Genervt vom Standard-Sound? Wie ändere ich die Töne von MS Teams nach meinem Geschmack?

Kennen Sie das? Ein plötzliches „Bing” oder ein schrilles „Klingeling” reißt Sie aus der Konzentration, weil wieder einmal eine Nachricht in MS Teams eingegangen ist. Der Standard-Sound ist nicht nur monoton, sondern kann nach stundenlangem Gebrauch zur echten Belastung werden. Er klingt generisch, ist manchmal zu laut, zu leise oder einfach nur… nervig. Viele von uns wünschen sich eine Möglichkeit, diese immer gleichen Töne zu personalisieren, sei es, um sie angenehmer zu gestalten, sie von anderen Benachrichtigungen zu unterscheiden oder einfach, um dem digitalen Arbeitsalltag einen individuellen Touch zu verleihen. Doch wer sich auf die Suche nach einer einfachen Einstellungsoption in Teams begibt, wird schnell enttäuscht.

Dieser Artikel beleuchtet das Dilemma des Standard-Sounds in Microsoft Teams und zeigt Ihnen, welche Optionen Sie tatsächlich haben, um das Klangerlebnis in Ihrer bevorzugten Kommunikationsplattform zu verbessern – auch wenn der direkte Weg oft versperrt bleibt. Machen Sie sich bereit, dem Einheitsbrei Ade zu sagen und Ihren Teams Benachrichtigungstönen (fast) eine persönliche Note zu verleihen!

Warum der Standard-Sound nervt und Personalisierung zählt

Die Gründe, warum Menschen den Wunsch hegen, die Standard-Sounds von MS Teams zu ändern, sind vielfältig und reichen weit über reine Geschmacksfragen hinaus:

• Akustische Ermüdung: Ständiges Wiederholen desselben Sounds kann schnell zu einer Geräuschkulisse werden, die nicht nur ablenkt, sondern auch Stress verursachen kann. Ein angenehmerer oder abwechslungsreicherer Ton kann hier Wunder wirken.
• Differenzierung: In einer Welt voller digitaler Benachrichtigungen ist es oft schwer, den Überblick zu behalten. Klingt Teams wie jede andere App, kann man wichtige Meldungen leicht überhören oder mit unwichtigen verwechseln. Ein einzigartiger Sound hilft, Teams-Nachrichten sofort zu erkennen.
• Barrierefreiheit: Für Menschen mit bestimmten Hörbeeinträchtigungen können die Standard-Töne ungeeignet sein. Individuelle Anpassungen ermöglichen es, die Lautstärke, Frequenz oder Art des Tons so zu wählen, dass sie besser wahrgenommen werden.
• Konzentration: Manche Töne sind einfach zu aufdringlich und stören den Arbeitsfluss. Ein subtilerer oder weniger abrupter Sound kann die Unterbrechung minimieren.
• Persönlicher Ausdruck: Selbst in einer professionellen Umgebung möchten viele Menschen ihren Arbeitsplatz personalisieren. Dies trägt zum Wohlbefinden bei und kann die Produktivität steigern.

Der Wunsch nach Personalisierung ist also nicht nur eine Laune, sondern oft eine Notwendigkeit, um den digitalen Alltag effizienter und angenehmer zu gestalten.

Die Realität: Was MS Teams (nicht) von Haus aus bietet

Bevor wir uns den Workarounds widmen, ist es wichtig, die ernüchternde Wahrheit zu kennen: Microsoft Teams unterstützt derzeit keine direkte Möglichkeit, eigene Sounddateien (z.B. MP3, WAV) für Benachrichtigungstöne hochzuladen oder aus einer erweiterten Bibliothek auszuwählen. Dies ist ein häufig geäußerter Wunsch der Nutzer, aber bislang hat Microsoft diese Funktion nicht implementiert.

Was Sie in den Standard-Einstellungen von Teams anpassen können:

Obwohl Sie keine eigenen Töne hinzufügen können, bietet Teams einige grundlegende Optionen zur Verwaltung von Benachrichtigungen, die indirekt Einfluss auf das Klangerlebnis nehmen können:

• Benachrichtigungsstil ändern:
  • Gehen Sie in Teams zu Ihrem Profilbild (oben rechts) und wählen Sie „Einstellungen” (Settings).
  • Navigieren Sie zu „Benachrichtigungen und Aktivität” (Notifications & activity).
  • Hier können Sie für verschiedene Ereignisse (Chats, Erwähnungen, Anrufe usw.) festlegen, ob Sie Banner-Benachrichtigungen (pop-up), Feed-Benachrichtigungen (im Aktivitäts-Feed) oder beides erhalten möchten.
  • Sie können auch auswählen, ob ein Ton abgespielt werden soll („Sound”) oder nicht. Das ist die wichtigste Option, um lästige Töne komplett zu deaktivieren, wenn Sie sie nicht brauchen.
• „Bitte nicht stören” (Do Not Disturb – DND) Modus:
  • Über Ihr Profilbild können Sie Ihren Status auf „Bitte nicht stören” setzen. In diesem Modus erhalten Sie keine Benachrichtigungen, inklusive Tönen, außer von Kontakten, die Sie als Priorität festgelegt haben.
  • Sie können auch eine Dauer für den DND-Modus festlegen.
• Prioritätszugriff definieren:
  • Unter „Einstellungen” > „Datenschutz” (Privacy) können Sie festlegen, welche Personen Sie auch im „Bitte nicht stören”-Modus erreichen dürfen. Dies hilft, wichtige Anrufe oder Nachrichten nicht zu verpassen, während alle anderen Störungen geblockt werden.

Diese Einstellungen helfen, die Häufigkeit und Art der Benachrichtigungen zu steuern, aber nicht den Klang selbst.

Der Trick: Indirekte Wege zur Sound-Anpassung

Da Teams selbst keine direkten Möglichkeiten zur Sound-Anpassung bietet, müssen wir uns auf Workarounds und systemweite Einstellungen verlassen. Die erfolgreichsten Methoden basieren darauf, die Standard-Benachrichtigungstöne Ihres Betriebssystems zu ändern, da Teams in vielen Fällen auf diese zurückgreift – zumindest für bestimmte Ereignisse.

Weg 1: Die Systemklänge manipulieren (Windows)

Unter Windows können Sie die Standardklänge für verschiedene Systemereignisse anpassen. Da Teams oft die Windows-Standardbenachrichtigungen für bestimmte Ereignisse nutzt, kann eine Änderung hier auch Auswirkungen auf Teams haben. Dies ist der vielversprechendste Ansatz für Windows-Nutzer.

Wichtiger Hinweis: Teams hat eigene, fest verdrahtete Sounds, die es für spezifische Ereignisse (z.B. eingehende Anrufe, das „Bing” einer neuen Nachricht) verwendet. Diese können nicht über die Systemsteuerung geändert werden. Aber für andere, allgemeinere Benachrichtigungen oder wenn Teams auf den Standard-Benachrichtigungston von Windows zurückgreift, funktioniert dieser Trick.

Schritt-für-Schritt-Anleitung (Windows 10/11):

1. Sound-Einstellungen öffnen:
   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lautsprecher-Symbol in Ihrer Taskleiste und wählen Sie „Sound-Einstellungen”.
   • Scrollen Sie im geöffneten Fenster nach unten und klicken Sie auf „Weitere Soundeinstellungen” oder „Sound-Systemsteuerung” (dies öffnet das klassische Sound-Fenster).
2. Zum Tab „Sounds” navigieren:
   • Im Fenster „Sound” wechseln Sie zum Tab „Sounds” (Klänge).
3. Systemereignisse ändern:
   • Im Feld „Programmereignisse” (Program Events) finden Sie eine Liste von Ereignissen, für die Windows einen Ton abspielen kann.
   • Suchen Sie nach allgemeinen Benachrichtigungstönen wie „Benachrichtigung” (Notification), „Neue E-Mail-Benachrichtigung” (New Mail Notification) oder auch „Standard-Piepton” (Default Beep). Teams könnte für einige seiner generischen Meldungen auf diese zurückgreifen.
   • Wählen Sie ein Ereignis aus.
4. Ton auswählen oder hinzufügen:
   • Unten im Fenster sehen Sie ein Dropdown-Menü „Sounds” (Klänge) und eine Schaltfläche „Durchsuchen…” (Browse…).
   • Sie können einen der vordefinierten Windows-Sounds auswählen oder auf „Durchsuchen…” klicken, um eine eigene .WAV-Datei zu verwenden.
   • Wichtig: Es müssen .WAV-Dateien sein. Andere Formate werden nicht unterstützt. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewünschte Sounddatei in diesem Format vorliegt. Wenn nicht, müssen Sie diese mit einem Konverter umwandeln.
   • Laden Sie Ihre gewünschten .WAV-Dateien in einen leicht zugänglichen Ordner, z.B. C:WindowsMedia, da Windows diese Standardpfade bevorzugt.
5. Testen und Anwenden:
   • Klicken Sie auf „Testen”, um den ausgewählten Ton anzuhören.
   • Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Übernehmen” (Apply) und dann auf „OK”.
6. Teams neu starten: Manchmal ist es notwendig, MS Teams neu zu starten, damit es die neuen Systemklänge übernimmt.

Einschränkungen: Wie bereits erwähnt, funktioniert dies nicht für alle Teams-Töne. Die spezifischen Anruf- und Meeting-Töne von Teams sind meist fest kodiert und bleiben unverändert. Dieser Ansatz ist am effektivsten für allgemeine Chat-Benachrichtigungen oder Systemereignisse, die von Teams ausgelöst werden könnten.

Weg 2: Die Systemklänge manipulieren (macOS)

Auch unter macOS können Sie die Standard-Benachrichtigungstöne des Systems ändern. Dies kann sich ebenfalls auf bestimmte Teams-Benachrichtigungen auswirken, die auf die macOS-Systemtöne zugreifen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung (macOS):

1. Systemeinstellungen öffnen:
   • Klicken Sie auf das Apple-Menü (oben links) und wählen Sie „Systemeinstellungen” (System Settings).
2. Zu „Ton” navigieren:
   • Klicken Sie auf „Ton” (Sound).
3. Tab „Toneffekte” auswählen:
   • Wählen Sie den Tab „Toneffekte” (Sound Effects) oder „Tonausgabe” (Sound Output), je nach macOS-Version.
4. Warnhinweis ändern:
   • Unter „Warnton wählen” (Choose an alert sound) finden Sie eine Liste von Standard-Systemtönen.
   • Sie können einen der verfügbaren Töne auswählen.
   • Um eigene Töne hinzuzufügen, müssen Sie die .aiff-Dateien in den Ordner ~/Library/Sounds oder /Library/Sounds kopieren. (Der ‘~’ steht für Ihr Benutzerverzeichnis).
   • Wichtig: macOS unterstützt in der Regel .aiff-Dateien für Systemtöne. Konvertieren Sie Ihre gewünschten Sounds bei Bedarf in dieses Format.
5. Teams neu starten: Starten Sie MS Teams neu, damit die Änderungen übernommen werden.

Einschränkungen: Ähnlich wie bei Windows, werden auch hier nicht alle Teams-Sounds geändert, insbesondere die speziell für Anrufe oder Meetings entwickelten Töne bleiben Teams-intern. Die Anpassung betrifft primär allgemeine Systembenachrichtigungen, die von Teams genutzt werden könnten.

Weg 3: Den Fokus steuern – Was man nicht hört, nervt nicht

Manchmal ist die beste Anpassung, die störenden Töne einfach zu minimieren oder zu eliminieren. Teams bietet hierfür einige nützliche Funktionen, die das Klangerlebnis steuern, auch wenn sie keine neuen Töne einführen:

• „Bitte nicht stören” (DND) strategisch nutzen: Setzen Sie Ihren Status bewusst auf DND, wenn Sie sich konzentrieren müssen. Kombinieren Sie dies mit dem Prioritätszugriff, um sicherzustellen, dass Sie nur von den wichtigsten Personen oder für kritische Anrufe benachrichtigt werden.
• Benachrichtigungen pro Kanal anpassen: In Teams können Sie für jeden Kanal individuell einstellen, welche Art von Benachrichtigung Sie erhalten möchten. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Kanalnamen, wählen Sie „Kanalbenachrichtigungen” und passen Sie die Einstellungen an. So können Sie weniger wichtige Kanäle stummschalten oder nur visuelle Benachrichtigungen erhalten.
• Visuelle Benachrichtigungen priorisieren: Wenn die Töne Ihr Hauptproblem sind, deaktivieren Sie die Sound-Option für die meisten Benachrichtigungen in den Teams-Einstellungen und verlassen Sie sich stattdessen auf Banner (Pop-ups) oder den Aktivitäts-Feed. Sie sehen dann die Nachricht, werden aber nicht akustisch gestört.
• Fokus-Sitzungen in Windows (oder ähnliche Tools in macOS): Windows 10/11 bietet „Fokus-Sitzungen” (Focus Sessions) über die Uhr-App, die Benachrichtigungen während einer vordefinierten Zeitspanne unterdrücken. Dies ist eine systemweite Lösung, die auch Teams-Töne stummschalten kann.

Weg 4: Browser-basierte Teams und seine Eigenheiten

Nutzen Sie Teams im Browser? Dann können die Benachrichtigungseinstellungen des Browsers (Chrome, Firefox, Edge etc.) ebenfalls eine Rolle spielen. Browser haben oft eigene Berechtigungssysteme für Websites, um Benachrichtigungen anzuzeigen und Töne abzuspielen.

• Browser-Benachrichtigungen verwalten:
  • Gehen Sie in den Einstellungen Ihres Browsers zum Bereich „Datenschutz und Sicherheit” oder „Website-Berechtigungen”.
  • Suchen Sie nach „Benachrichtigungen” (Notifications) und finden Sie die Einstellungen für teams.microsoft.com.
  • Hier können Sie Benachrichtigungen für Teams im Browser erlauben oder blockieren. Ein Blockieren schließt auch die Töne ein.
• Systemeigene Benachrichtigungen des Browsers: Manche Browser bieten an, Benachrichtigungen direkt über das Betriebssystem zu liefern. Wenn dies aktiviert ist, kann die Änderung der Systemklänge (wie in Weg 1 und 2 beschrieben) auch hier greifen.

Spezielle Szenarien und Überlegungen

Für Admins und IT-Verantwortliche: Gruppenrichtlinien und Rollouts

In größeren Unternehmen, wo die IT-Abteilung die Kontrolle über die Softwarekonfiguration hat, gibt es oft Gruppenrichtlinien. Es ist unwahrscheinlich, dass Admins benutzerdefinierte Sounddateien für Teams bereitstellen können, da Microsoft diese Funktion nicht anbietet. Sie können jedoch die allgemeinen Benachrichtigungseinstellungen in Teams über Richtlinien steuern, z.B. das Standardverhalten von Benachrichtigungen oder die Aktivierung/Deaktivierung bestimmter Features. Eine unternehmensweite Personalisierung der Teams-Sounds ist ohne direkten Support von Microsoft leider nicht praktikabel.

Barrierefreiheit: Mehr als nur ein Gimmick

Der Wunsch nach angepassten Tönen ist oft eng mit dem Thema Barrierefreiheit verknüpft. Standard-Töne können für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen zu leise, zu hoch, zu tief oder anderweitig ungeeignet sein. Während Microsoft Teams keine direkten Barrierefreiheitsoptionen für die Soundanpassung bietet, können die indirekten Wege über die Systemklänge oder die Nutzung visueller Benachrichtigungen eine Teillösung darstellen. Das Feedback an Microsoft, hier nachzubessern, ist für eine inklusivere Nutzung unerlässlich.

Die Grenzen der Anpassung und zukünftige Wünsche

Es ist klar, dass die Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Teams-Töne begrenzt sind. Die aktuell verfügbaren Workarounds sind eher indirekt und betreffen selten die „härtesten” Teams-Sounds wie das Klingeln bei Anrufen. Viele Nutzer wünschen sich seit Langem eine Funktion, die der Personalisierung in anderen Kommunikations-Apps (z.B. WhatsApp, Slack) ähnelt, wo man eigene Sounddateien für verschiedene Benachrichtigungstypen hochladen kann.

Wenn Sie sich diese Funktion wünschen, nutzen Sie die Feedback-Möglichkeiten in Teams:

• Klicken Sie in Teams auf die drei Punkte oder Ihr Profilbild und wählen Sie „Hilfe” (Help) > „Feedback senden” (Give feedback).
• Beschreiben Sie dort Ihren Wunsch nach personalisierbaren Benachrichtigungstönen. Je mehr Nutzer dies tun, desto wahrscheinlicher ist es, dass Microsoft dieses Feature in zukünftigen Updates berücksichtigt.

Fazit: Klangvoller Alltag im Teams-Dschungel?

Obwohl Microsoft Teams eine leistungsstarke Kommunikationsplattform ist, bleibt die Anpassung der Benachrichtigungstöne eine Herausforderung. Direkte Upload-Optionen fehlen, was viele Nutzer frustriert. Doch wie dieser Artikel zeigt, gibt es indirekte Wege über die Systemklänge Ihres Betriebssystems, die zumindest einen Teil der nervigen Standard-Töne ersetzen können.

Für die hartnäckigsten Teams-Sounds bleibt Ihnen oft nur die Wahl, sie zu ertragen, sie komplett zu deaktivieren oder sich auf visuelle Benachrichtigungen zu verlassen. Aber mit ein wenig Tüfteln an den System-Einstellungen können Sie den digitalen Alltag in Teams ein kleines bisschen angenehmer und individueller gestalten. Bleiben Sie dran und geben Sie Microsoft weiterhin Feedback – vielleicht wird der Wunsch nach echtem, individualisierbarem Klang in Teams ja doch noch erhört!