Ein Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument, das Ihre berufliche Laufbahn begleitet. Es dient als Nachweis Ihrer erbrachten Leistungen, Ihrer Fähigkeiten und Ihres Verhaltens während Ihrer Anstellung. Insbesondere bei längeren Beschäftigungsverhältnissen oder komplexen Aufgabenbereichen kann ein Zeugnis schnell über eine Seite hinausgehen. Doch gerade bei Zeugnissen mit zwei Seiten gilt es, einige wichtige Formfehler zu vermeiden, um die Aussagekraft und Glaubwürdigkeit des Dokuments nicht zu gefährden. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um sicherzustellen, dass Ihr zweiseitiges Zeugnis den formalen Anforderungen entspricht und einen positiven Eindruck hinterlässt.
Warum ist die Form bei einem Zeugnis so wichtig?
Die Form eines Zeugnisses ist genauso wichtig wie der Inhalt. Ein formal korrektes Zeugnis vermittelt Professionalität und Sorgfalt. Es zeigt, dass der Aussteller die Bedeutung des Dokuments kennt und die notwendigen Standards einhält. Umgekehrt kann ein formal fehlerhaftes Zeugnis Zweifel an der Seriosität des Ausstellers und der Richtigkeit der Angaben wecken. Personaler und zukünftige Arbeitgeber achten daher genau auf die Form des Zeugnisses, da sie Rückschlüsse auf die Qualität der Arbeit und das Verhalten des ehemaligen Arbeitnehmers zulassen.
Die häufigsten Formfehler bei zweiseitigen Zeugnissen
Besonders bei mehrseitigen Zeugnissen schleichen sich oft vermeidbare Formfehler ein. Hier sind die häufigsten Probleme:
- Fehlende Seitenzahlen: Jede Seite des Zeugnisses muss nummeriert sein, um die Vollständigkeit des Dokuments zu gewährleisten.
- Kein durchgehender Text: Der Text sollte fließend von der ersten auf die zweite Seite übergehen. Vermeiden Sie abrupte Satzenden oder unvollständige Absätze am Seitenende.
- Inkonsistente Formatierung: Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand und Ränder müssen auf beiden Seiten identisch sein.
- Unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen: Falls Kopf- oder Fußzeilen verwendet werden, müssen diese auf beiden Seiten gleich sein.
- Fehlende Unterschrift und Datum: Die Unterschrift des Ausstellers und das Ausstellungsdatum müssen auf der letzten Seite des Zeugnisses vorhanden sein.
- Knicke und Beschädigungen: Achten Sie darauf, dass das Zeugnis sauber und unbeschädigt ist. Knicke oder Risse können einen negativen Eindruck erwecken.
- Druckqualität: Ein schlecht gedrucktes Zeugnis mit blassen Farben oder verschwommenen Buchstaben wirkt unprofessionell.
So gestalten Sie ein fehlerfreies zweiseitiges Zeugnis
Um diese Formfehler zu vermeiden, sollten Sie bei der Erstellung eines zweiseitigen Zeugnisses folgende Punkte beachten:
1. Klare Struktur und Gliederung
Eine klare Struktur und Gliederung des Zeugnisses ist essenziell. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, in der die Dauer der Beschäftigung und die Position des Arbeitnehmers genannt werden. Anschließend beschreiben Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die Leistungen und Erfolge sowie das Verhalten des Arbeitnehmers. Schließen Sie das Zeugnis mit einer zusammenfassenden Bewertung, einer Dankesformel und Zukunftswünschen ab.
2. Seitenzahlen und durchgehender Text
Jede Seite des Zeugnisses muss mit einer Seitenzahl versehen sein (z.B. „Seite 1 von 2” oder „1/2”). Achten Sie darauf, dass der Text fließend von der ersten auf die zweite Seite übergeht. Vermeiden Sie es, einen Absatz mitten im Satz zu trennen. Sorgen Sie dafür, dass der letzte Satz auf der ersten Seite einen Sinn ergibt und den Leser neugierig auf die Fortsetzung macht.
3. Einheitliche Formatierung
Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart (z.B. Arial, Times New Roman oder Calibri) in einer angemessenen Schriftgröße (z.B. 11 oder 12 Punkt). Achten Sie auf einen einheitlichen Zeilenabstand (z.B. 1,15 oder 1,5) und gleichmäßige Ränder. Vermeiden Sie unterschiedliche Formatierungen innerhalb des Textes. Die Formatierung muss auf beiden Seiten des Zeugnisses identisch sein.
4. Kopf- und Fußzeilen (optional)
Wenn Sie Kopf- oder Fußzeilen verwenden, sollten diese auf beiden Seiten des Zeugnisses gleich sein. Typische Inhalte für Kopf- oder Fußzeilen sind der Name des Unternehmens, die Adresse oder das Logo.
5. Unterschrift und Datum auf der letzten Seite
Die Unterschrift des Ausstellers und das Ausstellungsdatum müssen unbedingt auf der letzten Seite des Zeugnisses vorhanden sein. Die Unterschrift sollte gut lesbar sein und den Namen des Ausstellers eindeutig erkennen lassen. Das Datum sollte dem Tag entsprechen, an dem das Zeugnis ausgestellt wurde.
6. Hochwertiger Druck und saubere Präsentation
Drucken Sie das Zeugnis auf hochwertigem Papier mit einem Laserdrucker oder einem Tintenstrahldrucker in hoher Qualität. Achten Sie darauf, dass das Zeugnis sauber und unbeschädigt ist. Vermeiden Sie Knicke, Risse oder Flecken. Eine saubere und professionelle Präsentation unterstreicht die Wertigkeit des Zeugnisses.
Der Umgang mit Anlagen im Zeugnis
In manchen Fällen werden dem Zeugnis Anlagen beigefügt, beispielsweise eine detaillierte Aufgabenbeschreibung oder eine Liste der absolvierten Weiterbildungen. Auch hier ist es wichtig, auf die Form zu achten:
- Verweis im Zeugnis: Im Zeugnis selbst muss auf die beigefügten Anlagen hingewiesen werden (z.B. „Dem Zeugnis ist eine detaillierte Aufgabenbeschreibung als Anlage beigefügt.”).
- Kennzeichnung der Anlagen: Jede Anlage sollte eindeutig gekennzeichnet sein (z.B. „Anlage 1: Aufgabenbeschreibung”).
- Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle im Zeugnis erwähnten Anlagen tatsächlich beigefügt sind.
- Qualität: Auch die Anlagen sollten in guter Qualität gedruckt und sauber präsentiert werden.
Checkliste für ein fehlerfreies zweiseitiges Zeugnis
Um sicherzustellen, dass Ihr Zeugnis mit zwei Seiten den formalen Anforderungen entspricht, können Sie folgende Checkliste verwenden:
- [ ] Sind alle Seiten nummeriert?
- [ ] Ist der Text fließend und ohne abrupte Übergänge?
- [ ] Sind Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand und Ränder auf allen Seiten identisch?
- [ ] Sind Kopf- und Fußzeilen (falls vorhanden) auf allen Seiten gleich?
- [ ] Befinden sich Unterschrift und Datum auf der letzten Seite?
- [ ] Ist das Zeugnis sauber, unbeschädigt und in guter Qualität gedruckt?
- [ ] Sind alle Anlagen (falls vorhanden) vollständig und korrekt gekennzeichnet?
- [ ] Wird im Zeugnis auf die Anlagen verwiesen?
Fazit
Ein Zeugnis mit zwei Seiten bietet mehr Raum für eine detaillierte Beschreibung der Leistungen und Fähigkeiten eines Arbeitnehmers. Umso wichtiger ist es, auf die Form zu achten und Formfehler zu vermeiden. Mit den oben genannten Tipps und der Checkliste können Sie sicherstellen, dass Ihr zweiseitiges Zeugnis einen professionellen Eindruck hinterlässt und die beruflichen Chancen des Arbeitnehmers verbessert.