Arbeiten Sie oft mit Excel und verbringen gefühlt Stunden damit, immer wieder die gleichen Informationen in unterschiedliche Zellen einzutragen? Gibt es nichts Schlimmeres, als wiederholende Aufgaben, die Ihre wertvolle Zeit stehlen. Aber was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen genialen Excel-Hack gibt, der Ihnen dabei hilft, genau diese Stunden zu sparen? Es geht darum, nicht benachbarte Zellen gleichzeitig auszufüllen! Klingt magisch? Ist es fast, aber in Wirklichkeit ist es nur eine clevere Anwendung von Excel-Funktionen.
Das Problem: Wiederholende Aufgaben in Excel
Jeder, der regelmäßig mit Tabellenkalkulationen arbeitet, kennt das: Lange Listen mit Daten, in denen bestimmte Informationen immer wieder in verschiedenen Zeilen oder Spalten benötigt werden. Sei es die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Kennzeichnung von Statuswerten oder die Eingabe von Datumswerten – die Möglichkeiten sind endlos. Das manuelle Ausfüllen jeder einzelnen Zelle ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Ein falscher Klick, eine vergessene Zelle, und schon ist der gesamte Datensatz verfälscht.
Stellen Sie sich vor, Sie verwalten ein Projekt mit dutzenden Aufgaben. Jeder Aufgabe ist eine bestimmte Abteilung zugeordnet. Nun müssen Sie in einer separaten Spalte bei jeder Aufgabe, die der Marketingabteilung zugeordnet ist, „Marketing” eintragen. Wenn die Aufgaben nicht in einer durchgehenden Reihe stehen, sondern über die gesamte Tabelle verteilt sind, wird das schnell zur Mammutaufgabe. Das gleiche gilt für die Anwendung von Formeln oder das Hinzufügen von Werten basierend auf bestimmten Kriterien.
Die Lösung: Gleichzeitiges Ausfüllen nicht benachbarter Zellen
Die gute Nachricht ist, dass Excel eine elegante Lösung für dieses Problem bietet. Anstatt jede Zelle einzeln anzuklicken und zu bearbeiten, können Sie mehrere nicht benachbarte Zellen auswählen und gleichzeitig mit dem gleichen Wert, der gleichen Formel oder dem gleichen Format versehen. Dieser Excel-Trick spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern erheblich.
Methode 1: Die Strg-Taste (oder Cmd-Taste auf dem Mac)
Die einfachste und wahrscheinlich am häufigsten verwendete Methode, um nicht benachbarte Zellen auszuwählen, ist die Verwendung der Strg-Taste (oder der Cmd-Taste auf dem Mac). So funktioniert es:
- Halten Sie die Strg-Taste (oder Cmd-Taste) gedrückt.
- Klicken Sie mit der Maus auf jede Zelle, die Sie auswählen möchten. Sie können auch mit gedrückter Maustaste einen Bereich markieren.
- Sobald Sie alle gewünschten Zellen ausgewählt haben, lassen Sie die Strg-Taste (oder Cmd-Taste) los.
- Geben Sie den gewünschten Wert, die Formel oder die Formatierung in eine der ausgewählten Zellen ein.
- Drücken Sie die Tastenkombination Strg + Eingabetaste (oder Cmd + Eingabetaste auf dem Mac).
Voilà! Der eingegebene Wert, die Formel oder die Formatierung wird automatisch in alle ausgewählten Zellen übernommen.
Beispiel: Sie möchten in verschiedenen Zellen, die über Ihre Tabelle verteilt sind, das Datum „01.01.2024” eintragen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, klicken Sie auf alle gewünschten Zellen, geben Sie „01.01.2024” in eine der markierten Zellen ein und drücken Sie Strg + Eingabetaste. Fertig!
Methode 2: Der Gehe-Zu-Dialog (Go To Special)
Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie Zellen basierend auf bestimmten Kriterien auswählen möchten, z. B. alle leeren Zellen, alle Zellen mit Fehlern oder alle Zellen, die bestimmte Formeln enthalten.
- Markieren Sie den Bereich, in dem Sie die Zellen auswählen möchten.
- Drücken Sie die Taste F5, um den „Gehe zu”-Dialog zu öffnen. Alternativ können Sie im Menüband „Start” unter „Suchen und Auswählen” auf „Gehe zu” klicken.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Inhalte…”.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Gehe zu Inhalte” die gewünschten Kriterien aus (z. B. „Leerzellen”).
- Klicken Sie auf „OK”.
Excel wählt nun alle Zellen aus, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Anschließend können Sie den gewünschten Wert, die Formel oder die Formatierung in eine der ausgewählten Zellen eingeben und mit Strg + Eingabetaste (oder Cmd + Eingabetaste) in alle ausgewählten Zellen übernehmen.
Beispiel: Sie haben eine Tabelle mit Lücken und möchten alle leeren Zellen mit dem Wert „N/A” füllen. Markieren Sie die gesamte Tabelle, öffnen Sie den „Gehe zu”-Dialog, wählen Sie „Leerzellen” aus und geben Sie „N/A” ein. Drücken Sie Strg + Eingabetaste, und alle leeren Zellen sind mit „N/A” gefüllt.
Methode 3: Filtern und Ausfüllen
Eine weitere effektive Methode ist die Verwendung von Filtern. Diese eignet sich besonders gut, wenn Sie Zellen basierend auf dem Wert einer anderen Spalte auswählen möchten.
- Fügen Sie Ihrer Tabelle Filter hinzu (Menüband „Daten” -> „Filtern”).
- Filtern Sie die Tabelle nach dem Kriterium, das Sie für die Auswahl der Zellen benötigen.
- Markieren Sie die sichtbaren Zellen in der Spalte, die Sie ausfüllen möchten.
- Geben Sie den gewünschten Wert, die Formel oder die Formatierung in die erste Zelle der Auswahl ein.
- Drücken Sie die Tastenkombination Strg + Eingabetaste (oder Cmd + Eingabetaste).
Excel füllt nun nur die sichtbaren Zellen aus, die Ihren Filterkriterien entsprechen. Heben Sie anschließend den Filter auf, um alle Daten wieder anzuzeigen.
Beispiel: Sie haben eine Tabelle mit Kundenbestellungen und möchten allen Bestellungen aus Deutschland den Status „In Bearbeitung” zuweisen. Filtern Sie die Tabelle nach dem Land „Deutschland”, markieren Sie die sichtbaren Zellen in der Spalte „Status”, geben Sie „In Bearbeitung” ein und drücken Sie Strg + Eingabetaste. Entfernen Sie den Filter, und alle Bestellungen aus Deutschland haben nun den Status „In Bearbeitung”.
Tipps und Tricks für noch mehr Effizienz
- Formatvorlagen nutzen: Definieren Sie Formatvorlagen für häufig verwendete Formatierungen, um diese schnell auf mehrere Zellen anzuwenden.
- Formeln clever einsetzen: Verwenden Sie Formeln, die auf relative Zellbezüge basieren, um Werte dynamisch zu berechnen und in mehrere Zellen gleichzeitig einzufügen.
- Makros aufzeichnen: Wenn Sie bestimmte Aufgaben regelmäßig wiederholen, zeichnen Sie ein Makro auf, um diese zu automatisieren.
- Shortcuts lernen: Kennen Sie die wichtigsten Excel-Shortcuts, um noch schneller zu arbeiten.
Fazit: Mehr Zeit für Wichtiges dank Excel-Hacks
Das gleichzeitige Ausfüllen nicht benachbarter Zellen ist ein einfacher, aber unglaublich effektiver Excel-Hack, der Ihnen stundenlange, repetitive Arbeit ersparen kann. Egal, ob Sie Daten verwalten, Berichte erstellen oder Projekte planen – mit diesen Methoden können Sie Ihre Effizienz in Excel deutlich steigern und sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Probieren Sie es aus und erleben Sie selbst, wie viel Zeit Sie sparen können! Excel muss nicht kompliziert sein, es ist nur eine Frage der richtigen Techniken.