Jira ist zweifellos eines der mächtigsten Werkzeuge für agiles Projektmanagement. Aber mit seiner Flexibilität geht oft eine gewisse Komplexität einher. Ein klassisches Problem, das viele Teams betrifft, ist ein überladener Workflow, der unnötige Schritte und Verwirrung stiftet. Ein besonders häufiger Kandidat für die Optimierung ist der Bereich „In Entwicklung„.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Jira Workflow optimieren können, indem Sie die Spalte „In Entwicklung” (oder „Entwicklung”) eliminieren oder zumindest effektiver gestalten. Wir werden uns die Gründe ansehen, warum diese Spalte oft problematisch ist, welche Alternativen es gibt und wie Sie die Änderungen erfolgreich in Ihrem Team implementieren.
Warum ist die Spalte „In Entwicklung” oft ein Problem?
Die Spalte „In Entwicklung” klingt zunächst einmal logisch. Ein Task wird gestartet, befindet sich also „In Entwicklung”, und irgendwann ist er fertig. Die Realität sieht oft anders aus:
- Unklare Definition: Was bedeutet „In Entwicklung” genau? Ist es, wenn der Entwickler die Aufgabe zum ersten Mal öffnet? Oder wenn er tatsächlich Code schreibt? Ohne klare Definition wird die Spalte inkonsistent genutzt.
- Status-Inflation: Aufgaben bleiben oft unnötig lange „In Entwicklung”. Der Entwickler arbeitet vielleicht an etwas anderem, hat Fragen oder wartet auf Feedback, aber die Aufgabe bleibt trotzdem in dieser Spalte, was ein falsches Bild vom Fortschritt vermittelt.
- Mangelnde Transparenz: Die Spalte „In Entwicklung” sagt wenig darüber aus, *was* genau gerade passiert. Ist der Entwickler gerade mit dem Coding beschäftigt? Testet er den Code? Wartet er auf eine Code Review?
- Ineffizienz: Die Spalte erfordert unnötige manuelle Bewegungen. Der Entwickler muss die Aufgabe in die Spalte ziehen, und später wieder heraus. Das kostet Zeit und lenkt vom eigentlichen Ziel ab.
- Falsche Metriken: Die Zeit, die eine Aufgabe „In Entwicklung” verbringt, kann leicht fehlinterpretiert werden. Sie spiegelt nicht unbedingt die tatsächliche Entwicklungszeit wider, sondern kann auch Wartezeiten und Unterbrechungen beinhalten.
Alternativen zur Spalte „In Entwicklung”
Die gute Nachricht ist: Es gibt viele Möglichkeiten, den Workflow zu optimieren und die Nachteile der „In Entwicklung”-Spalte zu vermeiden. Hier sind einige bewährte Alternativen:
1. Direkter Übergang von „To Do” zu „In Review”
Dies ist die radikalste, aber oft auch effektivste Lösung. Wenn eine Aufgabe bereit ist, wird sie direkt von „To Do” (oder „Backlog”) in „In Review” verschoben. Das setzt voraus, dass der Entwicklungsprozess gut strukturiert ist und der Code Review-Prozess reibungslos funktioniert.
Vorteile:
- Minimiert unnötige Statusänderungen.
- Fördert schnelles Feedback.
- Macht den Workflow schlanker und effizienter.
Geeignet für: Teams mit kurzen Entwicklungszyklen und einem starken Fokus auf Code Reviews.
2. Detailliertere Spalten für den Entwicklungsprozess
Anstatt einer generischen „In Entwicklung”-Spalte können Sie den Entwicklungsprozess in spezifischere Phasen unterteilen, z.B.:
- „Coding”: Der Entwickler schreibt aktiv Code.
- „Testing”: Der Entwickler führt Unit-Tests oder Integrationstests durch.
- „Waiting for Review”: Die Aufgabe ist fertig programmiert und wartet auf eine Code Review.
Vorteile:
- Mehr Transparenz über den Fortschritt.
- Besseres Verständnis der Engpässe im Entwicklungsprozess.
- Ermöglicht eine gezieltere Steuerung und Optimierung.
Geeignet für: Teams mit komplexen Entwicklungsprozessen oder wenn es wichtig ist, den Fortschritt detailliert zu verfolgen.
3. Verwendung von Subtasks
Anstatt den Haupttask in die Spalte „In Entwicklung” zu verschieben, können Sie Subtasks erstellen, die die einzelnen Schritte des Entwicklungsprozesses repräsentieren (z.B. „Code schreiben”, „Unit-Tests erstellen”, „Dokumentation erstellen”). Die Hauptaufgabe bleibt in „To Do”, bis alle Subtasks erledigt sind.
Vorteile:
- Genaue Übersicht über die verbleibenden Aufgaben.
- Erleichtert die Zuweisung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder.
- Ermöglicht die Verfolgung des Fortschritts auf granularer Ebene.
Geeignet für: Komplexe Aufgaben, die in kleinere, übersichtlichere Schritte unterteilt werden können.
4. Einsatz von Status und Übergängen innerhalb der Aufgabe
Anstatt Spalten für jeden Status zu verwenden, können Sie den Status innerhalb der Aufgabe mithilfe von Statusfeldern und Übergängen verwalten. Beispielsweise könnte eine Aufgabe den Status „To Do”, „Coding”, „Testing” und „Review” haben. Die Übergänge zwischen diesen Status können automatisiert werden, z.B. durch das Committen von Code.
Vorteile:
- Reduziert die Anzahl der Spalten und macht das Board übersichtlicher.
- Ermöglicht eine detailliertere Verfolgung des Fortschritts.
- Kann automatisiert werden, um manuelle Eingriffe zu minimieren.
Geeignet für: Teams, die einen schlanken Workflow bevorzugen und Automatisierungsmöglichkeiten nutzen möchten.
So implementieren Sie die Änderungen erfolgreich
Die Umstellung des Jira Workflows erfordert sorgfältige Planung und Kommunikation. Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche Implementierung:
- Analysieren Sie Ihren aktuellen Workflow: Bevor Sie Änderungen vornehmen, sollten Sie Ihren aktuellen Workflow gründlich analysieren. Identifizieren Sie Engpässe und Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind.
- Beziehen Sie Ihr Team ein: Die neue Workflow sollte von allen Teammitgliedern akzeptiert und unterstützt werden. Holen Sie sich Feedback ein und berücksichtigen Sie die Anliegen und Vorschläge Ihres Teams.
- Definieren Sie klare Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder verstehen, wie der neue Workflow funktioniert und welche Konventionen gelten. Dokumentieren Sie die neuen Richtlinien und stellen Sie sicher, dass sie leicht zugänglich sind.
- Führen Sie schrittweise Änderungen ein: Anstatt den gesamten Workflow auf einmal umzustellen, können Sie die Änderungen schrittweise einführen. Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe von Aufgaben oder einem Teilprojekt und beobachten Sie die Auswirkungen.
- Überwachen Sie die Ergebnisse: Messen Sie die Auswirkungen der Änderungen auf Ihre Metriken (z.B. Durchlaufzeit, Zykluszeit, Anzahl der Aufgaben im Backlog). Passen Sie den Workflow bei Bedarf an, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
- Nutzen Sie Automatisierung: Jira bietet viele Automatisierungsmöglichkeiten, um den Workflow zu optimieren. Nutzen Sie diese, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
- Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder mit dem neuen Workflow vertraut sind. Bieten Sie Schulungen oder Workshops an, um Fragen zu beantworten und Unklarheiten zu beseitigen.
Fazit
Die Spalte „In Entwicklung” mag auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, ist aber oft eine Quelle von Ineffizienz und Verwirrung. Indem Sie Ihren Jira Workflow optimieren und alternative Lösungen implementieren, können Sie die Transparenz verbessern, die Durchlaufzeiten verkürzen und die Zufriedenheit Ihres Teams steigern. Denken Sie daran, dass der beste Workflow derjenige ist, der am besten zu Ihrem Team und Ihren spezifischen Bedürfnissen passt. Experimentieren Sie mit verschiedenen Ansätzen und finden Sie die Lösung, die für Sie am besten funktioniert.