Haben Sie sich jemals gewünscht, Sie könnten Ihren Kollegen einfach und unkompliziert anrufen, ohne lange nach der richtigen Telefonnummer suchen zu müssen? Mit Microsoft Teams ist das einfacher als je zuvor! Teams hat sich längst von einer reinen Chat-Plattform zu einem umfassenden Kommunikationszentrum entwickelt. Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, direkt über Teams Anrufe zu tätigen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und welche Vorteile es bietet.
Warum über Teams telefonieren? Die Vorteile auf einen Blick
Bevor wir ins Detail gehen, wollen wir kurz die Vorteile von Telefonaten über Teams beleuchten:
- Einfache Integration: Teams ist bereits in viele Arbeitsabläufe integriert. Anrufe sind ein natürlicher Bestandteil.
- Keine zusätzlichen Kosten (oft): Wenn Sie bereits eine Microsoft 365 Lizenz haben, sind viele Telefonie-Funktionen bereits enthalten.
- Überall erreichbar: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – solange Sie eine Internetverbindung haben, können Sie anrufen und angerufen werden.
- Zentrale Anlaufstelle: Teams vereint Chat, Besprechungen und Telefonie in einer einzigen Anwendung.
- Bildschirmfreigabe und Zusammenarbeit: Während eines Anrufs können Sie Ihren Bildschirm teilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten und so die Zusammenarbeit optimieren.
- Anrufprotokollierung: Teams speichert Ihre Anrufliste, sodass Sie verpasste Anrufe leicht nachverfolgen und wichtige Informationen wiederfinden können.
- Verbesserte Erreichbarkeit: Durch die Integration von Teams mit Ihrer Telefonanlage können Sie Anrufe auch auf Ihrem Festnetztelefon entgegennehmen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So starten Sie einen Anruf über Teams
Das Telefonieren über Teams ist denkbar einfach. Hier ist eine detaillierte Anleitung:
1. Teams öffnen und Anruf-Bereich aufrufen
Starten Sie Microsoft Teams auf Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet. Am linken Rand der Anwendung finden Sie verschiedene Symbole. Klicken Sie auf das Symbol mit dem Telefonhörer („Anrufe„).
2. Kontakt auswählen oder Nummer eintippen
Im Anruf-Bereich haben Sie verschiedene Möglichkeiten, einen Anruf zu starten:
- Kontakte: In der Liste Ihrer Kontakte können Sie einfach den Namen der Person suchen, die Sie anrufen möchten. Klicken Sie auf den Namen und anschließend auf das Telefonhörer-Symbol, um den Anruf zu starten.
- Wähltastatur: Wenn Sie eine Telefonnummer direkt wählen möchten, klicken Sie auf das Symbol mit der Wähltastatur. Geben Sie die Nummer ein und klicken Sie auf den Anruf-Button.
- Schnellwahl: Wenn Sie bestimmte Kontakte häufig anrufen, können Sie diese als Schnellwahl hinzufügen. So haben Sie diese Kontakte immer griffbereit.
- Anrufprotokoll: Im Anrufprotokoll sehen Sie eine Liste Ihrer getätigten, entgangenen und empfangenen Anrufe. Sie können eine Person aus dem Protokoll direkt anrufen, indem Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken.
3. Anruf starten und Funktionen nutzen
Sobald Sie den Anruf gestartet haben, öffnet sich ein neues Fenster mit verschiedenen Optionen:
- Stumm schalten: Klicken Sie auf das Mikrofon-Symbol, um Ihr Mikrofon stumm zu schalten. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise kurz husten müssen oder sich Hintergrundgeräusche bemerkbar machen.
- Video aktivieren/deaktivieren: Klicken Sie auf das Kamera-Symbol, um Ihre Webcam zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Bildschirm freigeben: Klicken Sie auf das Monitor-Symbol, um Ihren Bildschirm mit dem Gesprächspartner zu teilen. Sie können entweder Ihren gesamten Bildschirm freigeben oder nur ein bestimmtes Fenster.
- Weitere Aktionen: Über das Menü mit den drei Punkten („…”) haben Sie Zugriff auf weitere Funktionen, wie z.B. das Halten des Anrufs, das Übertragen des Anrufs an einen anderen Teilnehmer oder das Starten einer Aufzeichnung des Gesprächs (sofern von Ihrem Administrator aktiviert).
- Chat: Während des Anrufs können Sie den Chat-Bereich nutzen, um Textnachrichten, Links oder Dateien auszutauschen.
- Teilnehmer hinzufügen: Sie können weitere Teilnehmer zu dem Anruf hinzufügen, um eine Konferenzschaltung zu erstellen.
4. Anruf beenden
Um den Anruf zu beenden, klicken Sie einfach auf den roten Hörer-Button.
Teams Calling-Pläne: Was Sie wissen müssen
Um die Telefoniefunktionen von Teams vollumfänglich nutzen zu können, benötigen Sie in der Regel einen passenden Calling-Plan. Es gibt verschiedene Optionen, die sich je nach Ihren Bedürfnissen und der Größe Ihres Unternehmens unterscheiden.
- Microsoft 365 Business Voice: Diese Option ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen. Sie beinhaltet eine Telefonanlage in der Cloud, Anrufpläne und alle Funktionen, die Sie für eine professionelle Telefonie benötigen.
- Microsoft Teams Phone System: Diese Option ist für größere Unternehmen gedacht und bietet erweiterte Funktionen, wie z.B. Contact Center-Integrationen und erweiterte Reporting-Möglichkeiten.
- Direct Routing: Mit Direct Routing können Sie Ihre eigene Telefonanlage oder Ihren eigenen SIP-Trunk mit Teams verbinden. Dies bietet Ihnen maximale Flexibilität und Kontrolle über Ihre Telefonie-Infrastruktur.
Es ist wichtig, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und den Calling-Plan zu wählen, der am besten zu Ihren Anforderungen passt. Sprechen Sie am besten mit Ihrem IT-Administrator oder einem Microsoft-Partner, um sich beraten zu lassen.
Tipps und Tricks für reibungslose Teams-Anrufe
Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Teams-Anrufe noch effizienter zu gestalten:
- Testen Sie Ihre Audio- und Videoeinstellungen: Bevor Sie einen wichtigen Anruf starten, testen Sie Ihre Mikrofon- und Kameraeinstellungen, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert.
- Nutzen Sie ein Headset: Ein Headset sorgt für eine bessere Audioqualität und reduziert Hintergrundgeräusche.
- Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung: Eine instabile Internetverbindung kann zu Gesprächsabbrüchen oder schlechter Audioqualität führen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine stabile Verbindung haben, bevor Sie einen Anruf starten.
- Achten Sie auf Ihre Umgebung: Wählen Sie einen ruhigen Ort für Ihre Anrufe, um Ablenkungen zu vermeiden.
- Nutzen Sie die Bildschirmfreigabe: Die Bildschirmfreigabe ist ein wertvolles Werkzeug für die Zusammenarbeit. Nutzen Sie es, um Dokumente zu präsentieren, Probleme zu lösen oder Schulungen durchzuführen.
- Machen Sie sich mit den Tastenkombinationen vertraut: Teams bietet verschiedene Tastenkombinationen, mit denen Sie Ihre Arbeit beschleunigen können.
- Aktualisieren Sie Teams regelmäßig: Stellen Sie sicher, dass Sie immer die neueste Version von Teams installiert haben, um von den neuesten Funktionen und Fehlerbehebungen zu profitieren.
Fazit: Teams ist mehr als nur Chat – es ist Ihr Telefon!
Microsoft Teams bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, mit Kollegen und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Die Telefoniefunktionen sind intuitiv und bieten viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Durch die Integration von Chat, Besprechungen und Telefonie in einer einzigen Anwendung können Sie Ihre Kommunikation optimieren und Ihre Produktivität steigern. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Teams bietet, und machen Sie es zu Ihrem zentralen Kommunikationszentrum.
Mit diesen Tipps und Tricks sind Sie bestens gerüstet, um die Telefoniefunktionen von Teams optimal zu nutzen und Ihre Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Viel Erfolg bei Ihren nächsten Teams-Anrufen!