Willkommen! Sie möchten mit Office 365 Business Premium eine Webseite erstellen, auf die Besucher ohne Account zugreifen können? Eine ausgezeichnete Idee! Es gibt verschiedene Wege, dieses Ziel zu erreichen, und wir werden die gängigsten und effektivsten Methoden in diesem Artikel detailliert beleuchten. Wir konzentrieren uns dabei vor allem auf den Gastzugriff und die Nutzung einer Public Site (öffentliche Website), und erklären, wann welche Option am besten geeignet ist. Wir werden auch auf die jeweiligen Vor- und Nachteile eingehen und Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, damit Sie die für Ihre Bedürfnisse optimale Lösung finden.
Was bedeutet „Webseite ohne Account”?
Bevor wir ins Detail gehen, klären wir, was wir unter „Webseite ohne Account” verstehen. Im Wesentlichen bedeutet es, dass Besucher Ihre Inhalte betrachten und mit ihnen interagieren können, ohne sich registrieren oder anmelden zu müssen. Dies ist ideal für:
- Marketing-Websites: Um potenzielle Kunden anzusprechen und Informationen über Ihre Produkte oder Dienstleistungen bereitzustellen.
- Informationsseiten: Für das Teilen von Neuigkeiten, Blogbeiträgen oder Anleitungen.
- Veranstaltungsseiten: Um Details zu Veranstaltungen zu veröffentlichen und Anmeldungen zu ermöglichen (ggf. mit separatem Anmeldeformular, nicht zwingend ein Konto).
- Dokumentenfreigabe: Um Dokumente wie Whitepapers oder Broschüren zum Download anzubieten.
Im Gegensatz dazu benötigen Webseiten mit Account in der Regel eine Registrierung und Anmeldung, um personalisierte Inhalte, Benutzerinteraktionen oder den Zugriff auf sensible Daten zu ermöglichen. Denken Sie an Online-Shops, Mitgliederbereiche oder interne Unternehmensportale.
Option 1: Gastzugriff in Microsoft Teams und SharePoint Online
Eine Möglichkeit, Inhalte ohne Account zugänglich zu machen, ist die Nutzung des Gastzugriffs in Microsoft Teams und SharePoint Online. Dies eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit mit externen Partnern, Kunden oder Lieferanten.
Wie funktioniert der Gastzugriff?
Der Gastzugriff ermöglicht es Ihnen, Personen außerhalb Ihrer Organisation Zugriff auf bestimmte Teams oder SharePoint Sites zu gewähren. Diese Gäste erhalten eine E-Mail-Einladung und können dann über ihr eigenes Microsoft-Konto (oder ein anderes Konto, das sie erstellen können) auf die freigegebenen Ressourcen zugreifen.
Vorteile des Gastzugriffs:
- Kontrollierter Zugriff: Sie bestimmen genau, welche Informationen und Funktionen die Gäste nutzen können.
- Sicherheit: Der Zugriff ist an ein Konto gebunden, was die Nachverfolgung und das Management erleichtert.
- Zusammenarbeit: Gäste können an Diskussionen teilnehmen, Dokumente bearbeiten und an gemeinsamen Projekten arbeiten.
- Einfache Integration: Der Gastzugriff ist nahtlos in die bestehende Office 365-Umgebung integriert.
Nachteile des Gastzugriffs:
- Microsoft-Konto erforderlich: Gäste benötigen ein Microsoft-Konto oder müssen eines erstellen. Dies kann für manche Nutzer eine Hürde darstellen.
- Weniger geeignet für große, unpersönliche Zielgruppen: Der Gastzugriff ist eher für die Zusammenarbeit mit einer definierten Gruppe von Personen gedacht, nicht für die Ansprache einer breiten Öffentlichkeit.
- Konfiguration erforderlich: Die Einrichtung und Verwaltung des Gastzugriffs erfordert einige Konfigurationsschritte im Office 365 Admin Center.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten des Gastzugriffs in Microsoft Teams:
- Melden Sie sich im Microsoft Teams Admin Center an.
- Navigieren Sie zu „Organisationseinstellungen” > „Gastzugriff”.
- Aktivieren Sie den Gastzugriff, indem Sie den Schalter auf „Ein” stellen.
- Konfigurieren Sie die Gastberechtigungen (z.B. ob Gäste Kanäle erstellen oder private Nachrichten senden dürfen).
- In einem Team können Sie nun Gäste hinzufügen, indem Sie auf die drei Punkte neben dem Teamnamen klicken und „Mitglieder hinzufügen” auswählen. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein und wählen Sie „Gast” als Rolle aus.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Freigeben einer SharePoint Site für Gäste:
- Navigieren Sie zu der SharePoint Site, die Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wählen Sie „Websiteberechtigungen”.
- Klicken Sie auf „Personen einladen” und geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus (z.B. „Bearbeiten” oder „Lesen”).
- Fügen Sie optional eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Freigeben”.
Option 2: Erstellen einer Public Site (Öffentliche Webseite) mit SharePoint Online
Für die Veröffentlichung von Informationen für eine breite Öffentlichkeit ist eine Public Site (öffentliche Website) mit SharePoint Online die bessere Wahl. Dies ermöglicht es Ihnen, eine Webseite zu erstellen, die für jeden zugänglich ist, ohne dass ein Account erforderlich ist.
Wie funktioniert eine Public Site in SharePoint Online?
Obwohl Microsoft die Möglichkeit, eine vollständig anonyme, öffentliche Website direkt über SharePoint Online zu erstellen, eingestellt hat, gibt es praktikable Alternativen, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. Die gängigste Methode ist die Nutzung von SharePoint Online in Kombination mit einer anderen Lösung für das Hosting und die öffentliche Bereitstellung der Inhalte.
Vorteile einer Public Site:
- Breite Erreichbarkeit: Jeder mit einer Internetverbindung kann auf die Webseite zugreifen.
- Kein Account erforderlich: Besucher müssen sich nicht registrieren oder anmelden.
- Flexibilität: Sie haben volle Kontrolle über das Design und den Inhalt der Webseite.
- Professionelle Darstellung: Mit SharePoint Online können Sie eine ansprechende und professionelle Webseite erstellen.
Nachteile einer Public Site:
- Technischer Aufwand: Die Einrichtung und Verwaltung einer Public Site erfordert mehr technisches Know-how als der Gastzugriff.
- Hosting-Kosten: Sie benötigen einen Hosting-Service, um die Webseite öffentlich zugänglich zu machen.
- Sicherheitsüberlegungen: Sie müssen sicherstellen, dass die Webseite sicher ist und vor Angriffen geschützt wird.
Mögliche Lösungen für die Erstellung einer Public Site mit SharePoint Online:
- Verwendung von SharePoint Online als Content-Repository mit einem externen Website-Generator: Sie erstellen Ihre Inhalte in SharePoint Online und nutzen dann ein Tool wie static Site Generator, um die Inhalte in statische HTML-Dateien umzuwandeln. Diese Dateien können dann auf einem kostengünstigen Hosting-Service gehostet werden.
- Einbettung von SharePoint Online-Inhalten in eine externe Webseite: Sie können bestimmte Inhalte aus SharePoint Online (z.B. Listen, Bibliotheken oder Seiten) in eine bestehende Webseite einbetten. Dies erfordert jedoch Anpassungen und möglicherweise die Verwendung von Power Apps oder anderen Tools, um die Interaktion mit den Inhalten zu ermöglichen.
- Nutzung von Microsoft Power Pages (früher Power Apps Portals): Dies ist die empfohlene Lösung von Microsoft für die Erstellung von externen Webseiten. Power Pages ist eine Low-Code-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Webseiten mit SharePoint Online-Daten zu erstellen und sie sicher und einfach zu veröffentlichen. Diese Option ist kostenpflichtig, bietet aber die größte Flexibilität und Kontrolle.
Welche Methode für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren technischen Fähigkeiten, Ihrem Budget und Ihren Anforderungen an die Funktionalität und das Design der Webseite ab.
Fazit: Die richtige Wahl treffen
Ob Gastzugriff oder Public Site – die beste Lösung hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Wenn Sie mit einer begrenzten Anzahl von externen Partnern zusammenarbeiten und die Kontrolle über den Zugriff behalten möchten, ist der Gastzugriff die ideale Wahl. Für die Veröffentlichung von Informationen für eine breite Öffentlichkeit, ohne dass ein Account erforderlich ist, ist die Erstellung einer Public Site mit SharePoint Online und einer zusätzlichen Lösung für das Hosting und die Veröffentlichung die bessere Option. Erwägen Sie in diesem Fall die Nutzung von Microsoft Power Pages, wenn Sie eine umfassende und benutzerfreundliche Lösung suchen.
Denken Sie daran, dass die Sicherheit immer oberste Priorität haben sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen treffen, um Ihre Daten und Ihre Webseite zu schützen, unabhängig davon, welche Methode Sie wählen.