Die Wahl der richtigen Software kann für jedes Unternehmen, egal ob Startup oder etablierter Konzern, entscheidend sein. Effizienzsteigerung, verbesserte Kommunikation und optimierte Prozesse sind nur einige der Vorteile, die eine gute Softwarelösung verspricht. Wir haben uns in den letzten Monaten intensiv mit Rokaoffice auseinandergesetzt, einer Software, die sich als All-in-One-Lösung für Büroorganisation und -management positioniert. In diesem Artikel teilen wir unsere ehrlichen Erfahrungen im Praxistest und geben Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage, ob sich die Investition in Rokaoffice wirklich lohnt.
Was ist Rokaoffice und was verspricht es?
Rokaoffice ist eine cloudbasierte Software, die darauf abzielt, alle wichtigen Aspekte der Büroarbeit in einer Plattform zu vereinen. Von der Projektverwaltung über die Zeiterfassung bis hin zur Kundenbeziehungspflege (CRM) und der Rechnungsstellung – Rokaoffice verspricht, den Arbeitsalltag zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Die Software richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler und soll eine kostengünstige Alternative zu komplexen und teuren Enterprise-Lösungen darstellen.
Zu den Kernfunktionen von Rokaoffice gehören:
* Projektmanagement: Aufgabenplanung, Team-Kollaboration, Fortschrittskontrolle.
* Zeiterfassung: Arbeitszeitdokumentation, Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung.
* CRM: Kundenverwaltung, Lead-Management, Vertriebsaktivitäten.
* Rechnungsstellung: Angebotserstellung, Rechnungsversand, Zahlungsüberwachung.
* Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage, Versionierung, Zugriffskontrolle.
* Kommunikation: Interne Nachrichten, Aufgabenbenachrichtigungen.
Diese Funktionen sind in verschiedenen Modulen gebündelt, die je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Rokaoffice wirbt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, einfacher Bedienbarkeit und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten.
Unser Praxistest: So haben wir Rokaoffice getestet
Um Rokaoffice auf Herz und Nieren zu prüfen, haben wir die Software in verschiedenen Abteilungen unseres Unternehmens über mehrere Monate hinweg eingesetzt. Unser Team bestand aus Mitarbeitern aus den Bereichen Projektmanagement, Vertrieb, Buchhaltung und Marketing. Wir haben Rokaoffice in realen Projekten verwendet, Kundendaten gepflegt, Rechnungen erstellt und die Zeiterfassung genutzt.
Konkret haben wir uns folgende Fragen gestellt:
* Wie intuitiv ist die Benutzeroberfläche? Können sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten?
* Wie gut funktionieren die einzelnen Module im Alltag? Gibt es Schwächen oder Bugs?
* Wie effektiv ist Rokaoffice im Vergleich zu unseren bisherigen Tools?
* Wie gut ist der Kundensupport? Werden Probleme schnell und kompetent gelöst?
* Wie sicher sind unsere Daten in der Cloud? Entspricht Rokaoffice den Datenschutzbestimmungen?
* Ist das Preis-Leistungs-Verhältnis angemessen?
Die Benutzeroberfläche und Bedienbarkeit
Einer der größten Pluspunkte von Rokaoffice ist die Benutzeroberfläche. Sie ist modern, übersichtlich und intuitiv gestaltet. Auch Mitarbeiter, die zuvor noch keine Erfahrung mit ähnlicher Software hatten, fanden sich schnell zurecht. Die Navigation ist logisch aufgebaut und die wichtigsten Funktionen sind leicht zugänglich. Das Dashboard bietet einen guten Überblick über aktuelle Projekte, Aufgaben und Termine.
Einige kleinere Kritikpunkte gibt es dennoch: Die Anpassungsmöglichkeiten der Benutzeroberfläche sind begrenzt. Man kann beispielsweise keine eigenen Widgets hinzufügen oder die Anordnung der Elemente verändern. Auch die Suchfunktion könnte verbessert werden. Manchmal dauerte es etwas länger, bis wir die gesuchten Informationen gefunden hatten.
Die einzelnen Module im Detail
Projektmanagement
Das Projektmanagement-Modul von Rokaoffice ist solide und bietet alle grundlegenden Funktionen, die man für die Planung und Durchführung von Projekten benötigt. Aufgaben lassen sich einfach erstellen, zuweisen und terminieren. Die Team-Kollaboration funktioniert gut, da alle Beteiligten Zugriff auf die gleichen Informationen haben und den Fortschritt verfolgen können. Das Kanban-Board ist eine praktische Möglichkeit, den Überblick über den Status der einzelnen Aufgaben zu behalten.
Allerdings fehlen einige fortgeschrittene Funktionen, die in komplexeren Projekten hilfreich wären. Beispielsweise gibt es keine Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu definieren oder kritische Pfade zu identifizieren. Auch die Ressourcenplanung ist eher rudimentär.
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist ein weiteres Stärken von Rokaoffice. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten einfach per Knopfdruck erfassen und den Projekten oder Aufgaben zuordnen. Die Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung sind ebenfalls gut integriert. Die erfassten Daten können für die Lohnabrechnung exportiert werden.
Ein kleines Manko ist, dass die Zeiterfassung nicht automatisch startet oder stoppt, wenn man beispielsweise ein Projekt öffnet oder schließt. Hier wäre eine automatische Erfassung wünschenswert.
CRM
Das CRM-Modul von Rokaoffice ist im Vergleich zu spezialisierten CRM-Systemen etwas einfacher gehalten, bietet aber dennoch alle wichtigen Funktionen für die Kundenverwaltung. Kontaktdaten können übersichtlich gespeichert und verwaltet werden. Leads lassen sich erfassen und verfolgen. Auch die Vertriebsaktivitäten können dokumentiert werden.
Für Unternehmen mit komplexen Vertriebsprozessen oder einem großen Kundenstamm ist das CRM-Modul von Rokaoffice möglicherweise nicht ausreichend. Hier empfiehlt sich die Integration mit einem professionellen CRM-System.
Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung mit Rokaoffice ist einfach und unkompliziert. Angebote und Rechnungen lassen sich schnell erstellen und versenden. Das Design der Dokumente ist professionell und kann an das eigene Corporate Design angepasst werden. Die Zahlungsüberwachung hilft dabei, den Überblick über offene Posten zu behalten.
Einige erweiterte Funktionen, wie beispielsweise wiederkehrende Rechnungen oder automatische Mahnungen, fehlen jedoch.
Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement von Rokaoffice ist solide und bietet eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente. Die Versionierung sorgt dafür, dass man immer die aktuellste Version eines Dokuments zur Hand hat. Die Zugriffskontrolle ermöglicht es, festzulegen, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf.
Die Integration mit anderen Cloud-Speichern, wie beispielsweise Dropbox oder Google Drive, wäre wünschenswert.
Kundensupport und Datensicherheit
Der Kundensupport von Rokaoffice ist per E-Mail und Telefon erreichbar. Unsere Anfragen wurden in der Regel schnell und kompetent beantwortet. Auch die Dokumentation der Software ist umfangreich und hilfreich. Die Datensicherheit wird bei Rokaoffice großgeschrieben. Die Daten werden in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und regelmäßig gesichert. Rokaoffice erfüllt die Anforderungen der DSGVO.
Preis-Leistungs-Verhältnis
Das Preis-Leistungs-Verhältnis von Rokaoffice ist gut. Die Software bietet viele Funktionen zu einem fairen Preis. Es gibt verschiedene Preismodelle, die sich nach der Anzahl der Nutzer und dem Funktionsumfang richten. Im Vergleich zu anderen All-in-One-Lösungen ist Rokaoffice deutlich günstiger.
Fazit: Lohnt sich die Investition?
Nach unserem ausführlichen Praxistest können wir sagen: Rokaoffice ist eine solide und benutzerfreundliche Software für Büroorganisation und -management. Sie eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler, die eine kostengünstige und einfach zu bedienende All-in-One-Lösung suchen. Rokaoffice kann die Effizienz steigern, die Kommunikation verbessern und die Prozesse optimieren.
Allerdings gibt es auch einige Einschränkungen. Für Unternehmen mit komplexen Anforderungen oder speziellen Bedürfnissen ist Rokaoffice möglicherweise nicht ausreichend. Hier empfiehlt sich die Integration mit spezialisierten Softwarelösungen.
Ob sich die Investition in Rokaoffice lohnt, hängt letztendlich von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wir empfehlen Ihnen, die Software selbst auszuprobieren und eine kostenlose Testversion zu nutzen, um sich ein eigenes Bild zu machen.