In der modernen Arbeitswelt sind digitale Werkzeuge unerlässlich, und kaum ein Programm ist so tief in den Alltag vieler Büros integriert wie Microsoft Excel. Es ist das Schweizer Taschenmesser der Datenverarbeitung, und für viele fortgeschrittene Nutzer ist Excel VBA (Visual Basic for Applications) der Schlüssel zur Automatisierung komplexer Aufgaben, zur Erstellung maßgeschneiderter Tools und zur Steigerung der Produktivität. Doch immer wieder kursieren Gerüchte, dass Unternehmen – insbesondere in Deutschland – die Verwendung von Excel VBA aktiv verbieten oder stark einschränken. Aber stimmt das wirklich? Gibt es tatsächlich eine flächendeckende „Anti-VBA-Politik” in der deutschen Unternehmenslandschaft, oder handelt es sich dabei eher um einen hartnäckigen Mythos? Tauchen wir ein in die Komplexität dieses Themas.
Die Faszination und die Risiken von Excel VBA
Bevor wir über Verbote sprechen, ist es wichtig zu verstehen, warum VBA so beliebt ist und gleichzeitig so kritisch beäugt wird. Die Stärke von VBA liegt in seiner Zugänglichkeit und Mächtigkeit. Nahezu jeder, der Excel beherrscht, kann mit etwas Einarbeitung Makros aufzeichnen oder einfache Skripte schreiben, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Dies kann von der automatischen Formatierung von Berichten über die Datenvalidierung bis hin zur Integration mit anderen Office-Anwendungen reichen. Für Abteilungen, die schnell Ad-hoc-Lösungen benötigen, ist VBA oft der erste und einfachste Weg zur Automatisierung.
Doch genau hier liegen auch die potenziellen Fallstricke. VBA-Lösungen werden oft von Mitarbeitern ohne formale Entwickler-Ausbildung erstellt. Das führt zu einer Reihe von Herausforderungen:
- Sicherheitsrisiken: VBA-Makros können bösartigen Code enthalten oder Schwachstellen für Cyberangriffe bieten. Das Ausführen von Makros aus unbekannten Quellen ist ein enormes Sicherheitsrisiko.
- Wartbarkeit und Robustheit: Oft fehlt es an Dokumentation, Struktur und Fehlerbehandlung. Wenn der Ersteller das Unternehmen verlässt oder in eine andere Abteilung wechselt, wird die Wartung der VBA-Anwendung schnell zu einer unlösbaren Aufgabe.
- Fehleranfälligkeit: Ungenau geschriebene Skripte können zu falschen Berechnungen, Datenverlust oder inkonsistenten Ergebnissen führen, was weitreichende Konsequenzen haben kann, insbesondere bei Finanzdaten oder kritischen Geschäftsprozessen.
- Skalierbarkeitsprobleme: VBA-Lösungen sind in der Regel nicht für eine große Anzahl von Benutzern oder riesige Datenmengen ausgelegt. Performance-Probleme sind vorprogrammiert.
- Schatten-IT: Wenn Mitarbeiter eigene VBA-Tools entwickeln, die kritische Prozesse steuern, ohne dass die IT-Abteilung davon weiß, entsteht eine „Schatten-IT”. Dies erschwert die IT-Governance, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und die Datensicherheit.
- Mangel an Standardisierung: Jede Abteilung oder sogar jeder Mitarbeiter kann eine eigene Lösung für ein ähnliches Problem entwickeln, was zu einem Wildwuchs an inkompatiblen Tools führt und die Konsistenz der Daten gefährdet.
Das angebliche Verbot: Mythos oder Realität?
Die pauschale Aussage, dass deutsche Unternehmen Excel VBA verbieten, ist in den allermeisten Fällen ein Mythos. Ein explizites, generelles Verbot, das alle Mitarbeiter von jeglicher Nutzung von VBA ausschließt, ist extrem selten. Warum? Weil die pragmatische Realität zeigt, dass in vielen Unternehmen – ob groß oder klein – immer noch Prozesse existieren, die nur mit VBA effektiv automatisiert werden können, sei es für persönliche Produktivität oder für abteilungsspezifische Workarounds.
Was jedoch sehr wohl Realität ist, sind:
- Strenge Sicherheitsrichtlinien: Viele Unternehmen blockieren standardmäßig das Ausführen von Makros aus dem Internet oder von nicht vertrauenswürdigen Speicherorten. Mitarbeiter müssen oft explizit die Ausführung von Makros genehmigen, oder die IT-Abteilung muss vertrauenswürdige Speicherorte definieren. Dies ist keine Anti-VBA-Politik, sondern eine grundlegende IT-Sicherheitsmaßnahme.
- Mangelnde Unterstützung durch die IT: Die IT-Abteilung lehnt es oft ab, individuelle VBA-Lösungen zu warten oder zu supporten. Dies liegt nicht daran, dass sie VBA grundsätzlich ablehnen, sondern an den bereits genannten Problemen: fehlende Dokumentation, fehlende Standardisierung, die Schwierigkeit, Fehler in extern geschriebenem Code zu beheben, und die Priorisierung von unternehmensweiten, professionellen Softwarelösungen.
- Push in Richtung Standardlösungen: Unternehmen investieren massiv in ERP-Systeme (SAP, Oracle), CRM-Systeme (Salesforce), Business-Intelligence-Tools (Power BI, Tableau) und spezialisierte Branchensoftware. Das Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu standardisieren, Daten zentral zu verwalten und eine hohe Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. In diesem Kontext werden individuelle VBA-Lösungen als Übergangslösungen oder „Workarounds” betrachtet, die langfristig durch professionelle Systeme ersetzt werden sollen.
- Förderung moderner Alternativen: Statt VBA zu verbieten, fördern viele Unternehmen aktiv modernere, sicherere und skalierbarere Alternativen. Dazu gehören insbesondere die Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI) für Low-Code-Automatisierung und Analysen, aber auch Skriptsprachen wie Python für Datenanalyse und Machine Learning, oder dedizierte RPA-Tools (Robotic Process Automation). Diese Werkzeuge bieten oft ähnliche Automatisierungsmöglichkeiten wie VBA, sind aber besser zu verwalten, sicherer und teamfähiger.
- Implizite Risikovermeidung: Aus Angst vor Datenlecks, Fehlfunktionen oder Compliance-Verstößen (z.B. im Rahmen der DSGVO) versuchen Unternehmen, Risiken zu minimieren. Wenn VBA-Makros unkontrolliert sensible Daten verarbeiten, kann dies zu schwerwiegenden Problemen führen. Es ist also eher eine risikobasierte Einschränkung als ein generelles Verbot.
Wo wird VBA noch toleriert oder sogar gefördert?
Trotz aller Bedenken hat VBA in bestimmten Bereichen immer noch seine Berechtigung und wird oft stillschweigend geduldet oder sogar aktiv genutzt:
- Persönliche Produktivität: Für kleinere, nicht-kritische Aufgaben, die nur den eigenen Arbeitsablauf betreffen und keine sensiblen Unternehmensdaten verarbeiten, ist VBA weiterhin ein mächtiges Werkzeug.
- Spezialisierte Fachabteilungen: In einigen Fachabteilungen, die hochspezifische Berechnungen oder Datenmanipulationen durchführen müssen, für die es keine Standardsoftware gibt, sind gut entwickelte und dokumentierte VBA-Tools oft noch im Einsatz. Hier ist die Akzeptanz höher, wenn die Lösungen von erfahrenen Anwendern oder „Citizen Developern” erstellt und intern geprüft werden.
- Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): KMU haben oft nicht die Ressourcen für komplexe ERP-Systeme oder große IT-Abteilungen. Hier ist Excel VBA oft die einzige realistische Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und Effizienz zu gewinnen. Die Risikobereitschaft ist hier oft höher, da die Komplexität und die Anzahl der betroffenen Daten geringer sind.
- Übergangsphasen: Bei der Einführung neuer Software oder der Migration von Systemen wird VBA oft als Brückenlösung eingesetzt, um Altsysteme zu integrieren oder Daten zu transformieren, bis die neue Lösung voll einsatzbereit ist.
Die Rolle der IT und die Zukunft der Automatisierung
Die IT-Abteilung spielt eine entscheidende Rolle in der Debatte um VBA. Ihr Ziel ist es, eine sichere, effiziente und zukunftsfähige IT-Infrastruktur zu gewährleisten. Dies beinhaltet oft eine Abwägung zwischen der Agilität und dem Innovationspotenzial, das durch Anwender-entwickelte Lösungen wie VBA entsteht, und den Anforderungen an Sicherheit, Wartbarkeit und Skalierbarkeit.
Anstatt eines Verbots versuchen viele moderne IT-Abteilungen, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen:
- Regularien und Governance: Klare Richtlinien, wann und wie VBA verwendet werden darf, welche Sicherheitsstandards einzuhalten sind und wann eine Lösung durch die IT abgenommen werden muss.
- Schulungen und Best Practices: Anbieten von Schulungen für Mitarbeiter, die VBA nutzen, um sie über Sicherheitsrisiken aufzuklären und ihnen Best Practices für die Entwicklung robuster und wartbarer Makros beizubringen.
- Alternative Tools als Standard: Aktive Förderung von Low-Code/No-Code-Plattformen und anderen Tools, die es Fachanwendern ermöglichen, Prozesse zu automatisieren, ohne die IT-Sicherheit zu gefährden.
- „Citizen Developer” Programme: Einige Unternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter, sich als „Citizen Developer” weiterzubilden und unterstützen sie bei der Entwicklung von Lösungen mit Tools wie der Power Platform, anstatt auf unkontrollierte VBA-Skripte zu setzen.
Fazit: Kein generelles Verbot, aber klare Tendenzen
Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein generelles, explizites Verbot von Excel VBA in deutschen Unternehmen ist weitaus seltener, als man vielleicht annimmt. Der Mythos eines flächendeckenden Verbots ist übertrieben. Vielmehr gibt es eine starke Tendenz zur Risikominimierung, zur Standardisierung und zur Förderung moderner, sicherer und besser wartbarer Alternativen.
Unternehmen sind sich der potenziellen Risiken von unkontrolliertem VBA-Einsatz bewusst und reagieren darauf mit strengeren Sicherheitsrichtlinien, mangelndem IT-Support für individuelle Lösungen und dem klaren Bestreben, Geschäftsprozesse in professionellen Systemen abzubilden. Die Zukunft der Digitalisierung liegt in integrierten Systemen und Plattformen, die eine höhere Skalierbarkeit, Sicherheit und Wartbarkeit bieten als individuelle Makrolösungen.
Für Mitarbeiter bedeutet das nicht das Ende der Automatisierung, sondern eine Verschiebung der Werkzeuge. Wer heute Prozesse optimieren möchte, sollte sich mit Tools wie Power Automate, Power Apps oder Python auseinandersetzen, da diese zunehmend die bevorzugten Methoden für die individuelle und abteilungsweite Automatisierung in Unternehmen werden. VBA wird als Nischenwerkzeug für spezifische, oft persönliche oder übergangsweise Aufgaben bleiben, aber seine Rolle als primäres Automatisierungstool für kritische Geschäftsprozesse schwindet zugunsten professionellerer und sichererer Lösungen.
