Es gibt nur wenige Dinge, die im Arbeitsalltag frustrierender sind, als wenn eine scheinbar einfache Funktion wie das Drucken plötzlich streikt. Besonders ärgerlich wird es, wenn Microsoft Word – eines der am häufigsten genutzten Programme für Textverarbeitung – den Dienst verweigert und Ihre Dokumente einfach nicht auf Papier bringen will. Sie klicken auf „Drucken“, aber nichts passiert? Oder der Drucker spuckt leere Seiten aus? Keine Sorge, Sie sind nicht allein. Dieses Problem ist weit verbreitet, und in den meisten Fällen lässt es sich mit den richtigen Schritten beheben.
In diesem umfassenden Leitfaden nehmen wir Sie an die Hand und führen Sie durch alle gängigen Ursachen und Lösungen, wenn Word sich weigert zu drucken. Von grundlegenden Hardware-Checks bis hin zu komplexeren Software-Anpassungen – wir decken alles ab, damit Ihr Drucker bald wieder fleißig arbeitet.
Die ersten Schritte: Grundlegende Checks, die oft schon helfen
Bevor wir uns in die Tiefen von Word oder den Druckertreibern begeben, ist es sinnvoll, die offensichtlichsten Dinge zu überprüfen. Oft liegt die Lösung näher, als man denkt.
1. Der Drucker ist an – wirklich?
Es klingt banal, aber in der Hektik des Alltags kann es passieren, dass der Drucker einfach nicht eingeschaltet ist. Prüfen Sie, ob das Gerät mit Strom versorgt wird und ob die Betriebsleuchte leuchtet. Manchmal hilft auch ein einfacher Neustart des Druckers, um kleinere Fehler zu beheben.
2. Kabelverbindungen und drahtlose Netzwerke
- USB-Verbindung: Wenn Ihr Drucker per USB angeschlossen ist, prüfen Sie, ob das Kabel richtig in beiden Geräten steckt. Versuchen Sie gegebenenfalls einen anderen USB-Anschluss am Computer oder ein anderes USB-Kabel.
- Netzwerkverbindung (WLAN/LAN): Bei Netzwerkdruckern stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Computer als auch der Drucker mit demselben Netzwerk verbunden sind. Prüfen Sie die Netzwerkkabel (LAN) oder die WLAN-Verbindung am Drucker selbst. Ist die Signalstärke ausreichend?
3. Papier, Tinte und Toner
Ein leerer Papierschacht oder fehlende Tinte/Toner sind klassische Druckkiller. Überprüfen Sie:
- Ist genügend Papier im Schacht?
- Sind die Tintenpatronen oder der Toner ausreichend gefüllt? Viele Drucker verfügen über eine Statusanzeige oder eine Software, die Ihnen den Füllstand anzeigt.
- Gibt es einen Papierstau? Öffnen Sie die entsprechenden Klappen Ihres Druckers und entfernen Sie vorsichtig eventuell verklemmtes Papier.
4. Testseite drucken – isolieren Sie das Problem
Dies ist ein entscheidender Schritt: Versuchen Sie, eine Testseite direkt vom Drucker oder über die Druckereinstellungen Ihres Betriebssystems (Windows) zu drucken. Wenn die Testseite erfolgreich gedruckt wird, wissen Sie, dass der Drucker selbst und seine grundlegende Verbindung zum PC funktionieren. Das Problem liegt dann höchstwahrscheinlich bei Word oder dessen Interaktion mit dem System.
So drucken Sie eine Testseite unter Windows:
- Drücken Sie
Windows-Taste + I, um die Einstellungen zu öffnen. - Gehen Sie zu „Bluetooth & Geräte“ > „Drucker & Scanner“.
- Wählen Sie Ihren Drucker aus der Liste.
- Klicken Sie auf „Druckereigenschaften“ oder „Verwalten“ und dann auf „Testseite drucken“.
Word-spezifische Probleme und Lösungen
Wenn die Hardware-Checks nichts ergeben haben und eine Testseite gedruckt werden konnte, konzentrieren wir uns nun auf Microsoft Word selbst.
5. Der richtige Drucker ist ausgewählt
Im Druckdialog von Word (Strg + P) prüfen Sie, ob der korrekte Drucker ausgewählt ist. Manchmal ist versehentlich ein PDF-Drucker (z.B. „Microsoft Print to PDF“) oder ein anderer nicht vorhandener Drucker als Standard eingestellt.
6. Überprüfen der Druckeinstellungen in Word
Schauen Sie sich genau die Einstellungen im Druckdialog an:
- Seitenbereich: Ist „Alle Seiten drucken“ ausgewählt, oder vielleicht nur eine spezifische Seite, die leer ist?
- Anzahl der Kopien: Ist die gewünschte Anzahl eingestellt?
- „In Datei drucken“: Stellen Sie sicher, dass die Option „In Datei drucken“ (manchmal auch als Kontrollkästchen vorhanden) NICHT aktiviert ist. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Druckauftrag in einer Datei statt auf dem Drucker ausgegeben.
- Seitenlayout und Formatierung: Überprüfen Sie, ob es Probleme mit dem Seitenlayout gibt, die dazu führen könnten, dass Inhalte nicht sichtbar sind oder außerhalb des druckbaren Bereichs liegen.
7. Dokumentkorruption oder spezielle Inhalte
Manchmal liegt das Problem am Dokument selbst. Ein beschädigtes Dokument, komplexe Formatierungen oder eingebettete Objekte können den Druckvorgang stören.
- Neues, leeres Dokument drucken: Erstellen Sie ein neues, leeres Word-Dokument, schreiben Sie ein paar Worte hinein und versuchen Sie, dieses zu drucken. Wenn das neue Dokument gedruckt wird, liegt das Problem wahrscheinlich an Ihrem ursprünglichen Dokument.
- Inhalte isolieren: Wenn Ihr Dokument druckt, aber bestimmte Seiten nicht, versuchen Sie, nur diese Seiten zu drucken. Enthält die Problemseite viele Bilder, Formen, Diagramme oder spezielle Schriftarten? Manchmal hilft es, diese Inhalte zu entfernen oder zu vereinfachen.
- Als PDF speichern und drucken: Versuchen Sie, das Word-Dokument zuerst als PDF zu speichern (Datei > Speichern unter > Dateityp: PDF) und dann die PDF-Datei zu drucken. Wenn der PDF-Druck funktioniert, deutet dies auf ein Problem in der Kommunikation zwischen Word und dem Druckertreiber hin.
8. Word im abgesicherten Modus starten
Add-Ins oder Erweiterungen können Word-Funktionen stören. Wenn Sie Word im abgesicherten Modus starten, werden diese Add-Ins vorübergehend deaktiviert.
So starten Sie Word im abgesicherten Modus:
- Schließen Sie alle geöffneten Word-Dokumente.
- Drücken Sie
Windows-Taste + R, um das Ausführen-Fenster zu öffnen. - Geben Sie
winword /safeein und drücken SieEnter. - Versuchen Sie nun, Ihr Dokument im abgesicherten Modus zu drucken.
Wenn der Druck im abgesicherten Modus funktioniert, ist wahrscheinlich ein Add-In die Ursache. Deaktivieren Sie Add-Ins nacheinander (Datei > Optionen > Add-Ins > COM-Add-Ins > Gehe zu…), um den Übeltäter zu finden.
9. Die Normal.dotm-Vorlage
Die globale Vorlage Normal.dotm speichert Standardeinstellungen, Makros und Anpassungen. Eine beschädigte Normal.dotm kann zu Druckproblemen führen.
So setzen Sie die Normal.dotm zurück (löschen Sie die alte Datei):
- Schließen Sie Word.
- Navigieren Sie zu
C:Users[Ihr Benutzername]AppDataRoamingMicrosoftTemplates. (Der Ordner AppData ist standardmäßig versteckt, Sie müssen ihn eventuell in den Ordneroptionen sichtbar machen.) - Suchen Sie die Datei
Normal.dotmund benennen Sie sie um (z.B. inNormal.old). - Starten Sie Word neu. Word erstellt automatisch eine neue, saubere
Normal.dotm.
Wenn das Drucken jetzt funktioniert, war die alte Vorlage das Problem.
Druckertreiber und Systemprobleme
Wenn Word selbst nicht die Ursache zu sein scheint, richten wir unseren Blick auf die Druckertreiber und das Betriebssystem.
10. Druckaufträge löschen und Druckspooler neu starten
Der Druckspooler-Dienst verwaltet alle Druckaufträge. Ein hängender Auftrag kann den gesamten Druckverkehr blockieren.
So löschen Sie Druckaufträge und starten den Druckspooler neu:
- Drücken Sie
Windows-Taste + I, gehen Sie zu „Bluetooth & Geräte“ > „Drucker & Scanner“, wählen Sie Ihren Drucker und klicken Sie auf „Druckerwarteschlange öffnen“. Löschen Sie hier alle ausstehenden Aufträge. - Drücken Sie
Windows-Taste + R, geben Sieservices.mscein und drücken SieEnter. - Suchen Sie in der Liste den Dienst „Druckwarteschlange“ (Print Spooler).
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Neu starten“.
- Versuchen Sie danach erneut zu drucken.
11. Druckertreiber aktualisieren oder neu installieren
Veraltete, beschädigte oder inkompatible Druckertreiber sind eine der häufigsten Ursachen für Druckprobleme.
- Aktualisieren: Besuchen Sie die offizielle Website des Druckerherstellers (HP, Canon, Epson, Brother usw.). Suchen Sie nach Ihrem genauen Druckermodell und laden Sie den neuesten Druckertreiber für Ihr Betriebssystem herunter und installieren Sie ihn.
- Neu installieren: Wenn ein Update nicht hilft, deinstallieren Sie den aktuellen Treiber vollständig (über „Drucker & Scanner“ > Drucker auswählen > „Gerät entfernen“) und installieren Sie ihn anschließend neu mit dem aktuellsten Treiber vom Hersteller. Starten Sie nach der Deinstallation und vor der Neuinstallation den PC neu, um alle Überreste zu entfernen.
12. Windows-Updates
Manchmal beheben Windows-Updates Fehler im System, die Druckprobleme verursachen können. Stellen Sie sicher, dass Ihr Windows auf dem neuesten Stand ist (Einstellungen > Windows Update).
13. Konflikte mit Antivirensoftware oder Firewalls
In seltenen Fällen kann Sicherheitssoftware den Druckvorgang blockieren. Versuchen Sie, Ihre Antivirensoftware oder Firewall vorübergehend zu deaktivieren und dann zu drucken. Wenn es funktioniert, müssen Sie eventuell eine Ausnahme für Word oder den Drucker in Ihrer Sicherheitssoftware einrichten.
14. Office-Installation reparieren
Eine beschädigte Office-Installation kann ebenfalls zu Problemen führen. Windows bietet eine Reparaturfunktion für Office an:
- Drücken Sie
Windows-Taste + I, gehen Sie zu „Apps“ > „Installierte Apps“. - Suchen Sie nach Ihrer Microsoft Office-Installation, klicken Sie auf die drei Punkte daneben und wählen Sie „Ändern“.
- Wählen Sie dann „Reparieren“ und folgen Sie den Anweisungen. Es gibt in der Regel eine Schnellreparatur und eine Onlinereparatur (die länger dauert, aber gründlicher ist).
15. Systemdateiprüfung (SFC-Scan)
Beschädigte Systemdateien können vielfältige Probleme verursachen. Der System File Checker (SFC) kann diese finden und reparieren.
- Geben Sie im Startmenü
cmdein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf „Eingabeaufforderung“ und wählen Sie „Als Administrator ausführen“. - Geben Sie
sfc /scannowein und drücken SieEnter. - Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist, und starten Sie den PC neu.
Letzte Auswege und weiterführende Diagnosen
Wenn alle bisherigen Schritte nicht zum Erfolg geführt haben, gibt es noch ein paar fortgeschrittenere Optionen.
16. Drucken mit einem anderen Benutzerprofil
Wenn das Problem nur bei Ihrem Benutzerkonto auftritt, könnte es an einem beschädigten Benutzerprofil liegen. Erstellen Sie ein neues Windows-Benutzerkonto und versuchen Sie, von dort aus zu drucken.
17. Drucken aus einer anderen Anwendung
Testen Sie, ob Sie aus anderen Anwendungen (z.B. Notepad, einem Webbrowser, Excel oder PowerPoint) drucken können. Wenn das Drucken aus anderen Programmen funktioniert, aber Word sich immer noch weigert, ist das Problem definitiv auf Word oder seine spezifischen Einstellungen beschränkt.
18. Drucker entfernen und neu hinzufügen
Manchmal hilft ein kompletter Neustart der Druckerintegration in Windows. Entfernen Sie den Drucker vollständig über die Systemsteuerung oder die Einstellungen („Drucker & Scanner“ > Drucker auswählen > „Gerät entfernen“). Starten Sie den PC neu und fügen Sie den Drucker dann erneut hinzu (Windows sollte ihn automatisch finden oder Sie installieren den Treiber erneut).
19. Deinstallation und Neuinstallation von Microsoft Office
Als absoluter letzter Ausweg, wenn keine der Reparaturen oder Workarounds funktioniert hat, könnte eine komplette Neuinstallation von Microsoft Office notwendig sein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Produktschlüssel oder Ihre Kontoinformationen bereithalten, um Office nach der Neuinstallation zu aktivieren.
Prävention: So vermeiden Sie zukünftige Druckprobleme
Auch wenn es ärgerlich ist, können Sie einiges tun, um die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Druckprobleme zu minimieren:
- Regelmäßige Treiberupdates: Halten Sie Ihre Druckertreiber stets aktuell.
- Windows und Office aktuell halten: Installieren Sie verfügbare Updates für Ihr Betriebssystem und Ihre Office-Suite.
- Druckerwartung: Führen Sie die Wartungsprogramme Ihres Druckers (Druckkopfreinigung, Ausrichtung) regelmäßig durch.
- Qualität des Dokuments: Vermeiden Sie unnötig komplexe Dokumente mit sehr vielen eingebetteten Objekten, wenn dies nicht erforderlich ist, da diese den Druckertreiber stark belasten können.
- Regelmäßiges Löschen der Druckwarteschlange: Eine überfüllte oder hängende Warteschlange kann den Spooler belasten.
Fazit
Druckprobleme mit Word können vielfältige Ursachen haben, von einfachen Hardwarefehlern bis hin zu komplexen Softwarekonflikten. Dieser Leitfaden deckt die gängigsten Szenarien ab und bietet eine systematische Herangehensweise zur Fehlerbehebung. Beginnen Sie immer mit den einfachsten Schritten und arbeiten Sie sich dann langsam vor. In den meisten Fällen werden Sie so die Ursache finden und beheben können, sodass Ihre Dokumente bald wieder problemlos ihren Weg auf das Papier finden. Haben Sie Geduld und gehen Sie die Schritte sorgfältig durch – Ihr Drucker wird es Ihnen danken!