Mindannyian találkoztunk már velük. Azokkal a bizonyos előírásokkal, irányelvekkel, parancsokkal, amelyek hallatán csak pislogunk, és feltesszük magunknak a kérdést: „Most komolyan? Ennek mi értelme?!” 🤔
A szabályok lényege, hogy rendszert teremtsenek, megkönnyítsék az együttélést, biztosítsák a biztonságot, és optimalizálják a folyamatokat. Alapvetően hasznos és elengedhetetlen részei az életünknek, legyen szó közlekedésről, társadalmi normákról vagy munkahelyi protokollokról. A piros lámpánál meg kell állni, a szerződéseket be kell tartani, és a munkavédelmi előírások sem viccből vannak. ✅ Ezek a normák segítenek abban, hogy a káosz helyett koherens, kiszámítható környezetben élhessünk és dolgozhassunk. Képzeljük csak el a világot szabályok nélkül: anarchia, fejetlenség, állandó bizonytalanság – nem hangzik túl csábítóan, ugye?
De mi történik akkor, ha egy szabály nemhogy nem segít, hanem akadályoz? Ha nem teszi jobbá, hanem lassítja, bonyolítja, vagy egyenesen nevetségessé teszi az életünket vagy a munkánkat? Amikor a józan ész és a logika háttérbe szorul egy rideg, gyakran érthetetlen előírás kedvéért? 🤦♀️ Ekkor születnek meg az „értelmetlen szabályok”, amelyekről a mai cikkünkben részletesebben is szót ejtünk. Megosztom veletek a személyes „kedvencemet”, ami valószínűleg a legostobább volt, amit valaha követnem kellett. Készüljetek, mert valószínűleg ti is bólogatni fogtok, és eszetekbe jut majd egy-két hasonló abszurditás!
Az Abszurditás Szülötte: A Legendás Költségelszámolási Tortúra 📊
Történetem egy multinacionális vállalatnál kezdődik, ahol korábban dolgoztam. Egy olyan cégről van szó, ahol a hatékonyság, az innováció és a digitális transzformáció volt a mantrája. Legalábbis a marketinganyagokban. A valóság néha egészen más arcát mutatta. A munkám során rendszeresen előfordult, hogy kisebb költségeket kellett elszámolnom: egy gyors kávé az ügyféllel, egy taxiköltség egy késői megbeszélés után, vagy épp irodaszerek beszerzése, ha a központi raktárban kifogyott valami apróság. Eddig minden rendben van, ezek normális üzleti kiadások.
Korábban a rendszer pofonegyszerű volt: gyűjtöttük a blokkokat, havonta egyszer egy Excel-táblázatba beírtuk őket tételesen, lecsatoltuk a számlákat, a vezetőnk aláírta, mi pedig leadtuk a pénzügyre. Egy hét múlva már a bankszámlánkon volt az összeg. Gyors, átlátható, hatékony. ✅ Nem volt vele gond, éveken át hibátlanul működött.
A Digitális Diktatúra Hajnala: „Új Rendszer a Biztonságért!” 🔒
Aztán egy szép napon bejelentették: új, korszerű, globális költségelszámolási rendszer bevezetésére kerül sor! „Ez majd fokozza az átláthatóságot, a biztonságot és a hatékonyságot!” – harsogta a céges hírlevél. Mi pedig izgatottan vártuk, vajon milyen csodára készülnek. Nos, a csoda hamar rémálommá változott. 😂
Az új rendszer a következőképpen működött:
- Minden egyes blokkot, legyen az apró vagy nagyobb értékű, egyenként fel kellett tölteni egy bonyolult online felületre.
- Minden tételhez ki kellett választani egy tucat legördülő menüből (költségtípus, projektkód, osztálykód, földrajzi régió, stb.) a megfelelő opciókat. Ha nem tudtad a projektkódot, kezdhetted el vadászni a belső hálózaton.
- Ezután minden egyes feltöltött tételhez manuálisan be kellett írni egy részletes indoklást, pl. „Kávé megbeszélésre XY ügyféllel a Kávézóban, 2023.10.26-án, a Z projekt keretein belül”.
- Ha a blokkon több tétel volt, azokat külön kellett bevinni, még akkor is, ha egyetlen számláról volt szó. Például, ha vettél egy tollat és egy jegyzettömböt, azt két külön tételként kellett felrögzíteni, mindkettőhöz ugyanazt a számlát csatolva és ugyanazt az indoklást írva.
- Miután az összes tételt aprólékosan felvitted, a rendszer automatikusan elküldte a kérelmet a közvetlen vezetődnek. Ekkor még csak a „kiegészítő jóváhagyás” fázisában voltál.
- A vezetődnek naponta több tucat ilyen apró, tételenkénti jóváhagyást kellett megtennie a saját felületén. Ha elutazott, vagy szabadságon volt, az egész elszámolásod állt, akár hetekre is.
- De ez még nem minden! Miután a vezetőd jóváhagyta, a rendszer automatikusan továbbküldte egy következő, ún. „pénzügyi kontroll” jóváhagyónak, akinek szintén tételenként kellett átnéznie mindent, gyakran rákérdezve a legapróbb részletekre is, mintha pontosan tudta volna, miért vettél egy csomag gemkapcsot.
- Csak mindezek után, átlagosan 2-3 hét elteltével, és 4-6 lépésnyi bonyolult kattintgatás és indoklás után került az összeg a bankszámládra. Néha még tovább tartott, ha valahol akadt valami apró elírás vagy hiányosság, és az egész procedúra kezdődhetett elölről.
És mindezért mi volt a hivatalos indok? „A globális harmonizáció és a szigorúbb pénzügyi kontroll.” Mintha az addigi Excel-táblázatunk, amelyet havonta egyszer nézett át és írt alá a vezető, majd a pénzügy lekönyvelte, nem lett volna elegendő. Az időpazarlás mértéke elképesztő volt. Egy korábbi 10-15 perces havi feladatból egy legalább 2-3 órás tortúra lett, amihez hozzáadódott a vezetők és a pénzügyesek elképesztő mennyiségű felesleges kattintgatása. Azaz, ami előtte egy embert terhelt havi negyedórában, az most 3-4 embert terhelt együtt, alkalmanként több órában. Briliáns! 🤦♀️
Amikor a Rendszer Öncélúvá Válik: Az Ostoba Szabályok Pszichológiája 🧠
Ez a példa tökéletesen illusztrálja, mi történik, amikor a szabályok nem a célt szolgálják, hanem öncélúvá válnak. Miért vezetnek be ilyen értelmetlen előírásokat? Több oka is lehet:
- Túlbiztosítás és félelem: Gyakran egy múltbéli hiba, egy egyedi visszaélés vagy egy audit megállapítása miatt vezetik be ezeket a „túlreagált” szabályokat. Ahelyett, hogy célzottan orvosolnák a problémát, egy széles körű, mindenkire kiterjedő, szigorú és bürokratikus rendszert építenek ki, csak hogy „biztos, ami biztos” alapon fedezve legyenek. A túlzott kockázatkerülés vezet abszurd helyzetekhez.
- A valóságtól elszakadt döntéshozók: Azok az emberek, akik ezeket a rendszereket kitalálják és bevezetik, gyakran nincsenek közvetlen kapcsolatban a mindennapi munkafolyamatokkal. Egy „felülről jövő” döntés, amely a távoli vezetői szinten logikusnak tűnik, a végrehajtás szintjén katasztrofálisnak bizonyulhat. Ők valószínűleg soha nem töltöttek fel egyetlen költséget sem az új rendszerben.
- A „digitális” illúzió: Sok esetben az a hit él, hogy ami digitális, az automatikusan jobb és hatékonyabb. Pedig egy rosszul megtervezett digitális rendszer sokkal lassabb és frusztrálóbb lehet, mint egy manuális, de jól működő eljárás. Nem a digitális forma a lényeg, hanem a mögötte lévő logika és felhasználóbarát kialakítás.
- A bürokrácia tehetetlensége: Amikor egy rendszer bevezetése már megtörtént, nagyon nehéz változtatni rajta. Senki sem akarja beismerni, hogy rossz döntés volt, és a módosítások is hosszas jóváhagyási procedúrán esnek át. Így a rossz szabályok gyakran örök életűvé válnak. Ez a fajta bürokratikus merevség lassítja az alkalmazkodást és az innovációt.
Mi a Kára az Értelmetlen Szabályoknak? 📉
Az efféle időpazarló, értelmetlen szabályok komoly károkat okoznak, messze túlmutatva a közvetlen frusztráción:
- Produktivitáscsökkenés: Az emberek energiája és ideje felesleges feladatokra megy el, ahelyett, hogy a valódi munkájukra koncentrálnának. Az én esetemben havi több óra veszett el a „jelentéktelen” költségek rögzítésével, ami sok ezer dollárra rúgott céges szinten, ha összeadtuk az összes alkalmazott idejét. Ez nem hatékonyságnövelés, hanem épp ellenkezőleg.
- Moralizsás és demotiváció: Amikor az emberek úgy érzik, hogy idejüket felesleges feladatokkal töltik, az aláássa a motivációjukat. Azt az üzenetet kapják, hogy nem bíznak bennük, és hogy a cég nem értékeli az idejüket. A folyamatos mikromenedzsment érzése kiégettséget eredményezhet.
- Kreativitás és innováció gátlása: Egy olyan környezetben, ahol a legapróbb részleteket is szigorú szabályok irányítják, kevés tér marad a rugalmasságra, a kreatív problémamegoldásra. Az emberek félnek kilépni a keretek közül, nehogy hibát kövessenek el.
- „Belső kiskapuk” és cinizmus: Ha egy szabály nyilvánvalóan ostoba, az emberek megpróbálják megkerülni, vagy csak minimális erőfeszítéssel eleget tenni neki. Ez cinikus hozzáálláshoz vezet a szabályok iránt általában, aláásva a valóban fontos előírások tekintélyét is. Gyakran hallani: „Ja, ez csak egy ilyen céges dolog, el kell fogadni.”
Hogyan Túléljük az Abszurd Szabályok Dzsungelét? 🤔
Teljesen kikerülni az ilyen helyzeteket szinte lehetetlen, hiszen a bürokrácia sokszor makacsabb, mint a makacsfolt. De mit tehetünk, ha szembesülünk egy ilyen értelmetlen előírással?
- Kérdezz rá: Először is, próbáld megérteni, miért vezették be az adott szabályt. Lehet, hogy van egy logikus ok, ami elkerülte a figyelmedet. Ha nincs, akkor az információgyűjtés már fél siker. Ne félj konstruktívan és tiszteletteljesen rákérdezni a célra és az indokokra. 🗣️
- Mutass rá a hatására: Ha egy szabály egyértelműen kontraproduktív, gyűjtsd össze az adatokat, amelyek ezt alátámasztják (pl. mennyi időt vesz el, mennyi erőforrást emészt fel). Eztán prezentáld tényekkel alátámasztva a problémát a feletteseidnek. A számok nyelve sokszor meggyőzőbb, mint a puszta panasz.
- Javasolj alternatívát: Ne csak kritizálj, hanem kínálj megoldást! Lehet, hogy van egy egyszerűbb, hatékonyabb módja ugyanannak a célnak az elérésére. Például, a mi esetünkben egy egyszerű, havi limit bevezetése (pl. „5.000 Ft alatti költségeket nem kell tételesen igazolni, csak összesítve”) drasztikusan leegyszerűsítette volna a folyamatot, miközben a kontroll is megmaradt volna.
- A humor ereje: Néha a legjobb, ha nevetünk a dolgokon. Egy-egy abszurd helyzet humorral való kezelése segíthet enyhíteni a frusztrációt, és megteremtheti a kapcsolatot másokkal, akik hasonlóan éreznek. „Szóval ma is az életedet éled, vagy épp a költségeidet rögzíted?” 😂
- Tudomásul vétel és adaptáció: Ha minden próbálkozás kudarcot vall, és a szabály marad, akkor eljön az elfogadás ideje. Tanuld meg a lehető leggyorsabban és legkevesebb energiaráfordítással teljesíteni, és próbálj meg nem stresszelni rajta. Fókuszálj arra, amit befolyásolni tudsz.
Végszó: A Józan Ész Győzelme (vagy Legalábbis a Reménye) ✨
A szabályok elengedhetetlenek. De csak akkor, ha célt szolgálnak, ha segítik a haladást, nem pedig gátolják. A legostobább szabályok azok, amelyek elveszik az emberektől az önálló gondolkodás és a józan ész használatának lehetőségét, és robotokká silányítják őket, akik értelmetlen folyamatokat hajtanak végre. Fontos, hogy ne hagyjuk, hogy a bürokrácia elfojtsa bennünk a kérdezés és a jobbítás vágyát. Merjünk kritikusak lenni, merjünk alternatívákat felvetni, és higgyük el, hogy a változás lehetséges, még ha lassan is érkezik. Mert végtére is, egy vállalat vagy egy társadalom akkor működik igazán jól, ha nem a szabályok béklyózzák, hanem a benne dolgozó, gondolkodó emberek viszik előre. 😉