Kenntnisse: Etwas Erfahrung mit der Kommandozeile ist hilfreich.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation von Paperless-ngx mit Docker Compose
Die Installation mit Docker Compose ist der empfohlene Weg, da sie alle notwendigen Komponenten (Datenbank, Webserver, OCR-Software) in separaten Containern vereint und somit die Konfiguration deutlich vereinfacht.
Schritt 1: Docker und Docker Compose installieren
Falls Sie Docker und Docker Compose noch nicht installiert haben, müssen Sie dies zuerst tun. Die genauen Schritte variieren je nach Betriebssystem. Hier sind Beispiele für Ubuntu:
Docker installieren:
sudo apt update
sudo apt install docker.io
sudo systemctl start docker
sudo systemctl enable dockerDocker Compose installieren:
sudo apt install docker-composeStellen Sie sicher, dass Docker und Docker Compose korrekt installiert sind, indem Sie die Versionen überprüfen:
docker --version
docker-compose --versionSchritt 2: Konfigurationsdateien erstellen
Erstellen Sie einen Ordner für Ihre Paperless-ngx-Installation. Dieser Ordner wird alle Konfigurationsdateien und Daten enthalten:
mkdir paperless
cd paperlessErstellen Sie eine Datei namens `docker-compose.yml` mit folgendem Inhalt. Passen Sie die Konfiguration nach Bedarf an. Besonders wichtig sind die Pfade für `volumes` und die Environment-Variablen unter `environment`. Die `ports`-Zeile definiert, auf welchem Port Paperless-ngx erreichbar ist (Standard ist 8000).
version: "3.9"
services:
webserver:
image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
ports:
- "8000:8000"
volumes:
- ./data:/usr/src/paperless/data
- ./media:/usr/src/paperless/media
restart: always
depends_on:
- database
- redis
environment:
PAPERLESS_DATABASE_ENGINE: postgresql
PAPERLESS_DATABASE_HOST: database
PAPERLESS_DATABASE_NAME: paperless
PAPERLESS_DATABASE_USER: paperless
PAPERLESS_DATABASE_PASSWORD: password
PAPERLESS_REDIS: redis://redis:6379
PAPERLESS_TIME_ZONE: Europe/Berlin # Ändern Sie dies entsprechend Ihrer Zeitzone
PAPERLESS_SECRET_KEY: irgendein_geheimer_schlüssel # Ändern Sie dies!
PAPERLESS_ADMIN_USER: admin #Optional, erstellen Sie einen Admin User
PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD: password #Optional, das Password für den Admin User
database:
image: postgres:14
volumes:
- ./postgres_data:/var/lib/postgresql/data
restart: always
environment:
POSTGRES_USER: paperless
POSTGRES_PASSWORD: password
POSTGRES_DB: paperless
redis:
image: redis:latest
restart: alwaysWichtig: Ersetzen Sie `irgendein_geheimer_schlüssel` durch einen wirklich zufälligen und geheimen Schlüssel. Dies ist wichtig für die Sicherheit Ihrer Installation!
Optional können Sie die Admin-Benutzerdaten in der `docker-compose.yml` definieren. Wenn Sie das nicht tun, müssen Sie nach dem ersten Start einen Admin-Benutzer über die Kommandozeile erstellen.
Schritt 3: Paperless-ngx starten
Navigieren Sie im Terminal zu dem Ordner, in dem Sie die `docker-compose.yml` Datei erstellt haben (z.B. `paperless`) und starten Sie die Container mit folgendem Befehl:
docker-compose up -dDieser Befehl lädt die benötigten Images herunter (falls noch nicht vorhanden) und startet die Container im Hintergrund (-d Option). Der erste Start kann etwas dauern, da alle Images heruntergeladen und konfiguriert werden müssen.
Schritt 4: Paperless-ngx aufrufen
Nachdem die Container gestartet wurden, können Sie Paperless-ngx im Browser aufrufen. Öffnen Sie einfach Ihren Browser und geben Sie die IP-Adresse Ihres Servers gefolgt vom Port 8000 ein: `http://IHRE_SERVER_IP:8000`.
Falls Sie Paperless-ngx lokal auf Ihrem Computer installiert haben, ist die Adresse in der Regel `http://localhost:8000` oder `http://127.0.0.1:8000`.
Melden Sie sich mit dem erstellten Admin-Benutzer an oder erstellen Sie über die Kommandozeile einen neuen Admin-Benutzer (wenn Sie die Admin-Daten in der `docker-compose.yml` nicht festgelegt haben).
Schritt 5: (Optional) Admin-Benutzer erstellen (falls nicht in `docker-compose.yml` definiert)
Falls Sie in der `docker-compose.yml` keinen Admin-Benutzer definiert haben, können Sie diesen über die Kommandozeile erstellen. Führen Sie dazu folgenden Befehl aus (ersetzen Sie `paperless` durch den Namen des Containers, falls abweichend):
docker-compose exec webserver python manage.py createsuperuserFolgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Benutzernamen, E-Mail-Adresse und Passwort festzulegen.
Erste Schritte mit Paperless-ngx
Nach der Installation können Sie mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente beginnen:
- Dokumente hochladen: Klicken Sie auf den „Hochladen”-Button und wählen Sie die zu digitalisierenden Dokumente aus.
- Dokumente scannen: Nutzen Sie einen Scanner und laden Sie die Scans hoch. Paperless-ngx unterstützt verschiedene Scanner-Typen.
- Automatische Verschlagwortung prüfen und anpassen: Paperless-ngx versucht, die Dokumente automatisch zu verschlagworten. Überprüfen Sie die Vorschläge und passen Sie sie gegebenenfalls an.
- Schlagwörter, Korrespondenten und Dokumenttypen definieren: Ordnen Sie Ihre Dokumente Kategorien zu, um sie besser zu organisieren.
Tipps und Tricks für eine erfolgreiche Nutzung
- Regelmäßige Backups: Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten (den `data`-, `media`- und `postgres_data`-Ordner), um Datenverlust zu vermeiden.
- OCR-Qualität verbessern: Eine gute Scan-Qualität ist entscheidend für eine erfolgreiche OCR. Achten Sie auf gute Beleuchtung und scharfe Scans.
- Regelmäßige Updates: Aktualisieren Sie Paperless-ngx regelmäßig, um von neuen Funktionen und Sicherheitsverbesserungen zu profitieren.
- Nutzen Sie die Suchfunktion: Die leistungsstarke Suchfunktion hilft Ihnen, Dokumente schnell zu finden.
- Konfigurieren Sie automatische Import-Ordner: Richten Sie einen Import-Ordner ein, in den Sie Scans ablegen, die dann automatisch von Paperless-ngx verarbeitet werden.
Fazit
Mit Paperless-ngx können Sie Ihr Papierchaos einfach und kostengünstig in den Griff bekommen. Die Installation mit Docker Compose ist unkompliziert und die Software bietet viele nützliche Funktionen, um Ihre Dokumente zu digitalisieren, zu organisieren und zu durchsuchen. Starten Sie noch heute und genießen Sie die Vorteile eines digitalen Archivs!