Excel-Trick: Wie Sie automatisch eine Summe nur bis zu einem bestimmten Monat erfassen

Sie arbeiten regelmäßig mit Excel und müssen Umsätze, Ausgaben oder andere Werte monatlich auswerten? Dann kennen Sie das Problem: Die Tabelle wächst mit jedem Monat, und jedes Mal, wenn Sie die Summe bis zum aktuellen Monat berechnen wollen, müssen Sie den Bereich manuell anpassen. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Aber keine Sorge, es gibt einen eleganten Weg, das zu automatisieren! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Excel eine Summe bilden, die sich automatisch bis zu einem bestimmten Monat erstreckt.

Das Problem: Manuelle Summenbildung

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Tabelle mit Umsätzen pro Monat. Am Ende jeden Monats möchten Sie wissen, wie hoch der Gesamtumsatz bis zu diesem Monat war. Die naive Lösung wäre, die Summe manuell mit der Formel =SUMME(B2:B[LetzteZeile]) zu berechnen, wobei Sie „[LetzteZeile]” jedes Mal anpassen müssten. Das ist mühsam und birgt das Risiko, dass Sie sich vertippen oder eine Zeile übersehen. Gerade bei großen Tabellen wird das schnell unübersichtlich.

Die Lösung: Dynamische Summenbildung mit Funktionen

Glücklicherweise bietet Excel eine Reihe von Funktionen, die uns helfen, dieses Problem elegant zu lösen. Wir werden verschiedene Methoden betrachten, um eine dynamische Summe zu erstellen, die sich automatisch an den aktuellen Monat anpasst:

Methode 1: INDIREKT und ZEILE

Diese Methode verwendet die Funktionen INDIREKT und ZEILE, um den Bereich für die Summe dynamisch zu bestimmen. INDIREKT wandelt eine Textzeichenkette in eine Zelladresse um, und ZEILE gibt die Zeilennummer einer Zelle zurück.

1. Datentabelle vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einer klaren Tabelle angeordnet sind. Jede Zeile sollte einen Monat repräsentieren, und die Spalte, die Sie summieren möchten (z.B. Umsatz), sollte klar gekennzeichnet sein. Idealerweise sollte die erste Zeile (z.B. Zeile 1) die Monatsnamen enthalten (Januar, Februar, März, etc.) und die zweite Zeile (z.B. Zeile 2) die entsprechenden Umsatzwerte.
2. Zelle für den Zielmonat definieren: Legen Sie eine Zelle fest, in der Sie den Monat eingeben, bis zu dem Sie summieren möchten (z.B. Zelle A10). Sie können hier den Monatsnamen (z.B. „März”) oder die Monatsnummer (z.B. „3”) verwenden.
3. Die Formel erstellen: In der Zelle, in der Sie die Summe anzeigen möchten, geben Sie folgende Formel ein (passen Sie die Zellbezüge an Ihre Tabelle an):

   =SUMME(B2:INDIREKT("B"&VERGLEICH(A10;A1:A9;0)+1))

   Erklärung der Formel:

   • B2 ist die erste Zelle in Ihrer Umsatzspalte.
   • VERGLEICH(A10;A1:A9;0) sucht den Wert in A10 (Ihr Zielmonat) im Bereich A1:A9 (Ihre Monatsnamen) und gibt die Position des gefundenen Wertes zurück (z.B. 3 für März).
   • VERGLEICH(A10;A1:A9;0)+1 addiert 1 zu der Position, um die Zeilennummer der *nächsten* Zeile nach dem Zielmonat zu erhalten (da die Daten in der *nächsten* Zeile nach den Monatsnamen beginnen).
   • "B"&VERGLEICH(A10;A1:A9;0)+1 verkettet den Buchstaben „B” (Ihre Umsatzspalte) mit der berechneten Zeilennummer, um eine Zelladresse als Text zu erstellen (z.B. „B4”).
   • INDIREKT("B"&VERGLEICH(A10;A1:A9;0)+1) wandelt die Text-Zelladresse in eine echte Zelladresse um.
   • SUMME(B2:INDIREKT(...)) summiert alle Werte von B2 bis zu der dynamisch berechneten Zelle.

Methode 2: SUMMEWENN

Die Funktion SUMMEWENN ist besonders nützlich, wenn Sie nicht nur bis zu einem bestimmten Monat summieren wollen, sondern auch bestimmte Kriterien berücksichtigen müssen. Sie summiert Werte in einem Bereich, die eine bestimmte Bedingung erfüllen.

1. Datentabelle vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einer klaren Tabelle angeordnet sind, ähnlich wie bei Methode 1.
2. Hilfsspalte erstellen (optional): Wenn Sie die Monatsnamen als Text haben, können Sie eine Hilfsspalte erstellen, die die Monatsnummern enthält (1 für Januar, 2 für Februar, usw.). Dies erleichtert die Verwendung von SUMMEWENN. Sie können die Funktion MONAT verwenden, wenn Ihre Tabelle Datumsangaben enthält.
3. Zelle für den Zielmonat definieren: Legen Sie eine Zelle fest, in der Sie den Monat als Zahl eingeben (z.B. Zelle A10).
4. Die Formel erstellen: In der Zelle, in der Sie die Summe anzeigen möchten, geben Sie folgende Formel ein (passen Sie die Zellbezüge an Ihre Tabelle an):

   =SUMMEWENN(A2:A9;"<="&A10;B2:B9)

   Erklärung der Formel:

   • A2:A9 ist der Bereich, der die Monatsnummern enthält (oder die Datumsspalte, wenn Sie die MONAT Funktion nutzen und die Datumsangaben tatsächlich Daten sind und nicht Text).
   • "<="&A10 ist das Kriterium. Es bedeutet "kleiner oder gleich dem Wert in A10" (also kleiner oder gleich dem Zielmonat).
   • B2:B9 ist der Bereich, der die zu summierenden Werte enthält (Ihre Umsatzspalte).

Methode 3: SUMME und BEREICH.VERSCHIEBEN

Diese Methode ist etwas komplexer, aber sehr flexibel. Sie verwendet die Funktionen SUMME und BEREICH.VERSCHIEBEN, um den Summenbereich dynamisch zu verschieben und anzupassen.

1. Datentabelle vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einer klaren Tabelle angeordnet sind, ähnlich wie bei den vorherigen Methoden.
2. Zelle für den Zielmonat definieren: Legen Sie eine Zelle fest, in der Sie den Monat eingeben, bis zu dem Sie summieren möchten (z.B. Zelle A10). Wieder gilt: Entweder Monatsname oder Monatsnummer.
3. Die Formel erstellen: In der Zelle, in der Sie die Summe anzeigen möchten, geben Sie folgende Formel ein (passen Sie die Zellbezüge an Ihre Tabelle an):

   =SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(B1;1;0;VERGLEICH(A10;A2:A9;0);1))

   Erklärung der Formel:

   • B1 ist die Zelle, von der aus der Bereich verschoben wird (in diesem Fall die Überschrift der Umsatzspalte).
   • 1 ist die Anzahl der Zeilen, die nach unten verschoben werden sollen (um zur ersten Datenzeile zu gelangen).
   • 0 ist die Anzahl der Spalten, die verschoben werden sollen (keine Verschiebung).
   • VERGLEICH(A10;A2:A9;0) sucht den Wert in A10 (Ihr Zielmonat) im Bereich A2:A9 (Ihre Monatsnamen oder -nummern) und gibt die Position des gefundenen Wertes zurück. Dies bestimmt die Höhe des Bereichs.
   • 1 ist die Breite des Bereichs (eine Spalte).
   • BEREICH.VERSCHIEBEN(...) gibt den dynamisch berechneten Bereich zurück.
   • SUMME(...) summiert die Werte in diesem dynamischen Bereich.

Fazit

Mit diesen Excel-Tricks können Sie die Summenbildung bis zu einem bestimmten Monat automatisieren und so Zeit und Mühe sparen. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und Datenstrukturen passt. Experimentieren Sie mit den Formeln und passen Sie die Zellbezüge an Ihre spezifische Tabelle an. So werden Sie im Handumdrehen zum Excel-Profi! Denken Sie daran, Excel bietet viele weitere Funktionen, die Ihnen bei der Datenanalyse helfen können. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Arbeit effizienter zu gestalten.