Effizienter arbeiten: So fügen Sie einen SharePoint-Link dauerhaft als Schnellzugriff im Windows Explorer hinzu

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Wir jonglieren täglich mit unzähligen Dateien, Dokumenten und Ordnern, die oft über verschiedene Plattformen verteilt sind. Für viele Unternehmen ist SharePoint die zentrale Drehscheibe für die Zusammenarbeit und Speicherung von Daten. Doch so mächtig SharePoint auch ist, der Zugriff über den Webbrowser kann zeitaufwändig sein und den Workflow stören. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre wichtigsten SharePoint-Bibliotheken direkt im Windows Explorer als Schnellzugriff ablegen – genau wie lokale Ordner. Kein lästiges Öffnen des Browsers, kein Suchen nach der richtigen Seite mehr. Klingt das nicht nach einem Traum?

Dieser Artikel zeigt Ihnen detailliert, wie Sie genau das erreichen können: SharePoint-Links dauerhaft als Schnellzugriff im Windows Explorer hinzufügen. Wir tauchen tief in die Materie ein, beleuchten verschiedene Methoden, geben Ihnen umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitungen und helfen Ihnen, häufige Fallstricke zu umgehen. Machen Sie sich bereit, Ihren digitalen Arbeitsplatz neu zu definieren und Ihre Produktivität auf ein neues Niveau zu heben!

Warum ist der direkte Zugriff auf SharePoint so wichtig?

Die Verlagerung in die Cloud hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutioniert. SharePoint Online als Teil von Microsoft 365 ermöglicht es Teams, nahtlos zusammenzuarbeiten, Dateien sicher zu speichern und von überall darauf zuzugreifen. Doch der Komfort des Webbrowsers hat auch seine Grenzen:

• Unterbrechung des Workflows: Jedes Mal, wenn Sie eine Datei öffnen oder speichern möchten, müssen Sie den Browser starten, zur SharePoint-Seite navigieren und den richtigen Ordner finden. Das kostet wertvolle Sekunden, die sich im Laufe eines Tages zu Minuten summieren.
• Uneinheitliche Benutzeroberfläche: Der Wechsel zwischen der lokalen Explorer-Ansicht und der Web-Ansicht kann verwirrend sein und die Orientierung erschweren.
• Dateiverwaltung: Standard-Explorer-Funktionen wie Drag-and-Drop, Batch-Umbenennungen oder das schnelle Kopieren und Verschieben von Dateien sind im Webbrowser oft eingeschränkt oder umständlicher.
• Offline-Zugriff: Ohne spezielle Synchronisierungstools haben Sie keinen Zugriff auf Ihre SharePoint-Dateien, wenn Sie offline sind.

Indem Sie SharePoint-Bibliotheken direkt in den Windows Explorer integrieren, eliminieren Sie diese Hürden. Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Umgebung, greifen auf Dateien zu, als wären sie lokal gespeichert, und profitieren von einer erheblichen Steigerung der Arbeitseffizienz. Der Schnellzugriff im Explorer macht Ihre wichtigsten Arbeitsbereiche buchstäblich nur einen Klick entfernt.

Die Herausforderung: SharePoint und der Windows Explorer

Leider ist es nicht so einfach, einen SharePoint-Link direkt in den Schnellzugriff des Explorers zu ziehen. Die meisten Browser-Links führen zu einer Webadresse, nicht zu einem Dateisystempfad, den der Explorer verstehen würde. Es gibt jedoch clevere Wege, diese Brücke zu schlagen. Wir konzentrieren uns auf die drei gängigsten und effektivsten Methoden, wobei eine davon besonders robust und „dauerhaft” ist:

1. OneDrive-Synchronisierung: Die einfache und oft empfohlene Methode, die jedoch lokalen Speicherplatz erfordert.
2. Netzwerklaufwerk verbinden (WebDAV): Die robusteste Methode für den direkten Zugriff, die SharePoint als echtes Netzlaufwerk im Explorer einbindet. Dies ist der Fokus dieses Artikels für den „dauerhaften” Schnellzugriff.
3. „Mit Explorer öffnen”-Funktion: Eine ältere Methode, die zunehmend Schwierigkeiten bereitet und nicht immer zuverlässig ist.

Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Lassen Sie uns mit derjenigen beginnen, die am häufigsten verwendet wird und eine gute erste Anlaufstelle ist, bevor wir uns der Königslösung widmen.

Methode 1: SharePoint-Bibliotheken über OneDrive synchronisieren und anpinnen

Dies ist die von Microsoft empfohlene und am einfachsten zu implementierende Methode, um SharePoint-Dateien im Explorer verfügbar zu machen. Sie erfordert jedoch, dass die Dateien lokal auf Ihrem PC synchronisiert werden, was Speicherplatz belegt.

Vorteile:

• Einfache Einrichtung: Meist nur ein Klick im Browser.
• Offline-Zugriff: Synchronisierte Dateien sind auch ohne Internetverbindung verfügbar.
• Nahtlose Integration: OneDrive kümmert sich um die Synchronisierung im Hintergrund.

Nachteile:

• Speicherplatzbedarf: Alle synchronisierten Dateien belegen lokalen Speicherplatz (obwohl „Dateien bei Bedarf” helfen kann).
• Synchronisierungsverzögerungen: Große Änderungen können eine Weile dauern, bis sie synchronisiert sind.
• Nicht immer „Live”: Es ist eine Kopie, die synchronisiert wird, nicht der direkte Zugriff auf den SharePoint-Server.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. SharePoint-Bibliothek öffnen: Navigieren Sie in Ihrem Webbrowser (Microsoft Edge, Chrome etc.) zu der SharePoint-Website und der Dokumentbibliothek, die Sie synchronisieren möchten (z.B. „Geteilte Dokumente”).
2. Synchronisieren starten: Suchen Sie in der oberen Leiste der Dokumentbibliothek nach der Schaltfläche „Synchronisieren”. Klicken Sie darauf.
3. OneDrive-Client bestätigen: Möglicherweise wird ein Dialogfeld angezeigt, das Sie auffordert, den Microsoft OneDrive-Client zu öffnen oder zu installieren. Bestätigen Sie dies.
4. Anmeldeinformationen eingeben: Wenn Sie nicht bereits angemeldet sind, müssen Sie Ihre Microsoft 365-Anmeldeinformationen eingeben.
5. Synchronisierung abschließen: OneDrive synchronisiert nun die Bibliothek mit Ihrem lokalen PC. Sie finden die synchronisierten Dateien im Windows Explorer unter einem Ordner, der nach Ihrem Unternehmen und der SharePoint-Site benannt ist (z.B. „Contoso – Marketing”).
6. An Schnellzugriff anheften:
   1. Öffnen Sie den Windows Explorer.
   2. Navigieren Sie zu dem neu synchronisierten Ordner.
   3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner.
   4. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „An Schnellzugriff anheften”.

Von nun an haben Sie direkten Zugriff auf Ihre SharePoint-Dateien über den Schnellzugriff im Explorer. Wenn Sie Speicherplatz sparen möchten, können Sie in den OneDrive-Einstellungen die Option „Dateien bei Bedarf” aktivieren, sodass die Dateien nur bei Bedarf heruntergeladen werden, aber immer noch im Explorer sichtbar sind.

Methode 2: SharePoint als Netzwerklaufwerk verbinden (WebDAV) – Der Königsweg zum dauerhaften Schnellzugriff

Diese Methode ist die robusteste und bietet eine echte Integration von SharePoint als Netzlaufwerk in Ihren Windows Explorer. Sie erfordert keine lokale Synchronisierung und bietet einen direkten Zugriff auf die SharePoint-Dateien, als wären sie auf einem Server in Ihrem lokalen Netzwerk gespeichert. Dies ist die bevorzugte Methode, wenn Sie von den Nachteilen der OneDrive-Synchronisierung betroffen sind oder einen echten Live-Zugriff wünschen.

Vorteile:

• Kein lokaler Speicherplatzbedarf: Dateien werden bei Bedarf vom SharePoint-Server gestreamt.
• Direkter Zugriff: Sie arbeiten direkt auf den SharePoint-Dateien, ohne Umwege über Synchronisierung.
• Echte Netzlaufwerk-Erfahrung: Volle Integration in den Explorer, inklusive Drag-and-Drop und allen Dateiverwaltungsfunktionen.
• Dauerhaftigkeit: Einmal eingerichtet, bleibt die Verbindung bestehen (abhängig von den Sicherheitseinstellungen und Anmeldeinformationen).

Nachteile:

• Komplexere Einrichtung: Erfordert das Auffinden der korrekten SharePoint-URL und manchmal Anpassungen an Systemdiensten.
• Internetverbindung erforderlich: Kein Offline-Zugriff möglich.
• Leistungsabhängigkeit: Die Geschwindigkeit hängt stark von Ihrer Internetverbindung und der SharePoint-Serverauslastung ab.
• Authentifizierungsprobleme: Manchmal müssen Anmeldeinformationen erneut eingegeben werden.

Vorbereitungen und Voraussetzungen:

1. WebClient-Dienst: Stellen Sie sicher, dass der „WebClient”-Dienst auf Ihrem Windows-Computer ausgeführt wird. Dieser Dienst ist für die WebDAV-Verbindungen zuständig.
   • Drücken Sie Win + R, geben Sie services.msc ein und drücken Sie Enter.
   • Suchen Sie in der Liste nach „WebClient”.
   • Stellen Sie sicher, dass der Starttyp auf „Automatisch” steht und der Dienst ausgeführt wird. Falls nicht, starten Sie ihn und stellen Sie den Starttyp um.
2. SharePoint-URL: Sie benötigen die korrekte URL der SharePoint-Dokumentbibliothek. Diese ist entscheidend und oft der Knackpunkt.
3. Anmeldeinformationen: Ihre Microsoft 365-Anmeldeinformationen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Netzwerklaufwerk verbinden

Das Finden der *richtigen* URL für die Netzwerklaufwerkverbindung ist der wichtigste Schritt. Die URL, die Sie im Browser sehen, funktioniert oft nicht direkt. Wir müssen eine spezielle WebDAV-fähige URL verwenden.

1. Korrekte SharePoint-URL ermitteln:

Dies ist der kritischste Schritt. Es gibt mehrere Varianten, aber die zuverlässigste ist:

1. Navigieren Sie in Ihrem Webbrowser zu der SharePoint-Dokumentbibliothek, die Sie verbinden möchten (z.B. https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite/Shared%20Documents).
2. Kopieren Sie die URL bis zum Namen der Dokumentbibliothek (z.B. https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite/Shared%20Documents). Lassen Sie alles danach (wie /Forms/AllItems.aspx) weg.
3. Die URL, die Sie für das Netzwerklaufwerk benötigen, wird oft mit \ beginnen und @SSLDavWWWRoot enthalten. Konvertieren Sie Ihre kopierte URL wie folgt:
   • Ersetzen Sie https:// durch \.
   • Fügen Sie nach der Domain @SSLDavWWWRoot hinzu.
   • Ersetzen Sie alle / durch .

   Beispiel:

   • Browser-URL: https://yourcompany.sharepoint.com/sites/MeineAbteilung/Dokumente
   • URL für Netzwerklaufwerk: \yourcompany.sharepoint.com@SSLDavWWWRootsitesMeineAbteilungDokumente

   Manchmal funktioniert auch eine einfachere Variante, bei der Sie nur https:// durch \ und / durch ersetzen (z.B. \yourcompany.sharepoint.comsitesMeineAbteilungDokumente), aber die @SSLDavWWWRoot-Variante ist oft zuverlässiger.

   Tipp: Wenn Sie Probleme haben, suchen Sie in der SharePoint-Bibliothek nach der Option „Mit Explorer öffnen” (siehe Methode 3). Auch wenn sie selbst nicht zuverlässig funktioniert, kann sie manchmal die korrekte Serverpfad-URL für die Zwischenablage bereitstellen.

2. Netzwerklaufwerk verbinden:

1. Öffnen Sie den Windows Explorer.
2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Dieser PC”.
3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Tab „Computer” und dann auf „Netzwerklaufwerk verbinden” (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Dieser PC” und wählen Sie die Option).
4. Wählen Sie einen beliebigen freien Laufwerksbuchstaben aus (z.B. „Z:”).
5. Geben Sie im Feld „Ordner:” die von Ihnen ermittelte WebDAV-URL ein (z.B. \yourcompany.sharepoint.com@SSLDavWWWRootsitesMeineAbteilungDokumente).
6. Aktivieren Sie die Option „Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen”, um die Dauerhaftigkeit zu gewährleisten.
7. Deaktivieren Sie zunächst „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen”. Falls die Verbindung fehlschlägt, können Sie diesen Schritt wiederholen und diese Option aktivieren, um Ihre Microsoft 365-Anmeldeinformationen manuell einzugeben.
8. Klicken Sie auf „Fertig stellen”.

Windows wird versuchen, die Verbindung herzustellen. Möglicherweise werden Sie nach Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen gefragt. Geben Sie diese ein und stellen Sie sicher, dass Sie „Anmeldeinformationen speichern” aktivieren, damit Sie nicht ständig danach gefragt werden. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint die SharePoint-Bibliothek als neues Netzlaufwerk im Windows Explorer unter „Dieser PC”.

3. An Schnellzugriff anheften:

1. Navigieren Sie im Windows Explorer zu dem neu verbundenen Netzlaufwerk.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzlaufwerk.
3. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „An Schnellzugriff anheften”.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben nun einen permanenten Schnellzugriff auf Ihre SharePoint-Bibliothek, der sich wie ein lokaler Ordner anfühlt.

Fehlerbehebung für die Netzwerklaufwerk-Verbindung:

• Fehlermeldung „Netzwerkpfad wurde nicht gefunden”: Überprüfen Sie die URL auf Tippfehler. Stellen Sie sicher, dass der WebClient-Dienst ausgeführt wird. Versuchen Sie verschiedene URL-Formate (mit und ohne @SSLDavWWWRoot).
• Anmeldeinformationen werden nicht akzeptiert oder immer wieder abgefragt:
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre SharePoint-Site zu den „Vertrauenswürdigen Sites” in den Internetoptionen hinzugefügt wurde: Systemsteuerung > Internetoptionen > Sicherheit > Vertrauenswürdige Sites > Sites. Fügen Sie *.sharepoint.com und *.microsoftonline.com hinzu.
  • Löschen Sie ggf. veraltete Anmeldeinformationen im Anmeldeinformations-Manager (Systemsteuerung > Benutzerkonten > Anmeldeinformations-Manager > Windows-Anmeldeinformationen).
  • Versuchen Sie, die Verbindung mit der Option „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen” und der Eingabe Ihrer vollständigen Microsoft 365-E-Mail-Adresse und des Passworts herzustellen.
• Verbindung trennt sich nach Neustart: Stellen Sie sicher, dass „Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen” aktiviert ist und Ihre Anmeldeinformationen gespeichert wurden. Manchmal hilft es, den WebClient-Dienst auf „Automatisch (Verzögerter Start)” zu stellen.

Methode 3: „Mit Explorer öffnen” (Optional und mit Einschränkungen)

Diese Methode ist eine ältere Funktion, die ursprünglich dazu gedacht war, SharePoint-Dokumentbibliotheken direkt im Explorer zu öffnen. Sie ist jedoch anfällig für Probleme, insbesondere mit modernen Browsern und Sicherheitseinstellungen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. SharePoint-Bibliothek im Browser öffnen: Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek in Ihrem Webbrowser.
2. „Mit Explorer öffnen” anklicken: Suchen Sie in der oberen Menüleiste nach der Option „Ansicht” (manchmal unter „Alle Dokumente” oder in den Bibliotheks-Tools). Dort sollte eine Schaltfläche oder ein Menüpunkt namens „Mit Explorer öffnen” oder „Im Explorer anzeigen” erscheinen.
3. Bestätigen und Öffnen: Der Browser fragt möglicherweise, ob Sie eine externe Anwendung starten möchten. Bestätigen Sie dies. Die Bibliothek sollte sich nun in einem Windows Explorer-Fenster öffnen.
4. An Schnellzugriff anheften: Klicken Sie im geöffneten Explorer-Fenster mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „An Schnellzugriff anheften”.

Einschränkungen und Fehlerbehebung:

• Diese Funktion funktioniert am zuverlässigsten mit Internet Explorer. Moderne Browser wie Chrome oder Edge benötigen oft spezielle Add-ons oder Einstellungen (z.B. den IE-Modus in Edge) und funktionieren dennoch nicht immer zuverlässig.
• Der WebClient-Dienst muss ebenfalls aktiv sein (siehe Methode 2).
• Es kann zu Fehlern wie „Diese Funktion wird nicht unterstützt” oder „Die Website, die Sie öffnen möchten, konnte nicht geöffnet werden” kommen.

Aufgrund dieser Einschränkungen empfehlen wir die Methoden 1 und 2 für einen dauerhaften und zuverlässigen Schnellzugriff.

Best Practices für Ihren optimierten Schnellzugriff

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken erfolgreich in den Schnellzugriff integriert haben, hier noch einige Tipps zur weiteren Optimierung:

• Ordnen Sie den Schnellzugriff: Ziehen Sie die angehefteten Ordner per Drag-and-Drop in die Reihenfolge, die für Sie am logischsten ist.
• Benennen Sie um: Wenn der Name des Schnellzugriffs zu lang oder unverständlich ist, können Sie ihn einfach umbenennen (Rechtsklick > Umbenennen), ohne den tatsächlichen SharePoint-Ordnernamen zu ändern.
• Verwalten Sie Anmeldeinformationen: Überprüfen Sie regelmäßig den Windows-Anmeldeinformations-Manager, um sicherzustellen, dass Ihre SharePoint-Anmeldeinformationen korrekt und aktuell sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Bei größeren Änderungen an der SharePoint-Struktur (z.B. Umbenennung einer Bibliothek) kann es notwendig sein, den Schnellzugriff zu aktualisieren oder neu zu verbinden.
• Sicherheit beachten: Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf Ihre SharePoint-Ressourcen haben und die Anmeldeinformationen sicher gespeichert werden.

Fazit: Weniger Suchen, mehr Schaffen

Die Integration Ihrer SharePoint-Bibliotheken als dauerhaften Schnellzugriff im Windows Explorer ist ein Game-Changer für Ihre tägliche Arbeitseffizienz. Egal, ob Sie sich für die einfache OneDrive-Synchronisierung oder die robuste Netzwerklaufwerk-Verbindung via WebDAV entscheiden – das Ergebnis ist ein optimierter Workflow, der Ihnen wertvolle Zeit und Nerven spart.

Sie eliminieren die ständige Notwendigkeit, zwischen Browser und Explorer zu wechseln, und arbeiten in einer vertrauten Umgebung, die auf maximale Produktivität ausgelegt ist. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Leitfaden Schritt für Schritt zu befolgen, und erleben Sie, wie sich Ihr digitaler Arbeitsplatz von einem potenziellen Engpass zu einem nahtlosen, effizienten Ökosystem wandelt. Beginnen Sie noch heute damit, intelligenter zu arbeiten – nicht härter!