Es ist eine der frustrierendsten Situationen im Büroalltag oder Homeoffice: Sie haben ein wichtiges Dokument in **Excel** perfekt vorbereitet, klicken auf „Drucken”, und anstatt die frisch gedruckten Seiten aus Ihrem **Canon Drucker** zu entnehmen, werden Sie aufgefordert, eine Datei zu speichern. Ihr Drucker druckt nicht auf **Papier**, sondern nur in eine Datei. Dieses Problem tritt besonders häufig bei Nutzern von **Windows 7** auf und kann eine echte Geduldsprobe sein. Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein, und in den meisten Fällen lässt sich dieses Ärgernis mit ein paar gezielten Schritten beheben.
In diesem umfassenden Leitfaden tauchen wir tief in die möglichen Ursachen ein und zeigen Ihnen detaillierte Lösungen, damit Ihr Canon Drucker bald wieder brav auf Papier druckt und Sie Ihre Excel-Tabellen physisch in den Händen halten können. Wir beleuchten sowohl Einstellungen in Excel als auch Systemkonfigurationen unter Windows 7.
### Warum Ihr Drucker nur in Datei druckt – Die häufigsten Ursachen
Bevor wir ins Detail gehen, ist es hilfreich zu verstehen, warum dieses Problem überhaupt auftritt. Die gängigsten Gründe sind:
1. **”Drucken in Datei” Option aktiviert:** Dies ist der Klassiker. Die Option ist entweder versehentlich im Druckdialog von Excel oder in den Druckereinstellungen unter Windows 7 aktiviert.
2. **Falscher Standarddrucker:** Ein anderer Drucker (z.B. ein virtueller PDF-Drucker) ist als Standard festgelegt, oder es wurde beim Drucken in Excel einfach der falsche Drucker ausgewählt.
3. **Fehlerhafter Druckertreiber:** Der Treiber Ihres Canon Druckers ist beschädigt, veraltet oder nicht korrekt installiert.
4. **Probleme mit dem Druckdienst (Print Spooler):** Der Windows-Druckdienst, der alle Druckaufträge verwaltet, ist abgestürzt oder hängt fest.
5. **Falsche Porteinstellungen:** Der Drucker ist einem falschen Anschluss zugewiesen.
6. **Software-Konflikte:** Selten, aber möglich, dass andere installierte Software die Druckfunktion beeinträchtigt.
### Schritt 1: Erste einfache Überprüfungen und schnelle Lösungen
Bevor wir uns in komplizierte System-Einstellungen vertiefen, sollten wir die offensichtlichsten Dinge ausschließen.
* **Ist Ihr Drucker eingeschaltet und richtig verbunden?** Ein Klassiker, aber oft übersehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Canon Drucker eingeschaltet und stabil über USB oder Netzwerk mit Ihrem PC verbunden ist. Überprüfen Sie alle Kabel.
* **Neustart von allem:** Schalten Sie Ihren Drucker aus und wieder ein. Starten Sie Ihren Computer neu. Schließen Sie Excel und öffnen Sie es erneut. Ein einfacher Neustart kann viele temporäre Software-Fehler beheben.
* **Druckwarteschlange prüfen und leeren:** Manchmal hängen sich alte Druckaufträge auf und blockieren neue.
* Klicken Sie auf „Start”, dann auf „Geräte und Drucker”.
* Rechtsklicken Sie auf Ihren **Canon Drucker** und wählen Sie „Druckaufträge anzeigen”.
* Wählen Sie im Menü „Drucker” die Option „Alle Dokumente abbrechen”. Bestätigen Sie, falls erforderlich.
### Schritt 2: Die entscheidenden Einstellungen in Excel überprüfen
Da das Problem speziell beim Drucken aus Excel auftritt, beginnen wir dort mit den wichtigsten Überprüfungen.
1. **Den Druckdialog in Excel öffnen:**
* Öffnen Sie Ihr Excel-Dokument.
* Gehen Sie zu „Datei” (oben links) und wählen Sie dann „Drucken”. Alternativ können Sie `STRG + P` drücken.
2. **Den korrekten Drucker auswählen:**
* Im Abschnitt „Drucker” sehen Sie ein Dropdown-Menü. Stellen Sie sicher, dass hier Ihr **Canon Drucker** (z.B. „Canon PIXMA TSxxxx Series”) ausgewählt ist und NICHT ein virtueller Drucker wie „Microsoft XPS Document Writer”, „Fax” oder ein PDF-Drucker.
* Dies ist ein sehr häufiger Fehler.
3. **Die Option „In Datei drucken” (Print to File) deaktivieren:**
* Dies ist der wahrscheinlich häufigste Übeltäter. Im Druckdialog von Excel (oder manchmal auch in den „Druckereigenschaften”, die Sie von hier aus erreichen können), suchen Sie nach einem Kontrollkästchen mit der Beschriftung „In Datei drucken” oder „Print to File”.
* **Stellen Sie UNBEDINGT sicher, dass dieses Kontrollkästchen NICHT aktiviert ist.** Wenn es angehakt ist, entfernen Sie den Haken.
* Manchmal ist diese Option nicht direkt im Hauptdialog sichtbar, sondern erst nach einem Klick auf „Druckereigenschaften” oder „Einstellungen” neben dem Druckernamen. Dort müssen Sie dann die verschiedenen Reiter (z.B. „Anschlüsse”, „Erweitert”) durchsuchen, um diese Option zu finden und zu deaktivieren.
4. **Druckereigenschaften von Excel aus prüfen:**
* Klicken Sie im Excel-Druckdialog auf „Druckereigenschaften” neben dem ausgewählten Drucker.
* Überprüfen Sie hier nochmals, ob es eine Einstellung gibt, die das Drucken in eine Datei erzwingt oder einen falschen Druckport auswählt. Stellen Sie sicher, dass die Standardeinstellungen für das Drucken auf Papier korrekt sind.
Nach diesen Schritten versuchen Sie erneut, aus Excel zu drucken. Wenn das Problem weiterhin besteht, liegt die Ursache tiefer im System.
### Schritt 3: Detaillierte Problembehebung unter Windows 7
Jetzt konzentrieren wir uns auf die systemweiten Einstellungen und Dienste, die das Drucken beeinflussen.
#### 3.1 Standarddrucker festlegen
Wenn Excel immer wieder den falschen Drucker wählt, stellen Sie sicher, dass Ihr Canon Drucker als **Standarddrucker** in Windows 7 festgelegt ist.
1. Klicken Sie auf „Start” und dann auf „Geräte und Drucker”.
2. Suchen Sie Ihren **Canon Drucker** in der Liste.
3. Rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie „Als Standarddrucker festlegen”. Ein grüner Haken sollte nun neben dem Druckersymbol erscheinen.
#### 3.2 Druckertreiber überprüfen, aktualisieren oder neu installieren
Ein beschädigter oder veralteter Druckertreiber ist eine häufige Ursache für Druckprobleme.
1. **Druckertreiber deinstallieren:**
* Gehen Sie zu „Start > Systemsteuerung > Programme > Programme und Funktionen”.
* Suchen Sie in der Liste nach Einträgen Ihres **Canon Druckers** und deinstallieren Sie diese.
* Gehen Sie anschließend zu „Start > Geräte und Drucker”. Rechtsklicken Sie auf Ihren **Canon Drucker** (falls noch vorhanden) und wählen Sie „Gerät entfernen”. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie auch „Treibersoftware entfernen”.
* **Wichtig:** Trennen Sie den Drucker JETZT vom Computer (USB-Kabel ziehen oder Netzwerkverbindung trennen).
2. **Neuesten Druckertreiber herunterladen:**
* Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie zur offiziellen **Canon Support-Website**.
* Suchen Sie nach Ihrem genauen Druckermodell (z.B. „Canon PIXMA TSxxxx”).
* Laden Sie den neuesten verfügbaren Treiber herunter, der explizit für **Windows 7** und Ihre Systemarchitektur (32-Bit oder 64-Bit) vorgesehen ist. (Um Ihre Systemarchitektur zu prüfen: Rechtsklick auf „Computer” im Startmenü > „Eigenschaften” > „Systemtyp”).
* Speichern Sie die heruntergeladene Datei an einem leicht zugänglichen Ort (z.B. auf dem Desktop).
3. **Druckertreiber installieren:**
* Führen Sie die heruntergeladene Treiberinstallationsdatei als Administrator aus (Rechtsklick > „Als Administrator ausführen”).
* Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Der Installationsassistent wird Sie normalerweise auffordern, den Drucker zu einem bestimmten Zeitpunkt anzuschließen (oder wieder zu verbinden), wenn Sie einen USB-Drucker haben.
* Wenn es sich um einen Netzwerkdrucker handelt, folgen Sie den Netzwerk-Installationsanweisungen.
4. **Nach der Installation:** Versuchen Sie erneut, eine Testseite zu drucken (siehe Schritt 3.6) und dann aus Excel.
#### 3.3 Den Druckdienst (Print Spooler) neu starten
Der Druckdienst ist eine Kernkomponente von Windows, die für die Verwaltung aller Druckaufträge zuständig ist. Wenn er hängt, kann das zu Problemen führen.
1. **Druckdienst beenden:**
* Klicken Sie auf „Start”, geben Sie `services.msc` in die Suchleiste ein und drücken Sie Enter.
* Suchen Sie in der Liste der Dienste den Eintrag „Druckwarteschlange” (oder „Print Spooler” auf Englisch).
* Rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie „Beenden”.
* Warten Sie einen Moment, bis der Dienst komplett gestoppt ist.
2. **Temporäre Spooler-Dateien löschen:**
* Öffnen Sie den Windows-Explorer (Fenster-Taste + E).
* Navigieren Sie zum Pfad: `C:WindowsSystem32spoolPRINTERS`
* Löschen Sie alle Dateien in diesem Ordner. Keine Sorge, dies sind nur temporäre Druckauftragsdateien, die neu erstellt werden.
3. **Druckdienst starten:**
* Kehren Sie zum Dienste-Fenster (`services.msc`) zurück.
* Rechtsklicken Sie auf „Druckwarteschlange” und wählen Sie „Starten”.
* Stellen Sie sicher, dass der „Starttyp” auf „Automatisch” eingestellt ist (falls nicht, ändern Sie ihn in den Eigenschaften des Dienstes).
Versuchen Sie nun erneut, aus Excel zu drucken.
#### 3.4 Drucker-Anschlusseinstellungen prüfen
Manchmal ist der Drucker einem falschen Anschluss zugewiesen.
1. Gehen Sie zu „Start > Geräte und Drucker”.
2. Rechtsklicken Sie auf Ihren **Canon Drucker** und wählen Sie „Druckereigenschaften”.
3. Wechseln Sie zum Reiter „Anschlüsse” (Ports).
4. Überprüfen Sie, welcher Anschluss ausgewählt ist.
* Für USB-Drucker sollte es ein „USB001”, „USB002” oder ähnlich sein.
* Für Netzwerkdrucker sollte es ein Standard-TCP/IP-Port oder der Name des Druckers sein. Stellen Sie sicher, dass der korrekte Port ausgewählt ist. Wenn Sie unsicher sind, können Sie versuchen, einen anderen verfügbaren USB-Port auszuwählen (falls Sie einen USB-Drucker haben) oder einen neuen TCP/IP-Port zu erstellen und die IP-Adresse Ihres Netzwerkdruckers einzugeben.
#### 3.5 Erweitere Druckereinstellungen prüfen
Innerhalb der Druckereigenschaften gibt es oft weitere Optionen, die zu Problemen führen können.
1. In den „Druckereigenschaften” (siehe 3.4) wechseln Sie zum Reiter „Erweitert”.
2. Überprüfen Sie hier, ob die Option „Druckaufträge direkt zum Drucker leiten” oder „Spoolen, aber Druck beginnen, wenn die letzte Seite gespoolt wurde” ausgewählt ist. In der Regel sollte „Spoolen, aber Druck beginnen, wenn die letzte Seite gespoolt wurde” (oder ähnlich) die Standardeinstellung sein, da dies die Druckleistung verbessert. Die Option „Druckaufträge direkt zum Drucker leiten” umgeht den Spooler und kann in seltenen Fällen bei Problemen helfen, ist aber nicht die Standardlösung für „Drucken in Datei”.
3. Auch hier gibt es oft eine Schaltfläche „Druckprozessor”. Stellen Sie sicher, dass „WinPrint” und „RAW” ausgewählt sind, falls diese Optionen verfügbar sind – dies sind die Standardeinstellungen.
#### 3.6 Eine Testseite drucken
Nachdem Sie die Treiber neu installiert oder den Spooler neu gestartet haben, drucken Sie eine Testseite von Windows aus, um zu überprüfen, ob der Drucker überhaupt korrekt vom Betriebssystem erkannt wird.
1. Gehen Sie zu „Start > Geräte und Drucker”.
2. Rechtsklicken Sie auf Ihren **Canon Drucker** und wählen Sie „Druckereigenschaften”.
3. Auf dem Reiter „Allgemein” klicken Sie auf die Schaltfläche „Testseite drucken”.
4. Wenn die Testseite gedruckt wird, wissen Sie, dass der Drucker auf Betriebssystemebene funktioniert und das Problem möglicherweise spezifisch für Excel ist (siehe Schritt 2). Wenn die Testseite auch nicht gedruckt wird, liegt das Problem weiterhin auf Systemebene.
### Schritt 4: Weniger häufige Ursachen und weitere Lösungsansätze
Wenn die oben genannten Schritte nicht geholfen haben, könnten folgende Punkte relevant sein:
* **Windows 7 Problembehandlung:** Windows 7 hat eine integrierte Problembehandlung für Drucker.
* Gehen Sie zu „Start > Systemsteuerung > System und Sicherheit > Problembehandlung”.
* Klicken Sie unter „Hardware und Sound” auf „Einen Drucker verwenden”.
* Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
* **Antivirus-/Firewall-Software:** In sehr seltenen Fällen kann eine restriktive Antiviren- oder Firewall-Software den Druckvorgang blockieren. Versuchen Sie testweise, die Software kurz zu deaktivieren (mit Vorsicht) und dann zu drucken. Wenn es funktioniert, müssen Sie eine Ausnahme für den Druckdienst oder Excel hinzufügen.
* **Benutzerprofil korrupt?** Wenn das Problem nur bei einem bestimmten Benutzerkonto auftritt, könnte das Benutzerprofil beschädigt sein. Versuchen Sie, sich mit einem anderen Benutzerkonto anzumelden und zu drucken.
* **Systemwiederherstellung:** Wenn das Problem plötzlich nach einer Software-Installation oder einem Update aufgetreten ist, könnten Sie versuchen, eine Systemwiederherstellung auf einen Zeitpunkt vor dem Auftreten des Problems durchzuführen.
* Gehen Sie zu „Start”, geben Sie `Systemwiederherstellung` ein und drücken Sie Enter.
* Folgen Sie den Anweisungen, um einen Wiederherstellungspunkt auszuwählen.
### Zusammenfassung und abschließende Gedanken
Das Problem, dass Ihr **Canon Drucker** unter **Windows 7** aus **Excel** nur in Datei druckt, ist ärgerlich, aber fast immer lösbar. Die häufigsten Übeltäter sind eine versehentlich aktivierte Option „In Datei drucken” im Druckdialog oder ein falsch ausgewählter Drucker. Wenn diese einfachen Lösungen nicht greifen, liegt es meist an einem Problem mit dem Druckertreiber oder dem Windows-Druckdienst.
Gehen Sie die Schritte systematisch durch, beginnen Sie mit den einfachsten und häufigsten Ursachen und arbeiten Sie sich dann zu den komplexeren Lösungen vor. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Schritt sorgfältig auszuführen, und vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung einen Testdruck durchzuführen.
Sollten alle Stricke reißen und Ihr Drucker hartnäckig nur in die Datei drucken, ist es ratsam, sich direkt an den **Canon Support** zu wenden. Dort erhalten Sie möglicherweise spezifische Hilfe für Ihr Druckermodell oder weiterführende Diagnosen. Viel Erfolg beim Lösen des Problems – auf dass Ihre Excel-Tabellen bald wieder auf frischem Papier landen!