In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, effizient und flexibel zu arbeiten. Dokumente werden online erstellt, bearbeitet und versendet. Doch manchmal fehlt das gewisse Etwas – die persönliche Note, die eine handschriftliche Unterschrift verleihen kann. Glücklicherweise musst du dafür nicht jedes Dokument ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen. Mit deinem Handy kannst du deine Unterschrift ganz einfach digitalisieren und in deine Dokumente einfügen. In diesem Artikel zeigen wir dir verschiedene Methoden, mit denen du diesen Prozess unkompliziert gestalten kannst.
Warum überhaupt eine digitale Unterschrift?
Bevor wir uns den technischen Details widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum eine digitale Unterschrift überhaupt relevant ist. Hier sind einige Vorteile:
- Zeitersparnis: Das manuelle Ausdrucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten entfällt.
- Effizienzsteigerung: Prozesse werden beschleunigt, da Dokumente sofort digital weiterverarbeitet werden können.
- Umweltfreundlichkeit: Papierverbrauch wird reduziert, was die Umwelt schont.
- Flexibilität: Du kannst Dokumente von überall aus unterschreiben, solange du dein Handy dabei hast.
- Professionalität: Eine saubere, digitale Unterschrift wirkt professioneller als ein schlechter Scan.
- Sicherheit: Digitale Signaturen können sicherheitsrelevante Merkmale enthalten, die Fälschungen erschweren. (Beachte aber den Unterschied zwischen einer einfachen digitalen Unterschrift und einer qualifizierten elektronischen Signatur, die rechtlich verbindlich ist!)
Methoden zum Einfügen deiner handschriftlichen Unterschrift mit dem Handy
Es gibt verschiedene Wege, um deine handschriftliche Unterschrift mit deinem Handy zu digitalisieren und einzufügen. Wir stellen dir die gängigsten vor:
1. Die klassische Methode: Unterschrift auf Papier fotografieren und freistellen
Diese Methode ist einfach und erfordert keine spezielle Software. Du benötigst lediglich dein Handy mit Kamera und eine Bildbearbeitungs-App.
- Unterschreibe auf einem weißen Blatt Papier: Verwende einen dunklen Stift (z.B. Kugelschreiber oder Fineliner) und sorge für ausreichend Licht. Achte darauf, dass die Unterschrift sauber und gut lesbar ist.
- Fotografiere die Unterschrift: Halte dein Handy ruhig und mache ein Foto der Unterschrift. Achte auf eine gute Ausleuchtung und vermeide Schatten.
- Bearbeite das Foto: Nutze eine Bildbearbeitungs-App (z.B. Snapseed, Adobe Lightroom Mobile oder die Standard-Foto-App deines Handys), um das Foto zuzuschneiden, die Helligkeit und den Kontrast anzupassen und den Hintergrund zu entfernen.
- Hintergrund entfernen: Viele Bildbearbeitungs-Apps bieten eine automatische Freistellfunktion oder einen Radiergummi, mit dem du den Hintergrund manuell entfernen kannst. Ziel ist es, eine transparente PNG-Datei zu erstellen.
- Speichere die Unterschrift: Speichere die freigestellte Unterschrift als PNG-Datei mit transparentem Hintergrund. So kannst du sie später problemlos in andere Dokumente einfügen.
Tipps für bessere Ergebnisse:
- Verwende ein Stativ oder lege dein Handy ab, um Verwacklungen zu vermeiden.
- Fotografiere die Unterschrift vor einem einfarbigen Hintergrund (z.B. weißes Papier).
- Achte auf eine gute Ausleuchtung, um Schatten zu vermeiden.
- Experimentiere mit verschiedenen Bildbearbeitungs-Apps, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
2. Apps für digitale Signaturen
Es gibt zahlreiche Apps, die speziell für die Erstellung und Einfügung digitaler Signaturen entwickelt wurden. Diese Apps bieten oft zusätzliche Funktionen wie das Speichern von Signaturen, das Hinzufügen von Zeitstempeln und die Integration mit Cloud-Diensten.
Beliebte Apps für digitale Signaturen:
- Adobe Fill & Sign: Eine kostenlose App von Adobe, mit der du PDF-Formulare ausfüllen und unterschreiben kannst.
- SignEasy: Eine kostenpflichtige App mit erweiterten Funktionen für Unternehmen und Einzelpersonen.
- DocuSign: Eine der bekanntesten Apps für digitale Signaturen, die sich besonders für den professionellen Einsatz eignet.
- SignNow: Eine weitere beliebte App mit umfangreichen Funktionen und Integrationen.
- HelloSign: Eine benutzerfreundliche App mit einer kostenlosen Version für einfache Signaturen.
So funktioniert es in der Regel:
- App herunterladen und installieren: Wähle eine App aus und installiere sie auf deinem Handy.
- Unterschrift erstellen: In den meisten Apps kannst du deine Unterschrift direkt auf dem Bildschirm deines Handys zeichnen. Alternativ kannst du auch ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift hochladen.
- Signatur speichern: Speichere deine Unterschrift in der App, um sie später wiederzuverwenden.
- Dokument öffnen: Öffne das Dokument, das du unterschreiben möchtest, in der App.
- Unterschrift einfügen: Platziere deine Unterschrift an der gewünschten Stelle im Dokument.
- Dokument speichern und versenden: Speichere das unterschriebene Dokument und versende es per E-Mail oder Cloud-Dienst.
3. Die Notizen-App nutzen
Viele moderne Smartphones haben vorinstallierte Notizen-Apps, die es erlauben, mit dem Finger oder einem Stylus direkt auf dem Bildschirm zu zeichnen. Diese Funktion kann man nutzen, um eine digitale handschriftliche Unterschrift zu erstellen. Der Vorteil ist, dass man keine zusätzliche App installieren muss.
- Notizen-App öffnen: Starte die Notizen-App auf deinem Handy.
- Neue Notiz erstellen: Erstelle eine neue Notiz.
- Zeichenfunktion aktivieren: Suche nach der Zeichenfunktion (oft ein Stift-Symbol) und aktiviere sie.
- Unterschrift zeichnen: Zeichne deine Unterschrift mit dem Finger oder einem Stylus. Übe ein paar Mal, bis du zufrieden bist.
- Screenshot erstellen: Mache einen Screenshot der Unterschrift.
- Screenshot bearbeiten: Schneide den Screenshot zu, sodass nur die Unterschrift sichtbar ist.
- Hintergrund entfernen (optional): Nutze eine Bildbearbeitungs-App, um den Hintergrund zu entfernen und eine transparente PNG-Datei zu erstellen.
- Unterschrift speichern: Speichere die Unterschrift als Bilddatei.
4. Scanner-Apps mit Unterschriftsfunktion
Einige Scanner-Apps bieten integrierte Funktionen zum Hinzufügen von Signaturen. Diese Apps scannen Dokumente und ermöglichen es, anschließend eine Unterschrift hinzuzufügen.
Beispiele für Scanner-Apps mit Unterschriftsfunktion:
- CamScanner: Eine beliebte Scanner-App mit Funktionen zum Bearbeiten und Unterschreiben von Dokumenten.
- Microsoft Lens: Eine kostenlose Scanner-App von Microsoft mit guter Texterkennung und Unterschriftsfunktion.
- Adobe Scan: Eine weitere kostenlose Scanner-App von Adobe mit automatischer Texterkennung und Unterschriftsfunktion.
So funktioniert es:
- App herunterladen und installieren: Wähle eine Scanner-App mit Unterschriftsfunktion aus und installiere sie auf deinem Handy.
- Dokument scannen: Scanne das Dokument, das du unterschreiben möchtest, mit der App.
- Unterschriftsfunktion auswählen: Suche nach der Unterschriftsfunktion in der App.
- Unterschrift erstellen oder hochladen: Zeichne deine Unterschrift direkt auf dem Bildschirm oder lade ein Foto deiner handschriftlichen Unterschrift hoch.
- Unterschrift platzieren: Platziere deine Unterschrift an der gewünschten Stelle im Dokument.
- Dokument speichern und versenden: Speichere das unterschriebene Dokument und versende es per E-Mail oder Cloud-Dienst.
Worauf du bei der Wahl der Methode achten solltest
Die Wahl der richtigen Methode hängt von deinen individuellen Bedürfnissen und Vorlieben ab. Hier sind einige Faktoren, die du berücksichtigen solltest:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Methode einfach zu bedienen und zu verstehen?
- Funktionsumfang: Bietet die Methode alle Funktionen, die du benötigst (z.B. Speichern von Signaturen, Hinzufügen von Zeitstempeln, Integration mit Cloud-Diensten)?
- Kosten: Ist die Methode kostenlos oder kostenpflichtig?
- Sicherheit: Sind deine Daten sicher? (Achte auf die Datenschutzbestimmungen der App oder des Dienstes.)
- Rechtliche Gültigkeit: Beachte, dass eine einfache digitale Unterschrift möglicherweise nicht die gleiche rechtliche Gültigkeit hat wie eine qualifizierte elektronische Signatur. Informiere dich über die rechtlichen Anforderungen in deinem Land oder deiner Branche.
Fazit
Das Einfügen deiner handschriftlichen Unterschrift mit dem Handy ist heutzutage kein Problem mehr. Es gibt zahlreiche Methoden und Apps, die dir dabei helfen, diesen Prozess unkompliziert und effizient zu gestalten. Wähle die Methode, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt, und spare Zeit und Ressourcen. So bleibst du digital und bewahrst trotzdem deine persönliche Note.