Excel ist ein unglaublich vielseitiges Tool, und oft steht man vor der Herausforderung, Informationen aus großen Datenmengen zu extrahieren. Eine häufige Aufgabe ist es, den Wert zu finden, der in einer anderen Spalte steht, wenn ein bestimmter Wert in einer bestimmten Spalte gefunden wird. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste mit Kundennamen und deren Bestellnummern, und Sie möchten die Bestellnummer für einen bestimmten Kunden finden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen verschiedene Methoden, um genau das zu erreichen, von den einfachsten bis zu den fortgeschritteneren.
Die Herausforderung: Zugehörige Werte finden
Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle in Excel, die zwei Spalten enthält: „Produktname” und „Preis”. Ihr Ziel ist es, den Preis eines bestimmten Produkts zu finden. Die Schwierigkeit besteht darin, dass das Produkt, nach dem Sie suchen, irgendwo in der Spalte „Produktname” vorkommen kann, und Sie müssen den entsprechenden Preis aus der Spalte „Preis” herausfinden. Ohne die richtigen Werkzeuge und Techniken kann dies zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
Methode 1: SVERWEIS (VLOOKUP) – Der Klassiker
Der SVERWEIS (VLOOKUP) ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in Excel, um genau dieses Problem zu lösen. Er sucht nach einem Wert in der ersten Spalte eines Bereichs und gibt dann einen Wert aus derselben Zeile in einer von Ihnen angegebenen Spalte zurück. Hier ist, wie Sie ihn verwenden können:
- Syntax: `=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])`
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie suchen (z.B. der Produktname).
- Matrix: Der Zellbereich, in dem Sie suchen (z.B. A1:B100, wenn Ihre Daten in den Spalten A und B bis Zeile 100 stehen). Wichtig: Der Wert, nach dem Sie suchen (das „Suchkriterium”), muss sich in der ersten Spalte dieses Bereichs befinden.
- Spaltenindex: Die Nummer der Spalte innerhalb des Bereichs („Matrix”), die den Wert enthält, den Sie zurückgeben möchten (z.B. 2, wenn sich die Preise in der zweiten Spalte des Bereichs befinden).
- [Bereich_Verweis]: Ein optionaler Parameter, der entweder `WAHR` (oder ausgelassen) für eine ungefähre Übereinstimmung oder `FALSCH` für eine genaue Übereinstimmung ist. In den meisten Fällen, in denen Sie nach einem exakten Wert suchen (wie z.B. einem Produktnamen), sollten Sie `FALSCH` verwenden.
Beispiel: Angenommen, Sie haben die Produktnamen in Spalte A (A1:A10) und die Preise in Spalte B (B1:B10). Sie suchen nach dem Preis des Produkts „Apfel”, das sich irgendwo in Spalte A befindet. Ihre Formel würde wie folgt aussehen:
`=SVERWEIS(„Apfel”; A1:B10; 2; FALSCH)`
Diese Formel sucht nach „Apfel” in der Spalte A1:A10, und wenn sie gefunden wird, gibt sie den Wert zurück, der sich in der gleichen Zeile in der zweiten Spalte (B1:B10) befindet. Der Wert `FALSCH` stellt sicher, dass SVERWEIS nur nach einer exakten Übereinstimmung für „Apfel” sucht.
Wichtige Hinweise zu SVERWEIS:
- SVERWEIS funktioniert nur, wenn sich das Suchkriterium in der *ersten* Spalte des angegebenen Bereichs befindet. Wenn Ihr Suchkriterium sich in einer anderen Spalte befindet, müssen Sie entweder die Spalten umsortieren oder eine andere Methode verwenden (siehe unten).
- Wenn SVERWEIS den Suchwert nicht findet, gibt er den Fehler `#NV` zurück. Sie können dies mit der Funktion `WENNFEHLER` abfangen, um eine aussagekräftigere Meldung anzuzeigen (siehe unten).
Methode 2: INDEX und VERGLEICH – Flexibilität pur
Die Kombination aus den Funktionen INDEX und VERGLEICH bietet eine flexiblere Alternative zu SVERWEIS. Sie ermöglicht es Ihnen, den Suchwert in *irgendeiner* Spalte zu finden und den entsprechenden Wert aus einer *anderen* Spalte zurückzugeben.
- VERGLEICH: Findet die Position eines bestimmten Werts innerhalb eines Bereichs. Die Syntax ist: `=VERGLEICH(Suchkriterium; Suchbereich; [Übereinstimmungstyp])`
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie suchen (z.B. der Produktname).
- Suchbereich: Der Bereich, in dem Sie suchen (z.B. A1:A10).
- [Übereinstimmungstyp]: Wie bei SVERWEIS gibt es Optionen für genaue (0), kleinere (1) und größere (-1) Übereinstimmungen. Für exakte Übereinstimmungen verwenden Sie 0.
- INDEX: Gibt den Wert einer Zelle innerhalb eines Bereichs zurück, basierend auf der Zeilen- und Spaltennummer. Die Syntax ist: `=INDEX(Matrix; Zeilennummer; [Spaltennummer])`
- Matrix: Der Bereich, aus dem Sie den Wert zurückgeben möchten (z.B. B1:B10, wenn Sie die Preise zurückgeben möchten).
- Zeilennummer: Die Zeile, aus der Sie den Wert abrufen möchten. Hier kommt VERGLEICH ins Spiel!
- [Spaltennummer]: Optional, wenn Ihr Bereich nur eine Spalte breit ist.
Beispiel: Angenommen, Sie haben die Produktnamen in Spalte A (A1:A10) und die Preise in Spalte B (B1:B10), genau wie im vorherigen Beispiel. Ihre Formel mit INDEX und VERGLEICH würde wie folgt aussehen:
`=INDEX(B1:B10; VERGLEICH(„Apfel”; A1:A10; 0))`
Hier passiert Folgendes:
- `VERGLEICH(„Apfel”; A1:A10; 0)` findet die Zeilennummer, in der „Apfel” in der Spalte A1:A10 gefunden wird. Wenn „Apfel” in der dritten Zeile gefunden wird, gibt VERGLEICH den Wert 3 zurück.
- `INDEX(B1:B10; 3)` gibt dann den Wert zurück, der sich in der dritten Zeile der Spalte B1:B10 befindet (also den Preis des Apfels).
Vorteile von INDEX und VERGLEICH:
- Flexibilität: Sie können das Suchkriterium in *jeder* Spalte suchen und den Wert aus *jeder anderen* Spalte zurückgeben, ohne die Spalten umsortieren zu müssen.
- Leichter verständlich: Viele Benutzer finden die Logik von INDEX und VERGLEICH intuitiver als die von SVERWEIS.
Methode 3: XVERWEIS (XLOOKUP) – Der moderne Nachfolger (für Microsoft 365-Abonnenten)
Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement haben, steht Ihnen die Funktion XVERWEIS (XLOOKUP) zur Verfügung, die SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH in vielerlei Hinsicht überlegen ist. Sie bietet eine einfachere Syntax, standardmäßig eine exakte Übereinstimmung und integrierte Fehlerbehandlung.
- Syntax: `=XVERWEIS(Suchkriterium; Suchbereich; Rückgabebereich; [Wenn_nicht_gefunden]; [Übereinstimmungsmodus]; [Suchmodus])`
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem Sie suchen (z.B. der Produktname).
- Suchbereich: Der Bereich, in dem Sie suchen (z.B. A1:A10).
- Rückgabebereich: Der Bereich, aus dem Sie den Wert zurückgeben möchten (z.B. B1:B10).
- [Wenn_nicht_gefunden]: Ein optionaler Wert, der zurückgegeben wird, wenn das Suchkriterium nicht gefunden wird (z.B. „Produkt nicht gefunden”).
- [Übereinstimmungsmodus]: Ein optionaler Parameter, der verschiedene Übereinstimmungstypen ermöglicht. 0 für exakte Übereinstimmung (Standard), -1 für exakte oder nächstkleinere Übereinstimmung, 1 für exakte oder nächstgrößere Übereinstimmung, 2 für Wildcard-Übereinstimmung.
- [Suchmodus]: Ein optionaler Parameter, der die Suchrichtung angibt.
Beispiel: Mit den gleichen Daten wie zuvor (Produktnamen in A1:A10, Preise in B1:B10), wäre die XVERWEIS-Formel:
`=XVERWEIS(„Apfel”; A1:A10; B1:B10; „Produkt nicht gefunden”)`
Diese Formel sucht nach „Apfel” in A1:A10 und gibt den entsprechenden Wert aus B1:B10 zurück. Wenn „Apfel” nicht gefunden wird, wird „Produkt nicht gefunden” angezeigt. Beachten Sie, dass wir den Übereinstimmungsmodus nicht angeben müssen, da die exakte Übereinstimmung die Standardeinstellung ist.
Vorteile von XVERWEIS:
- Einfachere Syntax: Weniger Argumente als SVERWEIS.
- Standardmäßig genaue Übereinstimmung: Verhindert versehentliche falsche Ergebnisse.
- Integrierte Fehlerbehandlung: Ermöglicht die Angabe eines Werts, der zurückgegeben wird, wenn das Suchkriterium nicht gefunden wird.
- Flexibilität: Funktioniert ähnlich wie INDEX/VERGLEICH in Bezug auf die Spaltenanordnung.
Methode 4: WENNFEHLER zur Fehlerbehandlung
Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ist es wichtig, Fehler abzufangen, die auftreten können, wenn der Suchwert nicht gefunden wird. Die Funktion WENNFEHLER ist dafür perfekt geeignet. Sie ermöglicht es Ihnen, einen alternativen Wert zurückzugeben, wenn eine Formel einen Fehler ausgibt (z.B. `#NV` bei SVERWEIS).
Syntax: `=WENNFEHLER(Wert; Wert_wenn_Fehler)`
Beispiel (mit SVERWEIS):
`=WENNFEHLER(SVERWEIS(„Apfel”; A1:B10; 2; FALSCH); „Produkt nicht gefunden”)`
Wenn SVERWEIS den Fehler `#NV` ausgibt (weil „Apfel” nicht gefunden wurde), gibt WENNFEHLER den Wert „Produkt nicht gefunden” zurück. Sie können dies auf alle oben genannten Methoden anwenden.
Fazit
Das Finden des dazugehörigen Werts, wenn ein bestimmter Wert in einer Spalte vorkommt, ist eine grundlegende Aufgabe in Excel. SVERWEIS ist ein Klassiker, aber INDEX und VERGLEICH bieten mehr Flexibilität. Für Microsoft 365-Abonnenten ist XVERWEIS die beste Wahl aufgrund seiner einfacheren Syntax und erweiterten Funktionen. Vergessen Sie nicht, WENNFEHLER zur Fehlerbehandlung zu verwenden, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Mit diesen Werkzeugen und Techniken sind Sie bestens gerüstet, um Daten in Excel effizient zu analysieren und zu extrahieren.