Jeder, der schon einmal mit einer größeren Datenbank in OpenOffice Calc gearbeitet hat, kennt das Problem: Eine lange Liste von Namen, die eigentlich alphabetisch sortiert sein sollte, präsentiert sich in einem verwirrenden Durcheinander. Gerade bei Nachnamen kann das schnell frustrierend werden. Aber keine Sorge, dieses Problem lässt sich mit ein paar einfachen Tricks lösen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Nachnamen in OpenOffice Calc korrekt und zuverlässig alphabetisch sortieren.
Warum ist die alphabetische Sortierung wichtig?
Bevor wir ins Detail gehen, wollen wir kurz klären, warum die alphabetische Sortierung überhaupt so wichtig ist. Ob es sich um eine Mitgliederliste, eine Kundenkartei oder eine Teilnehmerliste für eine Veranstaltung handelt, eine übersichtliche und geordnete Darstellung der Daten ist essenziell. Sie erleichtert das Auffinden von Informationen, spart Zeit und vermeidet Fehler. Eine korrekt sortierte Liste wirkt zudem professionell und trägt zur positiven Wahrnehmung Ihrer Arbeit bei.
Die Grundlagen: Daten korrekt eingeben
Der erste Schritt zu einer korrekten Sortierung ist die korrekte Dateneingabe. Achten Sie darauf, dass Vor- und Nachname in separaten Spalten stehen. Dies ist entscheidend, da OpenOffice Calc die Daten spaltenweise sortiert. Wenn Vor- und Nachname in einer Spalte stehen, wird die Sortierung meist anhand des Vornamens vorgenommen, was zu dem oben beschriebenen Chaos führt.
Beispiel:
| Spalte A (Vorname) | Spalte B (Nachname) |
|---|---|
| Max | Mustermann |
| Anna | Schmidt |
| Peter | Meier |
Sollten Ihre Daten bereits in einer einzigen Spalte (Vorname Nachname) vorliegen, müssen Sie diese zunächst trennen. Keine Panik, auch dafür gibt es eine einfache Lösung in OpenOffice Calc:
Daten trennen: Text in Spalten
- Markieren Sie die Spalte mit den kombinierten Vor- und Nachnamen.
- Gehen Sie im Menü auf „Daten” -> „Text in Spalten”.
- Wählen Sie als Trennzeichen „Leerzeichen” aus.
- Klicken Sie auf „OK”.
OpenOffice Calc trennt nun die Daten und fügt Vor- und Nachnamen in separate Spalten ein. Gegebenenfalls müssen Sie die Spalten noch anpassen oder leere Spalten löschen.
Sortieren leicht gemacht: Die Sortierfunktion in OpenOffice Calc
Nachdem Sie Ihre Daten korrekt eingegeben oder getrennt haben, können Sie mit dem eigentlichen Sortiervorgang beginnen. OpenOffice Calc bietet eine leistungsstarke Sortierfunktion, die Ihnen dabei hilft.
- Markieren Sie den Bereich, den Sie sortieren möchten (inklusive der Spaltenüberschriften, falls vorhanden).
- Gehen Sie im Menü auf „Daten” -> „Sortieren”.
- Im sich öffnenden Dialogfenster „Sortieren” können Sie nun die Sortierkriterien festlegen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach” die Spalte mit den Nachnamen aus (in unserem Beispiel Spalte B).
- Stellen Sie sicher, dass die Sortierreihenfolge auf „Aufsteigend” eingestellt ist (A-Z).
- Wenn Sie mehrere Kriterien haben, z.B. erst nach Nachname und dann nach Vorname, können Sie im Bereich „Dann nach” eine weitere Spalte (z.B. Spalte A für den Vornamen) auswählen.
- Klicken Sie auf „OK”.
OpenOffice Calc sortiert nun Ihre Daten alphabetisch nach Nachnamen und, falls angegeben, zusätzlich nach Vornamen.
Sonderfälle und fortgeschrittene Techniken
Manchmal gibt es Sonderfälle, die eine etwas ausgefeiltere Herangehensweise erfordern. Hier sind einige Beispiele:
Nachnamen mit Präfixen (z.B. „von”, „de”, „van”)
Bei Nachnamen mit Präfixen kann es zu Problemen kommen, da OpenOffice Calc die Präfixe standardmäßig mit berücksichtigt. Wenn Sie möchten, dass die Präfixe bei der Sortierung ignoriert werden, können Sie eine Hilfsspalte erstellen und die Präfixe dort entfernen. Hier ist, wie es geht:
- Fügen Sie eine neue Spalte (z.B. Spalte C) neben der Spalte mit den Nachnamen (Spalte B) ein.
- In die erste Zelle der neuen Spalte (C2) geben Sie folgende Formel ein (passen Sie die Formel an, wenn Ihre Daten in einer anderen Zeile beginnen):
=WENN(LINKS(B2;3)="von ";RECHTS(B2;LÄNGE(B2)-4);WENN(LINKS(B2;3)="de ";RECHTS(B2;LÄNGE(B2)-3);B2))
Diese Formel prüft, ob der Nachname mit „von ” oder „de ” beginnt. Wenn ja, wird der Präfix entfernt. Andernfalls wird der ursprüngliche Nachname übernommen. - Ziehen Sie die Formel nach unten, um sie auf alle Nachnamen in der Spalte anzuwenden.
- Sortieren Sie nun Ihre Daten anhand der Hilfsspalte (Spalte C) anstelle der ursprünglichen Nachnamenspalte (Spalte B).
Sie können die Formel erweitern, um weitere Präfixe zu berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass die Präfixe in der Formel immer mit einem Leerzeichen enden, um zu verhindern, dass ähnliche Wörter fälschlicherweise behandelt werden.
Wichtig: Nach der Sortierung können Sie die Hilfsspalte wieder löschen, falls Sie diese nicht mehr benötigen.
Sortierung nach mehreren Kriterien
Wie bereits erwähnt, können Sie in OpenOffice Calc nach mehreren Kriterien sortieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise erst nach Bundesland, dann nach Stadt und schließlich nach Nachname sortieren möchten. Fügen Sie einfach im Sortierdialog die entsprechenden Spalten in der gewünschten Reihenfolge hinzu.
Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge
In manchen Fällen möchten Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festlegen, die nicht der alphabetischen Reihenfolge entspricht. Beispielsweise möchten Sie eine Liste von Prioritäten (z.B. „Hoch”, „Mittel”, „Niedrig”) in einer bestimmten Reihenfolge sortieren. OpenOffice Calc bietet Ihnen auch dafür eine Lösung:
- Gehen Sie im Menü auf „Extras” -> „Optionen”.
- Erweitern Sie den Eintrag „OpenOffice Calc” und wählen Sie „Sortierlisten”.
- Geben Sie im Feld „Neue Liste” Ihre gewünschte Sortierreihenfolge ein, wobei Sie jedes Element durch Drücken der Enter-Taste trennen.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen” und dann auf „OK”.
- Wenn Sie nun Ihre Daten sortieren, können Sie im Sortierdialog unter „Sortierreihenfolge” Ihre benutzerdefinierte Liste auswählen.
Fazit: Alphabetisches Chaos adé!
Mit den hier vorgestellten Techniken können Sie das alphabetische Chaos in Ihren OpenOffice Calc Tabellendokumenten zuverlässig beseitigen und Ihre Daten übersichtlich und professionell präsentieren. Achten Sie auf die korrekte Dateneingabe, nutzen Sie die leistungsstarke Sortierfunktion und scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf auf Hilfsspalten und Formeln zurückzugreifen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Daten und sparen wertvolle Zeit und Nerven.