Die Lohnabrechnung ist ein essenzieller Bestandteil jeder Unternehmensführung. Eine korrekte und zeitnahe Abrechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch maßgeblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Viele kleine und mittelständische Unternehmen greifen dabei auf Excel zurück, um ihre Lohnabrechnungen zu erstellen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine effiziente und präzise Excel Lohnabrechnung erstellen können, indem Sie zwei Suchkriterien nutzen, um die Datenfindung und -verarbeitung zu automatisieren.
Warum Excel für die Lohnabrechnung?
Excel bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Lohnabrechnung, insbesondere für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Mitarbeiterzahlen:
- Flexibilität: Excel ist hochgradig anpassbar und erlaubt es Ihnen, die Lohnabrechnung genau auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.
- Kosteneffizienz: Im Vergleich zu spezialisierten Lohnabrechnungsprogrammen fallen keine Lizenzgebühren an, sofern Sie bereits über eine Microsoft Office Lizenz verfügen.
- Vertrautheit: Viele Mitarbeiter sind bereits mit Excel vertraut, was die Einarbeitung erleichtert.
- Transparenz: Alle Berechnungen sind einsehbar und nachvollziehbar, was die Kontrolle erleichtert.
Allerdings birgt die manuelle Erstellung von Lohnabrechnungen in Excel auch Risiken, insbesondere das Fehlerrisiko. Durch die Automatisierung mit Hilfe von Suchkriterien können Sie dieses Risiko deutlich minimieren.
Die Grundlagen: Vorbereitung Ihrer Excel-Tabelle
Bevor wir mit der eigentlichen Erstellung der Lohnabrechnung beginnen, müssen wir eine gut strukturierte Excel-Tabelle vorbereiten. Diese Tabelle sollte alle relevanten Informationen enthalten, die für die Berechnung der Löhne und Gehälter benötigt werden.
Empfohlene Spalten:
- Mitarbeiter-ID: Eine eindeutige Kennung für jeden Mitarbeiter (z.B. Personalnummer).
- Nachname: Der Nachname des Mitarbeiters.
- Vorname: Der Vorname des Mitarbeiters.
- Geburtsdatum: Das Geburtsdatum des Mitarbeiters.
- Eintrittsdatum: Das Datum, an dem der Mitarbeiter ins Unternehmen eingetreten ist.
- Sozialversicherungsnummer: Die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
- Steuerklasse: Die Steuerklasse des Mitarbeiters.
- Kinderfreibeträge: Anzahl der Kinderfreibeträge.
- Stundenlohn: Der Stundenlohn des Mitarbeiters.
- Monatsgehalt: Das monatliche Festgehalt des Mitarbeiters (falls zutreffend).
- Anzahl der Arbeitsstunden: Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden im Abrechnungszeitraum.
- Überstunden: Die Anzahl der geleisteten Überstunden.
- Zuschläge: Zuschläge für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit etc.
- Bonus: Sonderzahlungen oder Boni.
- Abwesenheitstage: Anzahl der Abwesenheitstage (Urlaub, Krankheit).
- Krankentagegeld: Falls zutreffend, das Krankentagegeld.
- VWL (Vermögenswirksame Leistungen): Beiträge zur Vermögensbildung.
- Lohnsteuer: Die zu zahlende Lohnsteuer (wird berechnet).
- Solidaritätszuschlag: Der zu zahlende Solidaritätszuschlag (wird berechnet).
- Kirchensteuer: Die zu zahlende Kirchensteuer (falls kirchensteuerpflichtig, wird berechnet).
- Krankenversicherung: Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung (wird berechnet).
- Rentenversicherung: Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung (wird berechnet).
- Arbeitslosenversicherung: Arbeitnehmeranteil zur Arbeitslosenversicherung (wird berechnet).
- Pflegeversicherung: Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung (wird berechnet).
- Bruttogehalt: Das Bruttogehalt (wird berechnet).
- Nettogehalt: Das Nettogehalt (wird berechnet).
- Auszahlungsbetrag: Der tatsächliche Auszahlungsbetrag (Nettogehalt abzüglich VWL etc.).
Achten Sie darauf, die Spaltenüberschriften klar und verständlich zu benennen. Formatieren Sie die Tabelle übersichtlich, z.B. mit abwechselnden Zeilenfarben, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Die Magie der Suchkriterien: SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH
Um die Datenfindung in Ihrer Excel Lohnabrechnung zu automatisieren, nutzen wir zwei leistungsstarke Funktionen: SVERWEIS und INDEX/VERGLEICH. Beide Funktionen ermöglichen es, basierend auf Suchkriterien Werte aus anderen Tabellen oder Bereichen abzurufen.
SVERWEIS (VLOOKUP)
SVERWEIS sucht in der ersten Spalte eines Bereichs nach einem Wert und gibt einen Wert aus derselben Zeile zurück. Die Syntax lautet:
=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])
- Suchkriterium: Der Wert, nach dem gesucht werden soll (z.B. die Mitarbeiter-ID).
- Matrix: Der Bereich, in dem gesucht werden soll (z.B. die Mitarbeiterstammdaten-Tabelle).
- Spaltenindex: Die Nummer der Spalte in der Matrix, aus der der Wert zurückgegeben werden soll.
- [Bereich_Verweis]: Optional. WAHR (oder weggelassen) für eine ungefähre Übereinstimmung, FALSCH für eine genaue Übereinstimmung. Für die Lohnabrechnung benötigen wir in der Regel eine genaue Übereinstimmung (FALSCH).
Beispiel: Um den Stundelohn eines Mitarbeiters anhand seiner Mitarbeiter-ID (in Zelle A2) aus der Tabelle „Mitarbeiterstammdaten” (Bereich A1:G100) abzurufen, wobei der Stundelohn in der 5. Spalte der Tabelle steht, verwenden Sie folgende Formel:
=SVERWEIS(A2;Mitarbeiterstammdaten!$A$1:$G$100;5;FALSCH)
INDEX/VERGLEICH (INDEX/MATCH)
INDEX/VERGLEICH ist eine flexiblere Alternative zu SVERWEIS, da es nicht auf die erste Spalte des Bereichs beschränkt ist. Die Kombination aus INDEX und VERGLEICH ermöglicht es, sowohl die Zeile als auch die Spalte dynamisch zu bestimmen.
Die Syntax lautet:
=INDEX(Matrix; Zeile; [Spalte])
=VERGLEICH(Suchkriterium; Suchbereich; [Übereinstimmungstyp])
INDEX gibt den Wert in einer Matrix an der angegebenen Zeile und Spalte zurück.
VERGLEICH sucht einen Wert in einem Bereich und gibt die relative Position dieses Werts zurück.
Beispiel: Um den Stundelohn eines Mitarbeiters anhand seiner Mitarbeiter-ID (in Zelle A2) aus der Tabelle „Mitarbeiterstammdaten” (Bereich A1:G100) abzurufen, wobei sich die Mitarbeiter-IDs in Spalte A und der Stundelohn in Spalte E befindet, verwenden Sie folgende Formel:
=INDEX(Mitarbeiterstammdaten!$E$1:$E$100;VERGLEICH(A2;Mitarbeiterstammdaten!$A$1:$A$100;0))
In diesem Beispiel sucht VERGLEICH die Position der Mitarbeiter-ID in Spalte A und INDEX gibt den entsprechenden Wert aus Spalte E zurück. Der Übereinstimmungstyp 0 in VERGLEICH steht für eine genaue Übereinstimmung.
Zwei Suchkriterien kombinieren
Oftmals benötigen Sie mehr als nur ein Suchkriterium, um die korrekten Daten abzurufen. Nehmen wir an, Sie möchten den Überstundenzuschlag basierend auf der Mitarbeiter-ID *und* dem Datum ermitteln. In diesem Fall können Sie eine Hilfsspalte verwenden oder die Suchkriterien direkt in der Formel kombinieren.
Methode 1: Hilfsspalte
- Erstellen Sie in der Tabelle, in der die Überstundenzuschläge gespeichert sind, eine Hilfsspalte, die die Mitarbeiter-ID und das Datum kombiniert (z.B. durch Verkettung).
- Verwenden Sie diese kombinierte Spalte als Suchkriterium in SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH.
Beispiel: Angenommen, die Mitarbeiter-ID befindet sich in Spalte A und das Datum in Spalte B der Tabelle „Überstundenzuschläge”. In Spalte C erstellen Sie die Hilfsspalte mit der Formel =A2&"_"&B2. Nun können Sie SVERWEIS verwenden, um den Überstundenzuschlag abzurufen:
=SVERWEIS(A2&"_"&B2;Überstundenzuschläge!$C$1:$D$100;2;FALSCH)
Methode 2: Array-Formeln (fortgeschritten)
Für erfahrenere Excel-Nutzer bietet sich die Verwendung von Array-Formeln an. Diese ermöglichen es, mehrere Suchkriterien direkt in der Formel zu berücksichtigen.
Beispiel mit INDEX/VERGLEICH:
=INDEX(Überstundenzuschläge!$C$1:$C$100;VERGLEICH(1;(Überstundenzuschläge!$A$1:$A$100=Mitarbeiter-ID)*(Überstundenzuschläge!$B$1:$B$100=Datum);0))
Achtung: Diese Formel muss als Array-Formel eingegeben werden. Das bedeutet, dass Sie nach der Eingabe der Formel nicht einfach Enter drücken, sondern Strg+Umschalt+Enter gleichzeitig drücken müssen. Excel fügt dann automatisch geschweifte Klammern um die Formel hinzu. Diese Formel sucht in der Tabelle „Überstundenzuschläge” nach dem Wert in Spalte C, wenn die Mitarbeiter-ID in Spalte A und das Datum in Spalte B mit den Suchkriterien übereinstimmen.
Berechnung der Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und des Nettogehalts
Die Berechnung der Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und des Nettogehalts ist der komplexeste Teil der Lohnabrechnung. Hier müssen Sie die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und individuellen Faktoren (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, etc.) berücksichtigen.
Für die Lohnsteuerberechnung können Sie entweder eine Lohnsteuertabelle verwenden (die Sie in Excel hinterlegen und mit SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH abrufen) oder spezielle Excel-Funktionen nutzen, die die Lohnsteuer berechnen. Beachten Sie jedoch, dass sich die Lohnsteuergesetze regelmäßig ändern, daher ist es wichtig, die Formeln und Tabellen regelmäßig zu aktualisieren.
Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung) erfolgt in der Regel prozentual vom Bruttogehalt. Die aktuellen Beitragssätze finden Sie bei den jeweiligen Versicherungsträgern.
Das Nettogehalt ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und den Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung.
Fehlerquellen vermeiden und Qualität sichern
Um Fehler in Ihrer Excel Lohnabrechnung zu vermeiden, sollten Sie folgende Tipps beachten:
- Datenvalidierung: Verwenden Sie die Datenvalidierungsfunktion von Excel, um sicherzustellen, dass in bestimmte Zellen nur gültige Werte eingegeben werden (z.B. nur Zahlen im Bereich von 0 bis 24 für die Anzahl der Arbeitsstunden).
- Formelprüfung: Überprüfen Sie alle Formeln sorgfältig auf Korrektheit. Verwenden Sie die „Formelüberprüfung” Funktion in Excel, um Fehler aufzuspüren.
- Testläufe: Führen Sie regelmäßig Testläufe mit verschiedenen Mitarbeitern durch, um die Lohnabrechnung auf Fehler zu überprüfen.
- Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Excel-Tabelle und alle verwendeten Formeln, damit Sie und andere die Lohnabrechnung verstehen und warten können.
- Regelmäßige Aktualisierung: Halten Sie Ihre Excel-Tabelle und alle verwendeten Formeln auf dem neuesten Stand, insbesondere im Hinblick auf Änderungen in den Lohnsteuer- und Sozialversicherungsgesetzen.
Fazit
Mit einer gut vorbereiteten Excel-Tabelle und der geschickten Verwendung von SVERWEIS und/oder INDEX/VERGLEICH können Sie eine effiziente und präzise Lohnabrechnung erstellen, die auf zwei Suchkriterien basiert. Achten Sie jedoch auf die Komplexität der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsberechnung und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Excel-Tabelle regelmäßig aktualisieren und sorgfältig prüfen, um Fehler zu vermeiden. Für komplexere Anforderungen oder größere Mitarbeiterzahlen empfiehlt sich die Nutzung einer professionellen Lohnabrechnungssoftware.