MS Teams ist aus dem modernen Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Die Plattform dient als zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektmanagement. Aber wussten Sie, dass Sie MS Teams noch viel weiter automatisieren können? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Adaptive Cards dynamisch befüllen und so Ihren Teams-Workflow auf Autopilot schalten können. Konkret bedeutet das: Informationen werden automatisch in ansprechende, interaktive Karten geladen und in Teams-Kanälen oder Chats präsentiert, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Was sind Adaptive Cards und warum sind sie so mächtig?
Adaptive Cards sind plattformunabhängige UI-Schnipsel, die eine reichhaltige und interaktive Benutzererfahrung bieten. Sie können Texte, Bilder, Schaltflächen, Eingabefelder und vieles mehr enthalten. Der Clou: Adaptive Cards passen sich dynamisch an die Umgebung an, in der sie angezeigt werden – sei es MS Teams, Outlook, oder eine andere Plattform. Das bedeutet, Sie schreiben den Code einmal und profitieren von einer konsistenten Darstellung über verschiedene Anwendungen hinweg.
Die Macht von Adaptive Cards liegt in ihrer Flexibilität und Interaktivität. Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihr Team über den Fortschritt eines Projekts informieren. Statt eine lange E-Mail zu schreiben, erstellen Sie eine Adaptive Card, die den Projektnamen, den aktuellen Fortschritt, die verantwortliche Person und eine Schaltfläche zum direkten Zugriff auf das Projektboard enthält. Diese Karte wird dann automatisch in einem Teams-Kanal gepostet, beispielsweise einmal täglich oder bei Änderungen im Projektstatus. Das spart Zeit, sorgt für Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit.
Das „Wie”: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um eine Adaptive Card dynamisch zu befüllen, benötigen Sie im Wesentlichen drei Komponenten:
- Eine Datenquelle: Hier liegen die Informationen, die in der Adaptive Card angezeigt werden sollen. Das kann eine Datenbank, eine API, eine Excel-Datei oder eine andere Datenquelle sein.
- Eine Logik zum Abrufen und Verarbeiten der Daten: Diese Komponente liest die Daten aus der Datenquelle, formatiert sie und bereitet sie für die Verwendung in der Adaptive Card vor. Hier können Sie beispielsweise Skripte in PowerShell, Python oder einer anderen Programmiersprache verwenden. Auch Low-Code-Plattformen wie Power Automate sind hervorragend geeignet.
- Die Adaptive Card Definition (JSON): Diese JSON-Datei beschreibt die Struktur und das Aussehen der Adaptive Card. Sie enthält Platzhalter, die später mit den dynamisch abgerufenen Daten gefüllt werden.
Lassen Sie uns das an einem konkreten Beispiel verdeutlichen: Wir möchten eine Adaptive Card erstellen, die Informationen über neue Support-Tickets aus einem fiktiven Ticketsystem anzeigt.
Schritt 1: Die Datenquelle
Nehmen wir an, unser Ticketsystem stellt eine API bereit, die uns die Informationen über neue Tickets im JSON-Format liefert. Eine solche Antwort könnte so aussehen:
[
{
"ticketId": "12345",
"subject": "Problem mit der Netzwerkverbindung",
"description": "Benutzer kann keine Verbindung zum Netzwerk herstellen.",
"priority": "Hoch",
"assignedTo": "Max Mustermann"
},
{
"ticketId": "67890",
"subject": "Passwort zurücksetzen",
"description": "Benutzer hat sein Passwort vergessen.",
"priority": "Mittel",
"assignedTo": "Erika Müller"
}
]
Schritt 2: Daten abrufen und verarbeiten mit Power Automate
Power Automate ist eine hervorragende Plattform, um diesen Prozess zu automatisieren. Hier sind die Schritte:
- Trigger: Erstellen Sie einen Flow, der regelmäßig (z.B. alle 5 Minuten) startet. Verwenden Sie den „Zeitplan”-Trigger.
- HTTP-Anforderung: Verwenden Sie den „HTTP”-Connector, um die Daten von der Ticket-API abzurufen. Konfigurieren Sie die URL der API und die Authentifizierungsmethode (falls erforderlich).
- JSON analysieren: Verwenden Sie den „JSON analysieren”-Connector, um die Antwort der API in ein verwendbares Format zu konvertieren. Geben Sie das JSON-Schema der API-Antwort an (Power Automate kann Ihnen dabei helfen).
- Schleife: Verwenden Sie eine „Auf alle anwenden”-Aktion, um jede einzelne Ticketinformation aus der API-Antwort zu verarbeiten.
- Adaptive Card erstellen: Innerhalb der Schleife fügen Sie eine „Adaptive Card erstellen” Aktion hinzu (suchen Sie im Connector nach „Teams”). Hier kommt die Adaptive Card Definition ins Spiel.
Schritt 3: Die Adaptive Card Definition (JSON)
Hier ist ein Beispiel für eine einfache Adaptive Card Definition, die wir verwenden können:
{
"type": "AdaptiveCard",
"$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
"version": "1.3",
"body": [
{
"type": "TextBlock",
"text": "Neues Support-Ticket!",
"weight": "Bolder",
"size": "Medium"
},
{
"type": "FactSet",
"facts": [
{
"title": "Ticket-ID:",
"value": "${items('Auf_alle_anwenden')?['ticketId']}"
},
{
"title": "Betreff:",
"value": "${items('Auf_alle_anwenden')?['subject']}"
},
{
"title": "Zugewiesen an:",
"value": "${items('Auf_alle_anwenden')?['assignedTo']}"
},
{
"title": "Priorität:",
"value": "${items('Auf_alle_anwenden')?['priority']}"
}
]
},
{
"type": "ActionSet",
"actions": [
{
"type": "Action.OpenUrl",
"title": "Ticket öffnen",
"url": "https://ihreticketsystem.de/ticket/${items('Auf_alle_anwenden')?['ticketId']}"
}
]
}
]
}
Beachten Sie die Verwendung von ${items('Auf_alle_anwenden')?['ticketId']} usw. Dies sind Ausdrücke, die Power Automate verwendet, um die dynamischen Daten aus der Schleife in die Adaptive Card einzufügen. items('Auf_alle_anwenden') bezieht sich auf das aktuelle Element in der „Auf alle anwenden”-Schleife und ?['ticketId'] greift auf das Feld „ticketId” des aktuellen Elements zu.
Schritt 4: Die Adaptive Card in Teams posten
Fügen Sie innerhalb der Schleife nach der „Adaptive Card erstellen”-Aktion eine „Nachricht in einem Chat oder Kanal posten”-Aktion hinzu (wieder über den „Teams”-Connector). Wählen Sie den Teams-Kanal aus, in dem die Benachrichtigungen erscheinen sollen, und verwenden Sie die Ausgabe der „Adaptive Card erstellen”-Aktion (meistens „Body”) als Nachricht.
Vorteile der dynamischen Befüllung von Adaptive Cards
- Zeitersparnis: Automatisieren Sie repetitive Aufgaben und reduzieren Sie den manuellen Aufwand.
- Verbesserte Kommunikation: Präsentieren Sie Informationen klar, strukturiert und interaktiv.
- Erhöhte Transparenz: Teilen Sie wichtige Informationen automatisch mit Ihrem Team.
- Effizientere Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie einen schnelleren Zugriff auf relevante Informationen und beschleunigen Sie Entscheidungsprozesse.
- Modernes Erscheinungsbild: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine ansprechende und benutzerfreundliche Erfahrung.
Fazit
Die dynamische Befüllung von Adaptive Cards in MS Teams ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihren Workflow zu automatisieren und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern. Mit Tools wie Power Automate und einer klaren Datenstrategie können Sie informative und interaktive Benachrichtigungen erstellen, die Zeit sparen und die Effizienz steigern. Experimentieren Sie mit verschiedenen Datenquellen und Card-Layouts, um das Beste aus dieser Technologie herauszuholen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt!
Adaptive Cards sind mehr als nur hübsche UI-Elemente – sie sind ein Schlüssel zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse in MS Teams. Nutzen Sie das Potenzial und bringen Sie Ihr Team auf Autopilot!