Die DEKRA, eine der führenden Prüforganisationen Deutschlands, bietet ihren Kunden zunehmend digitale Lösungen an, um Prozesse zu vereinfachen und die Umwelt zu schonen. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über die DEKRA E-Rechnung, von den Vorteilen über die Beantragung bis hin zur Archivierung.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist im Grunde eine Rechnung, die nicht mehr in Papierform versendet, sondern stattdessen digital erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer eingescannten Papier-Rechnung ist eine echte E-Rechnung ein strukturiertes Datenformat, das elektronisch verarbeitet werden kann. Das bedeutet, die Daten können automatisch ausgelesen und in Buchhaltungssysteme übernommen werden, was Zeit und Aufwand spart. Die DEKRA elektronische Rechnung erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und ist einer Papierrechnung gleichgestellt.
Warum sollten Sie die DEKRA E-Rechnung nutzen? Vorteile auf einen Blick
Die Umstellung auf die DEKRA E-Rechnung bietet sowohl Ihnen als auch der DEKRA zahlreiche Vorteile:
- Umweltschonung: Weniger Papierverbrauch trägt aktiv zum Umweltschutz bei.
- Schnellere Zustellung: Die Rechnung erreicht Sie in Sekundenschnelle per E-Mail, ohne Postlaufzeiten.
- Einfache Archivierung: Digitale Rechnungen lassen sich leicht elektronisch archivieren und wiederfinden.
- Kostenersparnis: Die DEKRA spart Kosten für Druck, Papier und Versand, was sich langfristig auch positiv auf die Preise auswirken kann.
- Automatisierung: Direkter Import der Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltungssoftware (abhängig vom verwendeten Format).
- Bessere Übersicht: Durch die zentrale Speicherung haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Rechnungen.
- Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind manipulationssicherer als Papierrechnungen, da sie digital signiert werden können.
Wie erhalte ich die DEKRA elektronische Rechnung?
Die Umstellung auf die elektronische Rechnung der DEKRA ist in der Regel unkompliziert. Hier sind die gängigsten Wege:
- Direkt bei der Beauftragung: Wenn Sie einen Auftrag bei der DEKRA erteilen, z.B. eine Hauptuntersuchung oder eine Schadengutachten, können Sie direkt angeben, dass Sie die Rechnung elektronisch erhalten möchten.
- Über das DEKRA Kundenportal: Viele DEKRA Niederlassungen bieten ein Kundenportal an. Dort können Sie Ihre Kundendaten verwalten und die E-Rechnung aktivieren.
- Kontakt zum DEKRA Kundenservice: Wenden Sie sich telefonisch oder per E-Mail an den DEKRA Kundenservice und bitten Sie um die Umstellung auf die E-Rechnung. Halten Sie Ihre Kundennummer bereit, um den Prozess zu beschleunigen.
- Formular auf der DEKRA Website: In einigen Fällen bietet die DEKRA ein Online-Formular an, mit dem Sie die E-Rechnung beantragen können. Suchen Sie auf der DEKRA Website nach dem Begriff „E-Rechnung” oder „elektronische Rechnung”.
Achten Sie darauf, dass Sie bei der Beantragung Ihre korrekte E-Mail-Adresse angeben, da die DEKRA elektronische Rechnung in der Regel per E-Mail versendet wird.
Welche Formate unterstützt die DEKRA E-Rechnung?
Die DEKRA bietet in der Regel verschiedene Formate für ihre E-Rechnungen an. Die gängigsten sind:
- PDF: Das Portable Document Format (PDF) ist ein weit verbreitetes Format, das von den meisten Computern und Smartphones geöffnet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist zwar elektronisch, aber die Daten müssen manuell in Ihre Buchhaltung übertragen werden.
- ZUGFeRD: ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es handelt sich um ein Hybridformat, das sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung (als PDF) als auch strukturierte Daten (im XML-Format) enthält. Diese strukturierten Daten können von Buchhaltungsprogrammen automatisch ausgelesen werden.
- XRechnung: Die XRechnung ist ein Standard für E-Rechnungen, der speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt wurde, aber auch von Unternehmen genutzt werden kann. Sie basiert auf dem XML-Format und entspricht den europäischen Normen für E-Rechnungen.
Fragen Sie bei der DEKRA nach, welche Formate angeboten werden und wählen Sie das Format, das am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrer Buchhaltungssoftware passt. Insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen erhalten, ist die Nutzung von ZUGFeRD oder XRechnung empfehlenswert, um den Automatisierungsgrad zu erhöhen.
Die DEKRA E-Rechnung öffnen und verarbeiten
Nachdem Sie die DEKRA E-Rechnung per E-Mail erhalten haben, können Sie sie wie folgt öffnen und verarbeiten:
- E-Mail öffnen: Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach der E-Mail von der DEKRA mit der E-Rechnung.
- Anhang öffnen: Die E-Rechnung ist in der Regel als Anhang im PDF-, ZUGFeRD- oder XRechnung-Format beigefügt. Öffnen Sie den Anhang.
- Rechnung prüfen: Überprüfen Sie die Rechnungsdetails wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Mehrwertsteuer.
- Rechnung speichern: Speichern Sie die E-Rechnung auf Ihrem Computer oder in Ihrer Cloud-Speicherlösung. Achten Sie auf eine ordentliche Benennung der Datei, um sie später leicht wiederzufinden (z.B. „DEKRA_Rechnung_2023-10-27.pdf”).
- Rechnung verarbeiten: Je nach Format der E-Rechnung können Sie die Daten manuell in Ihre Buchhaltung eintragen (bei PDF) oder die strukturierten Daten automatisch importieren (bei ZUGFeRD oder XRechnung).
- Rechnung bezahlen: Begleichen Sie den Rechnungsbetrag fristgerecht. Die Bankverbindung der DEKRA finden Sie auf der Rechnung.
Die DEKRA E-Rechnung archivieren: Was ist zu beachten?
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen ist genauso wichtig wie bei Papierrechnungen. Es gelten die gleichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Deutschland in der Regel 10 Jahre). Achten Sie bei der Archivierung auf Folgendes:
- Unveränderbarkeit: Die E-Rechnung muss im Originalzustand archiviert werden. Jegliche nachträgliche Änderungen sind unzulässig.
- Lesbarkeit: Die E-Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein.
- Auffindbarkeit: Die E-Rechnung muss leicht wiedergefunden werden können. Verwenden Sie ein System zur eindeutigen Benennung und Kategorisierung der Dateien.
- Sicherheit: Schützen Sie die E-Rechnungen vor Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff.
Sie können die E-Rechnungen entweder auf Ihrem Computer, auf einer externen Festplatte oder in einer Cloud-Speicherlösung archivieren. Für Unternehmen mit größeren Rechnungsaufkommen empfiehlt sich die Nutzung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems (DMS), das speziell auf die Archivierung von elektronischen Dokumenten ausgerichtet ist.
Fazit: Die DEKRA E-Rechnung – ein Schritt in die digitale Zukunft
Die DEKRA E-Rechnung ist eine moderne und effiziente Alternative zur Papierrechnung. Sie bietet zahlreiche Vorteile für Sie und die Umwelt. Durch die einfache Beantragung und Verarbeitung können Sie Ihre administrativen Prozesse optimieren und Zeit sparen. Nutzen Sie die Möglichkeit und stellen Sie noch heute auf die DEKRA elektronische Rechnung um!