Zeitsparen mit Formeln: So klappt die automatische Zuweisung von Gewichten zu Artikelnamen in Google Sheets

Kennst du das? Du hast eine riesige Liste von Artikelnamen in Google Sheets und musst jedem Artikel manuell ein Gewicht zuordnen. Diese Aufgabe ist nicht nur monoton, sondern auch unglaublich zeitaufwändig, besonders wenn sich die Artikelnamen regelmäßig ändern. Aber keine Sorge, es gibt eine Lösung! Mit Hilfe von Formeln in Google Sheets kannst du diesen Prozess automatisieren und so wertvolle Zeit sparen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie das funktioniert.

Warum automatische Gewichtszuweisung?

Bevor wir ins Detail gehen, lass uns kurz darüber sprechen, warum die automatische Zuweisung von Gewichten überhaupt so nützlich ist. Hier sind einige Vorteile:

• Zeitersparnis: Der offensichtlichste Vorteil ist die enorme Zeitersparnis. Statt jeden Artikel einzeln zu bearbeiten, erledigt die Formel die Arbeit für dich.
• Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Durch die Automatisierung werden Tippfehler und falsche Zuordnungen minimiert.
• Konsistenz: Formeln sorgen für eine konsistente Gewichtszuweisung basierend auf definierten Regeln.
• Flexibilität: Du kannst die Formel anpassen, wenn sich die Gewichtungsregeln ändern.
• Skalierbarkeit: Die Lösung funktioniert auch bei sehr großen Datenmengen problemlos.

Grundlagen: Suchfunktionen in Google Sheets

Die Basis für die automatische Gewichtszuweisung bilden Suchfunktionen in Google Sheets. Die wichtigsten sind:

• VERWEIS (VLOOKUP): Sucht in der ersten Spalte eines Bereichs nach einem Wert und gibt den Wert in derselben Zeile aus einer anderen Spalte zurück. Ideal für die Zuordnung von Gewichten anhand von Artikelnummern oder exakten Artikelnamen.
• SVERWEIS (HLOOKUP): Funktioniert ähnlich wie VERWEIS, sucht aber in der ersten Zeile eines Bereichs.
• INDEX und VERGLEICH (INDEX/MATCH): Eine flexiblere Alternative zu VERWEIS. VERGLEICH findet die Position eines Wertes in einem Bereich, und INDEX gibt den Wert an dieser Position in einem anderen Bereich zurück. Ermöglicht das Suchen sowohl nach Zeilen als auch nach Spalten.
• FINDEN (FIND): Sucht innerhalb eines Textes nach einem bestimmten Suchbegriff und gibt die Position des Suchbegriffs zurück. Ideal, um Artikelnamen nach bestimmten Schlüsselwörtern zu durchsuchen.
• SUCHEN (SEARCH): Ähnlich wie FINDEN, aber nicht Case-Sensitive.
• REGEXMATCH: Ermöglicht die Suche nach Mustern in Texten mithilfe von regulären Ausdrücken. Sehr mächtig, aber auch komplexer.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Gewichtszuweisung mit FINDEN/SUCHEN

Wir beginnen mit einer einfachen Methode, die auf der FINDEN/SUCHEN-Funktion basiert. Diese eignet sich gut, wenn bestimmte Schlüsselwörter im Artikelnamen auf ein bestimmtes Gewicht hindeuten.

1. Tabelle vorbereiten: Erstelle eine Tabelle in Google Sheets mit zwei Spalten: „Artikelname” und „Gewicht”. Fülle die Spalte „Artikelname” mit deinen Artikeln.
2. Gewichtungstabelle erstellen: Erstelle eine separate Tabelle (z.B. in einem neuen Tabellenblatt) mit zwei Spalten: „Schlüsselwort” und „Gewicht”. Trage hier die Schlüsselwörter und die dazugehörigen Gewichte ein. Zum Beispiel:
   

   Schlüsselwort	Gewicht
   „Schwerlast”	10
   „Leichtbau”	2
   „Standard”	5

   Nenne diese Tabelle z.B. „Gewichtungstabelle”.

3. Formel erstellen: Füge in der Spalte „Gewicht” neben dem ersten Artikelnamen folgende Formel ein (passe die Zellbezüge an deine Tabelle an):

   =WENNFEHLER(INDEX(Gewichtungstabelle!B:B;VERGLEICH(WAHR;ARRAYFORMULA(ISTZAHL(SUCHEN(Gewichtungstabelle!A:A;A2)));0));"Standardgewicht")

   Erläuterung:

   • A2 ist die Zelle mit dem ersten Artikelnamen.
   • Gewichtungstabelle!A:A ist die Spalte mit den Schlüsselwörtern in der Gewichtungstabelle.
   • Gewichtungstabelle!B:B ist die Spalte mit den Gewichten in der Gewichtungstabelle.
   • SUCHEN(Gewichtungstabelle!A:A;A2) sucht nach jedem Schlüsselwort aus der Gewichtungstabelle im Artikelnamen.
   • ISTZAHL(...) prüft, ob die Suche erfolgreich war (gibt TRUE zurück, wenn ein Schlüsselwort gefunden wurde).
   • ARRAYFORMULA(...) wendet die ISTZAHL-Funktion auf den gesamten Bereich der Schlüsselwörter an.
   • VERGLEICH(WAHR;ARRAYFORMULA(...);0) findet die Position des ersten TRUE-Wertes (also des ersten gefundenen Schlüsselworts) im Ergebnis von ARRAYFORMULA.
   • INDEX(Gewichtungstabelle!B:B;...) gibt das Gewicht zurück, das dem gefundenen Schlüsselwort in der Gewichtungstabelle zugeordnet ist.
   • WENNFEHLER(..., "Standardgewicht") gibt das „Standardgewicht” zurück, falls kein Schlüsselwort gefunden wurde. Du kannst hier eine Zahl (z.B. 3) oder einen Text (z.B. „Nicht definiert”) eintragen.
4. Formel anwenden: Ziehe die Formel nach unten, um sie auf alle Artikelnamen anzuwenden.

Diese Formel durchsucht den Artikelnamen nach den in der Gewichtungstabelle definierten Schlüsselwörtern. Sobald ein Schlüsselwort gefunden wird, wird das entsprechende Gewicht zugewiesen. Wenn kein Schlüsselwort gefunden wird, wird das Standardgewicht zugewiesen.

Fortgeschrittene Techniken: INDEX/MATCH und REGEXMATCH

Für komplexere Szenarien, z.B. wenn du flexible Suchmuster benötigst oder mehrere Kriterien berücksichtigen musst, sind INDEX/MATCH in Kombination mit REGEXMATCH eine gute Wahl.

Beispiel: Angenommen, du möchtest Artikel mit einer bestimmten Artikelnummer (z.B. „ABC-123”) ein Gewicht zuweisen, und Artikel, die mit „Sonderaktion” beginnen, sollen ein anderes Gewicht erhalten.

1. Gewichtungstabelle erweitern: Füge in der Gewichtungstabelle eine Spalte „Kriterium” hinzu. Trage hier reguläre Ausdrücke ein, die auf die gewünschten Artikelnamen passen.
   

   Schlüsselwort	Kriterium (Regex)	Gewicht
   „Schwerlast”	„Schwerlast.*”	10
   „Leichtbau”	„Leichtbau.*”	2
   „Standard”	„Standard.*”	5
   „Artikelnummer”	„^ABC-\d+$”	8
   „Sonderaktion”	„^Sonderaktion.*”	7

2. Formel erstellen: Verwende folgende Formel in der Spalte „Gewicht”:

   =WENNFEHLER(INDEX(Gewichtungstabelle!C:C;VERGLEICH(WAHR;ARRAYFORMULA(REGEXMATCH(A2;Gewichtungstabelle!B:B));0));"Standardgewicht")

   Erläuterung:

   • REGEXMATCH(A2;Gewichtungstabelle!B:B) prüft, ob der Artikelname (A2) mit einem der regulären Ausdrücke in der Spalte „Kriterium” übereinstimmt.
   • Die restlichen Funktionen (ARRAYFORMULA, VERGLEICH, INDEX, WENNFEHLER) funktionieren wie im vorherigen Beispiel.

In diesem Beispiel verwendet REGEXMATCH reguläre Ausdrücke, um flexiblere Suchmuster zu definieren. ^ABC-\d+$ bedeutet: „Beginnt mit ABC-, gefolgt von einer oder mehreren Ziffern, und endet dann”. ^Sonderaktion.* bedeutet: „Beginnt mit Sonderaktion, gefolgt von beliebig vielen Zeichen”.

Tipps und Tricks

• Ordnung halten: Strukturiere deine Gewichtungstabelle übersichtlich und kommentiere deine Formeln.
• Testen: Teste deine Formeln gründlich mit verschiedenen Artikelnamen, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren.
• Fehlerbehandlung: Verwende WENNFEHLER, um Fehler abzufangen und sinnvolle Standardwerte zuzuweisen.
• Performance: Bei sehr großen Datenmengen können komplexe Formeln die Performance von Google Sheets beeinträchtigen. Überlege dir, ob du die Daten in kleinere Teile aufteilen oder Google Apps Script verwenden solltest.
• Reguläre Ausdrücke lernen: Das Erlernen von regulären Ausdrücken ist sehr lohnend, da sie dir enorme Flexibilität bei der Textverarbeitung bieten.

Fazit

Die automatische Zuweisung von Gewichten zu Artikelnamen in Google Sheets ist mit Hilfe von Formeln relativ einfach umzusetzen. Egal ob du einfache Schlüsselwörter oder komplexe Suchmuster verwenden möchtest, Google Sheets bietet die passenden Werkzeuge. Nutze diese Techniken, um deine Arbeitszeit zu reduzieren, Fehler zu minimieren und deine Datenanalyse zu verbessern. Experimentiere mit den verschiedenen Funktionen und finde die Lösung, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt. Viel Erfolg!