Excel ist weit mehr als nur ein Werkzeug für einfache Tabellenkalkulationen. Es ist ein mächtiges Instrument, das dir dabei helfen kann, Daten zu analysieren, zu visualisieren und sogar geografische Informationen darzustellen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Postleitzahlen (PLZ) in Excel nutzen kannst, um Städte darzustellen und deren Namen automatisch anzuzeigen. Stell dir vor, du hast eine lange Liste von Kundendaten mit PLZ, aber ohne Ortsnamen. Hier erfährst du, wie du diese Liste mit wenigen Handgriffen in eine übersichtliche Tabelle mit Ortsangaben verwandelst.
Warum Postleitzahlen nutzen, um Städte in Excel darzustellen?
Die Postleitzahl ist ein standardisierter Code, der eindeutig einer geografischen Region zugeordnet ist. In vielen Ländern, darunter Deutschland, Österreich und die Schweiz, ist die PLZ eng mit einer bestimmten Stadt oder einem Ortsteil verbunden. Das macht sie zu einem idealen Schlüssel, um in Excel automatisiert den zugehörigen Ortsnamen zu ermitteln. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Zeitersparnis: Manuelles Heraussuchen und Eintragen der Ortsnamen entfällt.
- Fehlerreduktion: Automatisierung minimiert das Risiko von Tippfehlern.
- Datenkonsistenz: Einheitliche Schreibweise der Ortsnamen wird gewährleistet.
- Dynamische Aktualisierung: Änderungen in der PLZ-Datenbank werden automatisch übernommen (abhängig von der Methode).
Die Grundlagen: Eine PLZ-Datenbank
Bevor du loslegen kannst, benötigst du eine PLZ-Datenbank. Diese enthält die Zuordnung von Postleitzahlen zu den entsprechenden Städten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, an eine solche Datenbank zu gelangen:
- Kostenlose Quellen im Internet: Es gibt zahlreiche Webseiten, die kostenlose PLZ-Datenbanken zum Download anbieten. Achte jedoch auf die Aktualität und Lizenzbedingungen der Daten.
- Kommerzielle Anbieter: Gegen Gebühr kannst du hochwertige, stets aktuelle PLZ-Datenbanken von kommerziellen Anbietern erwerben. Diese bieten oft zusätzliche Informationen wie geografische Koordinaten.
- Eigene Erstellung: Wenn du nur eine begrenzte Anzahl von PLZ benötigst, kannst du die Datenbank auch selbst erstellen. Das ist zwar zeitaufwendiger, aber du hast die volle Kontrolle über die Daten.
Unabhängig von der Quelle sollte deine PLZ-Datenbank mindestens zwei Spalten enthalten: die Postleitzahl und den zugehörigen Ortsnamen. Speichere die Datenbank am besten als CSV-Datei (Comma Separated Values), da diese von Excel problemlos importiert werden kann.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Städte anhand der PLZ in Excel darstellen
Nachdem du eine geeignete PLZ-Datenbank hast, kannst du folgende Schritte ausführen, um Städte anhand der Postleitzahl in Excel darzustellen:
- Daten importieren: Öffne deine Excel-Datei mit den Kundendaten (oder anderen Daten mit PLZ). Importiere die CSV-Datei deiner PLZ-Datenbank in eine separate Tabelle in derselben Excel-Datei. Gehe dazu auf „Daten” -> „Daten abrufen/transformieren” -> „Aus Text/CSV”.
- PLZ-Spalte formatieren: Stelle sicher, dass die PLZ-Spalten in beiden Tabellen (deine Kundendaten und die PLZ-Datenbank) als Text formatiert sind. Das ist wichtig, da Excel Zahlen manchmal anders interpretiert (z.B. führende Nullen entfernt). Markiere die Spalte(n), klicke mit der rechten Maustaste, wähle „Zellen formatieren” und unter „Kategorie” „Text” aus.
- SVERWEIS-Funktion verwenden: Die SVERWEIS-Funktion ist dein wichtigstes Werkzeug. Sie sucht in der PLZ-Datenbank nach der entsprechenden Postleitzahl und gibt den zugehörigen Ortsnamen zurück. In deiner Tabelle mit den Kundendaten fügst du eine neue Spalte für den Ortsnamen hinzu. In die erste Zelle dieser Spalte gibst du folgende Formel ein (passe die Zellbezüge entsprechend an):
=SVERWEIS(A2;PLZ_Datenbank!A:B;2;FALSCH)
Erklärung der Formel:
A2: Die Zelle mit der Postleitzahl in der aktuellen Zeile deiner Kundendaten.PLZ_Datenbank!A:B: Der Bereich in der PLZ-Datenbank-Tabelle, in dem die Postleitzahlen in Spalte A und die Ortsnamen in Spalte B stehen. „PLZ_Datenbank” ist der Name der Tabelle.2: Die Spaltennummer in der PLZ-Datenbank-Tabelle, aus der der Wert zurückgegeben werden soll (in diesem Fall die zweite Spalte, also der Ortsname).FALSCH: Gibt an, dass eine exakte Übereinstimmung der Postleitzahl gesucht werden soll.
- Formel anwenden: Ziehe die Formel in der Spalte für den Ortsnamen nach unten, um sie auf alle Zeilen anzuwenden. Excel füllt nun automatisch die Ortsnamen basierend auf den Postleitzahlen aus.
- Fehler behandeln: Wenn eine Postleitzahl in deiner Kundendatei nicht in der PLZ-Datenbank vorhanden ist, zeigt Excel einen Fehler (#NV) an. Du kannst diese Fehler mit der WENNFEHLER-Funktion abfangen und beispielsweise eine leere Zelle oder einen Hinweistext anzeigen. Die Formel würde dann wie folgt aussehen:
=WENNFEHLER(SVERWEIS(A2;PLZ_Datenbank!A:B;2;FALSCH);"Nicht gefunden")
Diese Formel gibt „Nicht gefunden” aus, wenn die Postleitzahl nicht in der Datenbank vorhanden ist.
Tipps und Tricks für die Arbeit mit PLZ und Städten in Excel
- Dynamische PLZ-Datenbank: Statt die PLZ-Datenbank in die Excel-Datei zu importieren, kannst du sie auch extern verlinken. Das hat den Vorteil, dass Änderungen in der Datenbank automatisch in deiner Excel-Datei übernommen werden. Gehe dazu auf „Daten” -> „Daten abrufen/transformieren” -> „Aus Datei” und wähle deine CSV-Datei aus.
- Datenbereinigung: Stelle sicher, dass die Postleitzahlen in deinen Kundendaten und der PLZ-Datenbank konsistent sind. Überprüfe auf Leerzeichen, führende Nullen oder andere Formatierungsunterschiede.
- Alternative Funktionen: Neben SVERWEIS gibt es auch andere Funktionen, die du verwenden kannst, wie z.B. INDEX und VERGLEICH oder XVERWEIS (ab Excel 365). Diese bieten oft mehr Flexibilität und Performance. XVERWEIS ist besonders empfehlenswert, da er einfacher zu bedienen ist und auch ohne explizite Angabe des Suchbereichs funktioniert.
- Geografische Visualisierung: Sobald du die Ortsnamen zu deinen Postleitzahlen hinzugefügt hast, kannst du die Daten auch geografisch visualisieren. Excel bietet hierfür verschiedene Diagrammtypen wie Karten oder Blasendiagramme. Du kannst aber auch die Daten in andere Tools wie Power BI exportieren, um noch ansprechendere Visualisierungen zu erstellen.
Fallstricke vermeiden
Obwohl das Verfahren relativ einfach ist, gibt es ein paar Fallstricke, die du vermeiden solltest:
- Falsche Formatierung der PLZ-Spalten: Wie bereits erwähnt, ist die richtige Formatierung der PLZ-Spalten entscheidend.
- Fehlende PLZ in der Datenbank: Überprüfe regelmäßig deine PLZ-Datenbank auf Aktualität und Vollständigkeit.
- Performance-Probleme bei großen Datenmengen: Bei sehr großen Datenmengen kann die SVERWEIS-Funktion langsam werden. In diesem Fall solltest du alternative Funktionen oder eine Datenbanklösung in Betracht ziehen.
- Länderspezifische Besonderheiten: Die Zuordnung von PLZ zu Städten kann je nach Land variieren. Stelle sicher, dass deine PLZ-Datenbank für das entsprechende Land korrekt ist.
Fazit
Mit Excel ist es relativ einfach, Städte anhand von Postleitzahlen darzustellen und die zugehörigen Ortsnamen anzuzeigen. Die SVERWEIS-Funktion ist dabei dein wichtigstes Werkzeug. Eine aktuelle und korrekte PLZ-Datenbank ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Mit den Tipps und Tricks aus diesem Artikel kannst du deine Datenanalyse in Excel deutlich effizienter gestalten und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.