Du willst eine DATANORM-Datei lesbar machen? Mit diesen Tools und Tricks klappt es

Ah, die DATANORM-Datei! Für viele im Handwerk, Baugewerb und Großhandel ist sie ein vertrauter, aber oft auch ein frustrierender Anblick. Sie ist der Schlüssel zu aktuellen Produktinformationen, Preisen und Artikelstammdaten von Lieferanten, doch auf den ersten Blick gleicht sie eher einer kryptischen Ansammlung von Zeichen als einer nutzbaren Datenquelle. Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine solche Datei einfach mit einem Texteditor zu öffnen, wissen Sie, wovon wir sprechen: Ein Wirrwarr aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen, das beim besten Willen nicht zu entziffern ist. Aber keine Sorge! Dieser Artikel ist Ihr Leitfaden, um DATANORM-Dateien lesbar zu machen und ihr volles Potenzial zu nutzen. Wir zeigen Ihnen verschiedene Ansätze, von einfachen Tools bis hin zu fortgeschrittenen Techniken.

Was ist DATANORM und warum ist sie so wichtig (und doch so unzugänglich)?

Bevor wir uns den Lösungen widmen, werfen wir einen kurzen Blick darauf, was DATANORM überhaupt ist. DATANORM steht für „Daten-Norm“ und ist ein seit den 1980er Jahren etabliertes Standardformat für den elektronischen Austausch von Artikelstammdaten zwischen Herstellern, Großhändlern und dem Handwerk im deutschsprachigen Raum. Sie enthält Informationen wie Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengeneinheiten, Preise, Rabattgruppen und vieles mehr.

Ihre Bedeutung ist immens: Sie ermöglicht eine effiziente Pflege von Produktdaten in Warenwirtschaftssystemen und ERP-Lösungen, automatisiert Bestellprozesse und sorgt für konsistente Daten. Das Problem: DATANORM-Dateien sind keine „normalen” CSV-Dateien oder Excel-Tabellen. Sie sind in einem fest definierten, aber eben nicht direkt menschenlesbaren Format strukturiert. Jede Zeile, jede Spalte hat eine exakte Position und Bedeutung, die nur von speziell dafür entwickelter Software interpretiert werden kann. Ohne die richtigen Werkzeuge ist sie ein Buch mit sieben Siegeln.

Der erste Blick: Warum ein Texteditor nicht ausreicht

Wenn Sie eine DATANORM-Datei mit Notepad, Visual Studio Code oder einem ähnlichen Editor öffnen, sehen Sie eine lange Aneinanderreihung von Daten ohne klare Trennung. Das liegt daran, dass DATANORM in der Regel ein Fixed-Length-Format verwendet, bei dem jede Information eine feste Anzahl von Zeichen einnimmt, auch wenn der tatsächliche Wert kürzer ist (dann wird mit Leerzeichen aufgefüllt). Es gibt keine Kommas, Semikolons oder Tabs, die die Spalten voneinander trennen. Hinzu kommt oft eine spezielle Zeichenkodierung (z.B. DIN 66003 oder eine ältere ANSI-Kodierung), die moderne Editoren nicht immer korrekt darstellen können, was zu Kauderwelsch führt.

Die Königswege: Spezialisierte Software und ERP-Systeme

Der einfachste und sicherste Weg, eine DATANORM-Datei lesbar zu machen und vor allem sinnvoll zu nutzen, ist der Import in eine dafür vorgesehene Software. Hier gibt es im Wesentlichen zwei Hauptkategorien:

1. Spezialisierte DATANORM-Konverter und Viewer

Es gibt verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, die explizit dafür entwickelt wurden, DATANORM-Dateien zu lesen, zu konvertieren und anzuzeigen. Diese Tools nehmen Ihnen die ganze Arbeit ab:

• Funktionsweise: Sie wählen die DATANORM-Datei aus, und das Programm interpretiert die feste Struktur, ordnet die Daten den entsprechenden Feldern zu (Artikelnummer, Bezeichnung, Preis etc.) und stellt sie Ihnen in einer übersichtlichen, tabellarischen Form dar.
• Vorteile:
  • Benutzerfreundlichkeit: Oft sind sie sehr intuitiv zu bedienen.
  • Fehlererkennung: Viele Konverter erkennen Fehler in der DATANORM-Datei und können diese melden oder sogar korrigieren.
  • Exportfunktionen: Häufig können die Daten nach dem Import in gängige Formate wie CSV, Excel (XLSX) oder andere Datenbankformate exportiert werden, was die Weiterverarbeitung erheblich erleichtert.
  • Spezifische DATANORM-Versionen: Viele Konverter unterstützen verschiedene DATANORM-Versionen (3.0, 4.0, 5.0), OCI-Schnittstellen und auch Erweiterungen wie Datanorm-Online oder Eldanorm.
• Beispiele: Es gibt diverse Anbieter, die solche Konverter anbieten, oft als Standalone-Software oder als Modul in Branchenlösungen. Eine Suche nach „Datanorm Konverter Software” liefert hier viele Treffer. Informieren Sie sich über Funktionen und Kompatibilität mit Ihrer DATANORM-Version.

2. Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Wenn Sie bereits ein professionelles ERP-System oder ein Warenwirtschaftssystem nutzen (z.B. Sage, Lexware, DATEV, OrgaTEX, pds, MOS’aik, uvm.), ist dies in der Regel der primäre Weg, DATANORM-Dateien zu verarbeiten. Diese Systeme sind genau dafür ausgelegt, Lieferantendaten zu importieren und in Ihre Artikelstammdatenbank zu integrieren.

• Funktionsweise: Im WaWi gibt es typischerweise eine Importfunktion für Lieferantenkataloge oder Stammdaten. Sie wählen die DATANORM-Datei aus, und das System gleicht die Daten mit Ihren bestehenden Artikeln ab, aktualisiert Preise, fügt neue Artikel hinzu und verknüpft sie mit den entsprechenden Lieferanten.
• Vorteile:
  • Automatisierung: Der Importprozess ist oft weitgehend automatisiert und reduziert manuellen Aufwand.
  • Integration: Die Daten landen direkt dort, wo sie gebraucht werden – in Ihrer Artikeldatenbank, für Angebote, Rechnungen und Bestellungen.
  • Konsistenz: Das System sorgt für Datenkonsistenz und verhindert Dubletten.
  • Langfristige Nutzung: Die Daten bleiben in Ihrem System und sind jederzeit für weitere Prozesse verfügbar.
• Herausforderungen: Manchmal erfordert der Import eine spezifische Konfiguration im WaWi, oder es gibt Kompatibilitätsprobleme mit sehr alten oder sehr neuen DATANORM-Versionen. In solchen Fällen ist der Support Ihres Softwareanbieters der beste Ansprechpartner.

Der Heimwerker-Ansatz: DATANORM mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationen öffnen (und verstehen)

Was, wenn Sie keine spezielle Software haben oder die Daten nur einmalig ansehen möchten, ohne sie direkt in ein System zu importieren? Dann können Sie sich mit etwas Geduld und einigen Tricks auch Excel (oder Google Sheets, LibreOffice Calc) zunutze machen. Dies ist der „Do-it-yourself”-Ansatz und erfordert ein grundlegendes Verständnis der DATANORM-Struktur. Es ist nicht für den regelmäßigen Import großer Datenmengen gedacht, aber exzellent für die schnelle Analyse oder Überprüfung.

Schritt für Schritt mit Excel

Öffnen Sie die DATANORM-Datei nicht direkt mit einem Doppelklick in Excel. Das führt nur zu einem Kauderwelsch. Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

1. Datei öffnen über den Datenimport:
   • Öffnen Sie eine leere Excel-Arbeitsmappe.
   • Gehen Sie zu „Daten” > „Aus Text/CSV” (oder in älteren Excel-Versionen: „Daten” > „Externe Daten abrufen” > „Aus Text”).
   • Wählen Sie Ihre DATANORM-Datei aus (möglicherweise müssen Sie „Alle Dateien (*.*)” im Dateityp-Dropdown auswählen, um sie zu sehen).
2. Textimport-Assistent (Wichtigste Schritte!):
   • Schritt 1: Dateityp und Ursprung
     • Wählen Sie „Feste Breite” (Fixed Width) als Datentyp. Dies ist entscheidend, da DATANORM keine Trennzeichen verwendet.
     • Stellen Sie die korrekte Zeichenkodierung ein. Dies ist oft der häufigste Stolperstein. Probieren Sie verschiedene Optionen aus, falls die Zeichen nicht korrekt angezeigt werden. Häufige Kandidaten sind: „65001: Unicode (UTF-8)”, „Westlich (Windows 1252)” (entspricht ANSI) oder in seltenen Fällen auch ältere DOS-Kodierungen. Manchmal hilft auch die explizite Auswahl von „IBM EBCDIC (Deutsch)” oder „OEM-US”. Oft müssen Sie hier experimentieren, bis die Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.
     • Wählen Sie die korrekte „Ursprung” Zeile, ab der die Daten beginnen (meist Zeile 1).
   • Schritt 2: Spalten festlegen
     • Dies ist der aufwendigste Teil. Excel zeigt Ihnen eine Vorschau der Daten. Sie müssen nun manuell die Trennlinien für jede Spalte setzen. Klicken Sie in der Vorschau auf die Stellen, an denen eine neue Spalte beginnen soll. Eine vertikale Linie erscheint.
     • Hierfür benötigen Sie die DATANORM-Spezifikation oder eine Übersicht der Feldlängen. Diese ist öffentlich zugänglich oder bei Softwareanbietern erhältlich. Typische Feldlängen sind:
       • Datensatzart (1 Zeichen, z.B. ‘D’ für Datanorm-Satz, ‘A’ für Artikel-Satz)
       • Satzart (1 Zeichen, z.B. ‘0’ für Kopfdaten, ‘1’ für Artikeldaten)
       • Artikelnummer (je nach DATANORM-Version und Konvention 10-30 Zeichen)
       • Kurzbezeichnung (40 Zeichen)
       • Langtext (mehrere Zeilen, oft 70 Zeichen pro Zeile)
       • Preise (feste Länge, oft mit Komma als Dezimaltrennzeichen, beachten Sie hier das Längenformat z.B. 10 Zeichen inklusive 2 Nachkommastellen)
       • Mengeneinheit (3-5 Zeichen)
       • etc.
     • Nehmen Sie sich Zeit, die Spalten an den richtigen Positionen zu trennen. Fehler hier führen zu falsch zugeordneten Daten.
   • Schritt 3: Datenformat der Spalten
     • Für jede definierte Spalte können Sie nun das Datenformat festlegen (Text, Zahl, Datum). Für Artikelnummern und ähnliches ist „Text” oft die sicherste Wahl, um führende Nullen nicht zu verlieren. Preise und Mengen sollten als „Zahl” formatiert werden.
     • Achten Sie auf das Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt). Im deutschsprachigen Raum ist das Komma üblich. Excel kann dies oft automatisch erkennen oder Sie müssen es manuell anpassen.
     • Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Fertig stellen”.
3. Nachbearbeitung in Excel:
   • Die Daten sollten nun in separaten Spalten vorliegen.
   • Möglicherweise müssen Sie noch Zeilen filtern oder löschen, die keine reinen Artikeldaten enthalten (z.B. Kopf- oder Fußzeilen des DATANORM-Formats, die Excel als eigene Zeilen interpretiert hat).
   • Texte, die über mehrere DATANORM-Sätze verteilt sind (z.B. Langtexte), müssen Sie eventuell manuell zusammenführen.

Herausforderungen des Excel-Ansatzes:

• Komplexität: Das manuelle Festlegen der Spalten ist mühsam und fehleranfällig, besonders bei großen Dateien oder unterschiedlichen DATANORM-Versionen.
• Zeichenkodierung: Das häufigste Problem. Wenn die Kodierung nicht stimmt, bleiben die Umlaute (ä, ö, ü) und Sonderzeichen (ß) fehlerhaft.
• Versionen: DATANORM hat verschiedene Versionen (3.0, 4.0, 5.0) mit leicht abweichenden Strukturen. Die genaue Spezifikation der Datei ist entscheidend.
• Keine Datenbank: Excel ist keine Datenbank. Für die langfristige Verwaltung oder komplexe Abfragen ist es ungeeignet.

Der programmatische Ansatz: Wenn Automatisierung gefragt ist

Für Entwickler oder IT-affine Unternehmen, die große Mengen an DATANORM-Dateien regelmäßig verarbeiten oder spezifische Anpassungen benötigen, ist der programmatische Ansatz die leistungsstärkste Lösung. Hierbei wird ein Skript oder Programm in einer Sprache wie Python, PHP, C# oder Java geschrieben, das die DATANORM-Datei liest und parst.

• Vorteile:
  • Volle Kontrolle: Sie haben die vollständige Kontrolle über den Parsing-Prozess und die Datenverarbeitung.
  • Automatisierung: Ideal für die wiederkehrende Verarbeitung von Lieferantendaten.
  • Anpassbarkeit: Sie können beliebige Regeln für die Datenbereinigung, Transformation oder den Export implementieren.
  • Integration: Einfache Integration in bestehende IT-Infrastrukturen oder Datenbanken.
• Herausforderungen:
  • Programmierkenntnisse: Erfordert entsprechende Fachkenntnisse.
  • Initialer Aufwand: Die Entwicklung des Parsers ist aufwendig, da die DATANORM-Spezifikation genau umgesetzt werden muss.
  • Wartung: Bei Änderungen der DATANORM-Spezifikation (z.B. neue Versionen) muss der Parser angepasst werden.
• Tipps für Entwickler:
  • Nutzen Sie die offizielle DATANORM-Spezifikation als Grundlage.
  • Achten Sie auf die korrekte Behandlung der Zeichenkodierung.
  • Implementieren Sie robuste Fehlerbehandlung, um mit unvollständigen oder fehlerhaften Datensätzen umzugehen.
  • Betrachten Sie Bibliotheken, falls in Ihrer bevorzugten Sprache bereits existieren, die das Parsen von Fixed-Length-Dateien vereinfachen.

Wichtige Tricks und Tipps für den Erfolg

Egal, welchen Weg Sie wählen, einige allgemeine Tipps sind Gold wert, wenn Sie sich mit DATANORM-Dateien herumschlagen:

• Die DATANORM-Spezifikation: Suchen Sie nach der offiziellen Spezifikation der jeweiligen DATANORM-Version (z.B. DATANORM 5.0). Diese Dokumente sind der Schlüssel zum Verständnis der Datenstruktur, Feldlängen, Datentypen und Satzarten. Ohne sie ist eine manuelle Interpretation oder Programmierung kaum möglich.
• Zeichenkodierung ist König: Wir können es nicht oft genug betonen. Wenn Ihre Umlaute als Sonderzeichen angezeigt werden oder gar nicht lesbar sind, liegt es fast immer an der falschen Zeichenkodierung. Probieren Sie ANSI (Windows-1252), UTF-8 oder spezifische OEM-Kodierungen. Oft geben Lieferanten die verwendete Kodierung an.
• Große Dateien: DATANORM-Dateien können sehr groß sein (mehrere hundert MB bis GB). Stellen Sie sicher, dass Ihre Software oder Excel genug Ressourcen hat, um sie zu verarbeiten.
• DATANORM-Versionen beachten: Eine DATANORM 3.0-Datei unterscheidet sich strukturell von einer 5.0-Datei. Achten Sie darauf, dass Ihr Tool oder Ihr Ansatz die richtige Version unterstützt.
• Testen, Testen, Testen: Bevor Sie Daten importieren oder sich auf die Lesbarkeit verlassen, testen Sie den Prozess mit einer kleinen Testdatei oder nur einem Teil der großen Datei. Überprüfen Sie Stichproben, ob Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise korrekt übernommen wurden.
• Nicht nur Artikeldaten: DATANORM enthält oft auch Informationen zu Rabattgruppen, Lieferanteninformationen, Einheiten und mehr. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen zu extrahieren.

Fazit: DATANORM – Kein Buch mit sieben Siegeln mehr

Das anfängliche Chaos einer DATANORM-Datei mag abschreckend wirken, aber wie Sie gesehen haben, gibt es bewährte Methoden, um sie zu zähmen. Ob Sie sich für den Komfort einer spezialisierten Software oder Ihres ERP-Systems entscheiden, sich mit Excel ins Detail wagen oder die Macht der Programmierung nutzen – der Schlüssel liegt im Verständnis des Formats und der Wahl der richtigen Werkzeuge.

Indem Sie DATANORM-Dateien lesbar machen, erschließen Sie eine Fülle aktueller und präziser Produktdaten, optimieren Ihre internen Prozesse und stellen sicher, dass Ihre Angebote und Bestellungen immer auf dem neuesten Stand sind. Es ist eine Investition, die sich für jedes Unternehmen, das im deutschsprachigen Handel mit technischen Produkten zu tun hat, definitiv auszahlt. Also, ran an die Datei – Sie haben jetzt die Tricks, um sie zu knacken!