Welches **Programm** kann eine digitale **Unterschrift kenntlich machen** und rechtssicher einfügen?

In unserer zunehmend digitalisierten Welt ist die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben, nicht mehr wegzudenken. Doch während ein gescannter Namenszug schnell eingefügt ist, stellt sich oft die Frage: Welches Programm kann eine digitale Unterschrift kenntlich machen und vor allem rechtssicher einfügen? Die Antwort ist komplexer, als man zunächst vermuten mag, denn „digital unterschreiben” kann vieles bedeuten – von einem einfachen Bild bis hin zu einer kryptografisch gesicherten Identität. Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Aspekte digitaler Signaturen und stellt die passenden Software-Lösungen vor, die Ihnen helfen, Dokumente sicher und rechtskonform zu unterzeichnen.

Was ist eine „rechtssichere” digitale Unterschrift wirklich?

Bevor wir uns den Programmen widmen, ist es entscheidend zu verstehen, was eine „rechtssichere” digitale Unterschrift ausmacht. Entgegen der landläufigen Meinung ist ein einfaches Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift, das Sie in ein Word-Dokument oder PDF einfügen, *keine* digitale Unterschrift im rechtlich bindenden Sinne. Es ist lediglich eine visuelle Darstellung ohne jegliche Sicherheitsmerkmale, die Manipulationen ausschließt oder die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei beweist.

Eine echte digitale oder elektronische Signatur basiert auf kryptografischen Verfahren, die drei Kernziele verfolgen:

• Authentizität: Sie beweist, wer das Dokument unterschrieben hat.
• Integrität: Sie stellt sicher, dass das Dokument nach der Unterschrift nicht verändert wurde.
• Nicht-Abstreitbarkeit: Der Unterzeichner kann im Nachhinein nicht behaupten, nicht unterschrieben zu haben.

Die rechtliche Grundlage für elektronische Signaturen in Europa bildet die eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Sie unterscheidet drei Arten von elektronischen Signaturen, die unterschiedliche Sicherheits- und Rechtsverbindlichkeitsniveaus aufweisen:

1. Einfache elektronische Signatur (EES): Hierunter fällt prinzipiell jede Form der elektronischen Unterschrift, die keine weiteren Sicherheitsmerkmale aufweist. Dazu gehören auch eingescannte Unterschriften oder ein getippter Name am Ende einer E-Mail. Ihre Beweiskraft ist gering und sie wird nur anerkannt, wenn das Gesetz keine spezifische Form vorschreibt.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat, und kann nachträgliche Änderungen am Dokument erkennen. Sie bietet eine deutlich höhere Beweiskraft und ist für viele geschäftliche Prozesse ausreichend.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Dies ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem akkreditierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) ausgestellt wird, und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt (z.B. Smartcard mit PIN, spezielle Hardware-Token). Für Verträge, die nach dem Gesetz der Schriftform bedürfen (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen), ist in der Regel eine QES erforderlich.

Warum die Unterschrift „kenntlich machen” so wichtig ist

Eine digitale Signatur ist primär ein Satz von Daten, die dem Dokument angehängt oder in es eingebettet werden. „Kenntlich machen” bedeutet in diesem Kontext nicht nur die visuelle Darstellung der Unterschrift (z.B. als Bild), sondern vielmehr die Fähigkeit der Software, die hinter der Unterschrift liegenden kryptografischen Informationen auszulesen, zu interpretieren und dem Nutzer verständlich zu präsentieren. Dies umfasst:

• Visuelle Indikation: Ein sichtbares Signaturfeld, ein Siegel oder ein Hinweis, dass das Dokument signiert wurde.
• Signaturdetails: Wer hat wann unterschrieben? Welchen Signaturtyp (FES, QES) wurde verwendet?
• Validierungsstatus: Ist die Signatur gültig? Ist das Zertifikat abgelaufen oder widerrufen? Wurde das Dokument nach der Signatur verändert?
• Zertifikatsinformationen: Details zum verwendeten Signaturzertifikat (Aussteller, Gültigkeit).

Ohne diese „Kenntlichmachung” wäre eine digitale Signatur für den normalen Nutzer nicht überprüfbar und somit nicht vertrauenswürdig oder rechtlich verwertbar. Die Software fungiert hier als Dolmetscher zwischen den komplexen kryptografischen Daten und der menschlichen Lesbarkeit.

Welche Programme können digitale Unterschriften kenntlich machen und rechtssicher einfügen?

Die Auswahl des richtigen Programms hängt stark von Ihren Anforderungen an die Rechtssicherheit (EES, FES, QES), der Häufigkeit der Nutzung und den Integrationsmöglichkeiten ab. Hier stellen wir die gängigsten und leistungsfähigsten Lösungen vor:

1. PDF-Reader und -Editoren mit Signaturfunktionen

Das PDF-Format ist der De-facto-Standard für digitale Dokumente und bietet integrierte Funktionen für elektronische Signaturen. Viele PDF-Programme können digitale Signaturen sowohl anzeigen als auch erstellen.

• Adobe Acrobat Reader DC (Kostenlos für Anzeige und Validierung):

  Der Adobe Acrobat Reader DC ist der Goldstandard, wenn es darum geht, PDF-Dokumente zu öffnen und digitale Signaturen zu validieren. Er zeigt deutlich an, ob ein Dokument signiert ist, wer es signiert hat und ob die Signatur gültig ist. Er kann die verschiedenen Signaturebenen (EES, FES, QES) erkennen und detaillierte Informationen zum Zertifikat und zum Signaturstatus anzeigen. Für das *Erstellen* einer qualifizierten oder fortgeschrittenen Signatur ist der kostenlose Reader jedoch nicht ausgelegt. Er erlaubt lediglich das Platzieren einer einfachen, visuellen Signatur (z.B. ein Bild Ihrer Unterschrift) oder das Hinzufügen einer „digitalen ID” (eine Art EES oder einfache FES, die man selbst erstellen kann, aber keine externe Zertifikatsprüfung besitzt).

• Adobe Acrobat Pro DC (Kostenpflichtig, umfassend):

  Adobe Acrobat Pro DC ist die umfassendste Lösung von Adobe. Es ermöglicht Ihnen nicht nur das Anzeigen und Validieren digitaler Signaturen, sondern auch das Erstellen und Anwenden verschiedener Signaturtypen. Sie können:

  • Eigene „digitale IDs” erstellen und verwenden.
  • Digitale Signaturen auf Basis externer Zertifikate (z.B. von einem VDA ausgestellte QES-Zertifikate auf einer Smartcard) einfügen und diese verwalten.
  • Cloud-Signaturen integrieren, wenn Sie einen Cloud-basierten Signaturdienst nutzen.
  • Umfassende Signaturfelder und -workflows einrichten.
  • Den Validierungsstatus von Signaturen detailliert überprüfen und archivieren.

  Acrobat Pro DC ist ideal für Nutzer, die regelmäßig Dokumente mit FES oder QES signieren müssen und dabei volle Kontrolle über den Prozess und die Dokumente auf ihrem eigenen System behalten möchten.

• Andere PDF-Editoren (z.B. Foxit PhantomPDF, Nitro Pro):

  Viele kommerzielle PDF-Editoren bieten ähnliche Funktionen wie Adobe Acrobat Pro DC. Sie unterstützen in der Regel das Erstellen und Validieren digitaler Signaturen, oft mit Integrationen für externe Zertifikate oder Cloud-Dienste. Es lohnt sich, die spezifischen Funktionen und Kompatibilität mit eIDAS-Standards zu prüfen, wenn Sie eine Alternative zu Adobe suchen.

2. Spezialisierte E-Signatur-Plattformen und Cloud-Dienste

Für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten digital signieren lassen müssen oder komplexe Workflows benötigen, sind spezialisierte E-Signatur-Plattformen oft die beste Wahl. Diese Dienste sind in der Regel cloud-basiert und bieten eine hohe Benutzerfreundlichkeit sowie umfassende Compliance-Funktionen.

• DocuSign:

  DocuSign ist einer der weltweit führenden Anbieter für elektronische Signaturen. Es ermöglicht das Anwenden von EES, FES und über Partnerintegrationen auch von QES. DocuSign ist besonders stark in Bezug auf:

  • Workflow-Automatisierung: Versenden von Dokumenten an mehrere Unterzeichner in einer bestimmten Reihenfolge.
  • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche für Absender und Empfänger.
  • Rechtssicherheit: Erstellung eines detaillierten Audit-Trails für jede Transaktion, der nachvollziehbar macht, wann, von wem und wo das Dokument signiert wurde.
  • Internationale Compliance: Unterstützung verschiedener Rechtsrahmen (eIDAS, ESIGN Act, UETA).

  DocuSign macht Signaturen sehr „kenntlich”, indem es visuelle Indikatoren, eine klare Anzeige des Signaturstatus und detaillierte Prüfprotokolle bereitstellt. Für QES-Lösungen integriert DocuSign oft mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern, die die notwendigen Zertifikate bereitstellen.

• Adobe Sign (ehemals EchoSign):

  Als Teil der Adobe Document Cloud ist Adobe Sign nahtlos in andere Adobe-Produkte wie Acrobat integriert. Es bietet ähnliche Funktionen wie DocuSign, darunter die Unterstützung von EES, FES und QES (durch Integrationen mit qualifizierten Anbietern). Adobe Sign zeichnet sich durch seine starke Integration in das Adobe-Ökosystem und seine umfassenden Unternehmensfunktionen aus, die für die Verwaltung großer Mengen an Signaturanfragen geeignet sind.

• Andere Anbieter (z.B. PandaDoc, SignRequest, HelloSign):

  Der Markt für E-Signatur-Dienste ist vielfältig. Viele weitere Anbieter wie PandaDoc, SignRequest oder HelloSign (ein Dropbox-Produkt) bieten ähnliche Dienste an. Sie unterscheiden sich oft in Preismodellen, Funktionsumfang, Integrationsmöglichkeiten (CRM, ERP-Systeme) und spezifischer Compliance-Unterstützung. Für die „Kenntlichmachung” und Validierung digitaler Signaturen bieten sie in der Regel übersichtliche Dashboards, Benachrichtigungen und detaillierte Audit-Trails.

3. Lösungen für die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit eID

In einigen Ländern, darunter Deutschland, kann die nationale ID-Karte (Personalausweis mit Online-Funktion) für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur genutzt werden. Dies erfordert spezielle Software und oft eine Anbindung an einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

• AusweisApp2 (Deutschland):

  Die AusweisApp2 ermöglicht die Nutzung der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. In Verbindung mit bestimmten Online-Diensten kann sie auch für die Erstellung einer QES genutzt werden. Hierbei agiert die App als Schnittstelle zwischen Ihrem Ausweis und dem Dienstanbieter, der dann die qualifizierte Signaturerstellung (oft in Partnerschaft mit einem VDA) durchführt. Die Visualisierung und Validierung erfolgt dann in der Regel im Rahmen des jeweiligen Dienstes oder eines anschließend heruntergeladenen PDF-Dokuments in einem kompatiblen Reader wie Adobe Acrobat Reader.

• Spezialisierte QES-Lösungen von Vertrauensdiensteanbietern:

  Anbieter von qualifizierten Zertifikaten (z.B. D-TRUST, Swisscom Trust Services, A-Trust) bieten oft eigene Softwarelösungen oder Webservices an, über die ihre Zertifikate für die QES genutzt werden können. Diese Lösungen sind darauf ausgelegt, die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung zu erfüllen und die höchste Stufe der Rechtssicherheit zu gewährleisten. Sie kümmern sich um die sichere Generierung der Signatur und die Bereitstellung der notwendigen Zertifikate, wobei die „Kenntlichmachung” und Validierung der Signatur dann in einem standardisierten PDF-Viewer erfolgen kann.

Wie die Programme Signaturen „kenntlich” und überprüfbar machen

Die Art und Weise, wie die Software die Signatur „kenntlich” macht, ist entscheidend für die Vertrauenswürdigkeit. Fast alle oben genannten Programme nutzen ähnliche Mechanismen:

1. Visuelle Darstellung: Ein Unterschriftenfeld im PDF-Dokument, das oft ein Bild der Unterschrift, den Namen des Unterzeichners und ein Datum anzeigt. Dies ist die offensichtlichste Form der Kenntlichmachung.
2. Signaturleisten oder -panels: Viele PDF-Viewer (wie Adobe Acrobat Reader) zeigen eine spezielle Leiste oder ein Panel an, das eine Übersicht aller Signaturen im Dokument gibt. Hier sehen Sie auf einen Blick, ob das Dokument gültige Signaturen enthält.
3. Detaillierte Signatur-Eigenschaften: Durch Anklicken der Signatur oder über das Signatur-Panel können Sie detaillierte Eigenschaften einsehen. Dazu gehören der Name des Unterzeichners, der Aussteller des Zertifikats, der Gültigkeitszeitraum des Zertifikats, der Zeitpunkt der Unterschrift, der Grund der Unterschrift und vor allem der Validierungsstatus (Gültig, Ungültig, Unbekannt, Abgelaufen, etc.).
4. Integritätsprüfung: Die Software prüft automatisch, ob das Dokument nach der Signatur verändert wurde. Ist dies der Fall, wird die Signatur als ungültig markiert, und oft wird detailliert angezeigt, welche Änderungen vorgenommen wurden.
5. Überprüfung der Zertifikatskette: Die Software überprüft, ob das verwendete Signaturzertifikat von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) ausgestellt wurde und ob die gesamte Zertifikatskette gültig ist. Dies beinhaltet auch die Prüfung gegen Widerrufslisten (CRL) oder den Online Certificate Status Protocol (OCSP).
6. Audit-Trails (bei Cloud-Diensten): E-Signatur-Plattformen protokollieren jeden Schritt des Signaturprozesses detailliert: Wann wurde das Dokument erstellt, wann versendet, wann geöffnet, wann signiert, welche IP-Adresse wurde verwendet, etc. Diese umfassenden Protokolle dienen als zusätzliche Beweismittel.

Das richtige Programm wählen – Ihre Checkliste

Die Wahl des besten Programms hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Beachten Sie folgende Punkte bei Ihrer Entscheidung:

• Benötigte Signaturstufe: Brauchen Sie EES, FES oder QES? Dies ist der wichtigste Faktor. Für Verträge, die die Schriftform erfordern, ist eine QES unerlässlich.
• Häufigkeit und Volumen: Wenn Sie nur selten ein Dokument signieren, reicht möglicherweise ein PDF-Editor. Bei hohem Volumen und komplexen Workflows sind spezialisierte Plattformen effizienter.
• Kosten: Es gibt kostenlose Viewer, einmalige Softwarelizenzen und abonnementbasierte Cloud-Dienste.
• Integration: Passt das Programm zu Ihrer bestehenden Softwarelandschaft (CRM, ERP, DMS)?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Software intuitiv bedienbar, sowohl für den Unterzeichner als auch für den Empfänger?
• Compliance: Stellt der Anbieter sicher, dass die Signaturen den relevanten Gesetzen und Vorschriften (z.B. eIDAS, DSGVO) entsprechen?
• Archivierung und Langzeitvalidierung: Wie werden die signierten Dokumente archiviert, und kann die Gültigkeit der Signaturen auch in der Zukunft noch überprüft werden?

Fazit

Die digitale Unterschrift ist weit mehr als nur ein grafisches Element. Sie ist ein komplexes Instrument zur Sicherstellung von Authentizität und Integrität digitaler Dokumente. Das „Kenntlichmachen” dieser Unterschriften durch geeignete Software ist dabei ebenso wichtig wie ihre rechtssichere Erstellung.

Ob Sie sich für einen leistungsstarken PDF-Editor wie Adobe Acrobat Pro DC, eine umfassende E-Signatur-Plattform wie DocuSign oder eine länderspezifische Lösung für die Qualifizierte elektronische Signatur entscheiden, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Wichtig ist, dass die gewählte Lösung nicht nur das Einfügen der Unterschrift ermöglicht, sondern auch ihre Validierung transparent und nachvollziehbar macht. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Unterschriften wirklich „rechtssicher” sind und in einem Streitfall Bestand haben. Investieren Sie in die richtige Technologie, um Ihre digitalen Prozesse effizient, sicher und rechtskonform zu gestalten.