Anleitung: Wie Sie Ihr Windows Fax- und Scan Faxprogramm sicher auf einen anderen Rechner migrieren

Das Versenden und Empfangen von Faxen mag im digitalen Zeitalter oft als überholt gelten, doch für viele Unternehmen und Privatpersonen bleibt es ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Windows Fax und Scan, eine integrierte Funktion vieler Windows-Versionen, bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, diese Aufgabe zu erledigen. Doch was passiert, wenn Sie einen neuen Computer anschaffen oder Ihr System aktualisieren müssen? Die Migration von Windows Fax und Scan auf einen anderen Rechner ist keine einfache „Kopieren-Einfügen”-Operation und erfordert Sorgfalt sowie ein tiefes Verständnis der beteiligten Komponenten.

Dieser umfassende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre Faxdaten, Einstellungen und Konfigurationen erfolgreich auf Ihr neues System übertragen werden. Wir decken alles ab, von der Vorbereitung auf dem alten Rechner bis zur finalen Überprüfung auf dem neuen, um Ihnen eine reibungslose Fax-Migration zu ermöglichen.

Warum ist die Migration von Windows Fax und Scan komplex?

Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen speichert Windows Fax und Scan seine Daten und Konfigurationen nicht einfach in einem einzigen Benutzerordner. Stattdessen sind relevante Informationen an verschiedenen Stellen im System verteilt:

• Faxdaten: Gesendete, empfangene und entworfene Faxe liegen in speziellen Systemordnern.
• Konfigurationen: Einstellungen für Faxkonten, Versandoptionen, Deckblätter und Modem-Details sind in der Windows-Registrierung gespeichert.
• Dienstabhängigkeiten: Der Faxdienst ist ein kritischer Systemdienst, der ordnungsgemäß funktionieren muss.
• Zugriffsrechte: Korrekte Berechtigungen für Ordner und Registry-Schlüssel sind essenziell für den Betrieb.

Ein einfaches Kopieren des Programmordners reicht daher nicht aus. Sie müssen die Daten, die Registrierungseinträge und die korrekten Zugriffsrechte berücksichtigen.

Vorbereitung ist alles: Der erste Schritt zum Erfolg

Bevor Sie mit der eigentlichen Migration beginnen, ist eine gründliche Vorbereitung auf Ihrem alten Rechner unerlässlich. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit, um Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

1. Vollständiges System-Backup erstellen (dringend empfohlen!)

Dies ist der wichtigste Schritt. Bevor Sie Änderungen an Ihrem System oder der Registrierung vornehmen, erstellen Sie ein vollständiges Backup Ihres alten Rechners. Sollte während des Migrationsprozesses etwas schiefgehen, können Sie so jederzeit zum Ausgangszustand zurückkehren. Nutzen Sie die integrierte Windows-Backup-Funktion oder ein Drittanbieter-Tool Ihrer Wahl.

2. Windows Fax und Scan auf dem alten Rechner deinstallieren/deaktivieren (optional, aber empfohlen)

Wenn Sie den alten Rechner nach der Migration nicht mehr nutzen möchten, ist es ratsam, Windows Fax und Scan dort zu deaktivieren. Dies stellt sicher, dass keine doppelten Faxdienste im Netzwerk aktiv sind und vermeidet Konfusion. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die „Systemsteuerung” und navigieren Sie zu „Programme und Features”.
2. Klicken Sie auf „Windows-Features aktivieren oder deaktivieren” auf der linken Seite.
3. Suchen Sie in der Liste nach „Druck- und Dokumentdienste” und erweitern Sie diesen Eintrag.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Windows-Fax und -Scan”.
5. Klicken Sie auf „OK” und starten Sie den Rechner neu, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Beachten Sie, dass dadurch nicht automatisch Ihre Faxdaten gelöscht werden, aber der Dienst und die Anwendung werden entfernt.

3. Erforderliche Daten und Ordner identifizieren

Die Kernbestandteile Ihrer Faxinstallation sind die Faxdaten und die Konfigurationsdateien.

• Faxdatenordner: Der Hauptspeicherort für Ihre Faxe befindet sich normalerweise unter:
  `%ProgramData%MicrosoftWindows NTMSFax`
  Dieser Ordner enthält Unterordner wie `Inbox` (Posteingang), `Outbox` (Postausgang), `SentItems` (gesendete Faxe) und `Common Coverpages` (Standard-Deckblätter). Stellen Sie sicher, dass Sie alle diese Unterordner mitkopieren.
  Hinweis: Der Ordner `%ProgramData%` ist standardmäßig versteckt. Um ihn sichtbar zu machen, öffnen Sie den Datei-Explorer, gehen Sie zu „Ansicht” und aktivieren Sie die Option „Ausgeblendete Elemente”.
• Benutzerdefinierte Deckblätter: Wenn Sie eigene Deckblätter erstellt und an einem anderen Ort gespeichert haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenfalls sichern. Der Standardordner für Benutzer-Deckblätter ist oft unter `C:UsersDocumentsFaxPersonal Coverpages`.

4. Registrierungsschlüssel sichern (Exportieren der Fax-Einstellungen)

Die meisten Konfigurationen von Windows Fax und Scan werden in der Windows-Registrierung gespeichert. Es ist entscheidend, diese Schlüssel zu sichern.

1. Drücken Sie `Win + R`, geben Sie `regedit` ein und drücken Sie Enter, um den Registrierungs-Editor zu öffnen. Bestätigen Sie die Benutzerkontensteuerung.
2. Navigieren Sie zu den folgenden Schlüsseln:
   • `HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftFax`
   • `HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftWindows NTCurrentVersionPrintPrintersMicrosoft Fax` (Dieser Schlüssel kann zusätzliche Drucker- und Modemkonfigurationen enthalten.)
   • `HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftFax` (Enthält benutzerspezifische Einstellungen, falls Ihr alter Rechner mehrere Benutzer hatte und diese ebenfalls Faxkonten nutzten.)
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jeden dieser Schlüssel (z.B. auf „Fax” unter „Microsoft”) und wählen Sie „Exportieren”.
4. Speichern Sie die `.reg`-Dateien an einem sicheren Ort auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte. Geben Sie den Dateien aussagekräftige Namen wie `Fax_HKLM.reg` und `FaxPrinter_HKLM.reg` sowie `Fax_HKCU.reg`.

5. Faxmodem und Treiber

Stellen Sie sicher, dass Sie die Treiber für Ihr Faxmodem auf dem neuen Rechner installieren können. Laden Sie die neuesten Treiber von der Hersteller-Website herunter, falls sie nicht automatisch von Windows erkannt werden.

Auf dem alten Rechner: Daten sichern und exportieren

Nachdem die Vorbereitung abgeschlossen ist, geht es nun darum, die notwendigen Daten tatsächlich zu sichern.

1. Faxdienst anhalten

Um sicherzustellen, dass keine Dateien gesperrt sind oder Daten während des Kopiervorgangs beschädigt werden, halten Sie den Faxdienst an:

1. Drücken Sie `Win + R`, geben Sie `services.msc` ein und drücken Sie Enter.
2. Suchen Sie in der Liste der Dienste nach „Fax” oder „Fax (Fax)”.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dienst und wählen Sie „Beenden”. Lassen Sie das Dienste-Fenster geöffnet, Sie werden den Dienst später wieder starten.

2. Faxdatenordner kopieren

Kopieren Sie den gesamten `MSFax`-Ordner (und alle seine Unterordner) von Ihrem alten Rechner auf ein externes Speichermedium.

1. Navigieren Sie im Datei-Explorer zu `%ProgramData%MicrosoftWindows NT`.
2. Kopieren Sie den Ordner `MSFax` vollständig.
3. Fügen Sie ihn auf Ihrem externen Medium ein.

3. Registrierungsschlüssel exportieren (erneut überprüfen)

Stellen Sie sicher, dass Sie die `.reg`-Dateien wie im Vorbereitungsschritt beschrieben exportiert haben. Diese sind entscheidend für die Wiederherstellung Ihrer Einstellungen.

4. Faxdienst starten (optional, wenn der alte Rechner noch genutzt wird)

Wenn Sie den alten Rechner noch benötigen und dort Faxe empfangen oder senden möchten, starten Sie den Faxdienst wieder über `services.msc`. Andernfalls lassen Sie ihn gestoppt oder deaktivieren Sie Windows Fax und Scan vollständig.

Auf dem neuen Rechner: Installation und Datenintegration

Jetzt ist es Zeit, die gesicherten Daten auf Ihr neues System zu übertragen.

1. Windows Fax und Scan auf dem neuen Rechner aktivieren

Der neue Rechner muss die Windows Fax und Scan-Funktion aktiviert haben.

1. Öffnen Sie die „Systemsteuerung” und navigieren Sie zu „Programme und Features”.
2. Klicken Sie auf „Windows-Features aktivieren oder deaktivieren”.
3. Suchen Sie in der Liste nach „Druck- und Dokumentdienste”, erweitern Sie ihn.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Windows-Fax und -Scan”.
5. Klicken Sie auf „OK” und starten Sie den Rechner neu, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Öffnen Sie Windows Fax und Scan einmalig, um sicherzustellen, dass die Initialisierung des Programms und die Erstellung der notwendigen Standardordner erfolgt sind. Schließen Sie es danach wieder.

2. Faxmodem installieren

Verbinden Sie Ihr Faxmodem mit dem neuen Rechner. Installieren Sie die entsprechenden Treiber. Stellen Sie sicher, dass das Modem im Geräte-Manager korrekt erkannt wird und keine Fehlermeldungen anzeigt.

3. Faxdienst anhalten (auf dem neuen Rechner)

Genau wie auf dem alten Rechner müssen Sie den Faxdienst auf dem neuen System anhalten, bevor Sie Daten integrieren:

1. Drücken Sie `Win + R`, geben Sie `services.msc` ein und drücken Sie Enter.
2. Suchen Sie den Dienst „Fax” und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, dann wählen Sie „Beenden”.

4. Gesicherte Faxdatenordner einfügen

Kopieren Sie den zuvor gesicherten `MSFax`-Ordner von Ihrem externen Speichermedium auf den neuen Rechner.

1. Navigieren Sie im Datei-Explorer auf dem neuen Rechner zu `%ProgramData%MicrosoftWindows NT`.
2. Sie sollten dort bereits einen leeren oder Standard-`MSFax`-Ordner finden, der bei der Aktivierung von Windows Fax und Scan erstellt wurde.
3. WICHTIG: Überschreiben Sie den vorhandenen `MSFax`-Ordner vollständig mit dem gesicherten Ordner. Bestätigen Sie alle Aufforderungen zum Überschreiben von Dateien. Dies stellt sicher, dass alle Ihre alten Faxe und Standard-Coverpages übernommen werden.

5. Registrierungsschlüssel importieren

Dieser Schritt erfordert besondere Vorsicht, da das Importieren von Registry-Dateien weitreichende Änderungen am System vornehmen kann.

1. Kopieren Sie die gesicherten `.reg`-Dateien (z.B. `Fax_HKLM.reg`, `FaxPrinter_HKLM.reg`, `Fax_HKCU.reg`) auf den Desktop des neuen Rechners.
2. Doppelklicken Sie nacheinander auf jede `.reg`-Datei.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, die Sie fragt, ob Sie die Informationen zur Registrierung hinzufügen möchten. Klicken Sie auf „Ja”.
4. Sie sollten eine Meldung erhalten, dass die Schlüssel erfolgreich hinzugefügt wurden.

Besonderer Hinweis zur Registry: Das blinde Importieren von Registry-Schlüsseln von einem alten System, insbesondere wenn die Windows-Versionen oder -Architekturen unterschiedlich sind, kann zu Problemen führen. Im Idealfall sollten die Windows-Versionen identisch sein. Wenn Probleme auftreten, müssen Sie möglicherweise die Faxkonfiguration manuell im Windows Fax und Scan-Programm vornehmen und nur die Datenordner übertragen. Für eine reine „Migration” ist der Import jedoch der gängige Weg.

6. Zugriffsrechte prüfen und anpassen

Ein häufiger Fehler, der dazu führt, dass Windows Fax und Scan nicht richtig funktioniert, sind fehlende oder falsche Zugriffsrechte für den `MSFax`-Ordner.

1. Navigieren Sie im Datei-Explorer zu `%ProgramData%MicrosoftWindows NTMSFax`.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den `MSFax`-Ordner und wählen Sie „Eigenschaften”.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Sicherheit”.
4. Klicken Sie auf „Bearbeiten”, um die Berechtigungen zu ändern.
5. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer „NETWORK SERVICE” (oder „Netzwerkdienst” auf Deutsch) in der Liste der Gruppen- oder Benutzernamen vorhanden ist. Wenn nicht, klicken Sie auf „Hinzufügen”, geben Sie „NETWORK SERVICE” ein und klicken Sie auf „Namen überprüfen”, dann auf „OK”.
6. Markieren Sie „NETWORK SERVICE” in der Liste und stellen Sie sicher, dass unter „Berechtigungen für NETWORK SERVICE” das Kontrollkästchen „Vollzugriff” in der Spalte „Zulassen” aktiviert ist.
7. Klicken Sie auf „OK”, um die Änderungen zu speichern. Wiederholen Sie diesen Schritt für die Unterordner von `MSFax`, falls die Vererbung der Berechtigungen nicht automatisch erfolgt ist (oftmals hilft es, die Vererbung in den Ordner-Eigenschaften zu prüfen).

Nach der Migration: Überprüfung und Feineinstellung

Nachdem alle Daten und Einstellungen übertragen wurden, ist es Zeit für den Testlauf.

1. Faxdienst starten (auf dem neuen Rechner)

1. Öffnen Sie `services.msc` erneut.
2. Suchen Sie den Dienst „Fax”.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Starten”.

2. Windows Fax und Scan öffnen und prüfen

Öffnen Sie Windows Fax und Scan auf dem neuen Rechner.

• Überprüfen Sie, ob Ihre alten gesendeten und empfangenen Faxe in den jeweiligen Ordnern (Posteingang, Gesendete Faxe) erscheinen.
• Navigieren Sie zu „Extras” > „Faxkonten” und prüfen Sie, ob Ihre alten Faxkonten und deren Einstellungen korrekt übernommen wurden.
• Überprüfen Sie unter „Extras” > „Faxeinstellungen”, ob die allgemeinen Einstellungen wie Deckblätter, Archivierung und Sicherheit Ihren Erwartungen entsprechen.

3. Testfax senden und empfangen

Der ultimative Test ist das Senden und Empfangen eines Testfaxes.

• Test-Fax senden: Senden Sie ein Fax an eine bekannte Faxnummer (z.B. ein Testfaxdienst oder eine andere eigene Faxnummer). Überprüfen Sie, ob der Versand erfolgreich war und ob das Fax im „Gesendete Faxe”-Ordner erscheint.
• Test-Fax empfangen: Lassen Sie sich ein Fax an Ihre neue Faxnummer senden. Überprüfen Sie, ob das Fax im „Posteingang” erscheint.

Diese Schritte sind entscheidend, um die volle Funktionalität sicherzustellen.

Fehlerbehebung (Troubleshooting)

Sollten nach der Migration Probleme auftreten, hier einige häufige Fehlerquellen und Lösungsansätze:

• Faxe erscheinen nicht:
  • Überprüfen Sie die Ordnerberechtigungen für `MSFax` und seine Unterordner (insbesondere „NETWORK SERVICE”).
  • Stellen Sie sicher, dass der Faxdienst läuft.
  • Prüfen Sie im Ereignisprotokoll (Event Viewer) unter „Anwendungs- und Dienstprotokolle” > „Microsoft” > „Windows” > „Fax” auf Fehler.
• Faxversand/-empfang schlägt fehl:
  • Modem: Ist das Modem korrekt installiert und funktioniert es? Überprüfen Sie den Geräte-Manager.
  • Telefonleitung: Ist die Telefonleitung korrekt angeschlossen und funktionsfähig?
  • Faxdienst: Läuft der Faxdienst?
  • Faxkonto-Einstellungen: Sind die Faxkonten und ihre Empfangs-/Sendeoptionen korrekt konfiguriert?
  • Registry-Import: Sollten Sie Probleme haben, die sich nicht lösen lassen, könnte der Registry-Import das Problem sein. Erwägen Sie, die Faxkonten manuell neu zu konfigurieren und lediglich die Faxdatenordner zu verwenden.
• Windows Fax und Scan stürzt ab: Manchmal kann dies auf beschädigte Registry-Einträge hinweisen. Eine manuelle Neukonfiguration der Faxeinstellungen kann hier Abhilfe schaffen.

Alternative Ansätze und Best Practices

1. Regelmäßige Backups: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Faxdaten und Registry-Einstellungen regelmäßig zu sichern, insbesondere wenn Sie viele wichtige Faxe verwalten.
2. Dokumentation: Führen Sie ein Protokoll über Ihre Faxkonten, Passwörter (falls verwendet) und wichtige Einstellungen.
3. Cloud-Faxdienste: Für zukunftssichere Lösungen sollten Sie die Migration zu einem Cloud-basierten Faxdienst in Betracht ziehen. Diese eliminieren die Notwendigkeit eines Faxmodems und vereinfachen die Verwaltung erheblich, da Faxe online gespeichert und verwaltet werden.
4. Frische Installation mit Datenübernahme: Wenn Ihr altes System bereits Probleme hatte oder Sie eine sehr alte Windows-Version migrieren, kann es sauberer sein, Windows Fax und Scan auf dem neuen Rechner komplett frisch einzurichten und *nur* die gesendeten und empfangenen Faxdateien (aus den `Inbox` und `SentItems` Ordnern) in die entsprechenden neuen Ordner zu kopieren, anstatt die gesamten Konfigurationen zu migrieren. Die Einstellungen müssten dann manuell vorgenommen werden.

Fazit

Die Migration von Windows Fax und Scan auf einen neuen Rechner ist ein detaillierter Prozess, der mehr als nur das Kopieren von Dateien erfordert. Durch sorgfältige Vorbereitung, das Sichern der richtigen Daten und Registry-Schlüssel sowie die genaue Wiederherstellung auf dem Zielsystem können Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre wichtigen Faxkommunikationen nahtlos fortgesetzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit für jeden Schritt, überprüfen Sie alle Einstellungen und scheuen Sie sich nicht, bei Problemen die Fehlerbehebung zu nutzen. Mit dieser Anleitung sollten Sie in der Lage sein, Ihre Faxdienste erfolgreich auf Ihr neues System zu übertragen und die Kontinuität Ihrer Geschäftsprozesse zu gewährleisten.