Ihr SharePoint synchronisiert lokal nur gesperrte Dateien? Was das Schloss-Symbol bedeutet und wie Sie den Sync-Vorgang reparieren

Kennen Sie das? Sie arbeiten mit SharePoint und verlassen sich auf die lokale Synchronisation Ihrer Dateien mit dem OneDrive Sync Client. Doch plötzlich stimmt etwas nicht: Es scheint, als würden nur Dateien mit einem kleinen Schloss-Symbol lokal auf Ihrem PC erscheinen, während der Großteil Ihrer Dokumente unsichtbar bleibt. Oder noch schlimmer, die Synchronisation stockt komplett. Dieses Phänomen ist frustrierend und führt schnell zu Verwirrung. Was bedeutet dieses Schloss-Symbol eigentlich, und noch wichtiger, wie bringen Sie Ihren SharePoint-Sync wieder auf Kurs? In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Materie ein, entschlüsseln das Rätsel des Schloss-Symbols und bieten Ihnen eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Behebung der häufigsten Synchronisationsprobleme.

Das SharePoint-Schloss-Symbol: Was bedeutet es eigentlich?

Bevor wir uns den Problemen widmen, klären wir die Bedeutung des Schloss-Symbols. Wenn Sie eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek sehen, die mit einem kleinen Schloss-Symbol gekennzeichnet ist, bedeutet dies, dass die Datei von einem Benutzer „ausgecheckt” wurde. Das Auschecken einer Datei ist ein Mechanismus in SharePoint, der dazu dient, Bearbeitungskonflikte zu vermeiden. Wenn eine Datei ausgecheckt ist, kann nur der Benutzer, der sie ausgecheckt hat, Änderungen daran vornehmen und diese Änderungen speichern. Alle anderen Benutzer können die Datei zwar lesen (sofern sie die entsprechenden Berechtigungen haben), aber sie nicht direkt bearbeiten. Das Schloss-Symbol signalisiert also: „Diese Datei ist momentan für die Bearbeitung durch einen bestimmten Nutzer reserviert.”

Das Auschecken wird häufig in Bibliotheken verwendet, in denen die „Auschecken erforderlich”-Funktion aktiviert ist. Dies zwingt Benutzer dazu, Dateien auszuchecken, bevor sie bearbeitet werden können, und wieder einzuchecken, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist. Dieser Prozess stellt sicher, dass immer nur eine Person an einem Dokument arbeitet und eine vollständige Versionierungshistorie erhalten bleibt. Wenn eine Datei erfolgreich eingecheckt wird, verschwindet das Schloss-Symbol und die Datei ist wieder für alle zur Bearbeitung verfügbar.

Im Normalfall sollte das Vorhandensein des Schloss-Symbols jedoch keinen Einfluss darauf haben, ob eine Datei lokal synchronisiert wird. SharePoint sollte alle Dateien, auf die Sie Zugriff haben, lokal abbilden, unabhängig von ihrem Auscheckstatus. Wenn also nur gesperrte Dateien synchronisiert werden, ist dies ein klares Indiz für eine Synchronisierungsstörung.

Wenn nur gesperrte Dateien synchronisiert werden: Ein Symptom, kein Feature

Es ist wichtig zu verstehen: Dass nur Dateien mit dem Schloss-Symbol synchronisiert werden, ist kein normales Verhalten von SharePoint oder dem OneDrive Sync Client. Es ist kein neues Sicherheitsfeature oder eine gewollte Einschränkung. Im Gegenteil, es ist ein deutliches Signal, dass der SharePoint-Sync nicht ordnungsgemäß funktioniert. Der OneDrive Sync Client ist darauf ausgelegt, alle Dateien und Ordner, die in einer SharePoint-Bibliothek für den Benutzer zugänglich sind, lokal zu spiegeln. Wenn dieses selektive Synchronisieren auftritt, deutet dies auf eine tiefere Ursache hin, die behoben werden muss. Oft handelt es sich um eine Kombination aus Client-, Server- und Berechtigungseinstellungen, die den Synchronisationsprozess behindern.

Die Ursachenforschung: Warum hakt der SharePoint-Sync?

Die Gründe für eine fehlerhafte Synchronisation können vielfältig sein. Eine systematische Fehlersuche ist entscheidend, um die Wurzel des Problems zu finden. Hier sind die häufigsten Ursachen, warum Ihr SharePoint synchronisiert, aber nicht alle erwarteten Dateien anzeigt:

1. Probleme mit dem OneDrive Sync Client

• Veralteter Client: Eine häufige Ursache. Der OneDrive Sync Client wird ständig weiterentwickelt. Ältere Versionen können Kompatibilitätsprobleme oder Bugs aufweisen, die in neueren Versionen bereits behoben wurden.
• Beschädigter Cache: Der OneDrive Sync Client speichert Synchronisationsinformationen in einem lokalen Cache. Wenn dieser Cache beschädigt wird, kann es zu Fehlern bei der Erkennung und Synchronisation von Dateien kommen.
• Pausierte Synchronisation: Überprüfen Sie, ob die Synchronisation versehentlich angehalten wurde. Dies kann manchmal automatisch bei geringem Akku oder Netzwerkproblemen geschehen.
• Konflikte: Wenn dieselbe Datei gleichzeitig von mehreren Benutzern ohne Auschecken bearbeitet wird, können Synchronisationskonflikte entstehen, die den gesamten Prozess zum Stocken bringen.
• Verbindungsprobleme: Temporäre Netzwerkunterbrechungen oder Probleme mit der Internetverbindung können den Sync behindern.

2. SharePoint Bibliothekseinstellungen – Der häufigste Übeltäter bei „nur gesperrten Dateien”

Dies ist oft der entscheidende Punkt, wenn das Schloss-Symbol der einzige Weg zu synchronisierten Dateien zu sein scheint. Die Versionierungseinstellungen einer SharePoint-Bibliothek können das Verhalten der Synchronisation für bestimmte Benutzergruppen massiv beeinflussen:

• Sicherheitsentwürfe von Elementen (Draft Item Security): Dies ist der wichtigste Punkt, wenn es um die Sichtbarkeit nicht gesperrter Dateien geht. In den Versionierungseinstellungen einer Bibliothek gibt es die Option „Sicherheitsentwürfe von Elementen”. Hier gibt es zwei Hauptoptionen:
  • „Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten können”: Wenn diese Option aktiviert ist, sind nur Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen in der Lage, Entwürfe (Minor Versions) oder Dateien, die nicht ausgecheckt und noch nicht als Hauptversion veröffentlicht wurden, zu sehen. Benutzer mit reinen Leseberechtigungen sehen diese Dateien dann nicht, bis sie als Hauptversion veröffentlicht werden. Das kuriose Phänomen „nur gesperrte Dateien synchronisiert” tritt hier auf, weil *ausgecheckte* Dateien oft als „Entwürfe” gelten, die dem Auschecker (also einem Bearbeiter) angezeigt werden. Alle anderen unveröffentlichten Dateien bleiben unsichtbar.
  • „Jeder Benutzer, der Elemente lesen kann”: Diese Option ermöglicht es allen Benutzern, die Lesezugriff auf die Bibliothek haben, auch Entwürfe oder nicht veröffentlichte Dateien zu sehen.

  Wenn Ihre Benutzer, die das Problem erleben, nur Leseberechtigungen haben und die erste Option („Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten können”) aktiv ist, dann haben Sie den Grund für die fehlenden Dateien gefunden!

• Inhaltsgenehmigung: Wenn in einer Bibliothek die Inhaltsgenehmigung aktiviert ist, müssen neue oder geänderte Elemente von einem berechtigten Benutzer genehmigt werden, bevor sie für alle anderen sichtbar werden. Nicht genehmigte Elemente erscheinen dann nicht im Sync.
• „Auschecken erforderlich”-Funktion: Auch wenn das Auschecken an sich keinen Sync verhindert, kann es in Kombination mit der Versionierungseinstellung zu Verwirrung führen, wenn Dateien permanent ausgecheckt bleiben und somit als Entwurf gelten.

3. Berechtigungsprobleme

Ein grundlegendes Problem kann in den Berechtigungen liegen. Wenn ein Benutzer keine ausreichenden Berechtigungen (mindestens Lesezugriff) für bestimmte Dateien oder Ordner in der SharePoint-Bibliothek besitzt, werden diese natürlich auch nicht synchronisiert. Überprüfen Sie die Berechtigungen auf Bibliotheks-, Ordner- und sogar Dateiebene, da eindeutige Berechtigungen (unique permissions) gesetzt sein könnten.

4. Netzwerk- oder Proxy-Probleme

Die Synchronisation erfordert eine stabile Verbindung zu den Microsoft-Diensten. Firewalls, Proxyserver, VPN-Verbindungen oder Antivirensoftware können den Datenverkehr des OneDrive Sync Clients blockieren oder einschränken. Dies kann zu Fehlern oder einer unvollständigen Synchronisation führen.

5. Dateitypen und Dateinamen

Bestimmte Dateitypen oder Dateinamen mit speziellen Zeichen können Probleme verursachen. Auch die maximale Dateipfadlänge (etwa 400 Zeichen, inklusive der SharePoint-URL) kann zu Synchronisationsfehlern führen, insbesondere bei tief verschachtelten Ordnerstrukturen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Problembehebung: So reparieren Sie den Sync-Vorgang

Gehen Sie die folgenden Schritte systematisch durch, um die Ursache zu finden und Ihren SharePoint-Sync zu reparieren.

A. Basis-Checks und der OneDrive Sync Client

1. OneDrive Sync Client aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version des OneDrive Sync Clients installiert haben. Die meisten Updates erfolgen automatisch, aber eine manuelle Überprüfung (z.B. über den Microsoft Store oder direkt von der Microsoft-Website) kann nicht schaden.
2. OneDrive neu starten: Manchmal hilft ein einfacher Neustart. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das OneDrive-Cloud-Symbol in der Taskleiste, wählen Sie „Beenden” und starten Sie OneDrive dann über das Startmenü neu.
3. Sync-Pausierung überprüfen: Überprüfen Sie, ob die Synchronisation nicht versehentlich pausiert wurde (Rechtsklick auf OneDrive-Symbol -> „Synchronisation pausieren” prüfen).
4. Kontoverbindung überprüfen: Stellen Sie sicher, dass das richtige SharePoint-Konto verbunden ist. Rechtsklick auf OneDrive-Symbol -> Einstellungen -> Konto.
5. Synchronisation trennen und neu verbinden (der Klassiker): Dieser Schritt behebt viele Probleme, indem er den lokalen Synchronisationsstatus zurücksetzt.
   1. Rechtsklick auf das OneDrive-Cloud-Symbol in der Taskleiste -> Einstellungen -> Reiter „Konto”.
   2. Suchen Sie die betreffende SharePoint-Bibliothek und klicken Sie auf „Synchronisation beenden”.
   3. Wichtig: Der lokale Ordner mit den synchronisierten Dateien wird dabei nicht gelöscht. Es ist ratsam, diesen Ordner lokal umzubenennen (z.B. von „Dokumente” zu „Dokumente_ALT”), anstatt ihn zu löschen. So haben Sie eine Sicherung.
   4. Öffnen Sie die SharePoint-Bibliothek im Webbrowser.
   5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisieren” (meist in der Symbolleiste oder unter „Alle Dokumente” im Menü). Bestätigen Sie die Aufforderung, OneDrive zu starten.
   6. Der Sync-Vorgang sollte nun von vorne beginnen und die Dateien erneut herunterladen.
6. OneDrive Cache löschen (manueller Reset): Wenn die Neukonfiguration nicht hilft, kann ein vollständiger Reset des OneDrive Sync Clients den beschädigten Cache beheben.
   1. Schließen Sie OneDrive vollständig (Rechtsklick auf das Cloud-Symbol -> „Beenden”).
   2. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung (CMD) als Administrator.
   3. Geben Sie folgenden Befehl ein und drücken Sie Enter: "%localappdata%MicrosoftOneDriveonedrive.exe /reset"
   4. Es sollte ein leeres Eingabeaufforderungsfenster erscheinen und nach einigen Sekunden wieder verschwinden. Das OneDrive-Symbol sollte in der Taskleiste neu erscheinen. Falls nicht, starten Sie OneDrive manuell über das Startmenü.
   5. Wiederholen Sie dann Schritt 5 (Synchronisation trennen und neu verbinden).

B. SharePoint-Einstellungen überprüfen (für Administratoren/Bibliotheksbesitzer)

Wenn die Client-Seite in Ordnung zu sein scheint, liegt die Ursache wahrscheinlich in den SharePoint-Einstellungen selbst. Hier ist die Überprüfung der Versionierungseinstellungen kritisch:

1. Versionierungseinstellungen anpassen (der entscheidende Schritt!):
   1. Navigieren Sie in der SharePoint-Bibliothek zu den Bibliothekseinstellungen (Zahnradsymbol -> Bibliothekseinstellungen).
   2. Klicken Sie unter „Allgemeine Einstellungen” auf „Versionierungseinstellungen”.
   3. Suchen Sie den Abschnitt „Sicherheitsentwürfe von Elementen” (Draft Item Security).
   4. Ändern Sie die Einstellung von „Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten können” auf „Jeder Benutzer, der Elemente lesen kann”.
   5. Klicken Sie auf „OK”, um die Änderungen zu speichern.

   Warum ist das so wichtig? Wenn „Nur Benutzer, die Elemente bearbeiten können” aktiviert ist, sehen Benutzer mit reinen Leseberechtigungen keine Entwürfe. Dateien, die neu hochgeladen, aber noch nicht als „veröffentlichte” Hauptversion markiert wurden (was standardmäßig bei vielen Operationen geschieht), gelten als Entwurf. Ausgecheckte Dateien sind per Definition auch Entwürfe, die nur für den Auscheckenden sichtbar sind. Wenn Sie diese Einstellung ändern, werden auch Entwürfe für reine Leser sichtbar und sollten somit synchronisiert werden.

2. Inhaltsgenehmigung prüfen:
   1. In den Bibliothekseinstellungen -> Versionierungseinstellungen, überprüfen Sie den Abschnitt „Inhaltsgenehmigung erforderlich”.
   2. Wenn „Ja” ausgewählt ist, müssen neue Elemente erst genehmigt werden. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente genehmigt sind, oder deaktivieren Sie die Funktion vorübergehend zu Testzwecken.
3. „Auschecken erforderlich”-Funktion:
   1. In den Bibliothekseinstellungen -> Versionierungseinstellungen, überprüfen Sie den Abschnitt „Auschecken erforderlich”.
   2. Wenn „Ja” ausgewählt ist, stellen Sie sicher, dass wichtige Dateien nicht dauerhaft von Benutzern ausgecheckt und vergessen wurden. Eine Datei, die dauerhaft ausgecheckt ist, bleibt ein Entwurf.
4. Berechtigungen überprüfen:
   1. Gehen Sie zu den Bibliothekseinstellungen -> „Berechtigungen für diese Dokumentbibliothek”.
   2. Klicken Sie im Menüband auf „Berechtigungen überprüfen”. Geben Sie den Namen eines betroffenen Benutzers ein und prüfen Sie, welche Berechtigungsstufen er hat. Stellen Sie sicher, dass mindestens „Lesen” für die betroffenen Dateien und Ordner vorhanden ist.
   3. Achten Sie auf eindeutige Berechtigungen auf Ordner- oder Dateiebene, die die Vererbung durchbrechen könnten.

C. Netzwerk und Betriebssystem

1. Firewall und Antivirus: Versuchen Sie, die Windows-Firewall oder Ihre Antivirensoftware vorübergehend zu deaktivieren (nur zu Testzwecken!) und prüfen Sie, ob der Sync dann funktioniert. Fügen Sie ggf. Ausnahmen für den OneDrive Sync Client hinzu.
2. Proxy-Einstellungen: Wenn Sie einen Proxy-Server verwenden, stellen Sie sicher, dass dieser korrekt konfiguriert ist und OneDrive nicht blockiert.
3. Windows-Updates: Stellen Sie sicher, dass Ihr Betriebssystem auf dem neuesten Stand ist.

D. Dateispezifische Probleme

1. Ungültige Zeichen: Überprüfen Sie Dateinamen und Pfade auf ungültige Zeichen (z.B. „#”, „%”, „>”, „<", etc.), die SharePoint oder OneDrive nicht verarbeiten können.
2. Dateipfadlänge: Stellen Sie sicher, dass der Gesamtpfad einer Datei (einschließlich der SharePoint-URL und aller Ordner) 400 Zeichen nicht überschreitet.
3. Blockierte Dateitypen: SharePoint kann bestimmte Dateitypen blockieren. Überprüfen Sie, ob dies der Fall ist.

Prävention: Tipps für einen reibungslosen SharePoint-Sync

Um zukünftige Synchronisationsprobleme zu vermeiden, beachten Sie folgende Best Practices:

• Aktuellen OneDrive Sync Client pflegen: Automatisieren Sie Updates oder stellen Sie sicher, dass alle Benutzer regelmäßig aktualisieren.
• Bewusste Bibliothekseinstellungen: Konfigurieren Sie Versionierung und Inhaltsgenehmigung sorgfältig. Denken Sie an die Auswirkungen von „Sicherheitsentwürfe von Elementen” auf Benutzer mit Leseberechtigungen.
• Dateimanagement: Ermutigen Sie Benutzer, Dateien nach der Bearbeitung wieder einzuchecken und unnötig lange Dateipfade zu vermeiden.
• Schulung der Nutzer: Klären Sie Ihre Nutzer über die Bedeutung des Schloss-Symbols und die Wichtigkeit eines ordnungsgemäßen Aus- und Eincheckens auf.
• Regelmäßige Überprüfung: Administratoren sollten regelmäßig den Synchronisationsstatus im OneDrive Admin Center oder in den lokalen Clients überprüfen.
• Nicht zu viele Dateien: Extrem große Bibliotheken mit hunderttausenden von Dateien in einem einzigen Ordner können den Sync belasten. Eine gute Ordnerstruktur hilft.

Fazit

Ein funktionierender SharePoint-Sync ist das Rückgrat der effizienten Zusammenarbeit in vielen Unternehmen. Wenn Ihr SharePoint synchronisiert, aber nur Dateien mit dem Schloss-Symbol anzeigt, ist dies ein deutliches Zeichen für eine Synchronisierungsstörung. Glücklicherweise lässt sich das Problem in den meisten Fällen durch eine systematische Fehlersuche beheben. Beginnen Sie immer mit den einfachen Schritten am OneDrive Sync Client und arbeiten Sie sich dann zu den spezifischen SharePoint-Bibliothekseinstellungen vor, wobei die Versionierungseinstellungen und insbesondere die „Sicherheitsentwürfe von Elementen” oft der Schlüssel zur Lösung sind. Mit diesen Anleitungen sollten Sie in der Lage sein, den Sync-Stau zu lösen und Ihre SharePoint-Dateien wieder vollständig und reibungslos lokal verfügbar zu machen.