Microsoft Excel ist ein mächtiges Werkzeug für Tabellenkalkulationen, Datenanalyse und vieles mehr. Egal, ob Sie ein erfahrener Benutzer oder ein Anfänger sind, das Verständnis der Benutzeroberfläche ist entscheidend für die effektive Nutzung der Software. Eines der wichtigsten Elemente der Excel-Oberfläche ist der Reiter „Datei”. Dieser Reiter, oft übersehen, ist der Schlüssel zu einer Vielzahl von Funktionen, die für die Verwaltung, den Schutz und das Teilen Ihrer Arbeitsmappen unerlässlich sind.
Wo finden Sie den „Datei”-Reiter in Excel?
Der „Datei”-Reiter ist in allen modernen Versionen von Excel (einschließlich Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 und Microsoft 365) prominent platziert. Er befindet sich in der oberen linken Ecke des Excel-Fensters, direkt über der Multifunktionsleiste (Ribbon). Er ist normalerweise mit dem Wort „Datei” beschriftet und unterscheidet sich farblich von den anderen Reitern wie „Start”, „Einfügen”, „Formeln” usw.
Klicken Sie einfach auf den „Datei”-Reiter, um das Backstage-Menü zu öffnen. Dieses Menü unterscheidet sich visuell von der herkömmlichen Excel-Oberfläche und bietet eine umfassende Sammlung von Befehlen und Optionen.
Was verbirgt das „Datei”-Menü in Excel?
Das „Datei”-Menü ist in verschiedene Bereiche unterteilt, von denen jeder bestimmte Funktionen und Möglichkeiten bietet. Lassen Sie uns die wichtigsten Abschnitte und ihre Funktionen genauer untersuchen:
1. Info
Der Abschnitt „Info” bietet Ihnen eine Übersicht über die aktuelle Arbeitsmappe. Hier finden Sie wichtige Details wie:
- Eigenschaften der Arbeitsmappe: Informationen wie Dateigröße, Titel, Autor, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und andere Metadaten.
- Schutz der Arbeitsmappe: Optionen zum Sichern Ihrer Arbeitsmappe mit einem Passwort, zum Einschränken von Berechtigungen und zum Verhindern von Änderungen.
- Inspektion der Arbeitsmappe: Tools zum Identifizieren und Entfernen versteckter Daten und persönlicher Informationen, bevor Sie die Arbeitsmappe freigeben.
- Verwalten der Arbeitsmappe: Optionen zum Wiederherstellen vorheriger Versionen der Arbeitsmappe, falls es zu Problemen kommt.
2. Neu
Im Abschnitt „Neu” können Sie eine neue Arbeitsmappe erstellen. Sie haben die Wahl zwischen:
- Leere Arbeitsmappe: Eine leere Tabellenkalkulation, die Sie von Grund auf neu erstellen können.
- Vorlagen: Eine breite Palette vorgefertigter Vorlagen für verschiedene Zwecke, wie z. B. Budgetierung, Projektmanagement, Kalender, Rechnungen und mehr. Die Verwendung von Vorlagen kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen, da sie bereits mit Formatierungen, Formeln und Layouts eingerichtet sind. Sie können auch nach Online-Vorlagen suchen, die von Microsoft oder anderen Anbietern bereitgestellt werden.
3. Öffnen
Der Abschnitt „Öffnen” ermöglicht es Ihnen, vorhandene Excel-Dateien von verschiedenen Speicherorten zu öffnen, darunter:
- Dieser PC: Ihr lokales Laufwerk und verbundene Geräte.
- OneDrive: Ihr Microsoft Cloud-Speicher, der es Ihnen ermöglicht, auf Ihre Dateien von überall aus zuzugreifen.
- Hinzufügen eines Ortes: Fügen Sie andere Cloud-Speicherdienste wie Dropbox oder Google Drive hinzu.
- Zuletzt verwendet: Eine Liste der zuletzt geöffneten Arbeitsmappen für einen schnellen Zugriff.
4. Speichern / Speichern unter
Diese Optionen sind entscheidend, um Ihre Arbeit zu sichern und zu verwalten.
- Speichern: Speichert die aktuellen Änderungen an der aktuellen Datei. Wenn Sie die Datei zum ersten Mal speichern, werden Sie aufgefordert, einen Namen und einen Speicherort auszuwählen.
- Speichern unter: Erstellt eine neue Kopie der Datei mit einem anderen Namen, Speicherort oder Dateiformat. Dies ist nützlich, um Sicherungskopien zu erstellen, verschiedene Versionen zu speichern oder die Datei in einem anderen Format (z. B. .xls, .csv, .pdf) zu speichern.
Es ist ratsam, Ihre Arbeit regelmäßig zu speichern, um Datenverlust durch Stromausfälle, Programmabstürze oder andere unvorhergesehene Ereignisse zu vermeiden. Aktivieren Sie außerdem die automatische Speicherung in den Excel-Optionen, um Ihre Daten in regelmäßigen Abständen automatisch zu sichern.
5. Drucken
Der Abschnitt „Drucken” ermöglicht Ihnen das Drucken Ihrer Arbeitsmappe. Hier können Sie:
- Drucker auswählen: Wählen Sie den Drucker aus, den Sie verwenden möchten.
- Druckeinstellungen konfigurieren: Legen Sie die Anzahl der zu druckenden Kopien fest, wählen Sie die zu druckenden Seiten aus (alle Seiten, aktuelle Seite oder benutzerdefinierter Bereich), legen Sie die Sortierreihenfolge fest und wählen Sie das Papierformat und die Ausrichtung.
- Skalierung einstellen: Passen Sie die Skalierung an, um die Tabelle an das Papierformat anzupassen, mehrere Seiten auf einem Blatt zu drucken oder die Druckgröße anzupassen.
- Seitenränder anpassen: Legen Sie die Ränder um den gedruckten Inhalt fest.
- Kopf- und Fußzeilen hinzufügen: Fügen Sie Kopf- und Fußzeilen mit Informationen wie Seitenzahlen, Datum, Dateinamen oder benutzerdefinierten Texten hinzu.
Vor dem Drucken ist es ratsam, eine Druckvorschau anzuzeigen, um sicherzustellen, dass das Layout und die Formatierung Ihren Erwartungen entsprechen. Sie können die Druckvorschau über die Schaltfläche „Druckvorschau” im Abschnitt „Drucken” aufrufen.
6. Freigeben
Der Abschnitt „Freigeben” bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Arbeitsmappe mit anderen zu teilen:
- Mit Personen teilen: Laden Sie Personen ein, die Arbeitsmappe in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten, indem Sie ihre E-Mail-Adressen eingeben.
- In der Cloud speichern: Speichern Sie die Arbeitsmappe auf OneDrive oder SharePoint, um die Zusammenarbeit und den Zugriff von verschiedenen Geräten aus zu ermöglichen.
- Als Anhang senden: Senden Sie eine Kopie der Arbeitsmappe per E-Mail als Anhang. Sie können zwischen verschiedenen Formaten wählen, z. B. Excel-Arbeitsmappe (.xlsx), PDF-Dokument (.pdf) oder XPS-Dokument (.xps).
- Als PDF/XPS veröffentlichen: Erstellen Sie ein PDF- oder XPS-Dokument der Arbeitsmappe, das Sie dann weitergeben können.
7. Exportieren
Der Abschnitt „Exportieren” ermöglicht Ihnen, Ihre Excel-Datei in andere Formate zu konvertieren:
- PDF/XPS erstellen: Erstellen Sie ein PDF- oder XPS-Dokument der Arbeitsmappe.
- Dateityp ändern: Speichern Sie die Arbeitsmappe in einem anderen Excel-Format, z. B. .xls (Excel 97-2003), .csv (kommagetrennte Werte) oder .txt (Textdatei).
8. Veröffentlichen
Der Abschnitt „Veröffentlichen” (früher auch als „Speichern und Senden” bekannt) bietet Optionen zum Veröffentlichen Ihrer Arbeitsmappe auf verschiedenen Plattformen:
- Auf Power BI veröffentlichen: Veröffentlichen Sie Ihre Excel-Daten direkt in Power BI, einem Business Intelligence-Tool von Microsoft, um interaktive Dashboards und Berichte zu erstellen.
9. Konto
Im Abschnitt „Konto” können Sie Ihre Microsoft-Konto-Einstellungen verwalten, einschließlich:
- Benutzerinformationen: Anzeigen und Bearbeiten Ihres Namens, E-Mail-Adresse und Profilbilds.
- Verbundene Dienste: Verwalten Sie verbundene Cloud-Speicherdienste wie OneDrive und SharePoint.
- Produktinformationen: Anzeigen Ihrer Office-Version, Lizenzinformationen und Abonnementstatus.
- Design auswählen: Ändern Sie das visuelle Design von Excel (z. B. Farbe, Hintergrund).
10. Optionen
Der Abschnitt „Optionen” öffnet das Dialogfeld „Excel-Optionen”, in dem Sie eine Vielzahl von Einstellungen und Anpassungen für Excel vornehmen können, z. B.:
- Allgemein: Allgemeine Einstellungen wie Sprache, Benutzername und Standardvorlagen.
- Formeln: Einstellungen für Formelberechnung, Fehlerprüfung und Iteration.
- Daten: Einstellungen für Datenimport und -export.
- Dokumentprüfung: Einstellungen für die automatische Korrektur und Grammatikprüfung.
- Speichern: Einstellungen für das automatische Speichern und Wiederherstellen von Dateien.
- Sprache: Spracheinstellungen für die Benutzeroberfläche, die Hilfe und die Dokumentprüfung.
- Erweitert: Erweiterte Einstellungen für Bearbeitung, Anzeige, Drucken und mehr.
- Multifunktionsleiste anpassen: Passen Sie die Multifunktionsleiste an, indem Sie Befehle hinzufügen, entfernen oder neu anordnen.
- Symbolleiste für den Schnellzugriff: Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an, indem Sie häufig verwendete Befehle hinzufügen.
- Add-Ins: Verwalten Sie Excel-Add-Ins, die zusätzliche Funktionen und Features hinzufügen.
- Trust Center: Konfigurieren Sie Sicherheitseinstellungen, um Ihre Arbeitsmappen vor schädlichem Code und potenziellen Bedrohungen zu schützen.
11. Feedback
Hier können Sie Feedback an Microsoft senden, z.B. Vorschläge für neue Funktionen oder Fehlerberichte.
12. Schließen
Schließt die aktuelle Arbeitsmappe, ohne Excel selbst zu schließen.
Fazit
Der Reiter „Datei” in Excel ist ein zentraler Anlaufpunkt für die Verwaltung Ihrer Arbeitsmappen und die Konfiguration Ihrer Excel-Einstellungen. Durch das Verständnis der verschiedenen Abschnitte und Funktionen des „Datei”-Menüs können Sie Ihre Produktivität steigern, Ihre Daten sichern, Ihre Arbeit effektiv mit anderen teilen und Excel an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Nehmen Sie sich die Zeit, das „Datei”-Menü zu erkunden und seine Möglichkeiten kennenzulernen. Sie werden feststellen, dass es ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Excel-Anwender ist.