Excel ist ein unglaublich mächtiges Werkzeug, das weit mehr kann als nur simple Tabellen erstellen. Eine seiner nützlichsten Funktionen ist die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Tabellenblättern oder sogar ganz unterschiedlichen Excel-Dateien zu verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie Informationen gezielt abrufen und in Ihrer aktuellen Tabelle nutzen können, ohne diese manuell kopieren und einfügen zu müssen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und hält Ihre Daten aktuell. In diesem Artikel werden wir die grundlegenden und fortgeschrittenen Methoden erkunden, um genau das zu tun.
Warum Werte aus anderen Tabellen abrufen?
Bevor wir uns den konkreten Methoden widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum diese Funktion so wertvoll ist. Stellen Sie sich folgende Szenarien vor:
- Sie haben eine Tabelle mit Kundendaten und eine andere mit Bestellinformationen. Sie möchten in der Kundentabelle anzeigen, wie viele Bestellungen jeder Kunde getätigt hat.
- Sie arbeiten an einem Projektbudget und haben verschiedene Tabellen für die einzelnen Kostenbereiche. Sie möchten in einer Übersichtstabelle die Gesamtkosten zusammenfassen.
- Sie verwalten eine Produktpreisliste in einer separaten Datei und möchten sicherstellen, dass Ihre Angebote immer die aktuellsten Preise verwenden.
In all diesen Fällen wäre es mühsam und fehleranfällig, die Daten manuell zu übertragen. Die Möglichkeit, Werte aus anderen Tabellen abzurufen, automatisiert diesen Prozess und sorgt für Konsistenz und Genauigkeit.
Die Grundlagen: Zellbezüge und einfache Formeln
Die einfachste Methode, Werte aus anderen Tabellen abzurufen, ist die Verwendung von Zellbezügen in Formeln. Ein Zellbezug verweist auf eine bestimmte Zelle in einer anderen Tabelle und ermöglicht es Ihnen, den Wert dieser Zelle in Ihre aktuelle Tabelle zu übernehmen.
Die Syntax für einen Zellbezug lautet:
'Tabellenname'!ZelladresseDabei gilt:
- `Tabellenname` ist der Name der Tabelle, aus der Sie den Wert abrufen möchten. Wenn der Tabellenname Leerzeichen enthält, müssen Sie ihn in einfache Anführungszeichen einschließen.
- `!` ist ein Trennzeichen, das den Tabellennamen von der Zelladresse trennt.
- `Zelladresse` ist die Adresse der Zelle, die Sie referenzieren möchten (z. B. A1, B2, C3).
Beispiel: Um den Wert aus Zelle A1 in der Tabelle „Tabelle2” in Ihre aktuelle Tabelle zu übernehmen, würden Sie folgende Formel verwenden:
='Tabelle2'!A1Diese Formel gibt den Wert zurück, der in Zelle A1 der Tabelle „Tabelle2” gespeichert ist. Wenn sich der Wert in Zelle A1 der Tabelle „Tabelle2” ändert, wird der Wert in Ihrer aktuellen Tabelle automatisch aktualisiert.
Sie können diese Zellbezüge auch in komplexeren Formeln verwenden. Zum Beispiel:
=A1*'Tabelle2'!B1Diese Formel multipliziert den Wert in Zelle A1 Ihrer aktuellen Tabelle mit dem Wert in Zelle B1 der Tabelle „Tabelle2”.
Der absolute und relative Zellbezug
Es gibt zwei Arten von Zellbezügen: relativ und absolut. Relative Zellbezüge passen sich an, wenn Sie eine Formel kopieren oder verschieben. Absolute Zellbezüge bleiben unverändert, egal wo Sie die Formel hinkopieren.
Standardmäßig sind Zellbezüge relativ. Um einen absoluten Zellbezug zu erstellen, verwenden Sie das Dollarzeichen ($) vor dem Spaltenbuchstaben und/oder der Zeilennummer.
Beispiele:
- `A1`: Relativer Zellbezug. Sowohl die Spalte als auch die Zeile passen sich an.
- `$A1`: Absoluter Spaltenbezug, relative Zeile. Die Spalte bleibt fixiert, die Zeile passt sich an.
- `A$1`: Relativer Spaltenbezug, absolute Zeile. Die Spalte passt sich an, die Zeile bleibt fixiert.
- `$A$1`: Absoluter Zellbezug. Sowohl die Spalte als auch die Zeile bleiben fixiert.
Das Verständnis von absoluten und relativen Zellbezügen ist entscheidend, wenn Sie Formeln kopieren und sicherstellen möchten, dass sie auf die richtigen Zellen verweisen.
Fortgeschrittene Methoden: SVERWEIS, WVERWEIS und INDEX/VERGLEICH
Für komplexere Szenarien, in denen Sie nicht nur einen einzelnen Wert, sondern einen Wert basierend auf einem Suchkriterium abrufen möchten, bieten Excel die Funktionen SVERWEIS (senkrechter Verweis) und WVERWEIS (waagerechter Verweis) an. Diese Funktionen durchsuchen eine Tabelle nach einem bestimmten Wert und geben den entsprechenden Wert aus einer anderen Spalte oder Zeile zurück.
Die Syntax für SVERWEIS lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])Dabei gilt:
- `Suchkriterium` ist der Wert, nach dem Sie suchen möchten.
- `Matrix` ist der Bereich, in dem Sie suchen möchten.
- `Spaltenindex` ist die Nummer der Spalte in der Matrix, aus der Sie den Wert zurückgeben möchten.
- `[Bereich_Verweis]` ist optional. Wenn Sie TRUE (oder weglassen) angeben, sucht SVERWEIS nach einer ungefähren Übereinstimmung. Wenn Sie FALSE angeben, sucht SVERWEIS nach einer exakten Übereinstimmung.
WVERWEIS funktioniert ähnlich wie SVERWEIS, durchsucht aber eine Tabelle horizontal anstatt vertikal. Die Syntax für WVERWEIS lautet:
=WVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Zeilenindex; [Bereich_Verweis])Der Hauptunterschied besteht darin, dass `Zeilenindex` die Nummer der Zeile in der Matrix ist, aus der Sie den Wert zurückgeben möchten.
Eine noch flexiblere Alternative zu SVERWEIS und WVERWEIS ist die Kombination aus den Funktionen INDEX und VERGLEICH. Diese Kombination ermöglicht es Ihnen, Werte basierend auf mehreren Suchkriterien abzurufen und ist weniger anfällig für Fehler, wenn sich die Spalten oder Zeilen in Ihrer Tabelle ändern.
Die Funktion VERGLEICH gibt die relative Position eines Suchkriteriums in einer Liste zurück. Die Syntax für VERGLEICH lautet:
=VERGLEICH(Suchkriterium; Suchbereich; [Übereinstimmungstyp])Dabei gilt:
- `Suchkriterium` ist der Wert, nach dem Sie suchen möchten.
- `Suchbereich` ist der Bereich, in dem Sie suchen möchten.
- `[Übereinstimmungstyp]` ist optional. 0 steht für eine exakte Übereinstimmung, 1 für die grösste Zahl kleiner oder gleich dem Suchkriterium und -1 für die kleinste Zahl grösser oder gleich dem Suchkriterium.
Die Funktion INDEX gibt den Wert in einer Zelle basierend auf ihrer Zeilen- und Spaltennummer zurück. Die Syntax für INDEX lautet:
=INDEX(Matrix; Zeilennummer; [Spaltennummer])Dabei gilt:
- `Matrix` ist der Bereich, aus dem Sie den Wert abrufen möchten.
- `Zeilennummer` ist die Nummer der Zeile, aus der Sie den Wert abrufen möchten.
- `[Spaltennummer]` ist optional. Wenn Sie eine Matrix mit mehreren Spalten verwenden, geben Sie hier die Nummer der Spalte an, aus der Sie den Wert abrufen möchten.
Um INDEX und VERGLEICH zusammen zu verwenden, ersetzen Sie die `Zeilennummer` (und gegebenenfalls die `Spaltennummer`) in der INDEX-Funktion durch die VERGLEICH-Funktion. Zum Beispiel:
=INDEX(Tabelle2!B1:B10;VERGLEICH(A1;Tabelle2!A1:A10;0))Diese Formel sucht nach dem Wert in Zelle A1 Ihrer aktuellen Tabelle in der Spalte A der Tabelle „Tabelle2” und gibt den entsprechenden Wert aus der Spalte B der Tabelle „Tabelle2” zurück.
Daten aus anderen Excel-Dateien abrufen
Bisher haben wir uns auf den Abruf von Daten aus anderen Tabellenblättern innerhalb derselben Excel-Datei konzentriert. Sie können jedoch auch Daten aus anderen Excel-Dateien abrufen. Die Syntax dafür ist ähnlich, aber Sie müssen den vollständigen Dateipfad angeben:
='[Dateiname.xlsx]Tabellenname'!ZelladresseDabei gilt:
- `Dateiname.xlsx` ist der Name der Excel-Datei, aus der Sie den Wert abrufen möchten.
- `Tabellenname` ist der Name der Tabelle in der Excel-Datei.
- `Zelladresse` ist die Adresse der Zelle, die Sie referenzieren möchten.
Beispiel: Um den Wert aus Zelle A1 in der Tabelle „Tabelle1” der Datei „MeineDaten.xlsx” in Ihre aktuelle Tabelle zu übernehmen, würden Sie folgende Formel verwenden:
='[MeineDaten.xlsx]Tabelle1'!A1Beachten Sie, dass die externe Excel-Datei geöffnet sein muss, damit die Formel den Wert korrekt abrufen kann. Wenn die externe Datei geschlossen ist, zeigt Excel den Dateipfad anstelle des Werts an. Sie können die externe Datei auch in den Dateipfad mit aufnehmen. Zum Beispiel `=’C:UsersBenutzernameDocuments[MeineDaten.xlsx]Tabelle1′!A1` Auch hier gilt, dass wenn Sie diese Datei verschieben, der Pfad nicht mehr stimmt.
Fazit
Das gezielte Abrufen von Werten aus anderen Tabellen ist eine grundlegende Fähigkeit für jeden Excel-Anwender. Ob Sie einfache Zellbezüge oder fortgeschrittene Funktionen wie SVERWEIS, WVERWEIS und INDEX/VERGLEICH verwenden, diese Techniken helfen Ihnen, Ihre Daten effizient zu verwalten, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Methoden und finden Sie heraus, welche für Ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet sind. Mit etwas Übung werden Sie bald ein Meister im Verknüpfen von Daten in Excel!